Como pagar contratados internacionais com compliance

O mercado brasileiro segue a tendência de empresas internacionais ao aproveitar o potencial do trabalho remoto e da contratação de profissionais de alto desempenho e prestadores de serviços independentes.

Pagar contratados internacionais tornou-se uma estratégia essencial para startups que desejam acessar talentos globais com agilidade e flexibilidade. Seja para expandir para novos mercados ou preencher lacunas técnicas específicas, profissionais independentes permitem que as empresas cresçam rapidamente sem a necessidade de abrir entidades legais em cada país.

Contudo, lidar com esses pagamentos inevitavelmente envolve complexos desafios legais, tributários e operacionais, especialmente no cenário brasileiro, onde estima-se que 1,5 milhão de profissionais já estejam inseridos no modelo de open talent.

Assim, garantir conformidade (compliance) com as leis locais é fundamental para evitar multas e danos à reputação da empresa. Para simplificar esse processo — do onboarding ao pagamento e à documentação — e garantir conformidade global, o Deel Contractor Management é uma solução ideal que oferece uma experiência fluida tanto para a startup como para os contratados.

Contratados: por que pagamentos em conformidade importam

Se você pretende ampliar seu mercado mediante a contratação de talentos independentes, mas não sabe como cumprir requisitos legais ao pagar profissionais internacionais, entenda que isso pode gerar riscos sérios para todas as partes envolvidas.

• Multas e penalidades por erro na classificação do trabalhador

A fim de garantir o cumprimento da legislação trabalhista e fiscal aplicável, é fundamental que o trabalhador seja corretamente classificado como funcionário (empregado) ou contratado (prestador de serviços). Funcionários têm um vínculo empregatício com a empresa que lhes confere uma série de benefícios, como férias remuneradas e 13º salário, e ao qual estão associados impostos e contribuições previdenciárias específicos. O mesmo não se aplica aos contratados, que possuem vínculos fiscais distintos. A classificação incorreta e o não cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas associadas a cada categoria podem levar à responsabilização jurídica da startup e culminar em multas onerosas ou processos judiciais.

• Atrasos/erros que comprometem a confiança e retenção de contratados

Diferentes fatores podem afetar negativamente a relação entre startups e prestadores de serviços, desde a falta de comunicação até pagamentos atrasados ou erros administrativos. Profissionalismo e pontualidade são expectativas naturais em um mercado global competitivo. Implementar sistemas de pagamento automatizados que operam em conformidade reduz falhas e ajuda a estabelecer uma reputação sólida. Erros dessa natureza podem facilmente romper a confiança, culminar em atrasos de projetos e, em última instância, levar à perda de talentos.

• Riscos à reputação ao atuar em novos mercados

Problemas legais decorrentes da atuação em um novo país podem causar prejuízos à imagem da sua startup, dificultando contratações e gerando atrasos no processo de expansão. Ao investir em compliance, a empresa demonstra responsabilidade ética e profissionalismo enquanto dá seus primeiros passos em um novo mercado, transmitindo solidez e credibilidade. Ao optar por soluções como o Deel Contractor Management, startups evitam esses riscos e podem focar no seu crescimento com maior segurança e agilidade.

4 estratégias para pagar contratados globais em conformidade

Para simplificar o compliance internacional e garantir que as atividades da sua startup fluam dentro da legalidade, algumas medidas são importantes:

1. Verifique a classificação do contratado em cada país

É importante ressaltar: erros na categorização de um contratado (prestador de serviços) como funcionário podem repercutir negativamente sobre a sua empresa, gerando penalidades graves. Expandir uma startup para o mercado internacional traz inegáveis vantagens, mas também apresenta desafios: há diferentes leis trabalhistas para cada jurisdição. Problemas podem surgir quando a definição de “prestador de serviços independente” diverge entre o país onde se situa a empresa e o país do contratado.

2. Redija contratos claros

Especificar os resultados esperados, os prazos de pagamento e as cláusulas de conformidade é fundamental. Além disso, contratos de trabalho internacionais devem estabelecer declaradamente qual legislação se aplica à contratação. Ao optar pela mobilidade internacional, é imprescindível que as empresas elaborem acordos consistentes que se adequem aos critérios de compliance trabalhista do país selecionado. Fatores como o escopo do serviço oferecido pelo contratado, compensação, cláusulas de responsabilidade, indenização e confidencialidade, propriedade intelectual e outros devem ser considerados.

3. Calcule corretamente tributos retidos ou obrigações de declaração

Na contratação de prestadores de serviços internacionais, a compreensão das obrigações fiscais específicas que se aplicam em cada país é essencial, tanto para empregadores como trabalhadores. Tratados tributários, requisitos de retenção na fonte e obrigações de declaração são fatores inerentes ao compliance e não podem ser ignorados pelas startups que desejem operar legalmente ao realizar pagamentos internacionais. Plataformas como a Deel automatizam esses cálculos com base na legislação local, reduzindo riscos e garantindo que todos os pagamentos estejam em conformidade com as normas internacionais.

4. Escolha métodos de pagamento internacionais confiáveis

Startups que desejem construir relações de confiança, bem como manter a produtividade e a retenção de profissionais qualificados, têm como obrigação fundamental assegurar a realização de pagamentos no prazo e em moeda local. Atrasos ou taxas inesperadas são práticas que afastam talentos estratégicos e minam a reputação da empresa. Por isso, optar por uma infraestrutura adequada é crucial, o que envolve selecionar provedores de pagamento confiáveis com sistemas de criptografia avançados, que processem moedas múltiplas e facilitem as transferências entre países diversos.

Pagamento de contratados internacionais: o que evitar

Considere essas dicas para administrar pagamentos internacionais eficientes e evite os erros mais recorrentes associados a compliance:

Não trate contratados como funcionários na prática

Um dos erros mais comuns de compliance é categorizar um profissional de forma equivocada — tratando alguém como contratado quando, pelas leis locais, ele deveria ser registrado como funcionário. Cada país tem critérios específicos para definir esse vínculo, e, além de possíveis multas, ignorá-los pode resultar na cobrança retroativa de impostos ou em ações judiciais. É preciso atenção: com o crescimento do trabalho remoto, governos estão intensificando a fiscalização de casos dessa natureza, colocando startups inexperientes em legislações estrangeiras sob a mira de autoridades fiscais e regulatórias.

Não utilize canais de pagamento incompatíveis com as leis locais

Métodos não adequados à legislação aplicável, como transferências diretas sem a devida declaração ou documentação, podem expor startups a riscos legais e financeiros. Optar por alternativas informais que ignoram regulamentações trabalhistas e tributárias significa ficar vulnerável a auditorias, multas e prejuízos à reputação da sua marca. É importante que fundadores e gerentes de folha de pagamento implementem uma infraestrutura de pagamentos que opere com soluções globais compatíveis e rastreáveis, garantindo a transparência e atendendo aos requisitos legais de cada jurisdição.

Não atrase pagamentos devido a processos manuais

Processos manuais, especialmente ao lidar com múltiplos contratados internacionais, geralmente causam atrasos ou inconsistências nos pagamentos. Isso sinaliza desorganização e falta de profissionalismo, o que pode causar danos à relação de confiança entre a startup e os profissionais e, ao fim, levar à perda de talentos. Uma boa estratégia é automatizar esse processo por meio de softwares de pagamentos, que proporcionam visibilidade sobre todas as transações e fomentam um fluxo financeiro organizado e eficiente. Isso facilitará o cumprimento dos prazos e, ao mesmo tempo, fortalecerá a confiança na sua empresa.

Não deixe de armazenar contratos e registros de pagamento

Um dos principais métodos para realizar pagamentos globais sem complicações é guardar registros de todas as transações. Ignorar esse passo pode comprometer futuras auditorias fiscais ou a proteção jurídica da empresa. Armazenar a documentação apropriada é crucial para demonstrar a conformidade com a legislação trabalhista local, por exemplo, comprovando o histórico de pagamentos e servindo como prova contra possíveis alegações de classificação incorreta do trabalhador. Manter um registro organizado ajuda as startups a cumprir obrigações fiscais ou exigências regulatórias em diferentes jurisdições.

Soluções para pagamento eficiente de contratados no exterior

Aqui você confere algumas das práticas recomendadas para pagamentos globais em conformidade:

Automatize o onboarding e a coleta de documentação de compliance

Um processo ágil de onboarding dos profissionais internacionais é fundamental para startups que visam contratações bem-sucedidas. Uma plataforma digital e centralizada é capaz de integrar contratados à equipe de maneira rápida, eficiente e amigável, ao mesmo tempo em que mantém todos os registros acessíveis e disponíveis para auditoria.
Envio e armazenamento de documentação, assinaturas de contratos e outros fatores importantes são automatizados para assegurar conformidade com a legislação local, proteção legal e tranquilidade à medida que as organizações crescem a nível internacional.

Reúna a gestão de contratados e pagamentos em um único sistema

Gerenciar um grande número de contratados implica lidar com tarefas administrativas vultosas, como a manutenção de registros precisos de faturas, documentos de conformidade e dados pessoais, controle de transações e pagamentos, cálculos de tributos e benefícios, e mais. Essa complexidade aumenta com a contratação de prestadores de serviços internacionais, o que envolve diferentes sistemas jurídicos e idiomas. Optar por uma plataforma digital que centraliza e automatiza esses serviços, como o Deel Contractor Management, significa economizar tempo e blindar a sua startup contra erros. Ao eliminar o trabalho manual, é possível focar no fortalecimento da relação com os seus contratados.

Agende pagamentos para garantir consistência e fortalecer a confiança

Agendar pagamentos é crucial para manter um relacionamento consistente e confiável com contratados globais. Remunerações pagas em dia, na moeda local, sinalizam seriedade e respeito, elementos-chave para a retenção de profissionais e colaborações a longo termo. Pagamentos atrasados ou inconsistentes prejudicam a relação de confiança e danificam sua marca empregadora. Escolha uma infraestrutura digital de pagamentos integrada, capaz de processar moedas múltiplas e facilitar transferências internacionais com baixos custos de conversão e minimização de risco de fraude. Essa consistência fortalece parcerias e permite que os contratados se dediquem a entregar os melhores resultados.

Deel Contractor Management simplifica o compliance da sua startup

O Deel Contractor Management agiliza de diferentes formas o processo para pagar trabalhadores internacionais sem erros:

• Gerencia o onboarding e contratos compatíveis com a legislação local, simplificando a coordenação de profissionais internacionais ao consolidar todos os dados – independentemente da localização do contratado – em uma plataforma intuitiva. Ela centraliza todas as tarefas, assim os membros da sua equipe de RH podem atuar com maior eficiência.
• Viabiliza métodos de pagamento internacionais seguros e integrados, oferecendo previsibilidade, rastreabilidade e suporte multimoedas. A plataforma da Deel conecta startups a mais de 150 países, implementando pagamentos automatizados e compatíveis com regulamentações locais, além de eliminar a complexidade de bancos intermediários.
• Integra-se perfeitamente a softwares de contabilidade, ajudando empresas a simplificar seus relatórios financeiros. Isso garante a sincronização de pagamentos e categorização de contratados de forma automática, além de reduzir falhas e aprimorar a transparência das transações.
• Economiza tempo de fundadores, equipes de RH e finanças, permitindo que se concentrem em atrair e reter os melhores talentos globais. A Deel oferece uma plataforma de pagamentos integrada, que assegura transparência, segurança e flexibilidade e otimiza os processos associados ao onboarding e à gestão da força de trabalho. Com isso, proporciona uma experiência ágil e sem erros para startups e contratados.

Contrate em todo o mundo com 100% de conformidade

Pagar contratados internacionais com eficiência e compliance permite que startups construam equipes globais flexíveis e altamente qualificadas, sem expor o negócio a riscos legais. Para escalar com confiança e manter a competitividade em novos mercados, soluções modernas como o Deel Contractor Management vão ajudar fundadores e equipes de RH e finanças a automatizar processos, assegurar conformidade e fortalecer parcerias com talentos ao redor do mundo.

Pague contratados internacionais em conformidade utilizando o Deel Contractor Management. Conheça o Deel Contractor Management ou agende uma demonstração hoje mesmo.