Mit einem Employer of Record in Spanien einstellen (2025)

Spanien eröffnet Zugang zu hochqualifizierten Fachkräften und fungiert als Tor zum EU-Markt. Der Aufbau einer eigenen Niederlassung erfordert jedoch komplexe Unternehmensgründungen, Handelsregistereinträge sowie die Abwicklung von Steuer- und Sozialabgaben. Diese Hürden können den Einstellungsprozess verzögern und Ressourcen binden, noch bevor die erste Einstellung erfolgt.

Ein Employer of Record (EOR) fungiert als rechtliche arbeitgebende Stelle in Spanien und übernimmt Lohnabrechnung, Steuern, Sozialabgaben sowie die Einhaltung des spanischen Arbeitsrechts. Dadurch entfällt die Gründung einer eigenen Einheit und der Fokus kann auf der Gewinnung von Top-Talenten liegen. Dank der globalen Reichweite über 150 Länder und transparenter Preisgestaltung sind Kosten klar planbar – mit Compliance in Echtzeit.

Was ist ein Employer of Record in Spanien?

Ein Employer of Record (EOR) in Spanien ist ein Unternehmen, das Mitarbeiter:innen über seine eigene spanische Einheit einstellt. Dadurch entfällt der aufwendige und teure Gründungsprozess einer Niederlassung, und neue Teammitglieder können schnell und rechtskonform an Bord geholt werden. Der EOR erstellt Arbeitsverträge, führt Lohnsteuern und Sozialabgaben ab und übernimmt alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen gemäß spanischem Arbeitsrecht.

Die Steuerung des Arbeitsalltags, die Aufgabenverteilung und das Performance-Management bleiben weiterhin im eigenen Unternehmen, während der EOR als rechtliche Arbeitgeberinstanz sicherstellt, dass alle Vorschriften zu Arbeitszeiten, Krankheitsregelungen und Mitarbeiterleistungen eingehalten werden.

Die EOR-Services von Deel in Spanien laufen über eine vollständig im eigenen Besitz befindliche spanische Einheit. Über die Plattform lassen sich Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Steuern und Benefits automatisieren – nicht nur in Spanien, sondern in über 150 Ländern. Dank Echtzeit-Benachrichtigungen des Deel Compliance Hubs bleibt jedes Unternehmen bei gesetzlichen Änderungen handlungsfähig und profitiert von allen Vorteilen des Arbeitens in Spanien – ganz ohne eigenen Niederlassungsaufbau.

Top-Gründe für den Einsatz eines EOR in Spanien

Die Expansion nach Spanien mit einem Employer of Record beschleunigt den Markteintritt und reduziert gleichzeitig Kosten und rechtliche Risiken. So lassen sich zeitaufwendige Unternehmensgründungen vermeiden und die komplexen Vorschriften des spanischen Arbeitsrechts müssen nicht eigenständig erlernt werden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Schneller Markteintritt: Mitarbeiter:innen können innerhalb weniger Tage eingestellt werden – ohne langwierige Registrierungsprozesse
• Risikominimierung: Rechtliche Risiken wie Lohnsteuerprüfungen, Abfindungsansprüche oder Strafen bei Falschklassifizierung werden auf den EOR übertragen
• Transparente Kosten: Einheitliche Gebühren decken Löhne, Sozialabgaben und Benefits ab – ohne versteckte Aufschläge
• Globale Skalierbarkeit: Nutzung der Infrastruktur in über 150 Ländern zur Vereinheitlichung aller HR-Prozesse
• Sichere Compliance: Stets rechtskonform bleiben – von Arbeitsverträgen über Krankheitsregelungen bis hin zu Feiertagen

So stellen Sie in Spanien Schritt für Schritt ein

Mit dieser 8-Schritte-Checkliste gelingt es, Talente in Spanien schnell und rechtssicher über einen Employer of Record einzustellen.

1. EOR mit eigener spanischer Niederlassung wählen

Ein EOR mit 100 % eigener spanischer Tochtergesellschaft gewährleistet direkte Compliance mit lokalen Behörden und reduziert rechtliche Risiken. Die eigene juristische Einheit des EOR übernimmt Sozialversicherungsanmeldungen, Steuerabgaben und die Einhaltung des Arbeitsrechts.

Tipp: Überprüfen Sie die Eigentumsverhältnisse im Handelsregister, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.

2. Demo buchen und Referenzen prüfen

Vereinbaren Sie eine Demo, um die Plattform des EOR in Aktion zu sehen, und fordern Sie Fallstudien von Unternehmen an, die bereits in Spanien einstellen. Bewertungen auf Plattformen wie G2 oder Trustpilot geben zusätzliche Sicherheit.

Tipp: Lassen Sie sich Referenzen aus Ihrer Branche geben, um Payroll-Genauigkeit und Compliance zu bestätigen.

3. Transparentes EOR-Angebot einholen

Fordern Sie ein detailliertes Angebot an, das Bruttogehalt, Sozialversicherungsbeiträge, 14 Monatsgehälter und die Pauschalgebühr des EOR aufschlüsselt. So lassen sich unerwartete Zusatzkosten vermeiden.

Tipp: Nutzen Sie Angebotsrechner, um verschiedene Optionen direkt zu vergleichen.

4. 12–24-Monats-Hiring-Plan einreichen

Teilen Sie Ihre Personalplanung, damit der EOR Gehalts- und Compliance-Anforderungen präzise planen kann. Mit klaren Forecasts lassen sich Kostenprognosen erstellen und Engpässe vermeiden.

Tipp: Aktualisieren Sie Ihren Plan vierteljährlich, um Änderungen zeitnah abzubilden.

5. Arbeitsvertrag aufsetzen

Erstellen Sie über die Plattform rechtskonforme Arbeitsverträge mit bis zu sechs Monaten Probezeit, 14 Gehaltszahlungen und allen gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen. Der Vertrag wird lokalisiert, geprüft und sicher gespeichert.

Tipp: Individualisieren Sie Benefits, um sie an Ihre Unternehmenskultur anzupassen.

6. Arbeitsberechtigung prüfen

Laden Sie die Unterlagen der Kandidat:innen – Reisepass, NIE oder EU-Ausweis – hoch, damit der EOR die rechtlichen Voraussetzungen validieren kann.

Tipp: Kombinieren Sie Background-Checks direkt mit dem Onboarding-Prozess.

7. Onboarding-Workflow starten

Das Onboarding wird automatisch an das spanische Arbeitsrecht angepasst. Neue Mitarbeiter:innen können Dokumente hochladen, Gehaltsdaten ergänzen und Arbeitsverträge digital signieren.

Tipp: Erinnerungen für Fristen zur Anmeldung von Zusatzleistungen automatisieren.

8. Laufende Compliance sicherstellen

Der EOR übernimmt monatliche Steuererklärungen, Sozialversicherungsanmeldungen und unterstützt bei Audits. Änderungen bei Kündigungsregeln, Abfindungen oder Schwellenwerten werden über Echtzeit-Benachrichtigungen angezeigt.

Tipp: Planen Sie regelmäßige Compliance-Checks mit Ihrer Ansprechperson beim EOR ein.

Compliance-Aufgaben eines Employer of Record in Spanien

Ein Employer of Record übernimmt in Spanien zentrale Compliance-Aufgaben, die 2025 besonders wichtig sind:

Was kostet ein Employer of Record in Spanien?

Die Arbeitgeberkosten in Spanien decken Sozialversicherung, Gesundheitsversorgung und Rentenbeiträge ab. Zusätzlich fallen 14 Gehaltszahlungen sowie gesetzliche Leistungen wie 30 Urlaubstage pro Jahr an. Mit einem Employer of Record werden diese Arbeitgeberkosten zuzüglich einer transparenten Servicegebühr fällig.

Ein EOR-Modell sorgt für volle Kostenkontrolle: Statt versteckter Gebühren zahlen Unternehmen eine feste monatliche Pauschale pro Mitarbeiter:in. Darin enthalten sind Bruttogehälter, gesetzliche Sozialabgaben, Lohnsteuern, rechtskonforme Arbeitsverträge und die Einhaltung sämtlicher lokaler Vorschriften.

Welche EOR-Lösung in Spanien passt zu Ihrem Unternehmen?

Bei der Auswahl eines Employer-of-Record-Partners in Spanien sollten Unternehmen auf folgende Kriterien achten:

1. Eigene spanische Niederlassung

Ein vollständig im Besitz befindliches lokales Unternehmen eliminiert rechtliche Unsicherheiten und bietet direkte Compliance mit den spanischen Behörden.

2. Expertise in Compliance

Achten Sie auf Echtzeit-Monitoring, regelmäßige Updates zu arbeitsrechtlichen Änderungen und Unterstützung bei Audits. Der Compliance Monitor von Deel informiert sofort über Gesetzesänderungen, sodass keine Steuererklärung oder Sozialversicherungsfrist versäumt wird.

3. Umfangreiche Plattform mit globaler Reichweit

Ein guter Anbieter sollte mehr als nur Payroll abdecken. Die Plattform von Deel bietet zusätzlich Funktionen wie Vertragsmanagement, Verwaltung von Freelancer:innen, Visa- und Arbeitserlaubnis-Services über Deel Mobility, globale Gehaltsabrechnungen in über 150 Ländern sowie Benefit-Pakete über Deel Engage – alles aus einer Hand, flexibel skalierbar für Ihr Wachstum.

Warum ein Employer of Record in Spanien eine starke Wahl ist

Ein EOR mit lokaler Expertise und globaler Reichweite erleichtert es, Mitarbeiter:innen in Spanien rechtssicher und schnell einzustellen.

• Vollständig im Besitz befindliche spanische Einheit für direkte regulatorische Compliance
• Abdeckung aller Arbeitgeberkosten, einschließlich Sozialabgaben und Gehaltszahlungen
• Hohe Kundenzufriedenheit und starke Marktposition laut G2-Rankings
• Unterstützung bei Einstellungen in über 150 Ländern
• Automatisierte Vertragsvorlagen inklusive Probezeit und Benefits gemäß spanischem Arbeitsrecht
• Echtzeit-Alerts zu Änderungen im Arbeits- und Steuerrecht
• Monatliche Abwicklung aller Steuer- und Sozialabgaben
• Transparente, monatliche Festpreise ohne versteckte Gebühren
• Schutz geistigen Eigentums und DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• Beschleunigung des Einstellungsprozesses von Monaten auf wenige Tage

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Mitarbeiter:innen in Spanien sicher einstellen

Mitarbeiter:innen in Spanien einzustellen, muss kein monatelanges Projekt sein. Mit einem Employer of Record sind Einstellungen in wenigen Tagen möglich – ohne die Kosten und den Aufwand einer eigenen Niederlassung. So beschleunigen Unternehmen ihr Wachstum in einem der wichtigsten europäischen Märkte.

Das transparente Preismodell sorgt dafür, dass alle Kosten – von Gehalt und Sozialabgaben bis hin zu Benefits und Compliance – in einer klaren monatlichen Gebühr enthalten sind. Keine versteckten Kosten, keine Überraschungen – einfach Planungssicherheit. Jetzt eine 30-minütige Demo buchen und erfahren, wie schnell und rechtskonform sich in Spanien und über 150 weiteren Ländern Mitarbeiter:innen einstellen lassen.