Comment l'équipe opérations d'une seule personne de Beam AI économise 480 h par mois with Deel

Beam AI, une startup d’IA qui automatise les tâches des services administratifs, est née globale. Avec un siège social à New York, un hub opérationnel à Berlin et des bureaux à Abou Dhabi et Karachi, leur équipe de 40 personnes est répartie autour du monde. L’ensemble de cette opération mondiale — des RH et des finances au juridique et aux opérations — est géré par une seule personne : Fredrik Falk, chef de cabinet.

En tant que deuxième employé, Fredrik a dû trouver la manière la plus efficace de faire évoluer l’entreprise. « En tant qu’équipe des opérations composée d’une seule personne pour une entreprise mondiale de 40 personnes, je gère la grande majorité des RH, des finances et des opérations mondiales, » explique Fredrik. « Je dois trouver la façon la plus consolidée de gérer mes problèmes. »

L’équipe a affronté plusieurs défis critiques :

• Manque de spécialistes : Ils n’avaient pas d’équipe juridique interne, pas de service informatique et pas de spécialistes de la paie. Les embaucher aurait été coûteux et contraire à leur modèle opérationnel 'lean'.

• Conformité SOC 2 : Obtenir la conformité SOC 2 implique un volume important de documentation pour toute startup, mais pour une équipe distribuée sans service juridique, c’était un obstacle majeur.

• Paie complexe : Gérer la paie en interne, notamment dans des marchés notoirement complexes comme l’Allemagne, devenait une charge très manuelle et désordonnée.

• Logistique informatique mondiale : Sans équipe informatique, comment expédier en toute conformité un nouvel ordinateur portable vers la Turquie, gérer un budget pour une nouvelle recrue à New York et — surtout — récupérer une machine lors d’un départ au Royaume‑Uni ?

Beam AI utilise Deel depuis sa création, en commençant par des prestataires. Mais à mesure que l’entreprise a grandi, la plateforme Deel a évolué avec eux, passant d’un outil unique à leur hub opérationnel central. Chaque fois qu’un nouveau défi opérationnel apparaissait, Deel apportait une solution.

• Paie mondiale pour l’Allemagne : Deel a automatisé la paie « chaotique et manuelle » de l’entité allemande de Beam AI, en naviguant dans les réglementations complexes du pays sans nécessiter de spécialiste.

• Deel IT (sans service informatique) : Beam AI n’a pas d’équipe informatique. Deel IT leur permet de définir un budget, de laisser les nouvelles recrues choisir leur matériel, et de confier à Deel la gestion de la logistique, de la livraison et des transferts à l’échelle mondiale, leur faisant gagner du temps et de l’argent.

• Gestion fluide des collaborateurs : La plateforme Deel a géré de façon transparente à la fois les embauches via EOR sur des marchés complexes comme les États‑Unis et leur réseau mondial de prestataires.

• Une pile RH complète et consolidée : Beam AI a consolidé l’ensemble de sa fonction RH sur Deel — en utilisant le SIRH pour les politiques de congés, Expenses pour les remboursements et l’intégration Carta pour simplifier la gestion de l’actionnariat.

Un test critique est survenu lorsqu’un nouveau collaborateur au Royaume‑Uni ne convenait pas. Fredrik craignait de devoir récupérer l’ordinateur portable de l’entreprise, mais Deel a géré l’ensemble du processus de prise en charge et de récupération, garantissant la conformité et enlevant ce fardeau de ses épaules.

« Chaque fois que je me dis 'ça a l’air vraiment pénible', je consulte Deel, et la solution est déjà en place. Cela a fait exactement ce que je voulais, à chaque fois. C’est un plaisir à utiliser. » — Fredrik Falk, chef de cabinet chez Beam AI

En consolidant l’ensemble de ses opérations mondiales sur Deel, Beam AI économise environ plus de 480 h de travail administratif chaque mois, soit le travail d’au moins trois spécialistes à temps plein.

« En tant qu’équipe des opérations composée d’une seule personne, je n’ai pas de service informatique dédié, ni d’équipe juridique, ni de spécialiste de la paie. J’ai Deel. C’est le 'bouton facile' qui me donne la capacité d’un back-office complet, me faisant gagner des centaines d’heures par mois pour que je puisse me concentrer sur la stratégie à haut niveau, et non sur l’administration. » — Fredrik Falk, chef de cabinet chez Beam AI

Ce gain d’efficacité considérable permet à Beam AI de rester léger et donne à Fredrik la possibilité de se concentrer sur des initiatives stratégiques à fort impact, plutôt que sur des tâches administratives manuelles. Les économies sont à la fois financières et opérationnelles. Récupérer un ordinateur portable au Royaume‑Uni aurait coûté des heures d’administration et plus de $100 en frais d’expédition assurée. Avec Deel IT, le coût est consolidé et le processus est sans douleur.

Pour Fredrik, la plus grande force de Deel est sa capacité à grandir avec eux sans devenir écrasante.