How Barings scaled global payroll and fueled growth with Deel and Workday

Barings, ein globales Finanzdienstleistungsunternehmen, das in zahlreichen Ländern tätig ist, hatte mit einem zersplitterten und ineffizienten Gehaltsabrechnungssystem zu kämpfen. Das Unternehmen war auf mehrere Dienstleister angewiesen — CloudPay in Europa und Vistra im Asien‑Pazifik‑Raum — wobei die Prozesse in APAC nahezu vollständig manuell abliefen.

Diese Zersplitterung führte zu erheblichen operativen und strategischen Hürden:

• Manuelle Arbeitsbelastung: Die Gehaltsabrechnung in APAC basierte stark auf Excel‑Tabellen, was das Risiko von Inkonsistenzen erhöhte und die Teams erheblich belastete. In Europa erforderten Änderungen an ausgehenden Daten ebenfalls manuelle Eingriffe, was die Abläufe zusätzlich belastete.
• Compliance‑Aspekte: Geringe Automatisierung erhöhte das Fehlerrisiko und erschwerte die Einhaltung von Compliance‑Vorgaben in mehreren Rechtsgebieten.
• Keine klare Kostenübersicht: Ohne ein einheitliches System, das die tatsächlichen Gehaltsdaten zurück in Workday speist, konnte Barings die wahren Beschäftigungskosten nicht analysieren. Während das Grundgehalt sichtbar war, blieben andere Komponenten wie Rentenleistungen, Zusatzleistungen und gesetzliche Abgaben in den Regionen weniger transparent.

"In APAC war alles manuell—buchstäblich auf Excel‑Tabellen. Es war inkonsistent und brachte uns Compliance‑Risiken. Wir konnten keine echte Kostenanalyse durchführen, was unsere Diskussionen zur Standortstrategie extrem erschwerte." —Heather Ashley, Direktorin für HR‑Technologie, Barings

Um die verbleibenden Herausforderungen zu lösen, benötigte Barings einen Partner für die globale Gehaltsabrechnung, der nicht nur Anbieter ersetzen würde, sondern sich tief in sein Kern‑HR‑System: Workday, integrieren konnte. Ziel war es, Drittanbieter zu konsolidieren und einen nahtlosen, automatisierten Informationsfluss zu schaffen.

Barings wählte Deel wegen der speziell entwickelten Integration mit Workday — konzipiert, um die Plattformfunktionen zu erweitern und die globale Gehaltsabrechnung zu vereinheitlichen. Die Entscheidung beruhte auf zentralen Stärken der Partnerschaft:

• Eine zertifizierte Integration: Deels Status als zertifizierter Workday‑Partner war entscheidend. Die moderne Plattform und vorkonfigurierte Integrationen garantierten eine zuverlässige, zukunftssichere Verbindung.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Durch die Zentralisierung der globalen Gehaltsabrechnung bei einem zertifizierten Partner konnte Barings sicherstellen, dass konsistente, hochwertige Daten in Workday zurückflossen und so das Risiko von Fehlern durch mehrere, inkonsistente Anbieter eliminiert wurde.
• Durchgehende Datenübersicht: Die Stärke der Lösung liegt im bidirektionalen Datenfluss. Mitarbeitendendaten aus Workday werden nahtlos in Deel übernommen und dort verarbeitet. Nach jedem Gehaltslauf werden wichtige Daten — tatsächliche Kosten, Steuern und Abzüge — direkt an Workday zurückgespielt. Dadurch entsteht innerhalb des bereits genutzten Systems eine einheitliche Sicht auf die gesamte globale Belegschaft.

"Wir benötigten einen Partner mit starker Technologie und der Stabilität, unsere globale Komplexität zu bewältigen. Deels Fähigkeit, Support zu zentralisieren und sich nahtlos in die neueste Workday‑Technik zu integrieren, machte sie zur klaren Wahl." — Heather Ashley, Direktorin für HR‑Technologie, Barings

Mit Deel verwandelt Barings die Gehaltsabrechnung von einer isolierten Funktion in eine strategische Datenschicht. Sobald die europäischen Rechtseinheiten live gingen, war die Wirkung deutlich spürbar. Die tatsächlichen Abrechnungsdaten aus jedem EU-Land fließen nun direkt in Workday und liefern Schlüsselbeteiligten wie dem globalen CHRO Echtzeitdaten.

Diese neue Transparenz treibt bereits zwei Unternehmensinitiativen voran: eine formelle Analyse der Gesamtkosten der Beschäftigung und die Abstimmung der Sozialleistungskosten mit Rechnungen — eine Detailkontrolle, die zuvor nicht erreichbar war.

Diese Daten bilden das Fundament des funktionsübergreifenden Teams für Standortstrategie des Unternehmens. Diese Gruppe, die zuvor gezwungen war, Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen zu treffen, kann nun die tatsächlichen Kosten für Einstellungen in verschiedenen Ländern analysieren. Während Barings die Inbetriebnahme seiner APAC-Rechtseinheiten zum Jahresende vorbereitet, erwartet das Unternehmen weitere Vorteile:

• Eine nahtlose Benutzeroberfläche für Mitarbeitende in der APAC-Region, um über Workday auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare zuzugreifen.
• Zentrale Datenerfassung über Workday APD Self-Service für Mitarbeitende, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre eigenen Lohndaten einzugeben, und die Abhängigkeit von manuellen Tabellen reduziert.