How Omniscient Digital streamlined global IT operations with Deel

Omniscient Digital est une agence de croissance organique « remote-first » au service de marques B2B, proposant des services tels que le SEO, l'optimisation pour moteurs génératifs (GEO), les relations publiques numériques et la stratégie de contenu. Avec une équipe d'environ 30 personnes réparties dans 12 pays, la société avait besoin d'un moyen fiable pour fournir et gérer le matériel pour ses membres d'équipe internationaux.

Leur fournisseur initial d'équipement rendait cela presque impossible. Les livraisons d'ordinateurs portables étaient fréquemment retardées de 30 à 45 jours. La plateforme indiquait qu'un appareil était en cours d'expédition, mais de leur côté rien n'arrivait. Les membres de l'équipe devaient utiliser leurs ordinateurs personnels en attendant — entraînant des retards dans l'intégration des employés (onboarding) et dans les affectations de travail, puisque la société ne pouvait pas leur donner accès aux documents ou dossiers clients sur des appareils non approuvés. À deux reprises, des employés ont même dû acheter leur propre ordinateur portable et attendre un remboursement.

Le modèle tarifaire par employé est aussi devenu coûteux à mesure que l'équipe a pris de l'ampleur. Et sans aucune solution de gestion des appareils (MDM), David Khim — qui gère les opérations IT en plus de ses responsabilités de PDG — n'avait aucun moyen centralisé d'appliquer les politiques de sécurité, de déployer des logiciels à distance ou d'assurer la conformité. Il passait des heures chaque semaine en appels de partage d'écran pour guider les membres de l'équipe lors des installations, et relançait constamment les employés pour qu'ils installent des outils comme JumpCloud sur leurs ordinateurs, sachant qu'une fois plongés dans le travail quotidien, les demandes administratives étaient faciles à oublier.

“We would order a laptop and not really know what was happening with it. We didn’t receive any notifications. Sometimes it would be 30 to 45 days later than expected. We had to have employees on their personal laptops, which limits what we can give them access to.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

Omniscient Digital est passé de son fournisseur à Hofy, qui proposait un modèle tarifaire à frais de plateforme plus transparent et un service de gestion des appareils géré qui séduisait David. Lorsque Deel a acquis Hofy, David s'est préparé à une migration douloureuse — le type de transition perturbatrice de fournisseur qu'il avait déjà connu dans d'autres entreprises. Au lieu de cela, il a reçu un courriel d'une ligne lui indiquant qu'il avait été migré. Il s'est connecté à Deel, et tout était déjà en place.

“For what it’s worth, I thought it would be very painful and annoying. But I got the email, I logged into Deel fully expecting I’d have to send an email complaining about missing information, but it was all there. I didn’t need to do anything.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

Automatisation Du Cycle De Vie Des Appareils Avec Deel IT

Avec Deel IT, Omniscient Digital a consolidé la gestion du cycle de vie des appareils et le MDM sur une seule plateforme. Les ordinateurs portables arrivent désormais entièrement configurés, avec tous les logiciels requis et les politiques de sécurité préinstallés. Cela est important pour Omniscient Digital, qui collabore avec de grandes entreprises qui attendent ce niveau de sécurité de la part d'un fournisseur.

La couche MDM donne à David le contrôle à distance de l'ensemble de la flotte. Il peut déployer des logiciels sur tous les appareils en une seule opération, accorder un accès administrateur temporaire lorsque des membres de l'équipe en ont besoin, et appliquer les politiques de sécurité. Avant Deel IT, il passait cinq heures ou plus par mois en sessions de partage d'écran. Aujourd'hui, lorsqu'une personne demande un logiciel, il peut simplement le pousser sur tous les ordinateurs et informer l'équipe que c'est fait.

“The piece on deploying software has been really easy. I might get a bunch of people asking for software and I just say, hey, I’ve deployed it to everyone’s laptops. You don’t need to ask about this. And it’ll automatically update.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

La partie conformité de sécurité est tout aussi importante. Chaque appareil est automatiquement inscrit au MDM, donnant à la société une visibilité et un contrôle complets sur ce qui est installé et sur la configuration des machines. David n'a plus besoin de courir après les membres de l'équipe pour qu'ils installent des outils de gestion — tout est pris en charge avant que l'ordinateur n'arrive entre leurs mains.

“It made me feel a lot better about the security of the laptops, making sure that we have controls over what can and can’t be installed. The compliance piece is completely handled because I know that all our devices are enrolled in our MDM.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

Avec Deel IT qui gère l'approvisionnement et la gestion des appareils, Omniscient Digital a éliminé les retards d'intégration qui laissaient auparavant les nouvelles recrues attendre des semaines pour du matériel fonctionnel. Les membres de l'équipe reçoivent désormais des ordinateurs portables préconfigurés et peuvent démarrer avec un accès complet dès leur premier jour.

La couche MDM a également libéré au moins cinq heures par mois que David consacrait auparavant au dépannage IT et aux problèmes d'accès. Le déploiement de logiciels à distance lui permet de pousser des mises à jour à toute la flotte sans planifier d'appels individuels. Et la conformité en matière de sécurité est gérée automatiquement, chaque appareil étant inscrit au MDM avant même d'arriver chez un membre de l'équipe.

De manière cruciale, Deel IT prend en charge l'empreinte mondiale d'Omniscient Digital. La société expédie des ordinateurs portables aux membres de l'équipe dans 12 pays, y compris des régions comme l'Amérique latine et les Philippines, où la logistique peut être particulièrement contraignante. Combiné aux services de paiement pour prestataires de Deel — qui comblait des lacunes là où leur précédente plateforme de paiement ne prenait pas en charge certains pays — l'équipe peut intégrer et équiper des talents n'importe où en toute confiance.