Cómo armar un presupuesto de reclutamiento [+ ejemplos]

Sin un presupuesto de reclutamiento, es muy difícil anticipar los recursos necesarios para cubrir vacantes de forma eficiente y alineada con los objetivos de la empresa. Si tu empresa está creciendo o atravesando un momento clave y necesitas incorporar talento, probablemente ya tengas claro qué perfiles buscar, qué canales usar y quién puede liderar las entrevistas. Pero si no tienes claridad sobre los costos… Es justo allí donde comienzan los problemas: demoras en aprobaciones, recortes imprevistos o contrataciones mal planificadas que afectan los resultados.

Si te identificas con esta situación o quieres evitarla, estás en el lugar indicado. En esta guía, te explicamos cómo armar tu presupuesto paso a paso, con ejemplos, desglose de costos y una simulación realista para que lo adaptes a tu organización.

Presupuesto de reclutamiento: ¿Por qué tu equipo de HR debe tener uno?

El reclutamiento de personal es una de las funciones más estratégicas del área de Recursos Humanos ya que implica la atracción, selección y contratación de talento para cubrir vacantes que impulsan el crecimiento y los resultados del negocio. Sin embargo, muchas veces se subestima la planificación financiera que este proceso requiere.

Piensa el presupuesto como el mapa de ruta de un viaje: sin él, es fácil desviarse, malgastar recursos o simplemente no llegar a destino a tiempo. Por lo tanto, el hecho de tener un presupuesto de reclutamiento claro y bien estructurado no solo te permitirá organizar los recursos disponibles, sino tomar decisiones más rápidas y acertadas en cada etapa del proceso.

Después de todo, desde el análisis de vacantes y perfiles, hasta la atracción y gestión de candidatos, cada acción de reclutamiento tiene un costo (aunque muchas veces no sea tan evidente). Si logras prever los costos, tu equipo de HR podrá:

• Justificar mejor las inversiones ante dirección o finanzas.
• Comparar canales de reclutamiento y herramientas según su eficiencia.
• Anticipar momentos clave del negocio con contrataciones planificadas.
• Evitar gastos innecesarios o mal distribuidos.
• Mejorar la experiencia del candidato y la imagen de marca empleadora.

¿Qué incluye un presupuesto de reclutamiento y selección de personal?

Al pensar y estructurar un presupuesto de reclutamiento y selección de personal, no solo tienes que sumar costos. También debes entender qué elementos forman parte de ese proceso, cómo se comportan en el tiempo (si son fijos o variables), quién los gestiona (interno o externo) y qué herramientas hacen falta para ejecutarlos de forma eficiente. Descubre los tres principales:

Costos de reclutamiento fijos y variables

Los costos fijos son aquellos que se mantienen estables a largo plazo, mientras que los costos variables cambian de un momento a otro (dependen de la cantidad de procesos abiertos, vacantes activas o campañas de atracción que pongas en marcha). Por ejemplo, un costo fijo puede ser la licencia anual de una plataforma de reclutamiento o el salario que se ofrece. En cambio, un costo variable sería la inversión en anuncios de empleo en distintas bolsas de empleo online.

Gastos internos vs externos

Dentro del presupuesto de reclutamiento tienes que distinguir entre lo que “se gestiona con recursos propios” (o sea, costos internos) y lo que delegas como “servicios contratados a terceros” (considerado como costos externos). Esta diferenciación permite entender el origen del gasto y evaluar la eficiencia operativa de tu equipo de HR.

Supongamos que tienes un equipo de recruiters in-house, sus salarios y herramientas de trabajo se contabilizan como gastos internos. En cambio, si contratas una firma de headhunting o pagas una suscripción a una plataforma de test psicotécnicos, eso se considera un gasto externo.

Si quieres conocer en qué otros aspectos puedes reducir costos en tu área, échale un vistazo a nuestro otro blog de consejos sobre costos de RR.HH. y cómo ahorrar hasta 60% en costos de contratación.

Plataformas, herramientas y equipo

Toda estrategia de reclutamiento necesita apoyarse en un stack tecnológico que facilite cuestiones como la publicación de ofertas de empleo, la gestión de candidatos y la comunicación con el equipo interno sobre esas candidaturas. Hay herramientas de este tipo que pueden ser gratuitas, de pago mensual o licencias anuales, y deben formar parte de tu presupuesto.

Por ejemplo, podrías contar con un Applicant Tracking System (ATS), integraciones con portales de empleo, herramientas de entrevistas online y software de evaluación técnica. Lo mismo si utilizas una herramienta de verificaciones de antecedentes para comprobar la experiencia laboral, debes incluir su costo.

Asimismo, si utilizas soluciones como Deel Employer Of Record para contratar empleados o Deel Contractor para contratar freelancers a nivel mundial asegurando el cumplimiento legal en cada caso, también debes contemplarlos.

Usa Deel HR para planificar con anticipación mediante el modelado de escenarios

¿Te gustaría hacer un seguimiento del impacto presupuesto que podría tener las modificaciones que hagas en tu plantilla de personal según los objetivos de crecimiento? Puedes hacer esto y prever los costos (incluyendo salarios, sustituciones y expansión) directamente con Deel Workforce Planning, incluido en Deel HR.

Ejemplo de presupuesto de reclutamiento y selección de personal

A continuación, te mostramos un ejemplo simplificado de cómo podrías organizar un presupuesto mensual de reclutamiento. Contempla la la contratación de 3 perfiles de nivel intermedio, gestionados internamente por tu equipo:

Ejemplos y simulación para una contratación puntual o masiva

“Todos los procesos de reclutamiento cuestan lo mismo”, ¡error! No es lo mismo sumar un talento a un equipo ya consolidado que lanzar una campaña para contratar 10 o 20 talentos nuevos de forma urgente. Aquí entran en juego factores como el volumen, el tipo de perfil y los tiempos. Estos aspectos (y otros cuantos más) cambian por completo la lógica y el costo total de tu presupuesto de reclutamiento.

Para que puedas dimensionarlo mejor, te mostramos cómo varían los recursos necesarios según el tipo de contratación. Verás dos simulaciones: una puntual y otra masiva, para que puedas comparar los elementos clave, anticipar inversiones y evitar sorpresas al final del día.

Errores comunes al armar un presupuesto de reclutamiento

Es muy fácil cometer errores al armar un presupuesto de reclutamiento, especialmente si es la primera vez que te enfrentas a este desafío. Ahora bien, estos desaciertos no solo generan desajustes financieros, sino que también afectan la eficiencia del proceso y la experiencia del candidato (o sea, influyen negativamente en todos los sentidos). Conoce los más frecuentes y cómo evitarlos:

1# Error: No contemplar todos los costos ocultos

Un error común es calcular únicamente los gastos más “visibles” como las publicaciones en portales de empleo o los honorarios de agencias de reclutamiento. Sin embargo, como hemos visto, hay muchos costos indirectos que entran en juego (como el tiempo del equipo interno, las horas destinadas a entrevistas o las herramientas de evaluación y contratación).

Cómo evitarlo: haz una revisión completa de todas las etapas del proceso e identifica qué recursos humanos y tecnológicos están involucrados en cada una. Usa una plantilla detallada que incluya costos directos e indirectos, fijos y variables. La que te hemos compartido te facilitará bastante la tarea.

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2# Error: No diferenciar entre contrataciones puntuales y masivas

Si haces un presupuesto genérico (para contrataciones puntuales y masivas), perderás precisión con facilidad. ¿Por qué? Sencillo, las contrataciones masivas requieren estrategias diferentes (como campañas de employer branding o automatización de filtros), y su impacto financiero es mayor.

Cómo evitarlo: lo que puedes hacer es diseñar dos versiones de presupuesto. Una versión puedes enfocarla en búsquedas individuales y otra solo en procesos más amplios. Esto te permitirá escalar según la necesidad y presentar escenarios más realistas al CFO o Dirección.

3# Error: Subestimar el valor del tiempo del equipo interno

Otro error frecuente es olvidar el tiempo que dedican los miembros del equipo de HR a redactar descripciones de puestos de trabajo, entrevistar, hacer seguimiento y coordinar tareas. Ese tiempo tiene un costo y afecta otras prioridades.

Cómo evitarlo: Asigna un valor estimado por hora al trabajo de cada rol involucrado en el proceso y multiplícalo por el tiempo invertido en cada etapa. Esto te dará una visión más realista del costo total.

Agiliza el proceso de selección y contratación de talento con la ayuda de Deel

Con Deel Talent Sourcing, es más fácil encontrar a los mejores candidatos listos para contratar. Nuestra red global de socios de reclutamiento se especializa en la búsqueda de talento en múltiples industrias y geografías para ayudarte a encontrar el talento adecuado.

Asimismo, puedes controlar los costos sin sorpresas para que estos hagan un buen match con tu presupuesto. ¿Cómo funciona? Fija los honorarios de la agencia por adelantado para mantener los costos de contratación predecibles y dentro del presupuesto. Como si fuera poco, también nos aseguramos de que cumplas con las leyes laborales locales (desde la clasificación de trabajadores hasta el cumplimiento legal de nuevas contrataciones). ¡Sí, tienes todo cubierto con Deel!

Cómo optimizar tu presupuesto sin perder calidad en el proceso

El secreto para optimizar tu presupuesto sin perder calidad en el camino es revisar los procesos, priorizar acciones de mayor impacto y apoyarse en herramientas, datos y metodologías que aumenten el retorno de inversión. Pero, ¿cómo hacerlo? Veamos:

• Implementa estrategias de inbound recruiting: permiten atraer a los candidatos correctos sin necesidad de grandes inversiones publicitarias. Combinado con una buena presencia digital y marca empleadora, puede ser una excelente alternativa para mantener constante el flujo de postulantes calificados.
• Aprovecha el talento interno: aplica un plan de reclutamiento interno, antes de buscar talento fuera de tu empresa. Esto no solo ayuda a reducir costos en sourcing y onboarding, sino que fortalece la motivación, el compromiso y el desarrollo profesional de su equipo actual. ¿Cómo puedes hacerlo más rápido y eficientemente? Deel Engage incluye el plugin Referrals que puedes usar para contratar más rápidamente con un programa de recompensas por referidos, directamente desde Slack.
• Usa canales de reclutamiento más efectivos: optar por estrategias como el social recruitment o el reclutamiento digital puede ayudarte a segmentar mejor tu búsqueda y medir resultados en tiempo real.
• Selecciona talento con prácticas recomendadas: puedes implementar herramientas como el método STAR o procesos como el currículum ciego. Ambos te permitirán centrarte en competencias reales y evitar sesgos. Esto no solo mejora la calidad de la contratación, sino que puede reducir errores costosos derivados de elecciones poco objetivas.
• Opta por estrategias de poco presupuesto: organiza los procesos y la gestión de tu equipo sin incurrir en gastos innecesarios. En este caso, puedes consultar esta guía sobre cómo gestionar un equipo remoto sin presupuesto (incluye ejemplos concretos de cómo hacerlo durante y después del reclutamiento).

A propósito, si tienes dudas sobre cómo contratar colaboradores a nivel global y retener una fuerza laboral sin fronteras, no puedes perderte esta guía para construir equipos globales con todo lo que debes saber para hacerlo con éxito. Incluye ejemplos de requisitos de contratación regionales y una historia de éxito de contratación global que te inspirará.

Checklist: ¿Tu presupuesto está listo para presentar al CFO?

Esta checklist te ayudará a validar si tu planificación está realmente lista para que la presentes:

Contrata, paga y gestiona talento global con cumplimiento garantizado

¿Listo para profesionalizar tu estrategia de reclutamiento y gestión de talento? Deel es la plataforma todo en uno que ayuda a miles de empresas a crecer a nivel global con máxima eficiencia y sin preocuparse por el cumplimiento legal. Desde el onboarding hasta la gestión de nómina, contratos y offboarding, puedes centralizar todos los procesos de RR.HH. en un solo lugar.

Ya sea que busques incorporar nuevos talentos en otros países, automatizar tu nómina internacional o gestionar beneficios de forma local y remota, Deel te brinda las herramientas necesarias para escalar. ¡Solicita una demostración hoy mismo!