Requisição de pessoal: guia completo para RH

A requisição de pessoal é a primeira etapa essencial do recrutamento, antes da publicação de uma vaga ou da entrevista de um candidato. Quando bem executada, cria as bases para um processo de contratação ágil, alinhado e em conformidade.

Se negligenciada ou mal estruturada, a requisição de pessoal pode se tornar o “gargalo silencioso” que atrasa o crescimento e gera caos nos bastidores.

Por que criar e gerenciar boas requisições de pessoal é tão importante:

• Um processo claro e padronizado mantém as contratações alinhadas ao planejamento de headcount e ao orçamento.
• Requisições bem estruturadas reduzem atrasos, evitam duplicação de cargos e garantem que cada contratação comece com as aprovações corretas.
• As requisições fortalecem a colaboração entre RH, Financeiro e gestores de contratação, ajudando as equipes a avançar com mais rapidez e segurança.

O que é uma requisição de pessoal?

A requisição de pessoal é um pedido interno formal para contratar uma nova posição ou substituir um cargo existente. Geralmente, é iniciada por um gestor de contratação e passa por um processo de aprovação antes do início do recrutamento.

A finalidade da requisição de pessoal

O principal objetivo de uma requisição de pessoal é documentar formalmente o business case e a autorização para uma contratação antes de qualquer atividade de recrutamento. Isso garante que as decisões de contratação estejam alinhadas às prioridades da organização, aos limites orçamentários e às exigências de compliance, reduzindo o risco de contratações desalinhadas ou não autorizadas.

Requisição de pessoal vs. descrição de cargo

A requisição de pessoal é um documento interno que justifica e autoriza uma contratação, incluindo detalhes como orçamento, hierarquia e justificativa para o negócio.

A descrição de cargo, por sua vez, é um perfil interno ou externo que apresenta as responsabilidades, habilidades necessárias e expectativas para candidatos ou colaboradores.

A diferença está no propósito e no público: a requisição serve para aprovar internamente e direcionar recursos, enquanto a descrição comunica o cargo para candidatos e equipes.

Requisição de pessoal vs. anúncio de vaga

A requisição de pessoal não é visível para candidatos e é usada internamente para dar início ao processo de contratação. O anúncio de vaga é a comunicação pública sobre a oportunidade, criada para atrair e engajar candidatos em sites de vagas, páginas de carreiras da empresa ou redes sociais.

Requisição de pessoal vs. planejamento de headcount

O planejamento de headcount é uma ferramenta estratégica de planejamento de força de trabalho em nível macro, que projeta necessidades de pessoal em determinado período e está geralmente ligado a orçamentos e previsões de crescimento do negócio.

Já a requisição de pessoal é tática e específica para um cargo, solicitando a abertura de uma posição dentro desse planejamento mais amplo.

Quais são os principais elementos de uma requisição de pessoal?

Uma requisição de pessoal clara e completa reúne todas as informações essenciais para justificar, aprovar e iniciar o processo de contratação. Ela deve incluir:

1. Cargo: Defina claramente o título da posição, departamento, hierarquia e anexe ou faça referência a uma descrição detalhada do cargo. Isso garante que todos os envolvidos entendam exatamente qual função está sendo solicitada e como ela se encaixa na estrutura organizacional.
2. Justificativa: Apresente um business case conciso explicando por que a vaga é necessária, seja para substituir um colaborador que saiu, apoiar novos projetos ou atender metas de crescimento. Uma justificativa sólida ajuda a conquistar o apoio da liderança e garante alinhamento com as prioridades estratégicas.
3. Orçamento: Detalhe a faixa salarial, benefícios e outros custos relacionados à contratação, incluindo o centro de custo ou fonte de financiamento. Trazer essas informações desde o início facilita a aprovação e evita atrasos.
4. Aprovações: Identifique todos os aprovadores necessários, como o gestor responsável, RH, Financeiro e executivos relevantes. Mapear a cadeia de aprovação desde o início ajuda a agilizar o processo e prevenir gargalos.
5. Detalhes da posição e logística: Informe local de trabalho (presencial, híbrido ou remoto), jornada (integral, parcial, contrato), data de início prevista e classificações trabalhistas aplicáveis (por exemplo, isento/não isento). Isso garante expectativas claras e conformidade com a legislação trabalhista.
6. Instruções de divulgação: Indique se a vaga deve ser publicada internamente, externamente ou em ambos os canais. Incluir essa informação na requisição mantém os recrutadores alinhados quanto à visibilidade e à estratégia de atração de candidatos.

O processo de requisição de pessoal: um framework em 5 etapas

Um processo padronizado de requisição de pessoal garante que toda contratação comece com alinhamento claro, aprovações adequadas e as informações corretas. Veja este framework em cinco etapas:

1. Iniciar: Identifique a necessidade de uma vaga e redija a requisição de pessoal, geralmente feita pelo gestor de contratação. Essa etapa dá início ao processo, registrando a razão principal da contratação e o prazo esperado (ou urgência, quando necessário).
2. Justificar: Relacione a solicitação ao planejamento de força de trabalho, aos objetivos da equipe ou à substituição de um cargo. Um business case sólido ajuda a conquistar apoio das partes interessadas e mantém as contratações alinhadas às metas estratégicas.
3. Definir: Detalhe informações-chave da posição, como título do cargo, departamento, local de trabalho e tipo de contratação (ex.: tempo integral, prestador de serviços, remoto). Clareza evita confusões e garante consistência na publicação da vaga.
4. Revisar e aprovar: Encaminhe a requisição para os aprovadores necessários, como Financeiro, parceiros de RH e liderança. Eles verificam orçamento, compliance e alinhamento estratégico antes do início do recrutamento.
5. Publicar e ativar: Após aprovação, insira a vaga no ATS da organização e divulgue em job boards, redes sociais ou canais internos. Essa etapa final lança o processo de recrutamento e abre a oportunidade para candidatos.

Quem é responsável em cada etapa da requisição

Uma definição clara de responsabilidades em cada etapa da requisição de pessoal evita atrasos, garante prestação de contas e mantém as contratações alinhadas às prioridades do negócio.

Embora cada fase tenha um responsável principal, a colaboração entre áreas assegura que o processo seja ágil e completo.

A tabela a seguir mostra o modelo típico de propriedade para cada etapa do processo de solicitação de vagas:

Desafios comuns quando a requisição de pessoal falha

O processo de requisição pode dar errado quando não há clareza ou padronização.

Aqui estão os desafios mais frequentes enfrentados por profissionais de RH:

• Falta de alinhamento entre equipes: Escopo da vaga, local de trabalho, faixa salarial e outros detalhes podem se perder quando gestores, RH e Financeiro não estão totalmente sincronizados. Isso gera correções sucessivas e um processo lento e frustrante.
• Contratação paralela: Sem um processo padronizado, gestores podem encaminhar vagas direto a recrutadores ou parceiros externos, criando riscos de compliance, desorganização no planejamento de pessoal e dificuldade no controle de orçamento.
• Estouro de orçamento: Se a requisição não estiver vinculada a centros de custo e orçamentos, a empresa pode abrir vagas sem cobertura financeira, resultando em salários acima do planejado ou cortes de outras contratações.
• Má experiência do candidato por desorganização interna: Requisições mal estruturadas podem levar a anúncios inconsistentes, prazos longos de resposta ou mudanças repentinas de requisitos, prejudicando a imagem da empresa.
• Risco de compliance (especialmente em contratações internacionais): Deixar de documentar aprovações e verificações legais pode expor a organização a auditorias, multas e danos reputacionais. Equipes globais precisam de trilhas de auditoria robustas para atender leis trabalhistas e de proteção de dados em diferentes países.

Vejamos dois cenários para ilustrar esses desafios em ação:

Cenário 1: O ponto cego do orçamento

Um gestor de área solicita com urgência a contratação de um engenheiro sênior, e o RH acelera a requisição sem a devida análise da área financeira.

Semanas depois, descobre-se que o salário da função ultrapassa em 15% o orçamento aprovado, forçando a liderança a congelar outra contratação crítica para compensar o excesso.

Esse cenário mostra como ignorar verificações orçamentárias pode comprometer o planejamento de pessoal e gerar decisões difíceis.

Cenário 2: Falha de compliance na contratação internacional

Um gestor regional na Europa cria uma requisição e a publica sem consultar RH e Jurídico.

Meses depois, a empresa sofre sanções regulatórias porque os termos do contrato não estavam em conformidade com a legislação trabalhista local, resultando em multa e danos à reputação.

Esse caso ilustra como ignorar revisões de compliance em contratações internacionais pode expor a organização a sérias consequências legais e financeiras.

Modelo e exemplos de requisição de pessoal

As empresas incluem diversos campos essenciais para criar um formulário completo de requisição de pessoal e garantir clareza para todas as áreas envolvidas desde o início.

O modelo a seguir reúne campos que refletem as melhores práticas para tornar o processo claro, auditável e alinhado às necessidades organizacionais:

Para ilustrar como esse modelo funciona na prática, veja alguns cenários que demonstram sua flexibilidade em diferentes setores, contextos (como nova contratação ou substituição), localizações, tipos de vínculo e necessidades específicas de contratação.

Exemplo 1: Tecnologia — Engenheiro(a) de Software Sênior (nova contratação)

Este exemplo mostra como o modelo se aplica a uma nova posição no setor de tecnologia:

Exemplo 2: Saúde — Coordenador(a) de Ensaios Clínicos (substituição)

Este exemplo mostra como o modelo funciona para reposição de vaga no setor de saúde:

Considerações especiais em requisições de pessoal para equipes globais e remotas

Ao contratar além-fronteiras, a requisição de pessoal exige camadas adicionais de clareza e compliance para garantir aprovações seguras e práticas consistentes em todo o mundo.

Pontos-chave:

• Compliance local: cada país possui leis próprias. A requisição deve indicar se a vaga será preenchida por contrato direto, prestador de serviços ou via Employer of Record (EOR), evitando riscos de classificação incorreta.
• Aprovações orçamentárias específicas por região: custos salariais e encargos variam por localidade; por isso, é essencial incluir orçamentos aprovados regionalmente.
• Alinhamento de arquiteturas de cargos: títulos, níveis e faixas salariais devem ser padronizados globalmente para garantir justiça e transparência, sem ignorar realidades locais.
• Fluxos para contratações remotas: equipes remote-first precisam de fluxos que considerem aprovadores em diferentes fusos horários e ferramentas digitais para manter a eficiência.
• Privacidade e segurança de dados: compartilhar dados pessoais e salariais em contratações internacionais exige conformidade com normas como GDPR, CCPA e legislações locais.

Como integrar requisições de pessoal ao seu stack de tecnologia de RH

Integrar requisições de pessoal à stack de tecnologia de RH garante processos de contratação escaláveis, eficientes, padronizados e em conformidade.

Eis cinco formas de fazer isso:

1. Vincular ao planejamento de headcount: conecte requisições a sistemas de planejamento de força de trabalho ou financeiros. Assim, cada vaga solicitada se alinha ao headcount, orçamento e estratégias de crescimento aprovados.
2. Sincronizar com o ATS para criação de vagas: após aprovadas, as requisições podem gerar automaticamente novas vagas no ATS, reduzindo retrabalho e acelerando publicações.
3. Automatizar fluxos de aprovação e criar trilhas de auditoria: elimina gargalos e registra claramente quem aprovou cada etapa. Essencial para indústrias reguladas e equipes globais.
4. Integrar ao SIRH para acompanhar o ciclo de vida do trabalhador: garante transição fluida do pré-contrato ao onboarding e além, com relatórios precisos sobre headcount, tempo de preenchimento e custos de pessoal.
5. Usar dashboards de análise e relatórios: centralize dados de requisições para monitorar tendências como velocidade de contratação, gargalos de aprovação e uso do orçamento.

Com a plataforma global de RH da Deel, você pode fazer tudo isso e muito mais: integrar solicitações de forma integrada ao planejamento da força de trabalho, agilizar aprovações e garantir a conformidade em todas as etapas.

Simplifique as requisições globais com a Deel

A Deel reúne tudo o que sua empresa precisa para gerenciar requisições de pessoal em escala global, sem depender de planilhas, ferramentas desconectadas ou ciclos intermináveis de aprovação.

Com o Deel Workforce Planning, você pode:

• Construir arquiteturas de cargos como base: Conecte requisições a faixas de remuneração, planos de carreira e planejamento de força de trabalho.
• Agilizar fluxos de requisição e aprovação: Automatize encaminhamentos, colete documentação e defina gatilhos de aprovação.
• Definir limites orçamentários por país: Acesse benchmarks salariais integrados para evitar estouros de orçamento.
• Visualizar vagas aprovadas instantaneamente: Veja novas posições refletidas diretamente no organograma da empresa.
• Integrar ao ATS: Envie requisições aprovadas para o sistema de rastreamento de candidatos sem duplicar dados.
• Obter visibilidade de ponta a ponta do headcount: Acompanhe vagas ativas e planejadas em um único dashboard.
• Planejar cenários e medir resultados: Simule contratações em novos mercados e compare previsões com custos e posições efetivamente preenchidas.

O Deel HR unifica requisições, planejamento de força de trabalho, gestão de remuneração, talentos e compliance em uma única plataforma. Isso permite que RH, Financeiro e liderança avancem mais rápido, com alinhamento e inteligência nas contratações.

Agende uma demonstração e descubra como a Deel pode simplificar a contratação internacional e otimizar seu processo de requisição de pessoal.