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Como contratar nos EUA com Employer of Record
Employer of Record
Autor
Paula Machado
Última atualização
28 outubro, 2025
Table of Contents
O que é um Employer of Record nos Estados Unidos?
Principais motivos para usar um EOR nos Estados Unidos
Como contratar nos Estados Unidos: guia passo a passo
Tarefas de compliance trabalhista que um Employer of Record gerencia nos Estados Unidos
Quanto custa um Employer of Record nos Estados Unidos?
Qual Employer of Record escolher nos Estados Unidos?
O Deel EOR é uma boa escolha para contratar nos Estados Unidos?
Contrate funcionários nos Estados Unidos com confiança usando o Deel Employer of Record
Principais conclusões
- Abrir uma entidade nos EUA para contratar talentos locais pode levar meses e custar mais de US$ 41.714 apenas em taxas iniciais de configuração legal, fiscal e de folha de pagamento.
- Um EOR nos EUA permite contratar talentos por meio de sua entidade local, eliminando a necessidade de abrir empresa própria, reduzir custos jurídicos e evitar dores de cabeça com compliance.
- O Deel Employer of Record possui entidade própria nos EUA para controle total, apoia contratações em 150+ países, oferece preços transparentes, monitoramento de compliance em tempo real e é líder no G2 com ótimas avaliações.
Contratar nos Estados Unidos abre acesso a um dos maiores pools de talentos do mundo, mas criar uma entidade local, gerenciar impostos federais e estaduais de folha e lidar com leis trabalhistas complexas pode atrasar sua expansão. É comum enfrentar desafios com contribuições de Social Security, seguro-desemprego, variações de salário mínimo e legislações trabalhistas específicas de cada um dos 50 estados.
Um Employer of Record (EOR) nos EUA assume todas as responsabilidades legais de empregador, permitindo que sua empresa foque no crescimento. O EOR cuida de contratos de trabalho, processamento de folha e retenções de impostos, declarações fiscais, administração de benefícios, compliance com a legislação federal, incluindo a Federal and Medical Leave Act (FMLA).
O Deel EOR conta com entidade própria nos EUA, monitoramento de compliance em tempo real e preços transparentes, tornando a expansão no país muito mais ágil e sem fricções.
Veja também: Quer expandir para novos mercados? O EOR é a melhor solução
O que é um Employer of Record nos Estados Unidos?
Um Employer of Record nos Estados Unidos é uma organização que contrata funcionários locais em nome da sua empresa. O EOR assume os contratos de trabalho, garante a retenção de impostos sobre a folha de pagamento — como Social Security e Medicare —, administra o seguro-desemprego e assume as responsabilidades legais do empregador.
Na prática, sua empresa continua no controle das atividades do dia a dia e da gestão de desempenho. Esse modelo permite contratar talentos nos EUA de forma imediata, sem precisar abrir uma entidade local ou lidar com exigências jurídicas complexas.
Ao se associar a um EOR como a Deel — que possui uma subsidiária própria nos EUA —, você transfere responsabilidades trabalhistas como Social Security, Medicare, seguro-desemprego federal e estadual, além de Workers’ Compensation.
Com os Workforce Insights baseados em IA e alertas de compliance em tempo real da Deel, sua empresa se mantém sempre em conformidade com mudanças legais e regulatórias.
Veja também: 5 benefícios do EOR para a experiência do colaborador
Principais motivos para usar um EOR nos Estados Unidos
Contratar nos EUA por meio de um EOR elimina a complexidade de abrir uma entidade local e permite iniciar contratações de forma imediata. Além disso, reduz riscos de classificação incorreta de trabalhadores e centraliza a gestão de impostos de folha e leis trabalhistas específicas de cada estado em uma única plataforma.
Com um EOR, sua empresa conta com:
- Entrada rápida no mercado: evite de 3 a 6 meses de registro de entidade e custos elevados de abertura.
- Transferência de responsabilidade: o EOR assume riscos legais relacionados à força de trabalho, reduzindo sua exposição.
- Compliance em todos os estados: plataforma unificada para gerenciar folha, benefícios e regras de licença nos 50 estados.
- Transparência de custos: taxa mensal fixa, com detalhamento claro de salário bruto e impostos sobre a folha.
- Alcance global: aproveite a presença do Deel EOR em 150+ países para acelerar a contratação internacional e a expansão.
Cada um desses benefícios representa economia real. Por exemplo, você pode evitar custos de abertura de entidade que chegam a US$ 41.714 e escapar de multas relacionadas ao mau gerenciamento de seguro-desemprego ou impostos de folha.
A solução completa da Deel transformou nossos processos de contratação e folha em uma experiência fluida. Com a Deel, conseguimos crescer globalmente com confiança e eficiência sem precedentes.
—Ajey Hare Prasath,
Diretor Global de RH, Pixis
Como contratar nos Estados Unidos: guia passo a passo
Use este checklist de 8 etapas para contratar funcionários nos EUA com agilidade e manter o compliance com as leis trabalhistas locais.
1. Escolha um EOR com entidade própria nos Estados Unidos
Opte por um Employer of Record que possua entidade jurídica própria nos EUA, em vez de depender de parcerias terceirizadas. Isso garante conformidade direta com impostos federais e estaduais sobre a folha, Workers’ Compensation e contratos de trabalho. A subsidiária da Deel nos EUA processa a folha com seu próprio mecanismo de folha, evitando atrasos e falhas de compliance.
Dica: verifique comprovantes de propriedade da entidade e registros estaduais antes de assinar.
2. Agende uma demo e valide provas sociais
Agende uma demonstração ao vivo da plataforma. Durante o walkthrough, pergunte sobre requisitos trabalhistas específicos por estado, como licença médica remunerada na Califórnia ou avisos de pagamento em Nova York. Analise cases de clientes que contratam em múltiplos estados. Consulte avaliações no G2 e Trustpilot — o Deel Employer of Record tem média de 4,8/5 e dezenas de histórias de sucesso nos EUA que comprovam sua confiabilidade.
Dica: solicite referências de empresas do seu setor.
3. Solicite uma proposta transparente do EOR
Envie suas necessidades de contratação — número de vagas, salários e localizações — e receba uma proposta detalhada. O breakdown da Deel mostra salário bruto, impostos de folha do empregador (7,65% a nível federal, mais UI estadual e Workers’ Comp) e a taxa fixa do EOR. Sem custos ocultos de setup ou saída.
Dica: compare os custos antes de expandir — leia nosso artigo Contratar por EOR ou Abrir Subsidiária? Compare os Custos.
4. Apresente um plano de contratação de 12–24 meses
Compartilhe sua previsão de headcount e cargos para um a dois anos. O EOR utiliza esses dados para projetar custos e obrigações de compliance.
Dica: o software de planejamento de força de trabalho da Deel, com IA, ajuda a ajustar planos em tempo real e a otimizar custos.
5. Crie o contrato de trabalho na plataforma
Elabore contratos de trabalho at-will com o gerador de contratos do EOR. Inclua cláusulas obrigatórias federais (como elegibilidade ao FMLA) e regras específicas de cada estado (como as obrigações de aviso em Nova York). O gerador da Deel é atualizado constantemente de acordo com a legislação. Após aprovação, o EOR revisa o contrato.
Dica: use o add-on Deel IP Guard para proteger cláusulas de cessão de invenção.
6. Confirme o direito de trabalho do candidato
Colete os formulários I-9 pelo portal seguro da Deel. O Deel EOR revisa documentos de identificação conforme as diretrizes da USCIS e armazena-os seguindo as regras de retenção. Assim, sua empresa se mantém em conformidade com requisitos de I-9 e normas antidiscriminação.
Dica: utilize a Deel Immigration para apoiar vistos e permissões de trabalho ao contratar estrangeiros.
7. Execute o fluxo de onboarding
Automatize tarefas de admissão pela plataforma Deel: verificação de antecedentes, inscrição em benefícios, preenchimento de formulários fiscais (W-4 e estaduais) e configuração de depósito direto. O EOR cuida dos registros de folha e ativa a cobertura de Workers’ Compensation.
Dica: use o Deel Engage para aplicar treinamentos e metas de performance, e a Deel IT para provisionar equipamentos.
8. Mantenha o compliance contínuo
O seu EOR monitora regulamentos federais e estaduais em tempo real, envia alertas sobre mudanças em salário mínimo e automatiza declarações fiscais de folha (incluindo o Form 941 trimestral e declarações estaduais). O Deel Compliance Hub identifica riscos trabalhistas e sugere ações corretivas.
Dica: assine a newsletter de compliance da Deel para receber resumos claros e objetivos das mudanças mais relevantes.
Tarefas de compliance trabalhista que um Employer of Record gerencia nos Estados Unidos
Contratar nos EUA significa lidar com requisitos legais e operacionais rígidos. Um Employer of Record, como a Deel, garante conformidade total ao assumir todas as obrigações obrigatórias do empregador, reduzindo riscos e custos administrativos.
| Categorias | Requisitos principais (2025) |
|---|---|
| Custos obrigatórios do empregador | Empregadores nos EUA devem contribuir entre 9,5% e 12,5% do salário do funcionário para programas estatutários. Esses custos incluem: Social Security (6,2%), limitada a um teto anual de US$ 10.453,20; Medicare (1,45%); Seguro-desemprego federal (0,6%), até US$ 42; Seguro-desemprego estadual (1%–4%), de acordo com o estado; Workers’ Compensation (0,25%–0,3%); e, em estados específicos, impostos adicionais como o Payroll Tax (0,38%) na Califórnia. As alíquotas variam por estado, e todos os valores são faturados mensalmente pelas agências governamentais. |
| Contratos de trabalho e regras de período de experiência | Nos Estados Unidos, contratos de trabalho escritos não são obrigatórios por lei. A maioria das relações de emprego é regida pela doutrina do at-will, o que significa que tanto empregador quanto empregado podem encerrar o vínculo a qualquer momento, sem justa causa ou aviso prévio. Períodos de experiência também não são exigidos legalmente e não há padronização nacional, embora possam ser estabelecidos em políticas internas da empresa. Quanto às restrições pós-contratuais, as cláusulas de não concorrência estão se tornando em grande parte inexequíveis após o término do vínculo, de acordo com novas regras do Departamento do Trabalho. Já as cláusulas de não solicitação continuam válidas, geralmente por períodos de 6 a 24 meses, dependendo da lei estadual, do setor e da razoabilidade do caso. |
| Pagamento e jornada de trabalho | O salário mínimo federal é de US$ 7,25 por hora, mas diversos estados e municípios exigem valores mais altos. Para empregados assalariados, é necessário atingir limiares mínimos federais ou estaduais de salário, tipicamente a partir de US$ 35.568 por ano, para serem considerados isentos de horas extras. Cargos de tempo integral seguem, em geral, a jornada padrão de 40 horas semanais (8 horas por dia, de segunda a sexta). Já cargos de meio período costumam exigir um mínimo de 20 horas por semana. A elegibilidade para pagamento de horas extras é definida pela Fair Labor Standards Act (FLSA), considerando nível salarial, funções do cargo e estrutura de pagamento. |
| Compliance de folha de pagamento | O salário bruto inclui remuneração base, bônus e auxílios. O salário líquido é calculado subtraindo-se impostos federais, estaduais e locais, além de deduções como planos de saúde, previdência complementar (401(k)) e ordens de penhora judicial. A folha é pró-rata de acordo com os dias trabalhados, e os impostos são retidos conforme regras federais e o estado de residência do funcionário. Os holerites devem discriminar todas as deduções, incluindo Social Security (OASDI), Medicare, contribuições estaduais de invalidez e licenças familiares, quando aplicável. |
| Férias e feriados | A legislação federal dos EUA não prevê férias ou feriados obrigatórios. No entanto, é comum que empregadores ofereçam mínimo de 15 dias de licença remunerada (PTO), que geralmente combina férias e dias de doença. A contagem começa na data de início e as regras de acúmulo variam conforme contrato ou política interna. Em muitos estados, os dias não utilizados são perdidos; entretanto, alguns (como Califórnia, Colorado, Montana e Nebraska) permitem carregar dias de licença para o período seguinte. Quando ocorre a rescisão, dias não usados devem ser pagos em dinheiro. Quanto a feriados, apesar de não haver exigência legal, a prática mais comum é adotar 6 feriados federais e 5 feriados do Federal Reserve. O pagamento adicional em feriados não é obrigatório, e as empresas podem substituir por dias de observância pessoal. |
| Impostos sobre a renda | Os EUA utilizam um sistema de imposto de renda progressivo, com taxas federais variando de 10% a 37% em 2025, de acordo com faixa salarial e status de declaração. O empregador retém tributos federais, estaduais e locais diretamente na folha e os repassa às autoridades. Todos os trabalhadores devem apresentar declaração anual até 15 de abril para o imposto federal. Prazos estaduais podem variar. O cálculo da retenção é baseado no formulário W-4 preenchido pelo funcionário. Impostos incidem sobre salários, bônus e auxílios, e todos os trabalhadores são tributados, independentemente da classificação contratual. |
| Despesas, benefícios e bônus | Para serem reembolsadas, as despesas devem estar claramente relacionadas ao trabalho e acompanhadas de comprovantes (recibos, relatórios de viagem, etc.). São comuns despesas com deslocamentos, equipamentos ou custos de internet em regime remoto. Auxílios — como telefonia ou home office — e bônus são considerados renda tributável, salvo exceções expressas pelo IRS. Assim, devem ser reportados e sofrem incidência de impostos de folha e de renda. A documentação correta e o processamento em tempo hábil são fundamentais para manter o compliance. |
| Licenças maternidade, paternidade, parental, adoção e acolhimento | A Federal Family and Medical Leave Act (FMLA) garante aos trabalhadores elegíveis 12 semanas de licença não remunerada com estabilidade no emprego. Para se qualificar, o funcionário precisa ter trabalhado pelo menos 12 meses na mesma empresa e cumprido 1.250 horas no último ano. Essa licença pode ser utilizada em casos de nascimento, adoção ou acolhimento de crianças. O pedido deve ser feito com 30 dias de antecedência e acompanhado de documentação médica em até 15 dias úteis. Além da FMLA, algumas legislações estaduais oferecem períodos maiores ou licenças remuneradas adicionais. Empregadores podem, ainda, conceder licenças pagas por política interna. |
| Licença médica, luto e cuidados familiares | A licença médica costuma estar integrada à política de Paid Time Off (PTO), que prevê, em média, 15 dias anuais para funcionários em tempo integral ou parcial. Não existe lei federal exigindo licença médica remunerada, mas estados como Califórnia, Montana e Nebraska permitem o acúmulo de dias não utilizados (até 1,75 vezes o direito anual). Em outros estados, os dias não usados são perdidos. Adicionalmente, a FMLA garante até 12 semanas de licença não remunerada para tratamento de saúde ou cuidados familiares graves. Já a licença por luto não é obrigatória em nível federal e depende da política do empregador. Algumas empresas também oferecem dias adicionais para cuidar de familiares ou eventos de vida relevantes. |
| Demissões e desligamentos | O emprego nos EUA é predominantemente at-will, podendo ser encerrado sem aviso ou motivo por qualquer uma das partes. Embora não seja exigido legalmente, o aviso prévio de duas semanas é uma prática comum que ajuda a reduzir riscos de litígio. A indenização (severance) não é obrigatória, mas muitas empresas oferecem pelo menos duas semanas de salário como forma de mitigar riscos legais. Empresas devem oferecer a opção de continuidade de benefícios de saúde via COBRA, em que o ex-funcionário arca com os custos. Em desligamentos, dias de férias acumulados geralmente são pagos, de acordo com a legislação estadual ou política da empresa. Não há exigência de processo disciplinar formal antes de uma demissão, mas recomenda-se alinhar a decisão com os ciclos de folha para garantir o pagamento final correto. |
| Risco de classificação incorreta de trabalhadores | A classificação incorreta de funcionários como contratados independentes gera riscos graves, como pagamento retroativo de salários, benefícios, impostos e passivos trabalhistas. A fiscalização nesse tema aumentou, resultando em acordos milionários em setores como logística, tecnologia, alimentação e construção. Estados como a Califórnia aplicam testes rígidos, como o ABC test, que presume vínculo empregatício, a menos que o empregador prove o contrário. É essencial revisar classificações cuidadosamente, já que contratos sozinhos não são aceitos como prova suficiente por tribunais e agências. |
| Proteção de dados e de propriedade intelectual | Empregadores devem seguir legislações federais e estaduais de privacidade, como a HIPAA e leis específicas sobre vazamento de dados. Isso inclui práticas de armazenamento seguro, restrições de acesso, planos de resposta a incidentes, transparência no uso de dados. Além disso, verificações de antecedentes devem respeitar regulamentos de privacidade. Empresas precisam implementar políticas de proteção de propriedade intelectual (PI), com NDAs e cláusulas de confidencialidade, especialmente em setores sensíveis. A devida diligência na checagem de histórico de candidatos e respeito a IP são fundamentais para o compliance e mitigação de riscos. |
Quanto custa um Employer of Record nos Estados Unidos?
Ao contratar por meio de um Employer of Record (EOR), sua estrutura de custos se divide em três partes:
- Salário bruto: a remuneração anual acordada.
- Custos obrigatórios do empregador: 7,65% de impostos sobre a folha + seguro-desemprego estadual e workers’ compensation (variam conforme o estado).
- Taxa do Deel EOR: valor mensal fixo por funcionário, sem taxas ocultas.
Aqui está uma análise dos custos que você terá ao abrir sua própria empresa nos EUA em comparação com a contratação por meio do EOR da Deel:
| Fator | Sua própria entidade nos EUA | Deel EOR |
|---|---|---|
| Custos únicos iniciais | Adiantamento de US$ 41.714 | US$ 0 |
| Custos anuais recorrentes | US$ 44.905 | US$ 0 |
| Taxa de serviço do Deel EOR | N/A | US$ 7.188 por funcionário |
| Custo anual estimado total | US$ 86.619 | US$ 7.188 |
| Tempo até a primeira contratação | 1–2 semanas | 1 dia útil |
A precificação com taxa fixa do Deel Employer of Record garante que você não enfrente custos inesperados. Você recebe uma fatura única que cobre processamento de folha, impostos, benefícios e compliance, permitindo planejar seu orçamento com precisão.
Confira nossa Calculadora de Custo para visualizar o custo completo de contratar talentos nos EUA, incluindo salário, impostos, previdência e taxas obrigatórias.
Qual Employer of Record escolher nos Estados Unidos?
Ao avaliar serviços de Employer of Record (EOR) nos EUA, compare três critérios fundamentais:
- Propriedade da entidade: verifique se o provedor possui entidade jurídica própria nos Estados Unidos. Isso evita riscos e custos de subcontratação. Entidades próprias garantem controle direto sobre folha de pagamento, declarações fiscais e administração de benefícios.
- Expertise em compliance: priorize fornecedores que ofereçam monitoramento em tempo real, especialistas locais de RH e insights sobre força de trabalho. O Deel Compliance Monitor acompanha mudanças em regulamentações federais e estaduais, identificando riscos antes que se tornem violações.
- Amplitude da plataforma e integrações: escolha um EOR que vá além da contratação, oferecendo suporte em requisições de vagas, verificação de antecedentes, folha de pagamento internacional em 150+ países, gestão de benefícios, concessão de ações, implementação de TI e serviços de imigração.
Veja também: Expansão global sem riscos: guia para negócios no Brasil
Descubra como a Cake economizou US$ 3 mil+ por contratação em custos de compliance com a Deel
A Cake tem como missão simplificar planos de ações para funcionários com sua plataforma completa, permitindo que empresas globais distribuam opções de equity em minutos.
No entanto, estabelecer presença em regiões estratégicas e contratar globalmente pode ser caro, demorado e repleto de riscos. A Cake precisava de uma solução plug-and-play que ajudasse a alcançar suas ambições de contratação internacional com o mínimo de burocracia possível.
Com o Deel EOR, a Cake conseguiu contratar rapidamente funções-chave em diferentes países, com foco especial em ter presença nos Estados Unidos.
“A Deel garante contratações internacionais mais econômicas, transmitindo confiança em compliance, especialmente diante do cenário complexo das leis trabalhistas nos EUA.” — Charlie Ross, Chief Operating Officer da Cake
O Deel EOR é uma boa escolha para contratar nos Estados Unidos?
Sim. A Deel é uma das principais escolhas para contratar nos Estados Unidos, pois possui entidade própria no país, garantindo conformidade total com a legislação federal e as regulamentações trabalhistas estaduais. A plataforma da Deel simplifica impostos sobre a folha, benefícios e declarações fiscais nos 50 estados, permitindo contratar rapidamente sem dores de cabeça com abertura de entidade.
Com a Deel, você conta com:
- Entidade própria nos EUA, garantindo controle, compliance e redução de riscos e custos
- Reconhecimento como líder no G2, com alta satisfação dos usuários e avaliações positivas
- Presença em 150+ países, possibilitando contratações internacionais e gestão de força de trabalho sem fronteiras
- Precificação transparente com taxa fixa, sem custos ocultos
- Gestão de contribuições obrigatórias: Social Security, Medicare, seguro-desemprego estadual e workers’ compensation
- Suporte em contratos de trabalho at-will e regras específicas federais e estaduais
- Deel Compliance Monitor, com monitoramento em tempo real para identificar riscos antes de se tornarem violações
- Onboarding, processamento de folha e administração de benefícios automatizados
- Proteção de dados de funcionários conforme CCPA e leis estaduais de privacidade
- Insights de planejamento de força de trabalho e remuneração com tecnologia de IA
Com a Deel, você elimina atrasos na abertura de entidades e evita erros de compliance custosos, mantendo sua estratégia de contratação nos EUA ágil, segura e escalável.
Veja mais: 5 benefícios do EOR para a experiência do colaborador
Contrate funcionários nos Estados Unidos com confiança usando o Deel Employer of Record
O serviço de Employer of Record da Deel elimina meses de registro de entidade e burocracia, permitindo contratar em poucos dias. Você verá como é simples gerenciar folha de pagamento em múltiplos estados, impostos e benefícios — tudo em um modelo de precificação transparente.
Agende uma demo e descubra como é fácil fazer o onboarding da sua próxima contratação nos EUA. Não deixe a abertura de entidade ou a complexidade das leis trabalhistas locais atrasarem seu crescimento — deixe a Deel cuidar das partes difíceis para que você possa contratar de forma mais rápida e inteligente.
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FAQs
Quanto tempo leva o onboarding com o Deel Employer of Record nos EUA?
Normalmente, o onboarding é concluído em poucos dias, evitando atrasos relacionados ao registro de entidade.
O funcionário precisa ter uma conta bancária nos EUA?
Sim. Os funcionários devem possuir uma conta bancária nos Estados Unidos para receber os depósitos da folha de pagamento.
Que tipo de contrato de trabalho é utilizado?
A Deel utiliza contratos de trabalho at-will, em conformidade com as leis federais e estaduais.
Como a Deel lida com a retenção de impostos?
A Deel retém os impostos de folha federais e estaduais, incluindo Social Security e Medicare.
Quais são os prazos da folha de pagamento?
A folha é processada de acordo com o cronograma definido pela sua empresa, sempre em conformidade com a regulamentação dos EUA.
Quais benefícios são oferecidos?
A Deel administra benefícios padrão, incluindo Workers’ Compensation, além de pacotes opcionais conforme o seu plano.
Existe período de experiência nos contratos nos EUA?
A legislação norte-americana não exige período de experiência. Os contratos da Deel refletem o modelo at-will.
Como a Deel protege direitos de propriedade intelectual (PI)?
O Deel IP Guard garante que cláusulas de cessão de invenções sejam incluídas, protegendo sua propriedade intelectual.
Posso contratar remotamente em diferentes estados dos EUA?
Sim. A Deel gerencia o compliance em todos os 50 estados por meio de suas entidades próprias.
O que acontece se as leis trabalhistas mudarem?
A Deel monitora mudanças regulatórias em tempo real e ajusta automaticamente os processos de compliance para manter sua empresa protegida.
Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.
