Escale como uma startup unicórnio sem sistema de RH

Pela própria natureza do negócio, as startups são um modelo escalável e repetível que cresce em condições de incerteza. Essas empresas buscam resolver problemas de forma inovadora e atingir um grande número de clientes. Mas, para isso, precisam evitar custos elevados enquanto escalam.

Isso significa que muitas startups em expansão deixam para depois a implementação de um RH estruturado.

Para alcançar o nível de uma startup unicórnio, a eficiência operacional é crucial – com ou sem um sistema tradicional de RH. Processos de onboarding, pagamento e compliance podem ser complexos, e otimizar essas tarefas é um passo importante para impulsionar o crescimento ágil da sua empresa.

Confira aqui o que a equipe Deel tem a dizer sobre o assunto. Você pode explorar algumas das melhores práticas para escalar times de startups. Descubra como gerenciar equipes sem ferramentas de RH e garantir uma expansão rápida, sustentável e em conformidade para a sua startup.

O que significa escalar como uma startup unicórnio?

Você sabe o que é uma startup unicórnio? Essa expressão curiosa, que já está na boca de todo empreendedor, foi criada em 2013. A referência à criatura mitológica já dá um indício da raridade e do sucesso excepcional associado a essas empresas.

Startups unicórnio fazem parte de um grupo seleto. Elas recebem esse título quando alcançam uma valorização de mercado superior a US$ 1 bilhão antes mesmo de abrir seu capital nas bolsas de valores (no inglês, Initial Public Offering ou IPO).

Muitas vezes, companhias de tecnologia lideram esses grupos, dominando o cenário da inovação. Empresas como Uber e Airbnb são um ótimo exemplo. Elas se consagraram como startups unicórnio ao apresentar propostas disruptivas que redefiniram setores inteiros ao redor do globo. No Brasil, Nubank, 99 e iFood são casos que ganham destaque.

Todas elas têm algo em comum: são empresas de crescimento rápido, dinâmicas e com orçamento limitado.

Ou seja, as startups unicórnio:

• Escalam receita de forma acelerada, exigindo processos hiper-eficientes
• Pivotam rápido em mercados voláteis (em outras palavras, mudam significativamente o seu modelo de negócios ou produto para atender melhor ao mercado)
• Priorizam um burn rate (ou controle de gastos) enxuto até a próxima rodada de investimentos

Como startups priorizam a agilidade nos negócios, elas precisam recorrer a modelos igualmente ágeis de contratação. Mas conciliar esses elementos pode ser uma tarefa difícil. Startups estão intimamente ligadas a setores dinâmicos como tecnologia e inovação, o que exige estar à frente das principais tendências globais de mercado. E a contratação internacional de talentos é uma delas, sem dúvidas.

Nesse estágio de escalamento rápido, a construção de equipes fortes em empresas jovens é um dos principais desafios. Startups esbarram em questões como:

• Custos – o que fazer quando salários competitivos e benefícios globais pressionam o burn rate?
• Conformidade – como lidar com as diferentes leis trabalhistas para cada país?
• Contratação rápida vs. cultura – diante do influxo massivo de talentos, como construir e manter os valores da empresa?

É nesse cenário que surgem soluções como EOR, freelancers e trabalho remoto. Elas permitem crescer com a rapidez de uma startup unicórnio, mas sem precisar de extensas estruturas corporativas. Além disso, estimulam processos de compliance simplificados, captação de talentos globais e controle de custos em mercados cada vez mais imprevisíveis.

Escalar sem um sistema de RH: conheça os riscos

Para entender como expandir equipes sem sistema de RH adequado como se fosse uma startup unicórnio, conheça primeiro os riscos dessa prática. A Deel lista aqui os mais importantes.

• Processos manuais = mais chance de erros e atrasos
  Métodos manuais são a causa de 51% dos erros em folha de pagamento. Ou seja, fazer contratações e folha com base em planilhas e trocas de e-mails é receita para problemas. Além de atrapalhar o controle, ainda fazem equipes pequenas perderem tempo com retrabalho. Erros de cálculo ou cláusula contratual geram multas, desgaste com colaboradores e impacto negativo na sua marca empregadora.
• Falta de visibilidade sobre dados da equipe e obrigações legais
  Sem um sistema centralizado, informações sobre colaboradores, contratos e exigências legais ficam dispersas. Isso cria desafios para a tomada de decisões estratégicas. Entenda: sem visibilidade, o risco de descumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias ou fiscais também aumenta. Multas e outras penalidades podem se tornar frequentes, principalmente nas contratações internacionais, onde as regras variam.
• Atrasos na integração ou experiências inconsistentes
  Integrações manuais (e-mails, documentos dispersos) costumam ser lentas e pouco padronizadas, além de transmitir falta de organização. O resultado? Insegurança para os novos colaboradores e queda no engajamento e na produtividade iniciais. Automatizar essas tarefas é o caminho das startups unicórnio. Assim você evita frustração de talentos, diminui desistências e afasta vieses inconscientes na hora de contratar. O onboarding digital promove uma experiência igual para todos.
• Dificuldade em coordenar folha, contratos e benefícios
  Sistemas fragmentados entre países viram pesadelos administrativos. Isso acontece quando cada país adota ferramentas e fluxos diferentes, dificultando a gestão e elevando riscos de erros. A consequência desse desalinhamento entre RH, finanças e liderança é a eficiência reduzida na entrega de salários, benefícios e atualizações contratuais. Plataformas como a Deel oferecem uma solução única que integra tudo isso com compliance local.
• Riscos legais por classificação errada ou lacunas na legislação local
  Contratar sem conhecer bem as regras de cada país pode colocar a sua empresa em apuros. A “pejotização fraudulenta” – quando freelancers são tratados como PJ, mesmo atuando como CLT – é recorrente no Brasil. Casos assim podem gerar multas, processos trabalhistas e até proibições para operar.

5 passos para escalar sua equipe sem sistema formal de RH*

Boa parte das equipes de RH em estágio inicial está dando o seu melhor com os recursos que têm disponíveis. Não se desespere: existem formas de escalar times sem software de gestão, só é preciso cuidado. Esses passos são cruciais para alcançar o sonhado patamar de startup unicórnio com rapidez sem sacrificar compliance:

1. Crie processos padronizados para contratar, integrar e pagar
   Ter tudo padronizado evita erros e garante que todos tenham a mesma (boa) experiência ao entrar na empresa. Modelos de contrato, roteiros de entrevista e checklists de onboarding deixam tudo mais rápido e consistente – mesmo sem um RH robusto. Casos como a Cohabs mostram que padronizar processos em um sistema unificado economiza horas de tarefas administrativas e prepara o terreno para futuras startups unicórnio.
2. Use ferramentas simples
   Não precisa investir em sistemas caros logo de início: é possível gerenciar crescimento de equipes sem tecnologia avançada. As planilhas são flexíveis, o Notion centraliza políticas e processos, o Airtable facilita a gestão visual e o Google Forms resolve coletas de informação rapidamente. O segredo é manter tudo atualizado e fácil de achar para quem precisa.
3. Priorize compliance com leis locais (mesmo sem RH estruturado)
   Levar compliance a sério desde o começo evita dores de cabeça mais tarde. É fundamental pesquisar as obrigações de cada país ou estado onde há colaboradores. Isso inclui contratos adequados, registros, impostos e benefícios obrigatórios. Se não tiver expertise interna, consultar especialistas externos pode sair mais barato do que lidar com multas e outras penalidades depois.
4. Foque na clareza e comunicação eficazes
   Em times remotos ou que estão crescendo rapidamente, alinhamento é tudo. Defina funções de forma clara, mantenha documentos acessíveis e crie ciclos de feedback contínuo. Isso reduz ruídos e garante que todos estejam na mesma página, mesmo com mudanças aceleradas.
5. Terceirize de forma estratégica para reduzir custos fixos
   Nem tudo precisa ser feito pelo time interno. Delegar tarefas como folha de pagamento, questões jurídicas ou gestão de contratos para especialistas ajuda a reduzir riscos e manter tudo em dia. Além disso, a equipe fica liberada para focar no que vai impulsionar o crescimento e elevar a empresa ao nível startup unicórnio.

O caminho das startups unicórnio: escale rápido com a Deel

A Plataforma Deel pode ser a solução “tudo-em-um" mais compatível com a sua empresa – e garantir que ela chegue ao patamar startup unicórnio.

Com a Deel, é possível melhorar a produtividade de equipes em crescimento com soluções automatizadas e integradas. Elas permitem:

• Contratar funcionários ou contratados em mais de 150 países sem precisar abrir entidades locais, economizando tempo e recursos
• Automatizar processos-chave como onboarding, contratos, folha de pagamento e compliance, garantindo que tudo seja feito dentro da lei
• Garantir a centralização e proteção dos dados da equipe, mesmo sem um sistema interno de RH
• Integrar profissionais ideais para a sua startup em poucos dias e não semanas, já que a Deel cuida das leis trabalhistas locais, da documentação e do suporte
• Escalar rapidamente e em nível global, sem precisar montar um time de RH completo desde o início

Use o guia da Deel para startups em estágio inicial e descubra qual é a melhor solução para a sua empresa – e como ela pode alcançar o nível startup unicórnio com agilidade e compliance.

Impulsione sua startup ao nível unicórnio com agilidade

Escalar como uma startup unicórnio é totalmente possível mesmo sem um sistema formal de RH. Mas, para isso, você precisa adotar as estratégias e ferramentas certas para manter processos ágeis, consistentes e em conformidade. A Deel simplifica essa jornada. Contratações internacionais, compliance, folha e onboarding são geridos em uma plataforma única desde o primeiro dia. Assim, você evita complexidades, reduz riscos e mantém o foco no que realmente importa: crescer rapidamente, de forma inteligente e sustentável.