Wie Cohabs Die Zentralisierte Gehaltsabrechnung In 7 Ländern Mit Deel Ermöglichte

Cohabs definiert urbanes Leben neu durch Co‑Living‑Räume, die lebendige Gemeinschaften fördern. Von Anfang an war ihre Vision global, und sie setzten sie schnell um, indem sie in sechs europäischen Ländern und in den USA expandierten.

Hinter den Kulissen war die Verwaltung von HR und Gehaltsabrechnung in sieben Ländern alles andere als reibungslos. Als Akésia Doubrere als erste und einzige Personalverantwortliche von Cohabs anfing, übernahm sie ein Flickwerk-System. Jeder City Manager hatte seine eigene Methode, die Gehaltsabrechnung durchzuführen.

In Kernmärkten wie Belgien und Frankreich setzte Cohabs auf lokale Dienstleister. In anderen Ländern wurde die Gehaltsabrechnung von Buchhaltern oder über gemeinsame Tabellenkalkulationen abgewickelt. Es gab kein zentrales System, keine Aufsicht und kein Vertrauen in die Compliance.

Mit 130 Mitarbeitenden in neun Städten war die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze entscheidend — und zunehmend komplex. Akésia wusste, dass sie drei Dinge brauchte:

• Lokale HR- und Gehaltsabrechnungsexpertise in jedem Land
• Zentrale Kontrolle über die Gehaltsabrechnung
• Globale Transparenz in HR‑Abläufen

Sie kannte sich gut mit belgischen, französischen und UK‑Vorschriften aus, hatte aber keine tiefgehende Expertise zu den Regelungen in Spanien, Italien und den USA. In jedem Land eine lokale Expertin oder einen lokalen Experten einzustellen war nicht realistisch — und hätte zudem nicht das Bedürfnis nach globaler Aufsicht und Standardisierung gelöst.

“Das Ziel war nicht nur, Tools für HR und Gehaltsabrechnung zu finden, sondern einen Partner, dem wir vertrauen können, der Compliance übernimmt und uns auf Kurs hält. Deel war die richtige Wahl.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

Nach der Bewertung von vier Plattformen hob sich Deel ab. Mit seiner internen Gehaltsabrechnungsinfrastruktur, weltweiten Compliance‑Abdeckung und dem intuitiven HRIS bot Deel genau das, was Cohabs brauchte: eine Plattform, um sieben fragmentierte Systeme zu ersetzen.

Innerhalb von vier Monaten implementierte Cohabs erfolgreich Deel Payroll in fünf Ländern; Frankreich und die USA folgten kurz darauf.

“Alle haben mir gesagt, ich sei verrückt, sieben Gehaltsabrechnungen in weniger als sechs Monaten umzustellen, zumal ich allein im HR bin – aber Deel hat es möglich gemacht.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

Indem Cohabs seine HR‑Fähigkeiten ausbaute, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, spart Deel Cohabs schätzungsweise 960 Stunden Verwaltungsarbeit pro Monat. Laut Akésia wird die Zeit für die Gehaltsabrechnung bis Ende 2025 halbiert, sodass sie sich auf strategische Projekte konzentrieren kann.

Deel brachte Struktur und Transparenz in ein zuvor fragmentiertes System. Mit Echtzeit‑Übersicht, Automatisierung und proaktiven Compliance‑Warnungen ist Akésia nicht mehr auf Tabellenkalkulationen oder Vermutungen angewiesen.

“Dank Deel habe ich endlich Transparenz über jedes Land. Wir sind compliant, das Reporting ist zentralisiert, und ich kann mich auf die Menschen konzentrieren statt sieben Tabellen hinterherzulaufen.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

City Manager sind nicht länger mit der Gehaltsabrechnung belastet, die Finanzabteilung hat bessere Kostenkontrolle, und Mitarbeitende erhalten genaue Gehaltsabrechnungen sowie intuitive Funktionen. Die Urlaubsverwaltung erwies sich als besonders wertvoll und ersetzte eine umständliche gemeinsame Excel‑Datei.

“Dank Deel wissen Mitarbeitende endlich, wie viel Urlaub ihnen zusteht, und können in wenigen Klicks frei nehmen. Das ist ein großer Unterschied.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

Deel hält Cohabs außerdem bei Compliance‑Änderungen einen Schritt voraus, indem beispielsweise eine Regulierungsänderung in Luxemburg automatisch gekennzeichnet und angewendet wird.

“Ich bin kein Experte für die Gesetze jedes einzelnen Landes. Deel’s Knowledge Hub und menschliche Berater helfen uns, ohne Rätselraten compliant zu bleiben.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

Expansion in die USA mit Deel PEO

Als Cohabs in den US‑Markt vordrang, wurde die bundesstaatliche Compliance zunehmend komplex. Deel's PEO gab ihnen eine zentrale Struktur, um Compliance sicherzustellen und Klassifizierungsfehler zu vermeiden, ohne ein US‑HR‑Team von Grund auf aufzubauen.

“Der größte Unterschied zwischen Europa und den USA sind die Leistungen. PEO hilft uns, diese Lücke zu schließen und unserem US‑Team das zu geben, was es verdient.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

Sie betonte auch die kulturelle Bedeutung der Leistungsparität. Viele von Cohabs’ US‑Angestellten sind französisch, und die Erwartungen an Gesundheitsversorgung, bezahlten Urlaub und Schutzmaßnahmen waren vor PEO deutlich unterschiedlich.

“Ich möchte, dass unsere französischen Mitarbeitenden in den USA das gleiche Leistungsniveau haben, das sie von zu Hause erwarten würden. PEO macht das möglich.” — Akésia Doubrere, HR‑Managerin, Cohabs

Durch den Wechsel zu Deel's PEO stellte Cohabs sicher, dass jede Neueinstellung den Anforderungen ihres Bundesstaats entspricht, korrekt eingestuft ist und Anspruch auf wettbewerbsfähige Leistungen hat — alles ohne den Aufbau einer separaten HR‑Funktion in den USA.