Hoe Serverfarm global payroll bundelde met Deel en Workday

Serverfarm, een wereldwijd datacenterinfrastructuurbedrijf dat al meer dan 20 jaar duurzame datacenters mogelijk maakt, heeft ongeveer 300 medewerkers in de VS, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Nederland en Israël. Naarmate het bedrijf internationaal groeide, raakte de salarisadministratie verdeeld over meerdere externe aanbieders. De uitvoering lag deels bij de boekhouding en deels bij personeelszaken, in plaats van op één centrale plek.

Het bedrijf wilde al zijn medewerkers wereldwijd onderbrengen in één salarissysteem, standaardwerkprocedures in alle regio's op elkaar afstemmen en een soepele integratie realiseren met Workday, het bronsysteem.

'We werkten met minstens twee afzonderlijke aanbieders voor het Verenigd Koninkrijk, Nederland en Israël. Elk team had zijn eigen proces. We moesten al onze medewerkers wereldwijd in één systeem samenbrengen — en dat is precies wat Deel ons heeft geboden.' — Dawn Williams, directeur personeelszaken, Serverfarm

Serverfarm bracht de salarisadministratie voor alle drie de internationale regio's samen in Deel Payroll, met de Workday Global Payroll Connect-integratie (GPC) als kern van de systeemarchitectuur. Deel is wereldwijd een van de weinige aanbieders die gecertificeerd zijn voor Workday GPC. Daardoor kon Serverfarm vertrouwen op een getoetste, ondersteunde integratie — in plaats van maatwerk — en Workday behouden als centrale bron van waarheid.

De implementatie verliep snel. De specialist van Deel bereidde proactief sjablonen voor bulkimport voor, zodat Serverfarm geen gegevens handmatig hoefde in te voeren. Volgens Williams verliep ook de uitrol van het platform zelf soepel. Tegenwoordig worden persoonsgegevens, contactgegevens, landspecifieke salarisvelden, functie- en beloningswijzigingen, verlof, loonstroken en belastingdocumenten volledig in beide richtingen gesynchroniseerd tussen de twee systemen. Het salarisadministratieteam van Serverfarm werkt in Deel; alle anderen blijven in Workday werken.

'De integratiemogelijkheden met Workday zijn voor ons altijd een van de belangrijkste doorslaggevende factoren. Qua kosten en platform stond Deel meteen hoog op onze lijst. Ik ben heel tevreden over hoe naadloos de integratie werkt.' — Dawn Williams, directeur personeelszaken, Serverfarm

Nieuwe medewerkers vanaf dag één klaar voor de salarisverwerking

Door de functie van Deel voor aanvullende salarisgegevens op te nemen in de onboardingtakenlijst van Workday, maakte Serverfarm het voor nieuwe medewerkers overbodig om op een tweede systeem in te loggen. Medewerkers ronden alle onboardingtaken af in Workday en de gegevens worden direct doorgestuurd naar Deel. Zo zijn ze vanaf de eerste dag geactiveerd en klaar voor de salarisverwerking. Ook de beëindiging van dienstverbanden verloopt nu via Workday, met een extra controlemoment in Deel voordat het proces wordt afgerond.

Williams beschrijft de eerste onboardingronde als een keerpunt voor het team. Nieuwe medewerkers volgden de stappen in Workday en de gegevens verschenen direct in Deel — haar team hoefde niet meer aan dubbele invoer te denken.

'We waren echt onder de indruk van hoe makkelijk onze nieuwe medewerkers zich aanpasten. Het had een enorme impact op ons team om te zien dat die gegevens direct in Deel verschenen. Medewerkers zijn vanaf dag één klaar voor de salarisverwerking. We hoeven niet meer achter ontbrekende gegevens aan.' — Dawn Williams, directeur personeelszaken, Serverfarm

Geautomatiseerde salarisworkflows met ingebouwde auditcontroles

Voor datacenteractiviteiten gelden strenge eisen op het gebied van compliance en audits. Met Workday als bronsysteem en Deel dat wijzigingen automatisch synchroniseert via in Workday goedgekeurde workflows, heeft Serverfarm de handmatige tussenstap geschrapt — en daarmee ook het bijbehorende risico. Beloningsherzieningen, adreswijzigingen, functiewijzigingen en aangepaste functietitels gaan na goedkeuring in Workday rechtstreeks naar Deel, zonder handmatige herinvoer.

'Hoe minder mensen de gegevens van begin tot eind hoeven te bewerken, hoe beter het resultaat. Onze managers hebben de beloningsronde volledig in Workday uitgevoerd en alle gegevens stroomden door naar Deel. Wij hoefden geen enkele beloningswijziging handmatig te verwerken.' — Dawn Williams, directeur personeelszaken, Serverfarm

De integratie heeft audits versneld, de ervaring van nieuwe medewerkers verbeterd en de afdeling personeelszaken verlost van het dagelijkse gegevensbeheer. De jaarlijkse beloningsronde — waarvoor voorheen veel gegevens handmatig moesten worden verzameld en opnieuw ingevoerd — kostte dit jaar slechts enkele uren aan controle, zonder één fout.

Zoals Williams het beschrijft, verliep de beloningsplanning vóór Deel volledig via Excel. Leidinggevenden verzamelden zelf hun cijfers uit afzonderlijke locaties, zonder één centrale bron voor het aantal medewerkers. Deel bracht alles samen in één systeem en gaf medewerkers inzicht in hoe hun waardering zich vertaalde naar concrete veranderingen van jaar tot jaar. Achter ontbrekende onboardinggegevens aan gaan in twee systemen is verleden tijd. Ook het directieteam van Serverfarm, dat veel belang hecht aan de medewerkerservaring, heeft intern zeer positief gereageerd op de uitrol.

'Deel heeft ons echt geholpen om alles in één systeem onder te brengen, een gestroomlijnd proces op te zetten en alle beloningscomponenten per persoon mee te nemen. Dit tilde het functioneringsgesprek naar een hoger niveau: medewerkers konden hun waardering koppelen aan de zichtbare verandering van jaar tot jaar.' — Dawn Williams, directeur personeelszaken, Serverfarm

Voor Williams blijkt het succes uit de manier waarop de twee systemen nu samenwerken. Ze is tevreden over het eindresultaat, beveelt de integratie aan bij vakgenoten die oplossingen voor global payroll overwegen en ziet Deel als een infrastructuurpartner voor de lange termijn, nu Serverfarm de volgende groeifase ingaat.

'Ik ben ontzettend tevreden over het product. Het maakt indruk op me hoe goed dit werkt voor de onboarding van nieuwe medewerkers, de uitdiensttreding en de hele medewerkerslevenscyclus. Terwijl we groeien, bouwen we verder op Deel als sterke partner — zowel op systeemniveau als operationeel.' — Dawn Williams, directeur personeelszaken, Serverfarm