How Beam AI’s one-man ops team saves 480hrs per month with Deel

Beam AI, une startup spécialisée en IA automatisant les tâches administratives, a été créée dès ses débuts pour opérer à l'international. Avec un siège social à New York, un hub opérationnel à Berlin et des bureaux à Abu Dhabi et Karachi, leur équipe de 40 personnes est répartie à travers le monde. Toute cette activité mondiale — des RH et des finances au juridique et aux opérations — est gérée par une seule personne : chef de cabinet, Fredrik Falk.

En tant que deuxième employé, Fredrik a dû trouver la manière la plus efficace de faire évoluer l'entreprise. « En tant qu'équipe d'opérations d'une seule personne pour une entreprise mondiale de 40 personnes, je gère la grande majorité des RH mondiaux, des finances et des opérations », explique Fredrik. « Je dois trouver la façon la plus consolidée de gérer mes problématiques. »

L'équipe a dû faire face à plusieurs défis critiques :

• Manque de spécialistes : Ils n'avaient pas d'équipe juridique interne, pas de département informatique et pas de spécialistes de la Paie. Les recruter aurait été coûteux et contraire à leur modèle opérationnel « lean ».
• Conformité SOC 2 : Obtenir la Conformité SOC 2 implique une montagne de documents pour toute startup, mais pour une équipe répartie sans département juridique, c'était un obstacle majeur.
• Paie complexe : Gérer la Paie en interne, notamment dans des marchés notoirement complexes comme l'Allemagne, devenait une charge très manuelle et désordonnée.
• Logistique informatique mondiale : Sans équipe informatique, comment expédier de manière conforme un nouvel ordinateur portable en Turquie, gérer un budget pour un nouvel employé à New York et — surtout — récupérer une machine lors d'une Sortie d'un employé au Royaume-Uni ?

En tant que chaîne de pizzerias reconnue mondialement, Pizza Hut propose des services sur place, de livraison et à emporter. Emily Curtis est Directrice principale des Opérations RH (CPO) chez Directional Pizza, le principal franchisé de Pizza Hut au Royaume-Uni. Lorsque Directional Pizza s'est développé en Europe en tant que nouveau franchisé, elle a rencontré des systèmes de Paie et des systèmes RH fragmentés après s'être constituée en nouvelle entité et avoir acquis des portefeuilles de restaurants au Royaume-Uni, au Danemark et en Suède :

• Royaume-Uni : Deux entités récemment acquises utilisaient des systèmes distincts de Paie et de RH, rendant difficile l'unification des processus et la gestion des employés entre les sites
• Danemark : Il a fallu créer la Paie et un système RH à partir de zéro, tout en gérant des lois du travail locales et des obligations de conformité peu familières.
• Suède : L'équipe s'appuyait sur des plateformes locales de Paie et de RH qui étaient déconnectées de l'organisation globale, compliquant la gestion et le reporting.

Sans un système unifié offrant une vue unique des coûts de main-d'œuvre, l'organisation risquait des inefficacités pour gérer les évolutions économiques et garantir la Conformité sur plusieurs marchés.

Pour une franchise dont le chiffre d'affaires dépend d'un recrutement, d'une Intégration et d'une formation rapides, chaque minute passée à chercher une solution consolidée de Paie et de RH signifiait moins de temps consacré à mettre en place les opérations et à servir les clients. Trouver une solution unique et automatisée n'était pas seulement important — c'était urgent.

« Je voulais que la Paie soit aussi simple que de commander une pizza. Chaque minute que les employés consacrent à des tâches administratives plutôt qu'à servir les clients affecte notre chiffre d'affaires. » — Emily Curtis, CPO, Directional Pizza.

En consolidant l'ensemble de ses opérations mondiales sur Deel, Beam AI économise environ 480+ heures de travail administratif chaque mois, soit le travail d'au moins trois spécialistes à temps plein.

“En tant qu'équipe opérations d'une seule personne, je n'ai pas de département informatique dédié, d'équipe juridique ni de spécialiste de la paie. J'ai Deel. C'est le « bouton facile » qui me donne l'effet de levier d'un back-office complet, me faisant gagner des centaines d'heures par mois pour que je puisse me concentrer sur la stratégie à haut niveau, et non sur l'administratif.” —Fredrik Falk, Chef de cabinet chez Beam AI

Ce gain d'efficacité considérable permet à Beam AI de rester léger et autorise Fredrik à se concentrer sur des initiatives stratégiques à fort impact, plutôt que sur des tâches administratives manuelles. Les économies sont à la fois financières et opérationnelles. Récupérer un seul ordinateur portable depuis le Royaume-Uni aurait représenté des heures d'administration et plus de 100 $ en frais d'expédition assurée. Avec Deel IT, le coût est consolidé et le processus est sans accroc.

Pour Fredrik, la plus grande force de Deel est sa capacité à accompagner leur croissance sans être accablante.