Etapas de un equipo de trabajo y cómo usarlas a tu favor

¿Alguna vez te has preguntado por qué algunos equipos prosperan mientras que otros luchan por mantenerse a flote, con incumplimiento en las fechas de entrega, incapacidad de llegar a las metas establecidas y dificultades para la comunicación interna? La respuesta radica en la comprensión de las etapas fundamentales por las que atraviesa un equipo de trabajo para diseñar una estrategia de gestión de los recursos humanos en consecuencia. Desde la formación inicial hasta alcanzar su máxima eficiencia y rendimiento, los equipos experimentan las fases de forming, storming, norming y performing. Cada una de estas etapas desempeña un papel crítico en el desarrollo y éxito empresarial, como es el caso de escalar una empresa global y remota. El hecho de descubrir cómo navegar y utilizar estas diferentes etapas para el desarrollo de los equipos puede marcar la diferencia, y aquí te compartimos todo lo que debes saber al respecto.

El profesional que desarrolló la teoría de las etapas de desarrollo de un equipo proporcionando una comprensión clave del proceso evolutivo de los equipos fue el psicólogo Bruce Tuckman, en su teoría, describe las cinco etapas que los equipos atraviesan durante su evolución. 

Etapa de Forming: construyendo los cimientos del equipo

La primera etapa forming o etapa de formación inicial. Una vez hechas las contrataciones de trabajadores internacionales necesarias, el equipo se encuentra en una fase de construcción fundamental donde se establecen los cimientos para el éxito grupal. Es aquí donde los integrantes del mismo suelen mostrar una actitud positiva y expectante, pero también pueden experimentar cierta incertidumbre acerca de su papel y las expectativas del equipo. Una buena comunicación y la claridad en comprensión de los objetivos del equipo son clave en esta etapa. Las características cruciales de esta etapa incluyen la formación de vínculos superficiales, la dependencia del líder para orientación y la búsqueda de propósito y estructura. 

Es en la etapa de forming que las estrategias de Recursos Humanos desempeñan un papel valioso. Por ejemplo, al llevar a cabo procesos de onboarding detallados, los cuales no solo deben enfocarse en la presentación de políticas y procedimientos, sino también en la creación de un ambiente acogedor. Los líderes de equipo, además, pueden desempeñar un papel destacado al asegurarse de que los nuevos miembros comprendan la visión, la misión y los valores del equipo desde el principio. La claridad en la comunicación en este contexto es vital, ya que establece expectativas y contribuye a la creación de un ambiente de trabajo positivo.

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A su vez, es importante que desde RR. HH. se trabaje desde el proceso de contratación para la bienvenida y el apoyo, lo que facilitará aún más la gestión de esta etapa, a partir de una descripción de trabajo clara, la comunicación de ofertas de trabajo de forma oportuna y la orientación y apoyo a los nuevos integrantes.

Otra recomendación podría ser establecer sesiones regulares de retroalimentación, tanto 1:1 entre líderes y empleados, como entre pares. Estas sesiones son clave porque representan una oportunidad valiosa para compartir información crítica sobre roles y responsabilidades. Asimismo, son una oportunidad para construir relaciones sólidas a largo plazo.

Etapa de Storming: navegando por los desafíos

Siguiendo el modelo de desarrollo de equipos de Bruce Tuckman, en la etapa de storming el equipo comienza a enfrentar diferentes desafíos y conflictos que naturalmente pueden surgir porque los trabajadores a distancia buscan establecer y consolidar su lugar en el grupo y expresan opiniones individuales diversas (e, incluso, muchas veces opuestas). Esta fase puede caracterizarse por tensiones, competencia y desacuerdo, ya que los roles y las expectativas se clarifican, y las personalidades individuales comienzan a interactuar. Es crucial comprender que estos desafíos son parte integral del proceso de formación de un grupo de personas robusto y funcional a largo plazo, considerando la variedad de puntos de vista de los integrantes del equipo.

Asimismo, el diseño y la activación de políticas claras y una comunicación efectiva son herramientas esenciales para abordar los desafíos que se presenten. Para eso, es importante establecer expectativas y normas claras desde el principio. Por ejemplo, que cada empleado comprenda su rol y el alcance del puesto, así como también las responsabilidades inherentes al mismo. A continuación, algunas estrategias y consejos para líderes y profesionales de RR. HH. para manejar conflictos y desafíos durante esta fase:

• Facilita encuentros de resolución de conflictos: estas reuniones deben ser estructuradas de tal forma que ayuden al abordaje efectivo de los problemas y malentendidos que puedan surgir en el proceso. Por ejemplo, puedes calendarizar una sesión mensual grupal dedicada exclusivamente a este tema.
• Promueve la diversidad de habilidades: esto alienta la comprensión mutua de perspectivas y estilos de trabajo, lo cual permite la disminución de la resistencia a la hora de llegar a acuerdos y fomenta un ambiente más colaborativo. Para eso, podrías asignar tareas específicas que capitalicen dichas habilidades.
  

• Fomenta la empatía como un valor esencial: a partir del reconocimiento y la valorización de las diferencias individuales y las habilidades únicas de cada empleado. Esto puede convertir los desafíos en oportunidades, ya que cada persona puede contribuir de manera única al éxito general del equipo. Un ejemplo sería organizar sesiones de intercambio donde todos estén invitados a compartir sus antecedentes profesionales para nutrir las perspectivas y aprendizajes para una mejor experiencia y para que se sientan parte de un equipo único.

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Etapa de Norming: estableciendo normas y procesos

En la etapa de norming, el equipo de trabajo comienza a superar las tensiones que se presentaron en la fase anterior y buscan el establecimiento de un ambiente más cohesionado. Aquí, las políticas de onboarding bien estructuradas desempeñan un papel a destacar para formas de trabajo claras. Porque dichas políticas no sólo aseguran una integración suave de nuevos miembros, sino que también contribuyen a la creación de normas y procesos objetivos claros y precisos. Un ejemplo de norma podría ser establecer horarios regulares para reuniones de equipo. En cuanto a procesos, la implementación de protocolos para los proyectos puede ser esencial, definiendo roles y responsabilidades de los miembros del equipo, y KPIs de seguimiento.

Ahora bien, tanto el departamento de Recursos Humanos como la responsabilidad de cada trabajador tiene injerencia en las consecuencias del norming. Se puede favorecer a la creación de un clima de trabajo colaborativo, productivo y en el que reine el apoyo mutuo para el logro de los objetivos en común, con un verdadero sentimiento de pertenencia. Además, los procedimientos operativos estándar (SOPs) desempeñan un papel crucial en esta etapa al establecer pautas claras y consistentes para las operaciones diarias del equipo. RR. HH. puede tener un rol importante en la gestión y manejo de los conflictos internos, así como también en la promoción de las mejores prácticas para una comunicación efectiva. Los SOPs, al proporcionar estructura y coherencia, contribuyen significativamente a la normalización del equipo, estableciendo lineamientos que facilitan la colaboración y el cumplimiento de objetivos de manera eficiente.

¿Te preguntas qué estrategias se pueden implementar para el líder de equipo y los colaboradores en esta etapa de forma efectiva? Veamos algunos casos:

• Promueve la participación: puedes fomentar la colaboración y la participación en la definición de normas y procesos, a través de sesiones regulares donde cada talento pueda expresar sus opiniones y contribuir a la toma de decisiones.
  
  
• Reconoce los logros: esta recomendación suele rendir sus frutos. Destaca los éxitos y logros, reconoce el arduo trabajo y recompensa en consecuencia. Esto motivará a todos a ser contribuyente de manera positiva.

• Fomenta el desarrollo de habilidades blandas: Enfócate en mejorar competencias clave como la adaptabilidad al cambio mediante capacitación corporativa especializada. Brinda oportunidades que ayuden a cerrar la brecha de habilidades y a cultivar la resiliencia frente a los desafíos. Al invertir en el desarrollo de habilidades blandas, tu equipo no solo se fortalecerá, sino que estará mejor preparado para afrontar los retos.

Etapa de Performing: maximizando la productividad

Entre las principales características de un equipo en la etapa de performing en forma de lista, se encuentran las siguientes:

• Cada empleado tiene un rol y responsabilidad definidos de forma clara.
• Existe un alto nivel de confianza y colaboración.
• Hay un alto nivel de motivación y compromiso por parte del equipo en relación con los objetivos y metas pactadas.
• El equipo cuenta con la suficiente capacidad como para ser capaz de resolver diferentes problemas y tomar decisiones.

Pero, ¿qué estrategias se pueden activar desde Recursos Humanos para impulsar la productividad en esta fase? Revisa estas sugerencias (una forma, también, de impulsar el ciclo del empleado):

• Ofrece oportunidades de crecimiento: los miembros de un equipo de alto rendimiento están constantemente y creciendo. Recursos Humanos puede apoyar esto proporcionando oportunidades de desarrollo profesional, como capacitación, coaching y mentoría. Si tu equipo distribuido está en la etapa de performing, enfócate en desafíos mayores y oportunidades de crecimiento. Otra forma es con la promoción interna a puestos de mayor liderazgo. 
• Crea un ambiente positivo para trabajar: un ambiente de trabajo positivo es esencial para la productividad y la satisfacción laboral. Desde Recursos Humanos, se deben diseñar propuestas que fomenten la comunicación y la colaboración. Por ejemplo, a partir de actividades de team building o encuentros after office (incluso virtual).
  
• Garantiza un buen balance entre la vida laboral y la personal: los empleados que tienen un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal son más productivos y felices. Beneficios como tiempo libre pago e ilimitado, trabajo remoto o híbrido según la preferencia individual, políticas de licencia familiar y parental adicionales a las previstas por ley, seguro de salud y similares.

En la búsqueda de un entorno laboral excepcional, la clave radica en crear una oferta laboral integral. Esto implica no solo proporcionar un rol claro y una compensación justa, sino también establecer relaciones laborales equitativas, implementar un onboarding eficiente y proveer herramientas que optimicen la productividad. Sin embargo, no podemos pasar por alto el valor del salario emocional. Incluir beneficios que nutran el bienestar y la satisfacción de los trabajadores se convierte en la piedra angular para cultivar un ambiente donde la contribución individual se celebra y se reconoce más allá de lo tangible. La combinación de estos elementos no solo atraerá talento, sino que también cultivará un equipo comprometido y satisfecho.

Lee aquí sobre el salario emocional y cómo usarlo para impulsar tu empresa.

A su vez, los líderes y colaboradores mismos pueden aplicar estrategias asertivas para gestionar dicha etapa con éxito:

• Prepara al equipo para lo que se viene: esto consiste en prepararlo para el futuro, identificando las tendencias emergentes y desarrollando las habilidades necesarias para el éxito futuro.

• Establece metas desafiantes: la motivación es clave para alcanzar objetivos. Los líderes de equipo y los miembros pueden establecer metas desafiantes, pero alcanzables que ayuden al equipo a crecer y desarrollarse. Es una forma de autodesafiarse.
• Fomenta la originalidad, creatividad e innovación: aquellos equipos remotos que son de alto rendimiento son los que buscan nuevas formas de mejorar su desempeño de manera constante. Puedes crear un ambiente en el que se aliente la generación de ideas y se motive a hacer pruebas, sin reprimendas por los errores.

• Por último, si bien la gestión de pago de nómina es importante en todas las etapas de un equipo de trabajo, es especialmente importante en la etapa de performing. Un proceso de pago de nómina fácil y eficiente puede ayudar a los empleados a concentrarse en su trabajo y a sentirse valorados.

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Con la estrategia de remuneración adecuada, tu organización puede obtener una ventaja competitiva en tu mercado, reducir costos asociados a esto y retener el talento por más tiempo.

Deel, tu aliado para construir un equipo sólido

El entendimiento y respaldo en cada etapa del equipo de trabajo, desde su formación hasta su rendimiento máximo, es un pilar fundamental para impulsar la productividad y la expansión internacional. Si reconoces las características distintivas de las fases de forming, storming, norming y performing, y aplicas las estrategias específicas en cada una, puedes establecer un camino hacia la cohesión, la eficiencia y el éxito sostenible. En esta línea, la gestión hábil de Recursos Humanos, el liderazgo efectivo y el enfoque en el desarrollo profesional son esenciales para superar desafíos.

Deel facilita la gestión de equipos en cada etapa de forma exitosa, ya que te permite automatizar los flujos de trabajo en Slack para convertir rápidamente a los nuevos talentos en empleados de alto rendimiento, durante el onboarding de la etapa de forming. Asimismo, puedes hacer pulse surveys (encuestas de pulso) para crear una cultura de responsabilidad en la que todos se sientan escuchados, vistos y empoderados en la fase de storming. Por otra parte, en norming, puedes usar Deel para hacer anuncios y mensajes directos en Slack de forma masiva, como una forma de comunicación interna en la que tu equipo pueda comunicar aquello sobre lo que todos deben estar en tema. Por último, para performing, los One-on-Ones ayudan a los directores y equipos a preparar, ejecutar y realizar seguimiento de las reuniones de manera más eficiente. Todo con Deel Engage, los plugins para Slack. 

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Como si fuera poco, con Deel, puedes contratar globalmente en más de 150 países con contratos localizados que cumplen legalmente con el marco normativo de cada lugar, así como también puedes automatizar la gestión de nóminas para que tu equipo de RR. HH. se centre en lo verdaderamente importante.

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Tal es el caso de Esports Entertainment Group, empresa que gestionó su adquisición y absorbió a más de 30 colaboradores. Deel ayudó a facilitar el onboarding de todo el equipo de EEG y dió una solución para centralizar toda su nómina global. Con documentos que cumplen con los requisitos legales locales además de opciones de pago flexibles, Deel transformó días de trabajo en pocas horas y facilitó la gestión de las adquisiciones. Desde entonces, EEG ha sumado a 48 miembros a su equipo, en 20 países diferentes.

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