5 errores en la nómina para evitar (si quieres crecer)

Luego de ver de cerca la gestión del pago de nómina en cientos de empresas en Latam y el mundo, junto a nuestro equipo Deel hemos identificado los errores más comunes que limitan la operación y el crecimiento. Y, en algunos casos, aumentan el riesgo de incumplimiento legal y multas. Por consiguiente, tanto el rendimiento en cuanto a eficiencia operativa como el compliance pueden resultar gravemente afectados por situaciones como el uso de soluciones fragmentadas de la nómina o tener aliados que no tienen plataformas propias. Asimismo, en líneas generales, todo este escenario suele traducirse en costos innecesarios y obstaculizar la capacidad de la empresa para adaptarse a medida que crece, limitando su potencial de expansión y desarrollo sostenible a largo plazo. Por eso, aquí te compartimos los errores más comunes y cómo puedes resolverlos fácilmente con Deel:

1. Utilizas soluciones de nómina locales fragmentadas

La eficiencia y precisión en el manejo de la nómina global son aspectos fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier organización. Sin embargo, es común encontrarse con la utilización de soluciones de nómina locales fragmentadas, donde cada aspecto, desde el cálculo de salarios hasta las deducciones fiscales y beneficios, se maneja de manera aislada. Esta falta de integración se traduce en problemas significativos en términos operativos dentro del área de Recursos Humanos. A continuación presentamos varios ejemplos:

Situaciones en las que se evidencian los errores:

• Gestionar la nómina de manera local 

Cuando una empresa cuenta con operaciones en diferentes países y cada una utiliza sistemas de nómina locales independientes, puede haber discrepancias en los procesos de pago y deducciones de empleados, lo que lleva a una falta de coherencia en los registros financieros.

• Contratación de personal freelance sin integración

En el caso de contratar trabajadores freelance en distintas regiones del mundo, si no se integran adecuadamente en el sistema de nómina global de la empresa, pueden surgir problemas al calcular sus pagos y costos.

• Cambios en la legislación laboral sin adaptación 

Las regulaciones laborales varían significativamente de un país a otro, y si una empresa no actualiza sus sistemas de nómina locales de acuerdo con los cambios legislativos en cada región donde opera, puede incurrir en errores al cumplir con las obligaciones legales y fiscales, lo que puede resultar en sanciones financieras.

• Dificultad al supervisar el cumplimiento 

La falta de un sistema centralizado de nómina dificulta la supervisión del cumplimiento de las políticas internas y externas de la empresa en cuanto a la gestión de salarios, deducciones y beneficios. Esto puede llevar a irregularidades y falta de transparencia en los registros financieros, lo que dificulta la identificación de posibles infracciones.

• Limitaciones en la auditoría de datos 

La dispersión de la información en sistemas de nómina fragmentados dificulta la realización de auditorías exhaustivas y precisas. La falta de acceso centralizado a los datos financieros dificulta la verificación de la exactitud y consistencia de la información, lo que puede comprometer la integridad de los procesos de auditoría y generar incertidumbre.

Cómo solucionarlo: 

Con las herramientas adecuadas para la elaboración de la nómina, esto no sucede. Con Global Payroll de Deel, puedes agilizar las nóminas de tus colaboradores contratados en tus entidades en más de 100 países, con una plataforma creada para eliminar la administración continua del compliance local, los impuestos y mucho más en la administración de nómina. Así, con Deel, ya no tienes que ejecutar el payroll con diferentes proveedores locales que además tienen interfaces difíciles de entender y que te obligan a ejercer mucho trabajo manual.

 Con Deel, puedes: 

• Gestionar el payroll en cualquier lugar
• Tener informes estandarizados en todos los países
• Realizar auditorías precisas 
• Supervisar el cumplimiento de políticas internas de tu empresa 
• Estar actualizado sobre la legislación laboral de cada región 
• Integrar el sistema de gestión de nómina
• Hacer el seguimiento de horas de trabajo de tus colaboradores
• Calcular las horas extras, bonos y aumentos de tus empleados
• Y mucho más

2. Tienes aliados de nómina sin plataformas propias

La mayoría de los proveedores cuentan con socios externos para gestionar el payroll, esto lleva a integraciones deficientes, con informes de bruto a neto no estandarizados y una experiencia inconsistente del empleado. Cuando una empresa confía en aliados de nómina sin plataformas propias, se enfrenta a problemas comunes de integración con el software de recursos humanos existente.

Las dificultades surgen principalmente en la transmisión de datos entre diferentes sistemas, lo que puede dar lugar a informes inconsistentes, falta de sincronización en los cálculos de salarios y desafíos en la gestión de cambios organizativos. Así como la eficiencia está en riesgo, también lo está la seguridad y el cumplimiento. Porque la transferencia de información sensible entre plataformas que no cuentan con una integración segura, puede exponer a tu empresa frente a amenazas cibernéticas (en otras palabras, violencias de privacidad).

Cómo solucionarlo: 

Elige un aliado de nómina internacional que tenga experiencia en integraciones. No se trata solo de ejecutar un pago a un colaborador, sino de conectar tus plataformas para reducir el error manual y poder enfocarse en la estrategia. Si en verdad quieres crecer, debes usar la tecnología al servicio de tu empresa.

Por ejemplo, con Global Payroll de Deel, la situación es diferente. Deel te da una API que se integra perfectamente con 15 sistemas de gestión de recursos humanos y software de contabilidad, mientras que los proveedores tradicionales de payroll solo ofrecen pocas integraciones con menos funcionalidades y requieren una implementación compleja. En simples palabras, puedes integrar esta plataforma a las herramientas que tu equipo use a diario sin inconvenientes.

Aquí están algunas de las plataformas con las que puedes integrar la solución Global Payroll de Deel: 

• Expensify
• Hibob
• Workday
• Slack
• BambooHR
• Greenhouse
• NetSuite
• QuickBooks
• Workable

3. Gestionas manualmente la ejecución, pago de la nómina y el cálculo de prestaciones

La gestión manual de la ejecución y pago de la nómina conlleva una serie de riesgos y desafíos para las empresas. La intervención manual en tareas como el cálculo de salarios o beneficios aumenta la probabilidad de cometer errores, desde simples equivocaciones aritméticas hasta omisiones críticas por la desactualización de la información. Estos errores pueden afectar la calidad de la experiencia del talento, generar inconsistencias en los pagos y aumentar el riesgo de incumplimiento normativo. Además, la falta de automatización dificulta la adaptación a los cambios en las regulaciones laborales y políticas internas, lo que ralentiza los procesos organizacionales y limita la capacidad de expansión de la empresa. 

El procesar la nómina manualmente puede generar inconsistencias, omisiones u errores en el cálculo de la nómina. Un simple error en la suma, resta o multiplicación puede resultar en pagos inexactos a los empleados. Asimismo, siempre hay posibilidad de malinterpretar o aplicar incorrectamente las normativas vigentes, lo que puede llevar a errores en los montos deducidos o pagados. 

Situaciones en las que se evidencian errores al gestionar manualmente el pago de la nómina: 

• Cálculo incorrecto de salarios, prestaciones y beneficios 

La intervención manual en el cálculo de salarios, prestaciones y beneficios aumenta la probabilidad de cometer errores, desde simples equivocaciones aritméticas hasta omisiones críticas, como bonificaciones no contempladas o cambios en las regulaciones laborales. Estos errores pueden afectar la calidad de la experiencia del talento y generar inconsistencias en los pagos.

• Desactualización de la información 

La falta de automatización dificulta mantener la información actualizada sobre regulaciones laborales y políticas internas. Esto puede resultar en la omisión de cambios importantes, como reducciones en la jornada laboral o ajustes en el salario mínimo, lo que puede llevar a incumplimientos normativos y sanciones para la empresa. Así mismo, será difícil reportar incidencias de nómina o cambios en los pagos que se deben realizar, sumando todo al trabajo manual.

• Riesgo de incumplimiento normativo 

No contar con actualizaciones constantes por expertos en compliance dentro del equipo o no correr auditorías constantes de los cambios en las normativas laborales y fiscales aumenta el riesgo de multas y pone en tela de juicio la reputación de la empresa.

• Complejidad y procesos lentos 

A medida que el tamaño del equipo aumenta, la complejidad de la tarea de los cálculos y el mantenimiento de la información se eleva significativamente. ¿Aún sigues manejando tu nómina en una hoja de cálculo? Si es así, probablemente es momento de reevaluar este proceso. Cuando no se automatiza el trabajo, se ralentizan los procesos organizacionales y esto afecta la capacidad de adaptación para la expansión, limitando la eficiencia y agilidad de la empresa en un entorno empresarial dinámico. 

Cómo solucionarlo:

Con Deel, puedes olvidarte de estos inconvenientes tan comunes, reducir costos de procesamiento y garantizar cálculos precisos. Nosotros nos encargamos de tu nómina, así tu puedes encargarte de tu estrategia. Con nuestra solución le puedes decir adiós a las tareas manuales y repetitivas.

Nuestra solución de gestión de nómina internaiconal te permite:

• Reunir a tus colaboradores directos, empleados de EOR y freelancers en un Payroll centralizado
• Eliminar la necesidad de múltiples procesos y herramientas
• Cumplir con las normativas legales 
• Minimizar el error humano 
• Acelerar procesos y ganar tiempo 
• Onboarding y offboarding en compliance

Nuestro software de gestión de nómina o Global Payroll está especialmente diseñado para la aplicación de algoritmos precisos y actualizaciones automáticas para evitar errores. Además, la capacidad de adaptación rápida a cambios normativos y la capacidad de gestionar múltiples variables para cada empleado garantizan una mayor precisión.

¿Sabes si estás cumpliendo los requisitos legales de tu nómina?

Usa esta checklist para implementar un sistema de Payroll Global legal.

Conoce cómo ayudamos a DivBrands a gestionar su nómina fácilmente

Deel comenzó a optimizar los pagos y el cumplimiento de DivBrands, permitiéndoles tener en cuenta cada ubicación al contratar y pagar a trabajadores globales sin preocuparse por las leyes laborales locales, los cronogramas de pago por país, los contratos y más. Además, DivBrands disfruta de cómo Deel simplifica mucho la administración, permitiéndoles incorporarse con solo unos pocos clics y crear acuerdos de empleo locales almacenados en un solo lugar para modificarlos fácilmente. El equipo utiliza una variedad de otras funciones de Deel, incluidos gastos, tiempo libre y nuestra integración con Xero.

Lee el caso de éxito completo de DivBrands usando Deel aquí. 

4. No tienes visualización en tiempo real de costos de nómina

Entre los errores comunes en el pago de nómina, se destaca la falta de informes en tiempo real y visualización de los costos por tipo de vinculación de los colaboradores. Por ejemplo, ¿cómo sabes cuánto cuesta pagarle a los empleados de tu nómina? O ¿qué presupuesto invertiste en freelancers el trimestre actual?

La desinformación afecta la gestión financiera y estratégica de la empresa. Esta falta de acceso inmediato a datos actualizados supone un importante obstáculo a la planificación financiera para anticipar y gestionar los costos laborales asociados. Por supuesto, otra de las consecuencias está relacionada íntimamente con el retraso en la toma de decisiones por la falta de identificación de tendencias y patrones.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Poco control de los gastos 

La falta de visión en tiempo real del presupuesto de nómina dificulta el control efectivo sobre los gastos asociados a la gestión de personal. Esto puede hacer que sea complicado para la empresa realizar un seguimiento preciso de los presupuestos establecidos y ajustarlos según sea necesario. 

• Retraso en la toma de decisiones 

La falta de información puede provocar retrasos en la toma de decisiones estratégicas o peor aún, lleva a los líderes a tomar decisiones a ciegas, sin datos. La falta de identificación de tendencias y patrones en los costos de nómina te puede impedir a anticipar y gestionar eficazmente los gastos laborales, lo que afecta la capacidad de la empresa para adaptarse rápidamente a cambios en el entorno empresarial. 

Cómo solucionarlo:

¿Sabías que Deel te brinda información en tiempo real sobre análisis globales? Puedes verificar, comprender y comparar tus gastos y visualizarlos con el propósito de optimizar tus gastos globales. Asimismo, gracias a estos informes de nómina, puedes detectar rápidamente cualquier discrepancia entre monedas o errores entre ciclos. 

Con Deel, puedes lograr una administración financiera eficiente y contribuir a la confianza del equipo. Así, los líderes empresariales pueden tener una visión clara y precisa de los gastos, para tomar decisiones informadas, objetivas y estratégicas. 

¿Quieres facilitar los informes de nómina global para tu equipo internacional? Aprende a centralizar y simplificar el proceso con Deel. Conoce aquí cómo Deel simplifica los informes de nómina globales.

5. Solo puedes gestionar pagos a empleados directos en tu nómina

Lo decimos porque lo hemos visto: soluciones de nómina que no favorecen los modelos de contratación híbrida entre empleados directos, empleados EOR o freelancers. Si tu solución de nómina permite solo un tipo de contratación o incluso solo un país, es tiempo de cambiar eso. 

La contratación híbrida es una de las estrategias más importantes para las empresas impulsar su crecimiento y productividad. Contratar empleados y apoyar los proyectos con la contratación de freelancers permite lograr más en menos tiempo, garantizando la experiencia y conocimiento del talento calificado. 

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Gestión en la nómina únicamente de empleados directos: Esto limita la visualización real de costos y entendimiento de la fuerza laboral en su totalidad. Deja de lado empleados que probablemente trabajan remotos en otras ubicaciones diferente a la sede principal y están contratados bajo el modelo EOR, así como los trabajadores independientes.
• Retos en la adaptación cuando hay alta demanda: Es común que las empresas tengan temporadas de alta demanda, manejar este volumen requiere contratar personal temporal rápidamente. Sin embargo, garantizar su pago se convierte en un dolor de cabeza, no hay claridad de cómo o cuándo porque no pueden gestionarse desde la nóminal global de la empresa.

• Dificultad en la expansión a nuevos mercados: Si tu solución de nómina no contempla modelos de contratación diferentes a los de empleados directos, gestionar el crecimiento y la expansión será un reto mayor. Probablemente termines fragmentando tu gestión de nómina en diferentes soluciones para poder gestionar la contratación y pago de empleados EOR. Esto retrasa la expansión y limita tu capacidad de operar eficientemente en el nuevo mercado.

Cómo solucionarlo:

Centralizar, centralizar, centralizar. Para evitar que tu gestión de nómina limite tu crecimiento es clave centralizar tus procesos y reunir a tus colaboradores directos, empleados de EOR y freelancers, todos en un payroll centralizado.

Si tienes varias entidades o están pensando en expandirte, lee aquí como centralizar la gestión de nómina exitosamente.

El caso Change.org y cómo centralizamos el pago de su nómina a nivel global

Change.org es una plataforma tecnológica que impulsa el cambio social por medio de las personas. Son más de 500 millones de personas las que utilizan sus herramientas tecnológicas de petición y campaña para impulsar dicho cambio. Dado que esta empresa se encuentra en más de 25 países de todo el mundo, la complejidad operativa supone un enorme desafío. Sin embargo, esta situación cambió radicalmente con Deel.

Con Global Payroll de Deel, ahora Change.org utiliza una plataforma más fácil de administrar y pueden apoyarse en situaciones de automatización con toda la ayuda de soporte. Esto abarca desde el apoyo legal local hasta la gestión de todo lo relacionado con el cumplimiento de las normas legales.

¿Te gustaría conocer más? Agenda una llamada con un especialista y revisaremos juntos el caso de tu empresa y cómo facilitar la gestión de nómina.

Gana tiempo. Simplifica la gestión de la nómina con Deel 

Si tu organización tiene como horizonte el crecimiento, la automatización de procesos, como el cálculo y pago de nómina, son imprescindibles para lograrlo. 

Por eso en Deel, te ofrecemos Global Payroll, una solución que simplifica la complejidad que supone la gestión de la nómina global. 

Si quieres saber cómo manejamos diferentes ciclos de pago hasta cómo garantizamos el cumplimiento legal, aquí te respondemos las preguntas más frecuentes sobre cómo simplificar la nómina en tu empresa con Deel.

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