Comment Amilon a réduit de 480 heures par mois le travail RH grâce à Deel

Lorsque Amilon s'est développé à l'international en 2018, la société de technologie de cartes-cadeaux a rapidement ouvert des activités en Espagne et en Pologne. Mais ses systèmes RH n'étaient pas conçus pour une échelle internationale — et la fragmentation est rapidement apparue.

Avec tous les processus — du recrutement à la paie en passant par les notes de frais — gérés manuellement, l'équipe a rencontré des difficultés persistantes pour maintenir précision et efficacité :

• Les législations du travail locales variaient selon les pays, créant des risques de conformité
• Les contrats et documents arrivaient dans des langues peu familières, comme le polonais, augmentant le risque de mauvaise interprétation des termes juridiques
• Des modifications simples, comme la mise à jour d’un nom de famille, nécessitaient l’intervention des RH et une coordination manuelle
• Le reporting se faisait dans de volumineux fichiers Excel, rendant la précision et la visibilité difficiles
• Même les simples questions juridiques entraînaient des coûts élevés et de longs délais d'attente

« Avant Deel, nous étions submergés par la complexité — des prestataires distincts pour chaque pays, des e-mails sans fin, des langues différentes, et payer 1 000 € rien que pour obtenir un conseil juridique basique. Maintenant, je recherche simplement le Compliance Hub de Deel et j'obtiens des réponses instantanées. Cela a complètement transformé notre façon de travailler. » — Izacco Scattolin Neto, Recruteur RH senior, Amilon

L'utilisation de Deel par Amilon a commencé modestement — la relocalisation d'un seul employé d'Italie en France via la plateforme. L'expérience a été si fluide que, lorsque leurs systèmes RH fragmentés ont atteint un point de rupture, étendre Deel à l'Espagne et à la Pologne est devenu une évidence.

« Deel nous a apporté tout en une seule plateforme — paie, Conformité, tâches RH, documents, plus besoin de passer d'un système à l'autre ou de traduire les contrats manuellement. Deel a simplifié toutes nos opérations. » — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

Ce changement a éliminé le coûteux patchwork de prestataires locaux. Au lieu de jongler avec des systèmes distincts dans trois pays, Amilon gère désormais tout via la plateforme unifiée de Deel.

• Employer of Record (EOR) a remplacé la nécessité de créer des entités juridiques dans chaque pays. « Deel nous a aidés à embaucher des employés sans créer d'entités — cela a changé la donne pour nos recrutements internationaux. » — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

• Deel Payroll a centralisé ce qui était auparavant fragmenté entre plusieurs prestataires locaux. « Avec Deel, la paie est précise, ponctuelle et centralisée — fini les allers-retours avec les prestataires locaux. » — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

• Deel HR automatise des flux de travail manuels qui prenaient auparavant des heures. Le suivi du temps, la gestion des notes de frais et les mises à jour des données des employés se font désormais via des portails en libre-service, au lieu de longues chaînes d'e-mails. "Avant Deel, nos employés devaient soumettre leurs notes de frais dans un fichier Excel, nous l'envoyer, et nous nous occupions de faire remonter les justificatifs. Maintenant, ils ont accès à Deel et l'ensemble du processus est automatisé." — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

• Le Knowledge Hub a transformé ces questions juridiques à 1 000 € en réponses instantanées et consultables. Amilon bénéficie désormais de conseils juridiques proactifs dans toutes les juridictions, sans frais de conseil.

• Rapports et analyses ont remplacé ces fichiers Excel tentaculaires par des tableaux de bord en temps réel qui racontent réellement une histoire que leurs fondateurs férus de données peuvent suivre.

La transformation a été immédiate. Ces consultations juridiques à 1 000 € ? Maintenant ce sont des recherches instantanées. Les chaînes d’e-mails de plusieurs jours pour des mises à jour basiques ? Éliminées grâce au libre-service des employés. Les rapports Excel tentaculaires ? Remplacés par des tableaux de bord en direct qui racontent enfin une histoire.

"Deel me fait gagner 3 à 4 jours chaque mois rien que sur les notes de frais, c’est une journée entière récupérée. Mais voici le vrai test : si nous arrêtions d’utiliser Deel demain, il nous faudrait embaucher au moins trois personnes juste pour traiter ce qu’il fait aujourd’hui." — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

L’impact s’étend au-delà des pays entièrement migrés vers Deel. Même l’Italie, encore en transition, bénéficie d’un reporting centralisé qui offre à la direction une visibilité en temps réel sur l’ensemble des opérations.

"Au lieu de feuilles Excel en désordre, nous avons désormais de beaux tableaux de bord en direct avec des graphiques clairs. Nos fondateurs aiment les chiffres, et Deel nous aide à les présenter de façon à raconter une histoire claire." — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

Mais la véritable mesure du succès ? Amilon utilise déjà Deel pour alimenter sa prochaine phase de croissance, en gérant des mobilités internationales complexes comme l’embauche d’une personne à Dubaï pour travailler en Espagne — avec parrainage de visa.