Comment Teamflow A Gagné Une Semaine D'Administration Par Mois Avec Deel

Teamflow est un espace de bureau virtuel en 2D où les équipes distribuées peuvent se connecter instantanément et discuter en temps réel. Leur ambition est de retrouver la sensation d’être au bureau : l’énergie de la collaboration dans la même pièce, la spontanéité des discussions dans les couloirs et l’enthousiasme d’appartenir à une équipe.

Flo Crivello, fondateur et PDG de Teamflow, souhaitait que son entreprise soit 100 % à distance afin qu’elle vive le même quotidien que ses clients. Il souhaitait également que ses équipes internationales puissent choisir d’être embauchées en tant que prestataires ou en tant qu’employés, il s’est donc mis à la recherche d’un Employeur de référence.

Initialement, Teamflow a choisi un concurrent de Deel pour recruter et payer son équipe mondiale avec la promesse d’un tarif moins élevé, mais l’expérience s’est avérée très difficile.

Les problèmes avec leur précédent prestataire ont commencé lorsque Teamflow a constaté plus de 100 000 $ d’argent non réconcilié sur leur compte. Ils ont contacté leur fournisseur EOR pour obtenir des explications, et celui‑ci a répondu qu’il avait commis une erreur en utilisant des dollars américains au lieu de pesos mexicains lors du traitement de la paie mexicaine.

Au lieu de compenser simplement la différence sur le compte, le prestataire EOR a retiré l’ensemble du cycle de paie du compte de Teamflow. Selon Chris Baugh, Head of Business Operations chez Teamflow, plus d’une semaine s’est écoulée avant que le prestataire EOR n’avoue ce qui s’était passé, puis sept semaines supplémentaires d’escalades avant que le prestataire ne restitue l’argent à Teamflow.

« L’absence totale d’urgence dans la prise en charge du support a été le principal problème, car ils n’avaient aucune volonté de réparer une erreur aussi importante », a déclaré Baugh.

Mais les frustrations ne se sont pas arrêtées là. Teamflow a rencontré un autre problème lorsque leur prestataire a traité incorrectement une fin de contrat d’un employé et a continué à payer la personne pendant plus de deux mois avant que l’erreur ne soit détectée et corrigée.

Pour Teamflow — et pour la plupart des entreprises de logiciels — une part importante de leurs dépenses provient de la paie. Parce que ce coût central était régulièrement erroné, ils ont décidé d’abandonner les services de ce prestataire.

Même le processus de sortie a posé des difficultés — il a pris plus de deux semaines, le prestataire établissant des règles arbitraires et non documentées.

Souhaitant éviter de travailler avec un autre prestataire EOR qui gérait tout manuellement et exposait au risque d’erreurs de paie similaires, Teamflow a recherché une nouvelle solution. Ils voulaient de l’engagement, de l’automatisation, un support réactif et de l’efficacité. Deel remplissait tous les critères (et plus), alors Teamflow a pris contact.

« Nous avons choisi Deel principalement pour son engagement radical envers sa mission et sa priorisation de la réussite client », a déclaré Baugh.

Depuis leur passage à Deel, Teamflow récupère environ une semaine de travail administratif chaque mois.

Grâce à Deel, Teamflow a pu améliorer significativement des processus qui leur ont permis de rationaliser leurs tâches RH.

En matière d’automatisation, ils ont intégré Deel à QuickBooks. Ils apprécient cette intégration car elle leur permet de synchroniser rapidement toutes les données et de clôturer les comptes à la fin du mois plus vite et avec une bien meilleure précision, évitant ainsi tout problème d’états financiers. Leur précédent prestataire avait commis une grosse erreur en traitant la paie internationale manuellement, ce qui a contraint Teamflow à passer près de deux mois à solliciter le support avant la résolution du problème.

Avec Deel, ils disposent d’un Customer Success Manager dédié qui les accompagne et les assiste tout au long des processus, résolvant les problèmes plus rapidement, là où leur prestataire précédent imposait de longues attentes et des escalades sans issue.

Ils ont également géré plus rapidement et simplement les fins de contrat volontaires : tout peut se faire en 3 étapes simples sur la plateforme de Deel, alors qu’auparavant tout se faisait par e‑mail via un processus long et arbitraire nécessitant davantage de coordination avec les employés. De plus, le prestataire continuait à verser des salaires à l’employé licencié pendant plus de deux mois.