Wie Das AH&MRC Durch Die Zusammenarbeit Mit Deel 312 Stunden Pro Jahr Einsparte

Der Aboriginal Health and Medical Research Council (AH&MRC), eine gemeinnützige Organisation, ist eine Interessenvertretung für 47 Aboriginal Community Controlled Health Services (ACCHOs) in New South Wales.

Der AH&MRC stellt den ACCHOs eine gut ausgestattete, hochqualifizierte Belegschaft zur Verfügung und unterstützt die ACCHOs dabei, qualitativ hochwertige und umfangreiche primäre Gesundheitsversorgung für Aboriginal‑Gemeinschaften bereitzustellen.

Vor 2023 führte die AH&MRC ihre Gehaltsabrechnung manuell durch. Charlie Coyle, Direktor für Finanzen und Unternehmensservices und Unternehmenssekretär bei AH&MRC, erklärt: „Wir haben sie [Gehaltsabrechnung] intern durchgeführt und Excel-Tabellen verwendet, in denen das Personal Anwesenheit und geleistete Arbeitsstunden erfasste.“ Diese Methode brachte drei große Herausforderungen mit sich.

Erstens war es schwierig, die Genauigkeit der Aufzeichnungen sicherzustellen. „Als gemeinnützige Organisation sind wir auf Fördermittel angewiesen“, sagt Coyle. Die Organisation benötigte belastbare Nachweise für die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeitenden, daher waren diese Daten entscheidend.

Zweitens war die Einhaltung von Compliance kompliziert. Mit insgesamt 79 Mitarbeitenden über drei Förderprogramme – dem Bildungsprogramm, dem Förderprogramm für Gesundheitsfachkräfte und dem Programm für Aboriginal Community Controlled Health Services – war es eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die Organisation zu 100 % compliant blieb.

Schließlich war der Prozess zeitaufwändig und arbeitsintensiv für die einzige Person, die sich um die Gehaltsabrechnung kümmerte. „Wenn eine Person die gesamte Gehaltsabrechnung neben allem anderen erledigt, besteht das Risiko, Fehler zu machen“, sagt Coyle. Es war an der Zeit, eine schlankere Lösung zu finden.

Um diese Herausforderungen zu überwinden, hat das AH&MRC seine Lohn- und Gehaltsabrechnung an PayGroup by Deel ausgelagert. Die Mitarbeitenden erfassen nun ihre Anwesenheit digital, was die Genauigkeit und Transparenz erhöht und reichlich Nachweise für Förderanträge liefert.

Die Plattform von PayGroup by Deel wertet tarifliche Vorgaben automatisch aus, sodass Unsicherheiten in Bezug auf Compliance entfallen. „Es gibt die Gewissheit, dass wir zu 100 % compliant sind – sowohl in Bezug auf Salary Packaging als auch auf Steuern und Meldungen am Ende des Geschäftsjahres“, sagt Coyle. „Wenn sich eine Vorgabe ändert, können wir sie direkt per Link hochladen.“

Gleichzeitig haben das digitalisierte Onboarding und die digitale Spesenverwaltung der Organisation wertvolle Zeit gespart. „Das ist fantastisch“, sagt Coyle. „Jede einzelne Mitarbeitende richtet sich selbst ein, und wir müssen nur noch den Partner, für den sie arbeiten, und den entsprechenden Tarif-/Award-Satz eingeben.“

Coyle hebt außerdem den Kundenservice von PayGroup by Deel als zusätzlichen Vorteil hervor. „Die Kommunikation ist hervorragend“, sagt Coyle. „Wenn man zum Hörer greift, spricht man tatsächlich mit jemandem – wenn Sie Anforderungen oder Herausforderungen haben, reagieren sie sofort.“

Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung nun bei PayGroup by Deel liegt, ist das AH&MRC-Team völlig sicher, dass seine Unterlagen korrekt sind und seine rechtlichen sowie finanziellen Verpflichtungen erfüllt werden.

Außerdem wurden Stunden und Stunden wertvoller Zeit eingespart. „[PayGroup by Deel] erledigt die ganze harte Arbeit, sodass meine Sachbearbeiterin jetzt nur noch die Abrechnung prüfen und bestätigen muss“, sagt Coyle. Das hat ihrem Team sechs Stunden pro Woche eingespart, die für Aufgaben in anderen wichtigen Geschäftsbereichen genutzt werden können. „Wir müssen uns nicht mehr so sehr um die Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmern“, sagt Coyle.