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12 bonnes pratiques pour la gestion de la paie en 2024

Les pratiques de gestion de la paie évoluent en synchronisation avec les avancées technologiques, les lois fiscales et les procédures internes d'une entreprise. Découvrez notre guide des meilleures pratiques de gestion de la paie en 2024.

PJ Quenardel
Written by PJ Quenardel
juin 18, 2024
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Ce qu'il faut retenir

  1. En 2024, les équipes RH doivent prioriser la protection et la sécurité des données, surtout si l’entreprise prévoit de recruter et payer des employés internationaux.
  2. Les entreprises doivent vérifier la bonne classification de leurs travailleurs auprès d'une source fiable.
  3. Pour les entreprises en croissance, il est essentiel d'automatiser ou d'externaliser les processus de paie.

Un bon processus de paie doit être simple, garantir la conformité en France comme à l’international et offrir une expérience positive aux employés.

Mais comment y parvenir ? Suivez notre guide Deel des meilleures pratiques à implémenter pour la gestion de la paie !

Attention néanmoins, ce contenu est basé sur les processus de paie français. Référez-vous aux lois locales pour des conseils adaptés à votre situation. Cet article est informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal.

1. Mettez en place des directives claires pour la gestion de la paie

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, assurer une bonne gestion de la paie nécessite des directives et des processus bien définis. C’est pour cela qu’il est utile de créer un guide de référence unique pour la gestion de la paie, facilement accessible pour vos employés concernés.

Pour être le plus exhaustif possible, votre guide de référence sur les directives de paie devrait inclure :

  • Les composants de la paie : salaire de base, primes, avantages sociaux
  • Le calendrier de paiement : à quelle fréquence et à quelles dates les paiements sont effectués
  • Les méthodes de paiement : virement bancaire, chèque, etc.
  • Les déductions sur salaire : cotisations sociales, impôts, etc.
  • Les avantages sociaux : congés payés, assurance santé, etc.

Les processus de paie, quant à eux, devraient couvrir :

  • La saisie des données : comment et quand les informations sont entrées dans le système
  • La gestion des rapports : quels rapports sont nécessaires et comment ils sont traités
  • Les processus de paiement : étapes à suivre pour effectuer les paiements
  • La conservation des dossiers : comment et où les documents de paie sont archivés.
  • Le calcul des salaires : méthodes de calcul des salaires nets à partir des salaires bruts
  • La préparation avant la paie : vérifications et ajustements à faire avant de finaliser la paie
  • Les rapports après la paie : création et distribution des bulletins de paie et des rapports de paie

Note : Les lois sur la paie varient d'un pays à l'autre. Consultez les règlementations locales pour vous assurer de la conformité légale de vos pratiques.

Comment EMF Media a réduit de 50 % son temps de gestion de la paie.

EMF Media est un incubateur de croissance pour les startups et les créateurs de marques à travers l'Europe. Avant d'utiliser Deel, ils devaient gérer cinq plateformes différentes pour répondre aux exigences de paiement de chaque prestataire, rendant la gestion de la paie chaotique et chronophage.

L'équipe passait des heures à s'assurer que tout le monde était payé à temps, nécessitant plusieurs comptes bancaires pour payer leur équipe. Ce processus décentralisé était inefficace et compliqué.

Depuis qu'ils ont centralisé leur gestion de la paie avec Deel, leur charge de travail a considérablement diminué. Ils peuvent désormais gérer facilement les options de paiement de leurs prestataires. Avec Deel, l'équipe a intégré 48 prestataires dans 15 pays différents et a réduit de 50 % le temps consacré à naviguer entre les différentes plateformes et les processus manuels, de l'intégration à la paie.

Cette simplification leur a permis de réallouer ces ressources à d'autres tâches plus stratégiques. De plus, ils ont gagné en outils et en flexibilité, ce qui leur permet de croître plus facilement.

2. Planifiez les dates et échéances importantes pour la gestion de la paie sur l'année

L'un des avantages de la gestion de la paie est que la plupart des échéances nécessaires sont connues à l'avance. Intégrez cette planification stratégique dans le calendrier de votre département RH pour éviter les erreurs de paie et les pénalités de l'administration fiscale.

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Les dates et échéances importantes peuvent inclure, sans s'y limiter :

  • Dates de paie (hebdomadaire, bi-hebdomadaire, semi-mensuelle ou mensuelle)
  • Fermetures des Réserves Fédérales
  • Fermetures des banques locales
  • Échéances fiscales pour déclarer et fournir les formulaires de taxes

En notant ces dates à l'avance, vous pouvez anticiper les périodes de pointe et garantir que toutes les obligations légales et administratives sont respectées, assurant ainsi une gestion de paie sans accroc.

3. Configurez des alertes pour les échéances

Que vous dirigiez une petite entreprise ou une grande société, mettre en place des rappels pour les échéances de paie et de déclarations sociales est un outil pratique pour ne rater aucune date importante. Les échéances peuvent varier en fonction des lois de paie de votre pays et de votre calendrier de paie.

Ainsi, pour que votre équipe ne manque jamais une échéance, automatisez les rappels dans un outil collaboratif que vous utilisez quotidiennement, comme Slack. C'est une méthode simple et efficace pour s'assurer que tout le monde reçoit les notifications importantes. Vous pouvez aussi créer un calendrier de paie dans Google Calendar et inviter tous les membres de votre équipe paie aux événements tout au long de l'année.

En faisant cela, vous minimisez les risques d’erreurs et assurez la conformité légale en respectant toutes les échéances administratives et fiscales. Assurez-vous que votre logiciel de paie dispose également de fonctionnalités de rappel pour rester constamment à jour avec les obligations légales et les déclarations sociales.

Global Payroll

4. Assurez-vous que vos travailleurs sont correctement classifiés

Pour une gestion de la paie efficace et conforme, il est impératif de comprendre la classification des employés.

Vous devez ainsi distinguer les employés à temps plein des travailleurs indépendants, ainsi que les employés exonérés des non exonérés, afin de remplir et de déposer les bons formulaires, de payer correctement les travailleurs, et de fournir aux employés les avantages sociaux qui leur sont dus, comme indiqué sur leur fiche de paie.

En effet, les employeurs dépensent beaucoup plus pour leurs employés que pour les travailleurs indépendants, en raison des avantages sociaux et des cotisations sociales qu'ils doivent assumer pour chaque employé. Lorsque les employeurs classent mal leurs travailleurs, ils évitent de payer les taxes fédérales et étatiques, telles que les taxes de chômage et les taxes Medicare, ce qui entraîne une perte substantielle de recettes fiscales.

Si votre équipe engage à la fois des travailleurs indépendants et des employés, vérifiez qu'ils sont classifiés correctement. Utilisez votre logiciel de gestion de la paie pour suivre cette évaluation et déterminer votre risque de mauvaise classification. Un bon logiciel de paie peut vous aider à éviter les erreurs chronophages et les risques de non-conformité, tout en vous assurant de respecter les obligations légales.

5. Révisez et automatisez votre système de paie

L'une des avancées technologiques les plus pertinentes pour votre entreprise se trouve dans les logiciels de ressources humaines, plus particulièrement l'automatisation du traitement de la paie.

Les solutions automatisées et numérisées peuvent vous aider à gérer la charge de travail du service de paie et à améliorer la conformité en matière de paie ainsi que le dépôt des taxes sur les salaires.

Elles prennent en charge des tâches telles que :

  • La gestion du temps de travail
  • Le calcul des heures supplémentaires, des primes et des augmentations
  • La génération de rapports de paie et des analyses de coûts
  • Le calcul des impôts et des déductions
  • Le dépôt des déclarations fiscales

L'utilisation d'un logiciel de gestion de la paie permet de simplifier et de sécuriser ces processus. Les outils modernes de gestion de la paie, comme les logiciels de paie intégrés à votre SIRH, comme Deel, réduisent les risques d'erreurs et garantissent la conformité légale. Ces solutions offrent un gain de temps considérable en automatisant les tâches chronophages et en assurant la mise à jour automatique des évolutions de la réglementation.




 

6. Utilisez le suivi et l'analyse des données en temps réel

Les équipes de paie ne peuvent pas prendre de décisions sur la base de données obsolètes. Que vous examiniez les informations de paie des employés ou la répartition des coûts de vos contributions à la Sécurité sociale, vous avez besoin d'un rapport à jour.

La plateforme de paie globale de Deel offre une vue d'ensemble de toutes vos données de paie, vous permettant de prendre des décisions basées sur des données actualisées en temps réel.

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7. Créez un processus strict d'approbation de la paie

Le processus d'approbation de la paie prend souvent beaucoup de temps et nécessite la participation simultanée et rapide de plusieurs employés de différents niveaux hiérarchiques.

Comment simplifier ce processus ?

Tout d'abord, soyez conscient de votre budget, de vos plannings, des périodes de paie et d’autres contraintes. Ensuite, établissez des directives précises stipulant que toute stratégie de gestion du personnel, promotion ou changement de personnel doit être préalablement approuvé afin d'éviter des problèmes majeurs de paie par la suite.

8. Offrez des options de paiement plus accessibles

Mettre en place des virements bancaires directs qui vont directement sur les comptes des employés, au lieu d'envoyer des chèques papier, est la première étape pour améliorer vos processus de paie en 2024. Si vous souhaitez améliorer encore l'expérience de paiement de vos travailleurs, ou si vous avez une équipe globale incluant des travailleurs indépendants, vous pouvez rechercher des solutions plus flexibles.

Pour offrir des options de paiement plus accessibles et pratiques, suivez ces conseils :

  • Virements bancaires directs : Simplifiez le paiement des salaires en adoptant les virements bancaires directs, réduisant ainsi les erreurs et les délais liés aux chèques papier.
  • Cryptomonnaie : Les travailleurs utilisant Deel peuvent retirer leur salaire en cryptomonnaie. Selon le rapport de Deel Lab sur l'état des recrutements globaux, 4% de tous les retraits effectués via Deel étaient en cryptomonnaie en 2022. Cela offre une option moderne et flexible pour les employés qui préfèrent cette méthode.
  • Paiement anticipé : Les entreprises utilisant Deel peuvent également payer les travailleurs indépendants de manière anticipée grâce à Deel Advance, offrant ainsi une flexibilité financière supplémentaire.

Comment 1840 & Company a aidé ses employés dispersés après le Super Typhon Rai avec Deel

1840 & Company 

est une place de marché mondiale permettant aux entreprises de croître et d'accélérer leur développement grâce à des freelances qualifiés et des services d'externalisation.

En décembre 2021, le Super Typhon Rai a frappé Cebu City aux Philippines, affectant directement une partie intégrante des travailleurs de l'entreprise qui avaient besoin d'une aide immédiate. En réponse, Bryan DiGiorgio, PDG et fondateur de 1840 & Company, a utilisé Deel pour envoyer des paiements anticipés à ses employés en quelques clics.

"Sans Deel, notre désir et notre capacité à aider auraient pris plusieurs jours ou plus, ce qui est une éternité pour ceux qui sont touchés", a déclaré DiGiorgio. "C'était très gratifiant sur le plan personnel de prendre ces décisions humanitaires et de pouvoir fournir une aide immédiate, à l'autre bout du monde."

 

Les clients de Deel peuvent également fournir aux contractuels une Carte Deel, leur permettant de dépenser directement les fonds depuis leur solde Deel sans avoir à transférer leur argent vers leur compte bancaire. C'est une excellente option pour ceux qui travaillent dans des pays comme les Philippines, car elle leur permet de recevoir leur salaire dans une monnaie plus stable.

 

9. Recherchez une solution logicielle avec un accès mobile en libre-service

Utiliser une plateforme de paie avec des fonctions en libre-service permet de délester votre équipe RH des tâches répétitives et de leur permettre de se concentrer sur des initiatives stratégiques. Le libre-service permet aux employés d'effectuer eux-mêmes des tâches simples, telles que la soumission des informations de pointage, la consultation des bulletins de paie passés et actuels, et la soumission des informations fiscales.

L'utilisation d'une plateforme qui offre des fonctions de libre-service et qui est adaptée aux mobiles est idéale, car les employés et les professionnels de la paie peuvent accéder à la plateforme à tout moment et en tout lieu, créant ainsi une meilleure expérience utilisateur et augmentant l'efficacité.

10. Mettez en place une politique de protection des données robuste

Que vous stockiez vos données en ligne, utilisiez un logiciel de paie ou externalisiez les services de paie, vous devez penser à la sécurité de vos données. Les équipes de paie travaillent avec des données sensibles des employés, telles que les informations bancaires et les dossiers des employés. Par conséquent, vous devez prendre des mesures de précaution pour sécuriser ces informations.

Les solutions basées sur le cloud sont généralement l'option la plus sûre pour de nombreuses entreprises, mais il vous incombe de déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise et vos données. Vous devez également avoir un accord de traitement des données (DPA) adéquat en place si vous choisissez de travailler avec un prestataire de services de paie externalisé.

Adopter une politique de protection des données est essentiel pour garantir la sécurité des informations sensibles des employés et la conformité légale. Voici quelques mesures et avantages à considérer :

  • Utilisation d'un logiciel de paie sécurisé : Assurez-vous que le logiciel de paie que vous utilisez dispose de mesures de sécurité avancées pour protéger les bulletins de paie, les contrats de travail et les données des salariés.
  • Stockage des données dans le cloud : Les solutions cloud offrent une sécurité renforcée et une dématérialisation des données, réduisant les risques de perte ou de vol d'informations.
  • Accord de traitement des données (DPA) : Si vous optez pour l'externalisation de la paie, un DPA est crucial pour définir les responsabilités et garantir que les prestataires respectent les normes de sécurité.
  • Formation des gestionnaires de paie : Formez vos gestionnaires de paie et votre service RH aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données pour minimiser les risques d'erreurs humaines.
  • Conformité légale : Assurez-vous que votre politique de protection des données est conforme aux réglementations en vigueur, telles que la déclaration sociale nominative (DSN) et les exigences de l'Urssaf.
  • Conformité légale : Assurez-vous que votre politique de protection des données est conforme aux réglementations en vigueur, telles que la déclaration sociale nominative (DSN) et les exigences de l'Urssaf.

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11. Externalisez votre paie pour plus d'expertise et de couverture

À terme, de nombreuses entreprises trouvent que l'externalisation de la paie est la solution idéale pour une gestion de paie efficace. Pour certaines, leurs équipes internes ne peuvent plus gérer un effectif trop important. D'autres se tournent vers l'externalisation lorsqu'elles embauchent des employés à l'international.

Si votre entreprise prévoit une expansion mondiale en 2024, pensez à externaliser la paie. Les avantages incluent :

  • Réduction des coûts : Externaliser la paie permet de diminuer les dépenses liées à la gestion administrative interne et aux logiciels de paie.
  • Gain de temps : Libérez votre service RH des tâches chronophages liées à la gestion de la paie, leur permettant de se concentrer sur des initiatives stratégiques.
  • Accès à l'expertise : Profitez de l'expertise d'un gestionnaire de paie professionnel et de conseils spécialisés en matière de conformité légale et de cotisations sociales.
  • Amélioration de l'expérience des employés : Offrez une meilleure gestion des bulletins de paie, des déclarations sociales nominatives (DSN) et des avantages sociaux, augmentant ainsi la satisfaction des employés.
  • Sécurité des données accrue et protection de la conformité : Les prestataires externes disposent souvent de systèmes de sécurité avancés pour protéger les données sensibles et garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.

 

12. Demandez à vos employés des retours honnêtes et constructifs

Les employés sont les principaux concernés par la paie. Leurs retours peuvent améliorer le système. Utilisez des enquêtes rapides pour mesurer leur satisfaction. Quels problèmes ont-ils rencontrés que vous ignorez peut-être ? Se sentent-ils payés rapidement et facilement ? Que pouvez-vous faire pour améliorer leur expérience de paiement ?

"Lorsque le directeur financier (CFO) doit gérer dix ou quinze entités, cela devient un véritable casse-tête. Ils travaillent avec des gestionnaires de paie locaux, reçoivent des fichiers Excel et essaient de consolider les informations. Ils manquent de visibilité sur les différences entre la Sécurité sociale en France, aux Pays-Bas ou au Japon, ce qui complique énormément la gestion. Deel peut consolider tous les contractuels, employés dans des pays sans infrastructure, ainsi que tous les employés et entités, dans un seul endroit où nous nous occupons de la paie pour vous."

Alex Bouaziz, Co-fondateur et CEO, Deel

Foire aux questions sur la gestion de la paie

Découvrez ici les bases de la gestion de la paie.

Quelles sont les six étapes de la gestion d'un système de paie ?

Bien que chaque entreprise ait son propre système de gestion de la paie, le fonctionnement de la paie est universel :

  • Collecte des informations fiscales : Rassemblez le numéro d'identification de l'employeur (EIN), les numéros d'identification fiscale des employés (TIN) et toutes les informations financières et formulaires fiscaux appropriés.
  • Choix et mise en place du calendrier de paie : Définissez et configurez votre calendrier de paie.
  • Calcul du salaire brut des employés : Calculez le salaire brut de vos employés.
  • Déduction des impôts et autres prélèvements : Déduisez l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale, l'assurance santé et autres déductions conformément aux lois locales.
  • Paiement du salaire net : Payez les employés leur salaire net.
  • Stockage sécurisé des dossiers de paie : Conservez les dossiers de paie en toute sécurité pour le dépôt trimestriel des taxes et en cas de litiges juridiques ou d'audits.

Pour plus de conseils sur la gestion de la paie, lisez notre guide complet sur le fonctionnement de la paie.

Quelles sont les quatre étapes pour encadrer la paie à distance ?

Si vous encadrez la paie pour une équipe à distance, vous devez garantir un processus de paie fluide et conforme aux lois internationales.

Les quatre étapes principales pour gérer la paie à l'échelle mondiale sont similaires à celles d'un processus de paie standard :

  • Classifiez correctement les travailleurs (employé vs. travailleur indépendant) : La première étape consiste à classer correctement vos travailleurs, en distinguant les employés des travailleurs indépendants. Cette classification correcte est essentielle pour déterminer les obligations fiscales et les avantages sociaux spécifiques à chaque type de travailleur.
  • Choisissez vos méthodes de paie (interne manuel/automatisé ou externalisation locale/mondiale) : Sélectionnez la méthode de gestion de la paie qui convient le mieux à votre entreprise. Vous pouvez opter pour une gestion interne, soit manuelle soit automatisée via un logiciel de paie, ou externaliser cette fonction à des prestataires locaux ou internationaux spécialisés dans la gestion de la paie.
  • Rassemblez les formulaires fiscaux de votre équipe : Assurez-vous de collecter tous les formulaires fiscaux nécessaires de votre équipe, y compris les numéros d'identification fiscale, les formulaires de déclaration et toute autre documentation financière requise par les lois locales et internationales.
  • Choisissez vos méthodes de paiement : Décidez des méthodes de paiement les plus appropriées pour votre équipe distante. Cela peut inclure des virements bancaires internationaux, des paiements via des plateformes en ligne, ou même des cartes de paie spécifiques comme la Carte Deel, qui permettent de dépenser directement les fonds sans passer par un transfert bancaire.

    Quelles sont les meilleures pratiques de paie pour maintenir la conformité en France ?

    Pour maintenir la conformité en France, les équipes de paie doivent suivre les lois, les conventions collectives et les régulations de l'Urssaf :
    1. Connaissance des lois et règlements
      • Législation française : Assurez-vous de bien comprendre et suivre les lois françaises en matière de paie, y compris les exigences de l'Urssaf, de la Sécurité sociale et des conventions collectives applicables.
      • Réglementation européenne : Si vous employez des travailleurs dans d'autres pays de l'UE, veillez à respecter les réglementations locales et européennes.
    2. Classification correcte des travailleurs
      • Employés vs. travailleurs indépendants : Classez correctement vos travailleurs pour éviter les erreurs de conformité et les pénalités. Assurez-vous que les contrats de travail sont clairs et conformes aux lois locales.
    3. Utilisation d'un logiciel de paie conforme
      • Mises à jour automatiques : Utilisez un logiciel de gestion de la paie qui se met automatiquement à jour en fonction des changements législatifs pour réduire les risques d'erreurs.
      • Dématérialisation et sécurité : Optez pour des solutions de dématérialisation pour sécuriser les données sensibles et faciliter les déclarations sociales nominatives (DSN).
    4. Documentation et conservation des dossiers
      • Dossiers de paie sécurisés : Conservez tous les dossiers de paie de manière sécurisée, incluant les bulletins de paie, les fiches de paie et les déclarations sociales.
      • Audits réguliers : Effectuez des audits réguliers pour vérifier la conformité des dossiers et des processus de paie.
    5. Formation continue du personnel
      • Mise à jour des compétences : Formez régulièrement vos gestionnaires de paie et le service RH aux nouvelles lois et pratiques en matière de paie.
      • Accès aux ressources : Fournissez à votre équipe les ressources nécessaires pour rester informée des évolutions légales.
    6. Procédures de paie bien définies
      • Calendrier de paie précis : Établissez un calendrier de paie clair et assurez-vous qu'il est suivi rigoureusement.
      • Vérification des paiements : Mettez en place des procédures de vérification pour garantir l'exactitude des paiements et des déductions.

    Pour en savoir plus et obtenir des conseils détaillés sur la conformité en matière de paie, consultez notre guide complet sur la checklist de conformité en matière de paie pour 2024.

Payroll Compliance Checklist Infographic | Deel

Simplifiez votre paie avec une plateforme globale unique

Si vous avez des travailleurs internationaux, vous savez probablement à quel point la gestion de la paie globale peut être complexe. Mais, ceci ne devrait pas vous empêcher de constituer une équipe internationale.

Avec Deel, vous pouvez gérer la paie facilement et calculer automatiquement les taxes sur les salaires. Nos options de devises multiples et nos différentes méthodes de retrait facilitent encore plus le paiement de votre équipe à temps, à chaque fois, dans plus de 90 pays.

Concurrents

 

Deel

La plupart des concurrents n'offrent que les virements bancaires, le prélèvement automatique ou la carte de crédit.

Méthodes de financement

Propose plus de 10 méthodes de financement pour les clients, offrant ainsi une plus grande flexibilité.

La plupart des concurrents n'offrent que les virements bancaires pour les options de retrait.

Options de retrait

Offre plus de 7 options de retrait pour les contractuels, facilitant ainsi l'accès aux fonds.

Aucun concurrent n'offre une carte physique pour les contractuels.

Cartes pour contractuels

Fournit des cartes physiques et numériques pour les contractuels, rendant les paiements plus accessibles. 

Certains concurrents offrent des paiements anticipés mais à un coût élevé.

Paiements anticipés

Propose des paiements anticipés via Deel Advance, offrant une solution plus abordable.

La plupart des concurrents ne proposent pas de services de paie globale, ce qui rend leurs solutions moins évolutives.

Évolution

Offre des paiements des contractuels, des services d'EOR (Employer of Record) et de la paie globale sur une seule plateforme, permettant une gestion plus intégrée et évolutive.

Découvrez notre  solution de gestion de la paie à l'international dès aujourd'hui et demandez une démo.



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