How Family Care incorporated a compliant payroll system in three months with Deel

Family Care ist eine gemeinnützige Organisation, die Familien-, Pflege- und Unterstützungsdienste für Menschen mit Behinderungen anbietet und ein registrierter Anbieter des National Disability Insurance Scheme (NDIS) ist. Family Care hat seinen Sitz in Shepparton in der Region Victoria und betreut die umliegenden Bezirke.

Im März 2023 erhielt Family Care die Mitteilung, dass der damals genutzte Gehaltsabrechnungsdienst in nur drei Monaten eingestellt würde – eine große Herausforderung für jede Organisation.

„Es war entscheidend, dass wir schnell ein neues Gehaltsabrechnungssystem mit einem qualitativ hochwertigen Anbieter finden“, sagt Heather Hall, Direktorin für Geschäftsdienste bei Family Care.

Gleichzeitig musste die Organisation auf eine neue HR-Plattform umstellen. Gesucht wurde ein integriertes System für Gehaltsabrechnung und HR – nicht zwei eigenständige Systeme, die nicht miteinander kommunizieren.

Angesichts des Umfangs und der Dringlichkeit der Herausforderung entschied sich Family Care, PayGroup by Deel zu beauftragen. Die Organisationen trafen sich am 1. April 2023. Innerhalb von 30 Tagen hatte PayGroup by Deel einen Testlauf einsatzbereit.

„Die einfachere Antwort für sie wäre gewesen: ‚Das ist zu schwer; der Zeitrahmen ist zu kurz‘, aber PayGroup ging weit darüber hinaus, um den Wechsel zu ermöglichen und das Onboarding innerhalb eines zwei‑monatigen Zeitfensters umzusetzen“, sagt Hall.

Beeindruckend war für Family Care nicht nur die Geschwindigkeit von PayGroup, sondern auch die Planung, der Service und die Zuverlässigkeit. PayGroup entwickelte einen Plan zur Umsetzung des Wechsels und lieferte termingerecht ab. Sie stellten eine/n dedizierte/n Projektmanager/in, der/die mit unserer Projektmanagerin zusammenarbeitete. Gemeinsam arbeiteten sie, bis alles richtig eingerichtet und startbereit war.

„Selbst seit dem Go‑Live war PayGroup sehr reaktionsschnell bei der Lösung etwaiger Probleme und dabei, das System für uns zum Laufen zu bringen.“

Innerhalb von drei Monaten hatte PayGroup by Deel die Gehaltsabrechnung von Family Care vollständig in Betrieb – mit Compliance im Vordergrund.

“Es besteht kein Zweifel an der Integrität und Genauigkeit der Daten oder der Berichterstattung,” sagt Hall. “Wir haben keinen Zweifel, dass wir unseren Anforderungen an Superannuation, Berichterstattung, PAYG und Ähnlichem entsprechen.”

Das neue Gehaltsabrechnungssystem ist einfach zu bedienen, sodass der Übergang für die Mitarbeitenden recht reibungslos verlief. “Es ist für die Mitarbeitenden einfach, Stundenzettel und Urlaubsanträge einzureichen, und für Vorgesetzte einfach, diese zu genehmigen.”

Da das Onboarding nun abgeschlossen ist, arbeitet PayGroup by Deel mit Family Care zusammen, um die Gehaltsabrechnung an die genauen Bedürfnisse der Organisation anzupassen.