Implementa la gestión del rendimiento continua en 9 pasos

Los sistemas de gestión del rendimiento continua usan retroalimentación regular para impulsar mejoras constantes en el desarrollo de los empleados. A diferencia de las evaluaciones anuales tradicionales, que se enfocan en el pasado, este enfoque continuo mira hacia el futuro. Nuestra guía de nueve pasos muestra a profesionales de recursos humanos y gerentes cómo implementar un sistema eficaz de gestión del rendimiento continua. Desde la planificación inicial hasta el lanzamiento y más allá, nuestro enfoque sistemático asegura que todos tus empleados tengan un alto rendimiento.

Paso 1: evalúa tu sistema actual de gestión del rendimiento

Empieza usando tu proceso de gestión del rendimiento actual como referencia para tu nuevo sistema. Haz un análisis completo de tus procesos actuales para determinar si quieres integrar algunos elementos en tu nuevo enfoque de gestión del rendimiento continua. Deberás considerar:

• Fortalezas y debilidades de tu sistema actual: por ejemplo, quizás tengas un proceso sólido de evaluación del rendimiento pero tengas dificultades con la consistencia al establecer metas y dar retroalimentación
• Puntuaciones de satisfacción de empleados y gerentes: podrías recopilar datos relacionados con tus ciclos de rendimiento o buscar tendencias de satisfacción cerca de fechas clave, como la semana previa y posterior a tus reuniones de rendimiento
• Puntuaciones de mejora de habilidades y rendimiento: revisa si tu enfoque actual apoya adecuadamente el desarrollo de tus empleados. ¿Tus conversaciones y próximos pasos les permiten desarrollar e impulsar su rendimiento de forma continua?

Con base en tu evaluación, puedes combinar aspectos de tu sistema actual en tu nuevo enfoque.

Paso 2: planificación inicial y establecimiento de metas

Pasar de un modelo anual a uno de gestión del rendimiento continua es arriesgado. ¿Qué pasa si tu nuevo enfoque toma demasiado tiempo o no logra los resultados esperados? Evita estos problemas creando una estrategia de transición meticulosa que te dé una ruta clara hacia el éxito.

Define el plazo de tu implementación

Empieza decidiendo qué tan pronto quieres implementar tu nuevo sistema de gestión del rendimiento. Tu respuesta puede depender de:

• Cuánto tiempo puedes dedicar a la transición: considera otras iniciativas y si se superpondrán con este cambio a gran escala
• Tu enfoque: por ejemplo, integrar tu nuevo método con tu modelo actual de evaluaciones puede tomar menos tiempo que optar por un reemplazo completo
• El tamaño de tu organización: esto influye en la cantidad de capacitación que necesitas dar a los gerentes
• Si cuentas con el compromiso de las partes interesadas: para asegurar apoyo, trata de involucrar desde temprano a los líderes sénior, equipos de RRHH, gerentes y empleados

Define los objetivos de tu nuevo sistema

Establecer objetivos medibles para tu nuevo sistema de gestión del rendimiento da propósito y dirección a tu equipo. Estos podrían ser:

• Basados en proyectos: se alinean con los objetivos estratégicos y las necesidades del negocio
• Basados en comportamiento: se enfocan en los valores de tu empresa, como fomentar una cultura de creatividad e innovación
• Basados en desarrollo: aseguran que el sistema apoye el desarrollo y la participación continua de los empleados

Paso 3: diseña el marco de gestión del rendimiento continua

Al considerar los detalles de tu modelo de gestión del rendimiento continua, ten en cuenta tu postura sobre las siguientes partes de su composición:

Establecimiento de metas

Decide quién será responsable de este proceso, lo cual probablemente esté influenciado por el tamaño de tu empresa.

Por ejemplo, la dirección ejecutiva de una empresa pequeña puede querer involucrarse de manera activa. En cambio, una empresa grande puede delegar esta tarea a líderes de departamento o de equipo.

Una vez asignada la responsabilidad, elige tu marco de establecimiento de metas y la frecuencia con la que revisarás tus metas y medirás el progreso hacia ellas.

Frecuencia de retroalimentación

Elige con qué regularidad puedes tener conversaciones de rendimiento para que tu enfoque continuo sea eficaz. Muchas empresas optan por chequeos semanales o quincenales, pero considera tus propios calendarios para asegurarte de que sea viable.

Datos de rendimiento

Decide cómo medirás el rendimiento de los empleados. ¿Trabajarán hacia metas grandes, marcando micro-metas e hitos en el camino? ¿Recopilarás retroalimentación de múltiples fuentes, como compañeros, gerentes, subordinados directos y autoevaluaciones?

Considera el valor y volumen de datos de rendimiento que necesitas, equilibrados con el compromiso de recursos para obtenerlos y analizarlos.

Métodos de recolección de datos

Selecciona las herramientas que usarás para automatizar tus ciclos de gestión del rendimiento. El software será esencial, a menos que seas una startup o microempresa.

Decide si necesitas invertir en una nueva plataforma para facilitar esto o si tu SIRH o software de gestión de personas actual tiene funciones que puedes activar.

Evaluación del rendimiento de los gerentes

Los gerentes forman una parte clave de tu cultura de gestión del rendimiento continua. Ellos influyen en el crecimiento y desarrollo de sus colaboradores, pero también se benefician de recibir retroalimentación regular sobre sus estilos de liderazgo.

Decide cómo incorporarás la evaluación de los gerentes en tu nuevo modelo de gestión del rendimiento.

Otra opción es recopilar retroalimentación ascendente regular de los subordinados directos como indicador del rendimiento gerencial.

Decisiones basadas en datos

Una vez que tengas una gran cantidad de datos de rendimiento, decide cómo usarlos para apoyar tu toma de decisiones estratégicas. Muchas organizaciones utilizan esta información en decisiones de compensación y promociones, incluidos bonos y aumentos de pago.

Si esta es la dirección correcta para tu empresa, pregúntate:

• ¿Con qué frecuencia se llevarán a cabo revisiones de compensación?
• ¿Cuántas promociones esperas hacer cada año?
• ¿Cuáles son los puntos de referencia para promociones y aumentos de compensación?
• ¿Ofrecerás aumentos por mérito?

Paso 4: desarrolla un plan de implementación detallado

Crear un plan de implementación detallado dependerá de si lo integras con tu sistema de gestión del rendimiento existente o si haces la transición a un proceso completamente nuevo. Aquí te mostramos cómo prepararte para cada caso:

Integración híbrida con tus evaluaciones tradicionales

Si combinas tu método previo de gestión del rendimiento con un enfoque continuo, aquí tienes algunos consejos:

• Prepárate para la transición organizando talleres para educar a gerentes y empleados sobre tu nuevo enfoque
• Explica la lógica detrás del nuevo sistema, tus objetivos y cómo los beneficiará en sus roles
• Ofrece capacitación adaptada según el rol de cada empleado. Los gerentes pueden preferir apoyo de coaching o mentoría, mientras que los empleados pueden beneficiarse de técnicas de autoevaluación
• Crea grupos piloto dentro de departamentos o equipos para probar tu nuevo proceso antes de implementarlo en toda la empresa
• Comienza integrando mecanismos de retroalimentación continua con las evaluaciones anuales existentes. Por ejemplo, implementa chequeos trimestrales y sesiones de retroalimentación mensuales

Las empresas que prefieren combinar la gestión del rendimiento tradicional con retroalimentación más frecuente pueden continuar con este método, midiendo su éxito frente a las metas que estableciste en el paso dos.

Transición completa a retroalimentación continua

Supongamos que prefieres eliminar las evaluaciones anuales por completo. En ese caso, puedes usar el método anterior durante 1-2 ciclos de revisión antes de reemplazarlas totalmente con un sistema integral de retroalimentación con chequeos incorporados.

En cualquiera de los casos:

Crea un cronograma

Divide la implementación en fases, luego establece hitos específicos para cada una a fin de dar seguimiento al progreso y ajustar cuando sea necesario. Por ejemplo:

• Planificación: 3 meses
• Pruebas piloto: 3 meses
• Implementación completa: 6 meses

Asigna responsabilidades

Una implementación exitosa depende de que todos entiendan su rol en el proceso. Define claramente los roles y responsabilidades de RRHH, gerentes y empleados en el nuevo sistema:

• Aclara las expectativas para que los gerentes hagan chequeos regulares y conversaciones de rendimiento con sus subordinados directos
• Establece pautas y mejores prácticas para que los empleados sigan, como cómo dar y recibir retroalimentación de manera efectiva
• Destaca que el rol de recursos humanos incluye la implementación y el apoyo y ajuste constante del proceso de gestión del rendimiento
• Comunica la importancia del desarrollo y la mejora continua mediante retroalimentación constante
• Identifica y capacita a líderes de gestión del cambio dentro de la organización para apoyar y defender el nuevo sistema

Paso 5: capacita a gerentes y empleados

Brindar educación a tu gente sobre cómo adaptarse a la nueva estrategia de gestión del rendimiento generalmente cae en dos categorías: capacitación inicial vs. capacitación continua. Aquí te mostramos cómo funciona cada una:

Programas de capacitación completos

La inversión inicial en un programa de capacitación proporciona a tu gente todo lo que necesita para entender y usar el nuevo sistema. Asegúrate de que tu programa incluya:

• Contenido para gerentes, como cómo dar retroalimentación constructiva, maximizar el valor de los chequeos regulares y establecer metas SMART
• Contenido para empleados, como cómo recibir y actuar con la retroalimentación, hacer autoevaluaciones y participar activamente en sus propias conversaciones de rendimiento

Aprendizaje y apoyo continuo

Con lo básico ya cubierto, el aprendizaje continuo podría incluir los siguientes tipos de capacitación para reforzar lo aprendido y abordar desafíos en curso:

• Talleres
• Módulos de eLearning
• Canales de preguntas frecuentes

Paso 6: prueba piloto y retroalimentación de la gestión de rendimiento

La fase piloto es una oportunidad importante para identificar cualquier problema o desafío y resolverlo antes de implementar tu enfoque a un grupo más amplio. Sigue estos pasos para aprovechar al máximo tu prueba piloto:

• Selecciona grupos piloto: elige un grupo diverso de departamentos o equipos para probar el nuevo sistema; por ejemplo, podrías elegir ventas y legal en lugar de ventas y marketing, que pueden estar más alineados
• Decide la duración del piloto: si el tiempo lo permite, ejecuta el piloto durante al menos tres meses para recopilar suficientes datos y retroalimentación
• Recopila datos: usa encuestas y entrevistas individuales para obtener retroalimentación de los participantes piloto. Además de recopilar métricas relevantes para comprobar que estás en camino de alcanzar tus objetivos, también deberías obtener retroalimentación para entender si el compromiso de tus gerentes y empleados en tu nuevo modelo es alto
• Analiza la retroalimentación: de acuerdo con tus objetivos, haz los ajustes necesarios al sistema antes del lanzamiento completo

Paso 7: implementación completa y comunicación

Antes de dar “inicio” a tu nuevo modelo de evaluación de desempeño, elabora un plan de comunicación detallado para anunciar la implementación y explicar todos los beneficios de la gestión del rendimiento continua. Hazlo de la siguiente manera:

Prioriza a tu gente

Anticipa sus preguntas y desafíos, y asegúrate de dar respuestas para mantenerlos alineados, informados y comprometidos durante todo el proceso de implementación y más allá, una vez que compartan retroalimentación en tiempo real. Ofrece pautas claras y recursos, como manuales de usuario, para ayudar a los empleados a navegar por el nuevo sistema.

Organiza eventos de lanzamiento

Genera entusiasmo en torno a tu nuevo sistema promoviéndolo en reuniones generales, seminarios web y sesiones de preguntas frecuentes para educar a los empleados y responder preguntas.

Apóyate en herramientas de comunicación interna

Usa boletines semanales, canales de Slack o la intranet de tu empresa para compartir actualizaciones, destacar logros y reforzar la importancia de la retroalimentación continua.

Establece canales de comunicación abiertos

Brinda un punto de contacto claro, como una persona, un equipo o incluso una dirección de correo electrónico, para que tu gente pueda comunicarse, y asegúrate de que las respuestas de soporte sean oportunas y útiles.

Sé transparente

Si aún no tienes todas las respuestas pero estás trabajando en mejorar tu sistema de gestión del rendimiento, sé honesto sobre tus desafíos y planes. Alinear tu implementación estrechamente con la cultura y los valores centrales de tu empresa generará confianza y fomentará el compromiso.

Paso 8: plan para la mejora continua

Entregar y analizar retroalimentación es solo el inicio de tu nuevo enfoque de evaluaciones de desempeño. Cierra el ciclo del proceso creando planes accionables para el crecimiento de los empleados.

Cada persona que reciba retroalimentación de refuerzo o correctiva en reuniones de seguimiento o evaluaciones formales debería saber cómo usarla para mejorar de manera continua su desempeño y habilidades.

Paso 9: monitoreo y mejora continua de la evaluación de desempeño

Como cualquier otra iniciativa importante de RR.HH, una estrategia de gestión del rendimiento no debería quedar establecida de forma permanente. Las evaluaciones regulares del proceso aseguran que tus empleados sigan creciendo, adquiriendo nuevas habilidades y alcanzando sus metas profesionales. Para entender cómo avanza tu estrategia:

• Realiza auditorías regulares: por ejemplo, podrías comprometerte a revisiones trimestrales de tu sistema de gestión del rendimiento para medir el progreso frente a tus OKR e identificar áreas de mejora
• Mantén bucles de retroalimentación abiertos: recopila retroalimentación regular de empleados y gerentes para refinar continuamente el sistema
• Usa tecnología para seguir el progreso: el software de RRHH con capacidades integradas de reportes y analítica ofrece información sobre tu proceso de gestión del rendimiento, lo que te permite detectar tendencias y hacer los ajustes necesarios

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Deel Engage es una suite impulsada por IA que optimiza el seguimiento, la evaluación de desempeño y la gestión del rendimiento de los empleados desde una sola plataforma. Estas son las funciones que lo hacen posible:

• Retroalimentación continua y check-ins: nuestro complemento de Slack añade estructura a tus reuniones uno a uno semanales, lo que te permite compartir agendas, mantener el enfoque y colaborar en los puntos principales de discusión
• Evaluaciones de desempeño personalizadas: ayuda a que tu gente alcance su máximo potencial al brindar un espacio central para retroalimentación, marcos de carrera y OKR
• Integración y automatización sin fricciones: Deel se conecta con otras apps clave en tu stack tecnológico, incluidas Google Workspace, Microsoft Teams y muchas más, para que los datos cruciales de desarrollo fluyan sin problemas de una plataforma a otra
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