How The AH&MRC saved 312 hours a year partnering with Deel

Der Aboriginal Health and Medical Research Council (AH&MRC), eine gemeinnützige Organisation, setzt sich für 47 Aboriginal Community Controlled Health Services (ACCHOs) in ganz New South Wales ein.

Das AH&MRC stellt den ACCHOs gut ausgestattete, hochqualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung und unterstützt die ACCHOs bei der Bereitstellung einer hochwertigen und umfassenden medizinischen Grundversorgung für die Aborigine-Gemeinden.

Vor 2023 führte das AH&MRC seine Gehaltsabrechnung manuell durch. Charlie Coyle, Leiter der Finanz- und Unternehmensdienstleistungen und Unternehmenssekretär bei AH&MRC, erklärt: „Wir haben die Gehaltsabrechnung intern durchgeführt und dabei Excel-Tabellen verwendet, in denen die Mitarbeitenden ihre Anwesenheit und Arbeitszeiten erfasst haben.“ Diese Methode brachte drei wesentliche Herausforderungen mit sich.

Zuerst war es schwierig, die Genauigkeit der Dokumentation sicherzustellen. „Als gemeinnützige Organisation sind wir auf Zuschüsse angewiesen“, betont Coyle Die Organisation benötigte eindeutige Nachweise für die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeitenden, daher waren diese Daten von entscheidender Bedeutung.

Zweitens war es kompliziert, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Mit insgesamt 79 Mitarbeitern in drei Zuschüssen – dem Education Award, dem Health Professional Award und dem Aboriginal Community Controlled Health Services Award – war es eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die Organisation die Vorschriften zu 100 % einhält.

Schließlich war der Prozess für den Einzellohnbuchhalter des AH&MRC zeit- und arbeitsintensiv. "Wenn eine Person die gesamte Gehaltsabrechnung macht, besteht die Gefahr, dass sie Fehler macht", sagt Coyle. Es war an der Zeit, eine schlanke Lösung zu finden.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat das AH&MRC seine Gehaltsabrechnung an PayGroup by Deel ausgelagert. Die Mitarbeiter erfassen jetzt ihre Anwesenheit bei der Arbeit digital, was die Genauigkeit und Transparenz erhöht und viele Nachweise für die Beantragung von Fördermitteln liefert.

Die Plattform von PayGroup by Deel interpretiert Auszeichnungen automatisch und beseitigt so Unsicherheiten bei der Einhaltung von Vorschriften. „So können wir sicher sein, dass wir zu 100 % konform sind – sowohl in Bezug auf Gehaltspakete als auch auf Steuern und Berichterstattung am Ende des Geschäftsjahres“, berichtet Coyle. „Bei Änderungen an einer Auszeichnung können wir diese direkt über einen Link hochladen.“

Das digitalisierte Onboarding und Spesenmanagement sparte der Organisation wertvolle Zeit. "Es ist fantastisch", sagt Coyle. "Jeder einzelne Mitarbeiter stellt sich selbst ein, und wir müssen nur noch den Partner, für den er arbeitet, und seinen Prämiensatz eingeben."

Coyle also calls out PayGroup by Deel’s customer service as an added bonus. “Communication is excellent,” says Coyle. "When you pick up the phone, you actually speak to someone—if you have any requirements or challenges, they’re great at getting back to you straight away.”

Da die Gehaltsabrechnung nun von PayGroup by Deel vorgenommen wird, kann sich das Team von AH&MRC vollkommen darauf verlassen, dass die Unterlagen korrekt sind und die rechtlichen und finanziellen Anforderungen erfüllt werden.

Plus, hours and hours of precious time have been saved. “[PayGroup by Deel] does all the hard work, so all my clerk has to do now is review and confirm the payroll,” says Coyle. This has saved their staff six hours a week, which can be spent on tasks in other important areas of business. “We don’t have to think about the payroll too much anymore,” says Coyle.