As startups apoiadas por capital de risco tendem a contratar rapidamente um grande número de funcionários. Configurar a folha de pagamento para startups é uma tarefa complexa, mas, uma vez que você tenha um sistema implementado, o hipercrescimento eficiente e em conformidade torna-se mais fácil.
Os sistemas de folha de pagamento, como a Deel, podem ajudar a simplificar o processo de folha de pagamento, garantir que os funcionários sejam pagos com precisão e dentro do prazo e lidar com a papelada, as leis e a conformidade fiscal.
Neste artigo, exploramos as práticas recomendadas para configurar a folha de pagamento para startups com dicas de especialistas da Kruze Consulting.
Aviso Legal: este artigo é apenas para fins informativos e não se destina a aconselhamento jurídico ou tributário. Embora este conteúdo se concentre na folha de pagamento dos EUA, a Deel permite que empresas de todo o mundo contratem, paguem e gerenciem suas equipes globais.
Defina antecipadamente as expectativas salariais do founder
A forma como você se contrata e se paga como fundador dependerá do tipo de entidade e da estrutura jurídica da sua empresa. É melhor conversar com um especialista em impostos e contabilidade para determinar o curso de ação correto.
Em geral, há três maneiras principais de ser pago como founder:
- Você recebe um salário como qualquer funcionário
- Você recebe dinheiro da empresa quando a empresa tem os fundos
- Você é pago por meio de bônus, pagamentos de dividendos ou venda de ações
Às vezes, é uma combinação da primeira e da terceira opções.
Quanto o fundador de uma startup deve receber?
De acordo com a equipe da Kruze, o salário médio de CEO em startups diminuiu ligeiramente de US$150.000 em 2022 para US$148.000 em 2023.
Use esta Calculadora de Salário de CEO de Startups para estimar seu salário como fundador e comunicar as expectativas salariais aos investidores como parte de seu orçamento e plano financeiro. Certifique-se de que você e seus cofundadores tenham discutido como e quanto você será remunerado depois que a empresa levantar fundos e iniciar a folha de pagamento e documente o acordo.
Use um sistema de folha de pagamento global centralizado
Fazer a folha de pagamento manualmente, emitir cheques em papel ou enviar o pagamento por meio de uma carteira digital, como a Venmo, toma um tempo que você não tem. E lidar com a conformidade do pagamento dos funcionários é complexo, pois você precisa seguir as leis federais, estaduais e locais ao pagar os funcionários. Em vez disso, use um sistema de folha de pagamento global centralizado que mantenha todas as informações dos funcionários em um só lugar.
Certifique-se de que você pode integrar novos funcionários facilmente
As primeiras impressões são importantes, e pesquisas indicam que um processo de onboarding sólido melhora a retenção de novos contratados em 82%. A integração de um funcionário exige muito trabalho, portanto, seu sistema deve permitir que você adicione funcionários à sua equipe de forma fácil e rápida.
A contratação de funcionários ou prestadores de serviços em outros países acrescenta camadas adicionais de complexidade ao processo de onboarding, portanto, se você planeja fazer contratações no exterior, certifique-se de que seu software de contabilidade possa lidar com esses novos funcionários.
Classifique profissionais corretamente
Parece simples, mas os novos empregadores geralmente classificam os profissionais de forma errônea, o que pode ter implicações fiscais significativas. Os funcionários são isentos ou não isentos de acordo com as leis federais e estaduais e são funcionários ou prestadores de serviços.
Os funcionários e prestadores de serviços internacionais devem cumprir as leis e normas locais relativas a férias ilimitadas (Paid Time Off ou PTO), salário mínimo, seguro social, seguro de saúde, worker's compensation, períodos de pagamento e muito mais. Se você planeja empregar pessoas em outros países, procure um fornecedor de folha de pagamento para simplificar esse processo.
O software da Deel permite que ela atue como o Employer of Record por meio de entidades legais locais para simplificar o emprego internacional. O funcionário trabalha para a sua startup como os outros membros da equipe, mas a Deel cuida da conformidade, da folha de pagamento e do suporte de recursos humanos.
Não se esqueça dos impostos sobre a folha de pagamento
“Um dos maiores erros que vemos na Kruze é uma empresa iniciante simplesmente assinar um cheque para os funcionários e não descontar os impostos retidos na fonte”, diz a equipe da Kruze.
Se o IRS não tiver recebido seus impostos sobre a folha de pagamento no final do trimestre, você terá um problema significativo com notificações de multas, impostos atrasados, papelada e muito mais. Esta visão geral dos prazos de declaração de impostos para startups C-Corp pode ajudá-lo a manter-se em dia com os impostos federais e estaduais.
Os funcionários internacionais aumentam a complexidade, pois você precisa seguir as leis dos países, governos regionais e cidades onde os funcionários moram. Novamente, um sistema de software de folha de pagamento como a Deel pode ajudar sua empresa a garantir que você não viole essas regras.
Obtenha uma lista de verificação gratuita para que sua folha de pagamento atenda a todos os requisitos legais
Escolha cuidadosamente um cronograma de pagamento
Pequenas empresas com menos funcionários podem pagar os funcionários semanalmente, mas à medida que sua empresa cresce e emprega mais pessoas, isso pode se tornar muito complicado. Você pode escolher semanal, quinzenal, semestral ou mensal, dependendo de suas necessidades.
- Semanal: Os funcionários são pagos em um dia específico da semana, todas as semanas, durante todo o ano
- Quinzenal: Os funcionários são pagos no mesmo dia da semana a cada duas semanas
- Semestralmente: Os funcionários são pagos duas vezes por mês, totalizando 24 pagamentos por ano
- Mensal: Os funcionários são pagos uma vez por mês, geralmente no último dia do mês
Alguns estados têm requisitos específicos de cronograma de pagamento e normas sobre como os funcionários podem ser pagos (como depósitos diretos em contas bancárias, cheques ou folha de pagamento em criptomoedas). Ao definir um cronograma de pagamento, considere as leis aplicáveis, seu tempo disponível e as necessidades dos funcionários. Saiba mais sobre como escolher um cronograma de folha de pagamento.
Execute a folha de pagamento no prazo
O atraso na folha de pagamento pode violar leis federais e estaduais, mas o efeito imediato é sobre o moral e a produtividade dos funcionários.
Uma pesquisa do The Workforce Institute constatou que 24% dos profissionais americanos iniciarão uma nova busca de emprego após um erro de pagamento, e outros 25% disseram que começariam a procurar um novo emprego após dois erros. Sua startup não só perderá funcionários experientes, mas a rotatividade custará dinheiro. Essa é uma área em que um sistema automatizado ajuda.
Não faça pagamentos retroativos na folha de pagamento
“Às vezes, vemos fundadores de startups que não recebem salários até obterem financiamento e depois querem pagar a si mesmos pelos três ou seis meses que passaram arrecadando dinheiro”, diz a equipe da Kruze.
Os cheques de pagamento retroativos geram penalidades tributárias e burocracia para reinscrição de impostos sobre a folha de pagamento. Se você espera que essa situação ocorra, deve negociar um pagamento de bônus em seu contrato que possa ser cobrado quando levantar capital. E, é claro, passe esse pagamento de bônus pela folha de pagamento para contabilizar os impostos corretamente.
Certifique-se de que você pode lidar com créditos fiscais de pesquisa e desenvolvimento (P&D)
De acordo com Kruze, seus clientes economizam milhões todos os anos ao aproveitarem o crédito fiscal de P&D.
Esses clientes precisam ser capazes de lidar com o processo de estudar os formulários fiscais, documentar adequadamente o pedido de pesquisa, enviar as informações da folha de pagamento para o IRS e, idealmente, interromper a retenção imediatamente para obter os benefícios do crédito. Isso é extremamente difícil se você estiver usando um sistema manual.
Reivindicações inadequadas para o crédito fiscal de P&D aparecem regularmente na lista de fraudes fiscais “Dirty Dozen” do IRS, que desencadeia auditorias do IRS. Você deve trabalhar com uma empresa de contabilidade qualificada (Certified Public Accountant – CPA) para essa tarefa e usar um fornecedor especializado para ajustar a folha de pagamento com base nos créditos obtidos.
Revise regularmente a precisão das informações dos funcionários
A inserção de informações corretas sobre os funcionários economizará tempo no processamento da folha de pagamento. E no mundo atual de profissionais remotos, os funcionários muitas vezes podem se mudar e nem sempre mencionam isso.
Se um funcionário mudar de estado ou até mesmo de jurisdição fiscal local, isso pode criar um nexo fiscal, e você precisará cumprir essas exigências fiscais, inclusive possíveis impostos sobre vendas. Revise as informações dos funcionários e os holerites regularmente para garantir a precisão.
Planeje-se para possíveis problemas na folha de pagamento
O Silicon Valley Bank (SVB), com um relacionamento bancário com quase metade de todas as empresas de tecnologia e ciências da vida apoiadas por empreendimentos nos EUA, foi recentemente fechado pelos órgãos reguladores. Milhares de clientes não puderam acessar suas contas, processar a folha de pagamento ou pagar contas. O que você deve fazer se isso acontecer com você?
Transfira os fundos restantes assim que estiverem disponíveis
Entre em contato com o seu banco para saber quais são as opções disponíveis. Talvez seja possível acessar os fundos por meio de outra agência ou do banco online. Caso contrário, pergunte sobre as opções de transferência eletrônica ou serviços de emissão de cheques.
Encontre fontes alternativas de capital
Você pode considerar várias estratégias para levantar dinheiro rapidamente para operações básicas de folha de pagamento, incluindo empréstimos-ponte, rodadas internas, empréstimos de capital e crédito de emergência.
Priorize os pagamentos dos funcionários
Certifique-se de que sua equipe seja bem atendida e possa continuar a trabalhar para manter a empresa em funcionamento. Deixar de pagar os salários em dia é ilegal na maioria dos estados e pode resultar em penalidades, multas, ações judiciais, auditorias, confiscos e penhoras. A falta de pagamento de salários também pode prejudicar sua reputação como empregador e afetar sua capacidade de atrair e reter talentos.
Comunique-se com os funcionários
Mantenha os funcionários informados sobre a situação e forneça atualizações sobre quando eles podem esperar seus pagamentos. Seja transparente sobre as medidas que está tomando para resolver o problema e garanta a eles que está fazendo todo o possível para efetuar o pagamento.
Perguntas frequentes sobre a folha de pagamento de startups
Leia nossas perguntas frequentes para saber mais sobre como os empreendedores devem configurar, gerenciar e processar a folha de pagamento.
Posso fazer eu mesmo a folha de pagamento de pequenas empresas?
Sim, você pode configurar e gerenciar a folha de pagamento de startups por conta própria. Mas mesmo as pequenas empresas nacionais podem ter problemas com a folha de pagamento quando dependem do gerenciamento manual da folha de pagamento.
A folha de pagamento manual aumenta o risco de erro humano, e bastam dois erros para que 49% dos profissionais comecem a procurar um novo emprego. A terceirização da folha de pagamento economiza tempo e dinheiro e garante uma folha de pagamento correta e em conformidade. Se você estiver administrando a folha de pagamento de uma equipe internacional, siga nosso template de folha de pagamento global para entender o escopo das tarefas diárias e as práticas recomendadas.
Como posso iniciar um sistema de folha de pagamento do zero?
Para configurar a folha de pagamento como proprietário de uma pequena empresa do zero nos EUA, você deve:
- Obter um Employer Identification Number (EIN) e um ID comercial
- Registrar-se no Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS)
- Determinar o status de emprego de cada profissional
- Contabilizar os benefícios estatutários dos funcionários e as retenções salariais
- Coletar os formulários W-4 e I-9 do IRS dos funcionários e os formulários W-9 dos prestadores de serviços
- Determinar um cronograma de folha de pagamento
- Deduzir impostos sobre a folha de pagamento
- Documentar o processo da folha de pagamento
Sobre os formulários I-9: Na plataforma Deel, os funcionários podem preencher os formulários I-9 digitalmente e designar um representante para verificar o formulário I-9 fisicamente. Você pode rastrear quem preencheu os formulários I-9 e quem não preencheu, aprovar ou rejeitar envios de I-9 e enviar lembretes automáticos por e-mail e notificações gerais para manter os funcionários informados.
Leia nosso guia de gerenciamento de folha de pagamento de pequenas empresas para obter mais informações.
Qual é o melhor software de folha de pagamento para startups?
O melhor serviço de folha de pagamento para startups é um serviço escalável. Procure um serviço que possa crescer com você, quer você contrate funcionários diretos em tempo integral ou parcial, prestadores de serviços internacionais ou funcionários de EOR.
Embora a Gusto e a Rippling sejam opções comuns, a Deel é uma das primeiras e únicas empresas a unificar pagamentos de prestadores de serviços, serviços de EOR e gerenciamento de folha de pagamento em uma única plataforma.
Ao comparar a Deel vs. concorrentes, nós nos destacamos com mais escalabilidade, cobertura global, automações e experiência. Com a Deel, os clientes têm acesso a 10+ métodos de pagamento, 7+ opções de recebimento para prestadores de serviços, preços previsíveis e segurança abrangente.
Use a Deel para pagar sua equipe em crescimento de forma rápida e em conformidade
O software de folha de pagamento mantém as informações organizadas, simplifica a conformidade tributária nacional e internacional, ajuda a eliminar erros e atrasos e economiza tempo e dinheiro dos fundadores.
Um software de folha de pagamento completo como a Deel posiciona sua startup para o crescimento e o sucesso:
- Cobertura global com entidades em mais de 90 países
- Especialistas internos em folha de pagamento que cuidam da legislação tributária, da conformidade e de outras tarefas demoradas para você
- Folha de pagamento com serviço completo - cuidamos do processo de integração, folgas, benefícios locais, declaração de impostos, desligamento e suporte adicional de RH
- Plataforma intuitiva, baseada na nuvem, com autoatendimento para uma experiência fácil de usar para os funcionários
- Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, com nossa equipe de especialistas
A Deel obteve uma classificação de 4,8/5 na Trustpilot, com mais de 2.400 avaliações. Os clientes citam o excelente suporte ao cliente da nossa equipe, a entrega de fundos extremamente rápida e a plataforma fácil de usar como alguns dos muitos motivos pelos quais eles continuam a confiar na Deel para suas necessidades de folha de pagamento, RH e conformidade.
Saiba mais sobre a solução Global Payroll da Deel ou agende uma demonstração de 30 minutos do produto com um especialista hoje mesmo.
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