Como apresentar um software de RH que a diretoria executiva aprova

Você identificou o seu ponto de dor, pesquisou soluções e encontrou o software de RH perfeito para integrar à sua stack de tecnologia. O problema? Você não tem autoridade para aprovar o investimento no software, então precisa do apoio da diretoria executiva.

Infelizmente, a pesquisa da SHRM revela que apenas 18% dos profissionais de RH consideram a tecnologia de RH uma prioridade para este ano, o que torna ainda mais importante construir um case de negócio sólido. Este guia ensina como criar uma proposta que a diretoria executiva não vai poder recusar.

O que incluir em um case de negócio para um software de RH?

Ao montar seu case de negócio, foque no conteúdo em vez do estilo. Claro, sua apresentação deve ser atraente, com recursos visuais para transmitir sua mensagem, mas certifique-se de cobrir os seguintes componentes-chave ao lado de gráficos chamativos:

• Declaração do problema: Em vez de se perder nas funcionalidades do produto de software, esclareça o problema de negócio que você precisa resolver. Por exemplo, se você quer comprar um SIRH centralizado, pode explicar o contexto da seguinte forma: “Não conseguimos relatar com precisão o headcount ou as tendências de rotatividade, pois nossos dados estão espalhados em planilhas.”
• Retorno sobre investimento (ROI): Explique em números o que o negócio ganhará com o novo produto. Inclua benefícios como economia de dinheiro, agilidade operacional, redução de riscos e tempo até o impacto, sempre os apresentando em termos de negócios para fortalecer seu case de negócio.
• Alinhamento dos stakeholders: Mostre como sua proposta se alinha às prioridades de cada líder da empresa. Por exemplo, o Financeiro se preocupa com o ROI do software de RH, o TI quer saber sobre integração e segurança de dados, e o CEO está focado em escalabilidade e crescimento.
• Plano de ação sugerido: Apresente uma recomendação clara de como planeja seguir em frente. Este deve ser um plano estruturado que mostre que você pensou não apenas na ideia, mas na execução. Seu panorama deve incluir uma solução proposta, um cronograma aproximado, resultados esperados e próximos passos.

Como construir seu case de negócio para um software de RH em 7 etapas

Membros da diretoria executiva são muito mais propensos a agir em propostas de investimento em software que estão claramente bem pesquisadas e respaldadas pela lógica de negócios.

Para chegar a esse ponto, siga as etapas de preparação a seguir.

1. Identifique os pontos de dor com a configuração atual

Comece avaliando o kit na sua stack de tecnologia de RH atual, analisando onde ele está funcionando e, mais importante, onde ele está te segurando.

Você pode identificar as dores ao:

• Auditar processos recentes de RH para identificar gargalos ou soluções manuais
• Revisar feedback interno de colaboradores ou gerentes de contratação
• Observar metas ou prazos perdidos, como tempo de contratação estendido, arquivamento tardio de conformidade, erros na folha de pagamento
• Identificar onde existem lacunas de dados. Você tem dificuldades para gerar relatórios precisos ou responder rapidamente às perguntas da liderança?
• Depois de coletar essas informações, agrupe suas descobertas nos pontos de pressão mais comuns, como:

Atrasos e ineficiências no onboarding

Um processo de onboarding fluido e eficiente permite que os novos contratados comecem a agregar valor ao seu negócio rapidamente. Se o onboarding for inconsistente ou atrasado, você perde esses ganhos de produtividade e aumenta o risco de rotatividade precoce.

Alice Burks, Diretora de People Success da Deel, explica:

Falta de dados centralizados

Quando os dados da força de trabalho estão espalhados por planilhas, caixas de entrada e ferramentas desconectadas, torna-se difícil obter uma visão confiável sobre headcount, rotatividade ou status da folha de pagamento. Sem uma única fonte de verdade, o planejamento estratégico e a confiança nos mecanismos de relatório de RH estão em risco.

Acompanhamento manual e trabalho duplicado

Se sua equipe ainda insere dados manualmente em planilhas ou alterna entre ferramentas ou planilhas para atualizar um registro de colaborador, você está queimando tempo e aumentando o risco de erro humano.

A propriedade também fica em dúvida, já que as equipes não têm visibilidade sobre “quem” é responsável por atualizar um documento específico, seja o ciclo de méritos, o programa de onboarding ou os registros de conclusão de treinamentos.

Riscos de conformidade

À medida que sua empresa expande, especialmente para novas regiões e jurisdições, a conformidade de RH se torna cada vez mais complexa. Sem processos de RH integrados, é fácil perder o controle de suas obrigações, especialmente se a documentação crucial estiver espalhada por uma variedade de pastas, drives e caixas de entrada desconectadas.

Escalabilidade limitada

Escalar operações de RH em várias áreas geográficas ou unidades de negócios sem ferramentas escaláveis leva a processos inconsistentes, soluções locais e gargalos que só aparecem quando algo dá errado.

Experiência inconsistente ou frustrante do colaborador

Quando os sistemas de RH são pesados, inconsistentes ou lentos, a experiência do colaborador sofre. Novos contratados podem esperar dias para ter acesso às ferramentas ou ficar confusos sobre com quem entrar em contato para problemas de folha de pagamento ou frustrações com políticas pouco claras. Com o tempo, essas fricções corroem a confiança no RH e contribuem para o desengajamento ou rotatividade.

2. Quantifique o custo de não agir

Alguns dos seus stakeholders da diretoria executiva podem ser inclinados a adotar uma abordagem de “esperar para ver”, especialmente se o financeiro estiver apertado. Em vez de rejeitar sua proposta de forma direta, eles podem sugerir colocá-la em segundo plano até o próximo trimestre ou até o próximo ano, quando o clima econômico for considerado mais estável ou após resolver uma prioridade mais urgente.

Mas adiar o apoio ao RH traz custos próprios, muitos dos quais são escondidos até começarem a afetar o resultado financeiro. Estes incluem:

Tempo e recursos perdidos

Processos manuais queimam horas toda semana que poderiam ser gastas em trabalhos estratégicos. Além disso, a SHRM descobriu que equipes de RH com falta de pessoal são 10% menos propensas a se descreverem como eficazes, apontando uma ligação clara entre a sobrecarga de recursos e o desempenho.

Pontos cegos de conformidade

Embora 70% dos profissionais de RH e 74% dos executivos de RH acreditem que estão gerenciando a conformidade de forma eficaz, apenas 48% dos trabalhadores dos EUA concordam, de acordo com a SHRM.

A classificação incorreta de trabalhadores é apenas uma área de preocupação com a burocracia que pode estar causando essa lacuna. A pesquisa do Economic Policy Institute revela que até 30% das empresas estão fazendo a classificação incorreta de seus trabalhadores, o que é arriscado, pois pode desencadear penalidades de até US$ 25.000 por violação (por exemplo, na Califórnia), além de impostos devidos ao IRS, juros e possíveis auditorias.

Além disso, a nova Diretiva de Transparência Salarial da União Europeia, que exige que as empresas apresentem benchmarks salariais detalhados e relatórios até 2026, coloca penalidades para o não cumprimento, que serão definidas a nível estadual. Na Finlândia, por exemplo, as multas propostas variam entre € 5.000 e € 80.000.

Para equipes de RH sem sistemas automatizados, alcançar a conformidade significa meses de trabalho manual, com o risco de exposição legal e danos à reputação caso não cumpram os prazos de conformidade.

Contratação atrasada e produtividade perdida

Equipes de RH que não têm os recursos certos frequentemente enfrentam dificuldades para agir rapidamente, resultando em tempo de contratação estendido e gargalos no onboarding. A média global de tempo para preencher uma vaga é de 38 dias, chegando a 55 dias em países como a Alemanha. Cada um desses dias gastos recrutando representa mais um dia de produtividade perdida. Mesmo depois que o colaborador começa, uma experiência de onboarding desarticulada pode atrasar seu tempo até a plena produtividade e gerar uma carga extra para a equipe ao redor dele.

3. Defina os benefícios e o ROI esperado, conectando aos objetivos de negócio

Após articular o custo da inatividade, é igualmente essencial destacar os benefícios tangíveis que um investimento em tecnologia de RH trará para sua organização.

Em vez de listar funcionalidades ou melhorias genéricas, apresente cada benefício na linguagem de negócios que sua diretoria executiva valoriza: tempo, dinheiro, risco ou vantagem estratégica.

Use declarações simples de “problema → impacto → solução” como as seguintes para estruturar seu case de negócio, incluindo citações relevantes e dados de sucesso da vida real para fortalecer o argumento.

Problema 1: “Estamos perdendo meses por contratação em novas localidades devido ao processamento de documentos e administração de benefícios.”

• Impacto: “Esse é tempo que não estamos atingindo a meta ou entregando valor.”
• Solução: Poderíamos seguir o exemplo da Telin, que reduziu o tempo de integração em novas localidades de meses para dias com o software de RH Deel, acelerando o tempo até a produtividade para cada novo colaborador.

Problema 2: “Nossa equipe de RH gasta mais de 20 horas por semana com entrada de dados manual.”

• Impacto: “Isso equivale a meio FTE por mês, tempo que poderia ser usado para projetos estratégicos.”
• Solução: Poderíamos recuperar mais de 278 horas por mês e reduzir o trabalho de RH em 80% se seguíssemos a abordagem da DevBase e automatizássemos 20 fluxos de trabalho administrativos com o software de RH Deel.

Problema 3: “Estamos lidando com múltiplos sistemas entre países, sem visibilidade ou processo unificado.”

• Impacto: “Isso cria riscos de conformidade, drena recursos e torna os relatórios quase impossíveis, especialmente para equipes enxutas que gerenciam operações globais.”
• Solução: A Cohabs substituiu sete sistemas de folha de pagamento desconectados por uma plataforma unificada usando os softwares de RH Deel Payroll, HRIS e PEO. Como resultado, economizaram cerca de 960 horas de trabalho administrativo por mês e esperam reduzir pela metade a carga de trabalho da folha de pagamento até o final de 2025.

Problema 4: “Gerenciamos dados de RH em planilhas do Google.”

• Impacto: “Isso leva a gargalos, erros e perda de visibilidade.”
• Solução: A Feedier descobriu que sua carga de trabalho administrativa de RH foi reduzida pela metade quando centralizou 100% dos dados de seus colaboradores ao migrar para o SIRH da Deel.

4. Estime os custos e compare as opções

Como em qualquer apresentação para a diretoria executiva, o foco está no dinheiro. A liderança executiva quer entender claramente os custos envolvidos no seu investimento em software de RH e seu impacto no resultado financeiro. Eles também querem a garantia de que você está familiarizado com os detalhes desses números.

Comece estimando o custo total de propriedade. Isso deve incluir:

• Licenças de software ou taxas de assinatura
• Custos de implementação ou setup, se houver (A Deel, por exemplo, oferece custos de implementação zero e pode estar totalmente operacional em poucos dias)
• Necessidades de treinamento e gestão de mudanças
• Tempo até o valor, incluindo quanto tempo até que os benefícios comecem a superar os custos?

A partir daqui, compare o custo da solução proposta com a sua abordagem atual. É aqui que as planilhas e os sistemas manuais começam a mostrar seus custos ocultos. Os seguintes exemplos ilustram isso:

• Onboarding manual = Perda de produtividade de 2 a 5 dias de atraso por novo contratado (média de U$ 500 a US$ 1.000 por contratação)
• Fontes de dados desconectadas = Tempo gasto para puxar dados de headcount ou rotatividade manualmente (estimado em 12 horas/mês x taxa horária de RH/analista)
• Risco de classificação incorreta de contratados independentes = Exposição legal, impostos retroativos e multas (especialmente em mercados globais)
• Trabalho administrativo repetitivo = Horas administrativas gastas em tarefas como atualizar registros de colaboradores, alterações na folha de pagamento, rastrear PTO manualmente

5. Personalize sua mensagem para diferentes stakeholders

Mesmo o case de negócio mais convincente para sistemas de software de RH precisa ser estruturado com o seu público em mente. Um CFO, CEO e líder de TI irão avaliar sua proposta de maneiras muito diferentes, por isso, certifique-se de falar a linguagem certa.

Estruture seu case de negócio em torno dos seguintes elementos-chave:

• Problema: O que está quebrado ou ineficiente hoje?
• Impacto: Qual é o custo de não agir e continuar como está?
• Solução: Qual ferramenta ou sistema você está propondo?
• Benefícios: O que isso vai desbloquear? Por exemplo, economia de tempo, redução de custos, redução de riscos ou melhor planejamento?
• Custo: Qual investimento você requer e como isso se compara ao retorno esperado?
• Cronograma: Quando o negócio perceberá o valor?

6. Antecipe objeções e aborde-as diretamente

A liderança não estaria fazendo seu trabalho corretamente se não questionasse você sobre os detalhes. Como guardiões das oportunidades de investimento da empresa, eles precisam garantir que suas decisões sejam à prova de falhas. Muitas vezes, isso significa que eles apresentarão objeções, legítimas ou não, para testar a força do seu case de negócio.

Aqui está como você pode responder aos tipos comuns de resistência:

7. Apresente seu case com confiança

Se você completou todas as etapas anteriores, o último passo do quebra-cabeça é apresentar seu case de negócio com convicção. Os fatos são importantes, mas a forma como você os apresenta também é. A confiança sinaliza para a diretoria executiva que este é um investimento estratégico que está pronto para ser implementado.

Aqui está como fazer sua apresentação ter impacto:

• Use dados e recursos visuais, como resumos de ROI, gráficos de tempo economizado ou comparações de riscos de conformidade, para tornar sua mensagem mais fácil de absorver e mais difícil de ignorar.
• Foque nos resultados, não nas funcionalidades. Em vez de listar as capacidades do produto, enfatize o que o negócio vai ganhar, como menos erros na folha de pagamento e conformidade mais robusta.
• Pinte o estado futuro. Ajude a liderança a visualizar como as operações diárias poderiam ser com o software de RH certo em vigor. Os processos são automatizados? O RH está liberado para trabalho estratégico? Sua organização está pronta para expandir a empresa com confiança?

Melhor ainda, se você puder mostrar um histórico de sucesso. Pegue o exemplo de Lindsay Ross, CHRO da Bitpanda, que já havia utilizado a Deel em uma empresa anterior e já conhecia o valor que ela entregava. Quando se mudou para a Bitpanda, a decisão de trocar de fornecedor legados para a Deel foi fácil, pois já vinha com uma recomendação forte.

Se você fez um piloto da ferramenta, usou em um cargo anterior ou tem colegas que tiveram sucesso com ela, inclua isso no seu case de negócio. Uma solução comprovada com um forte defensor por trás tem muito mais chance de conquistar a diretoria executiva.

O software de RH da Deel faz o case de negócio por você

Os cases de negócio mais fortes são construídos com base em resultados claros, e a Deel entrega isso de forma imediata. Desde onboarding e folha de pagamento internacional até conformidade, desempenho e experiência do colaborador, a plataforma da Deel ajuda as equipes de RH a comprovarem seu valor em cada etapa do crescimento.

Aqui está como suas principais capacidades reforçam seu case de negócio:

• Uma plataforma para 150 países: Gerencie folha de pagamento, onboarding, conformidade, desempenho e benefícios para empregados diretos, EORs e prestadores de serviços, tudo em um só lugar.
• Conformidade integrada e folha de pagamento internacional: A Deel cuida dos impostos, documentação local, classificação e contratos, para que você não precise providenciar cobertura jurídica toda vez que contratar no exterior.
• Onboarding rápido sem custos de configuração: Implemente o sistema em minutos, sem custos extras, em vez de usar ferramentas legadas que podem levar meses para configurar.
• Dados centralizados e insights poderosos: De organogramas e folgas a remuneração, benefícios e equity, a análise de pessoas da Deel apoia uma tomada de decisão mais inteligente.
• Integrações eficientes e segurança de nível empresarial: Conecte-se à sua stack de tecnologia de RH existente com mais de 100 integrações, enquanto cumpre os padrões GDPR, SOC 2 e ISO 27001.
• Suporte de uma equipe global e especialistas internos: A Deel opera sua própria equipe de folha de pagamento e conformidade internamente, sem fornecedores terceirizados, para que você tenha sempre um único parceiro confiável.
• Sucesso real: 35.000 empresas globalmente, de startups a grandes corporações, confiam na Deel para gerenciar sua força de trabalho além-fronteiras. Destas, a Deel integrou mais de 650.000 trabalhadores e processou US$ 10 bilhões em pagamentos.

Não deixe grandes ideias de RH morrerem no processo orçamentário. Fale com a Deel para estimar seu ROI e obter a aprovação da sua diretoria executiva mais rapidamente.