Guía definitiva para documentar tus procesos de nómina

Para el dueño de una empresa con una agenda agitada como tú, administrar la nómina puede ser una tarea complicada, confusa y abrumadora. Nuevas contrataciones, regulaciones fiscales complejas y el miedo a equivocarse siempre presente: un verdadero dolor de cabeza.

Ahí es donde entra en juego la documentación del proceso de nómina.

Descubre cómo el simple hecho de documentar tu proceso de nómina puede convertir el caos administrativo en un sistema optimizado y libre de estrés. Conoce en qué parte de este deberías hacer especial énfasis y cómo la plataforma de Deel puede simplificar la gestión de la documentación para los equipos globales.

Entiende la importancia de documentar los procesos de nómina

A medida que tu negocio crece, la gestión de la nómina puede pasar de ser un proceso relativamente sencillo a una pesadilla burocrática. ¿Cómo puedes asegurarte de que todos reciban su pago de manera precisa y oportuna y, al mismo tiempo, cumplir con las regulaciones en constante cambio?

Aquí veremos por qué documentar tu proceso de nómina es la mejor decisión que puedes tomar, ahorrándote tiempo, dinero y mucho estrés:

Claridad y coherencia para una mayor precisión

La precisión de la nómina no es negociable. Sin instrucciones claras y un flujo de trabajo definido, incluso los pequeños errores pueden convertirse en grandes problemas.

Pasar por alto un formulario de impuestos calcular mal las horas extra...los procesos no documentados crean un terreno fértil para equivocaciones, lo que genera empleados frustrados, pérdida de tiempo rectificando errores y, potencialmente, incluso consecuencias financieras traducidas en sanciones por parte de las autoridades fiscales.

Los procedimientos documentados sirven como una hoja de ruta clara: eliminan la confusión y garantizan la coherencia en la forma de manejar todo, desde la recopilación de información de los empleados hasta el procesamiento de pagos.

Esto reduce el riesgo de errores y mantiene tu nómina funcionando sin problemas, incluso si tu personal temporal o de reemplazo tienen que encargarse de las tareas de nómina mientras tu líder estrella del equipo de nómina está de vacaciones.

Cumplimiento de requisitos legales a nivel global

Las regulaciones de nómina pueden ser lo suficientemente complejas en tu región, como para sumarle las de otros países, y tener que lidiar con ellas sin una ruta bien documentada puede ser bastante arriesgado.

Los procesos no documentados dificultan la demostración del cumplimiento legal durante las auditorías. Esto puede dar lugar a multas y sanciones importantes, lo que afectará gravemente tus resultados. Además, el estrés de un posible incumplimiento legal puede afectar la moral de tu equipo.

Cuando documentas tus procesos de nómina, estos actúan como protección contra descuidos legales o regulatorios. Describir los pasos específicos que debes seguir para cumplir con los requisitos de cumplimiento legal te permite establecer un seguimiento de auditoría claro para las autoridades. Esto reducirá el riesgo de sanciones y te dará tranquilidad durante la temporada de impuestos o en caso de auditorías de nómina.

⬇️ Descarga nuestra guía: Checklist de compliance en Global Payroll

Eficiencia y reducción de errores para un crecimiento estable

Sin un proceso claro y personas clave designadas en cada paso, surge la confusión y comienzan las acusaciones, lo que puede obstaculizar la productividad y eficiencia de tu equipo, desacelerando el crecimiento general del negocio.

La comunicación se interrumpe a medida que las instrucciones empiezan a ser confusas: retrasar los cheques de pago y duplicar el trabajo contribuyen a un ambiente de trabajo tenso. Este tipo de presión y frustración puede provocar aún más errores y retrasos en los procesos, creando un círculo vicioso del que es difícil salir.

Los flujos de trabajo documentados son clave para poder analizar y optimizar tu proceso de nómina. Las instrucciones claras con un paso a paso detallado ayudan a identificar posibles obstáculos y áreas de mejora, lo que te permite optimizar tu sistema, ahorrar recursos valiosos y mejorar la colaboración en equipo. Con todos en sintonía, la gestión se vuelve mucho más fluida, lo que mantiene tu nómina funcionando a la perfección.

Intercambio de conocimientos y capacitación

Cuando el conocimiento sobre los procesos de nómina está únicamente en la mente de los miembros del equipo con más experiencia, gestionar la transferencia de conocimientos se vuelve difícil. Es posible que la información no sea clara o precisa, lo que dificulta garantizar que el conocimiento fluya y mantener operaciones de nómina consistentes. Esto puede provocar retrasos, frustración e incluso posibles riesgos de seguridad.

Los procesos documentados actúan como un manual de capacitación, por lo que el nuevo personal de nómina no necesita convertirse instantáneamente en expertos. La documentación les permite adaptarse y volverse productivos rápidamente.

No solo reducirás el tiempo de onboarding, sino que también alentarás a tu personal existente a actuar como mentores para nuevos miembros del equipo o para aquellos con menos experiencia, fomentando una cultura de intercambio de conocimientos dentro de tu empresa.

📖 Leer más: Guía para gestionar la nómina en EE.UU.

¿Qué partes del proceso de nómina deberías documentar?

Un proceso de nómina bien documentado registra cada paso, desde la recopilación de información hasta la distribución de los recibos de pago.

Esto es en lo que deberías enfocarte:

Tareas previas a la nómina

Antes de procesar la nómina, hay varias cosas que debes hacer para prepararte, incluida la recopilación de información básica de los empleados, como formularios de impuestos, registros de tiempo (horas trabajadas, horas extra) y deducciones de beneficios. Documenta el proceso para recopilar esta información, incluidos los plazos y los responsables.

Información requerida:

• Requisitos legales: incluye referencias sobre las regulaciones locales relevantes con respecto al salario mínimo, los umbrales de horas extra y cualquier requisito de presentación de informes para nuevas contrataciones.
• Información del empleado: describe los datos específicos necesarios para cada empleado, como formularios para retención de impuestos, formularios para verificar la elegibilidad laboral, información de la cuenta bancaria y detalles de contacto de emergencia.
• Políticas internas: documenta las políticas de la empresa relacionadas con la recopilación de información previa a la nómina, incluidos los plazos para enviar formularios, los procedimientos para cambios de dirección y los protocolos para manejar la información faltante.
• Funciones y responsabilidades: define claramente quién es responsable de recopilar información específica (por ejemplo, RR.HH para los formularios de impuestos o jefes directos para registros de tiempo). 💡Conoce más sobre cómo gestionar incidencias en nómina leyendo este artículo que te toma cinco minutos.

Cálculos de nómina

Describe los pasos a seguir para hacer el cálculo de cualquier tema asociado a la compensación de los empleados:

• Salario base(https://www.deel.com/glossary/base-salary/)
• Pago por tiempo extra trabajado
• Bonos y comisiones, etc.

Incluye detalles sobre los requisitos legales para el salario mínimo, los umbrales de horas extras y cualquier política específica de la empresa con respecto a los cálculos salariales.

Información requerida:

• Requisitos legales: incluye referencias sobre las leyes de salario mínimo, cálculos de pago de horas extras (incluidas las variaciones específicas del estado) y deducciones permitidas por la ley (por ejemplo, impuesto sobre la renta, seguridad social y plan de jubilación).
• Información del empleado: especifica los datos necesarios para los cálculos, como el salario regular, las horas extra trabajadas, los montos de las bonificaciones y cualquier deducción aplicable basada en las elecciones de los empleados (por ejemplo, primas de seguro médico).
• Políticas internas: documenta las políticas de la empresa con respecto a las estructuras salariales (por ejemplo, por horas vs. monto fijo), reglas de redondeo para el cálculo de horas extra y procedimientos para manejar los ajustes salariales (por ejemplo, pagos atrasados por errores).
• Funciones y responsabilidades: asigna un encargado para calcular el pago regular, las horas extra, las bonificaciones y cualquier otro tipo de pago relevante. Podría ser en el departamento de nómina, el gerente o un determinado miembro del equipo.

Procesamiento de nómina

Documenta los pasos a seguir para la generación de cheques de pago, depósitos directos y declaraciones de impuestos. Esto debe incluir detalles sobre el software o sistema de nómina elegido, protocolos de seguridad y controles internos para garantizar la precisión.

Información requerida:

• Requisitos legales: incluye referencias sobre las regulaciones para el mantenimiento de registros electrónicos, fechas límite de impuestos sobre la nómina y cualquier requisito de presentación de informes específico para tu industria (por ejemplo, para contratistas públicos).
• Información del empleado: describe los datos de los empleados necesarios para generar pagos, como el monto neto después de las deducciones, los detalles de la cuenta bancaria (para depósito directo) y cualquier monto de retención de impuestos.
• Políticas internas: documenta las políticas de la empresa con respecto a los ciclos de pago (por ejemplo, quincenal o mensual), procedimientos para manejar recibos de pago o notificaciones de depósito directo y protocolos para anular o corregir errores de nómina.
• Funciones y responsabilidades: define claramente quién es responsable de generar cheques de pago o hacer depósitos directos, distribuir recibos de pago y solucionar cualquier inconveniente o error que pueda surgir.

Retenciones y declaraciones de impuestos

Registra el proceso para calcular y retener impuestos federales, estatales y locales según la información de los empleados y las regulaciones fiscales pertinentes. Incluye detalles sobre cómo se declaran y presentan estos impuestos a las autoridades correspondientes.

Información requerida:

• Requisitos legales: incluye referencias detalladas a las tablas de retención de impuestos federales y estatales, los plazos de presentación para los impuestos sobre la nómina y cualquier requisito de presentación electrónica exigido por las autoridades fiscales.
• Información del empleado: especifica los datos necesarios para una retención de impuestos precisa, como información sobre estado civil, dependientes, residencia y cualquier deducción antes de impuestos elegida por el empleado.
• Políticas internas: documenta las políticas de la empresa con respecto al manejo de formularios de impuestos, procedimientos para informar cambios en la retención de impuestos de los empleados (por ejemplo, matrimonio o nacimiento de un hijo) y controles internos para verificar la exactitud de los cálculos.
• Funciones y responsabilidades: asigna a un responsable para calcular y retener impuestos, presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina ante las autoridades tributarias, y mantener registros fiscales precisos.

Administración de beneficios

Documenta el proceso para inscribir a los empleados en los diferentes beneficios, calcular y deducir contribuciones, y gestionar reclamos o cambios. Este paso debe incluir detalles sobre cualquier beneficio específico ofrecido por la empresa (según donde esté ubicado el empleado) y los procedimientos para las elecciones y actualizaciones de los empleados.

Información requerida:

• Requisitos legales: incluye referencias sobre cualquier regulación relacionada con los beneficios específicos ofrecidos, como COBRA (derecho a la continuación de la cobertura de salud) o ERISA (Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados) para los planes de jubilación, ambos aplicables en EE.UU.
• Información de los empleados: describe los datos necesarios para administrar los beneficios, como las elecciones de inscripción de los empleados para los planes de seguro médico, la información de los dependientes para fines de cobertura y los montos de reducción salarial para las contribuciones a la jubilación.
• Políticas internas: documenta las políticas de la empresa con respecto a los requisitos de elegibilidad para beneficios, fechas límite para cambios de inscripción y procedimientos para manejar reclamos o disputas asociadas.
• Funciones y responsabilidades: define claramente quién es responsable de inscribir a los empleados en los beneficios, calcular y deducir las contribuciones, procesar reclamaciones y gestionar los cambios en las elecciones de beneficios de los empleados.

Paso a paso para documentar tus procesos de nómina

Recuerda, un poco de planificación ahora te ahorrará tiempo, dinero y estrés más adelante.

Si sigues los pasos que describimos a continuación, tendrás un conjunto completo de procesos de nómina documentados que mejorarán la precisión, la eficiencia y la tranquilidad de todo tu equipo, ya sea que tu empresa sea una startup o una gran multinacional.

Aquí te contamos cómo empezar:

Reúne la información requerida

Antes de empezar a recopilar información, existe una forma sencilla de evitar pasar por alto pasos importantes: un inventario de procesos. Haz una lista de todos tus procesos de nómina, desde la recopilación de información de los empleados hasta la distribución de recibos de pago.

Piensa en términos generales: tareas previas a la nómina, cálculo de la nómina, procesamiento de pagos, manejo de impuestos y beneficios. Para cada proceso de tu lista, identifica la información específica requerida. Consulta la lista completa que compartimos en la sección anterior.

Elige las herramientas y formatos adecuados

Encontrar el formato adecuado para hacer la documentación de tus procesos depende de las preferencias y el flujo de trabajo de tu equipo. Estas son algunas opciones:

• Software de nómina: considera un software de gestión de proyectos fácil de usar o plataformas de creación de documentos online (por ejemplo, Google Docs o Asana). En estos la colaboración es fácil, tienen control de versiones y accesibilidad para tu equipo.
• Formatos físicos: para algunos equipos, las carpetas tradicionales con secciones claramente etiquetadas pueden ser una buena opción. Esto puede resultar útil como referencia rápida durante el procesamiento de nómina.

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Desarrolla la documentación

Ahora viene la redacción. Para crear documentos que registren procesos claros y eficaces que hasta el miembro del equipo más junior pueda entender y gestionar con facilidad, utiliza un lenguaje sencillo, con instrucciones claras y concisas para todos.

Hacerlo como simulando un recorrido es ideal para documentar procesos, así que considera procesar un ciclo de nómina tú mismo para verificar cada paso. Hacer que participen varios miembros del equipo puede ayudar a identificar posibles lagunas en la información.

¿Cómo mejorar aún más la documentación?

No descuides las imágenes. Los diagramas de flujo, las capturas de pantalla e incluso los árboles de decisión pueden resultar increíblemente útiles para visualizar procesos complejos. Lo mismo ocurre con los ejemplos. Incluye situaciones reales para ilustrar conceptos y hacer que el documento sea más familiar para tu equipo.

Revisa y prueba la documentación

Una vez que termines el borrador inicial, es hora de hacer la prueba, y aquí es donde los miembros de tu equipo de nómina te ayudarán. Pídeles que revisen la documentación para verificar que sea precisa, clara y que esté completa; es posible que recuerden algo que no hayas tenido en cuenta o que tengan preguntas adicionales que debas cubrir.

También puedes establecer un sistema continuo de retroalimentación y alentar a los miembros del equipo a dar sus opiniones sobre la claridad y precisión de la documentación. Esto se puede hacer a través de encuestas anónimas, buzones de sugerencias o debates abiertos en equipo.

Tu equipo también puede ayudarte a probarlo. Simula un ciclo de nómina utilizando los procedimientos documentados para identificar cualquier información faltante o corroborar la claridad de cada paso.

Cuando se completen las pruebas de documentación, utiliza plataformas seguras de almacenamiento en la nube o sistemas internos protegidos con contraseña para alojar tu documentación y proteger tus datos de nómina. Dale acceso solo al personal autorizado según sus roles y responsabilidades.

Tip: implementa niveles de permiso de usuario dentro de la plataforma elegida. Esto garantiza que los miembros del equipo puedan acceder a la información que necesitan y al mismo tiempo restringir el acceso de datos confidenciales a personas no autorizadas.

Implementar y capacitar

Ahora que el proceso está documentado y probado, lo único que faltaría es convertirlo en tu manual oficial y comenzar a usarlo para capacitar a futuros empleados en el departamento de nómina.

Muéstrale los procedimientos documentados a tu equipo, asegurándote de que todos sepan dónde encontrarlos y cómo utilizarlos.

Organiza sesiones de capacitación sobre los procesos, especialmente para nuevos empleados o miembros del equipo que no estén familiarizados con el sistema. Un consejo adicional: asegúrate de que esta sesión esté grabada u organiza dos eventos en vivo si tienes miembros del equipo repartidos en diferentes zonas horarias.

Programa revisiones periódicas (por ejemplo, trimestrales o semestrales) de la documentación para garantizar que esta se mantenga actualizada con cualquier cambio legal, estructural o de políticas. Esto te ayudará a reflejar con precisión cualquier modificación en las leyes, políticas u operaciones comerciales y evitar posibles errores y retrasos.

Al actualizar la documentación, no olvides implementar funciones de control de versiones para hacer un seguimiento de los cambios. Esto te permitirá volver a versiones anteriores si es necesario y mantener un registro de auditoría claro.

Gestiona y documenta tu nómina con Deel

Los procesos de nómina documentados cambian las reglas del juego para empresas de cualquier tamaño: las instrucciones claras garantizan la precisión, agilizan los flujos de trabajo y reducen el riesgo de errores y retrasos, lo que se traduce en empleados más felices, menos dolores de cabeza asociados al cumplimiento legal y un equipo más confiado.

No permitas que el proceso de nómina se convierta en una carga: toma el control y asegura tu futuro financiero con un sistema documentado.

¿No estás seguro de cómo hacerlo?

Manejar la nómina en hojas de cálculo puede ser sencillo, usar un software de nómina puede ser aún más fácil...pero Deel es sin duda la mejor forma de gestionar la nómina en más de 100 países y eliminar los obstáculos de pago y cumplimiento legal para hacer crecer tu equipo a nivel mundial.

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