Den kompletta guiden till bättre rekryteringssystem

Rekrytering blir inte enklare. Rekryterare står inför nya utmaningar varje dag:

• Stor brist på kompetens
• Generiska AI-genererade ansökningar
• En överväldigande ökning av ansökningsvolymer driven av AI

Jamie Kohn, Senior Research Director på Gartner säger: “Det blir allt svårare för arbetsgivare att bedöma kandidaters verkliga kompetens och i vissa fall till och med deras identitet.” Faktum är att de förutspår att en av fyra kandidatprofiler globalt kommer att vara falska år 2028.

Ett resultat av detta blir att konkurrensen om de bästa talangerna blir allt hårdare. Till exempel fick 78% av toppkandidater inom försäljning minst två erbjudanden under det första kvartalet av 2025.

Det är dags att bygga ett system som optimerar rekryteringsprocessen och filtrerar bort lågkvalitativa ansökningar och samtidigt förbättrar kandidatupplevelsen för de mest kvalificerade.

Det systemet är ett Applicant Tracking System (ATS). Det förhindrar att ert rekryteringssystem fastnar i ett kretslopp av kalkylblad och mejl bara för att tillsätta en enda tjänst.

I den här guiden går vi igenom:

• Vad ett ATS-system är och hur det fungerar
• Varför det är nödvändigt för rekryterare
• Vilka funktioner som gör ett ATS-system effektivt
• Hur du väljer rätt ATS-system

Vad är ett Applicant Tracking System (ATS-system)?

Ett Applicant Tracking System (ATS) är ett rekryteringsverktyg som samlar all data i ett centralt system och effektiviserar hela processen. Här kan rekryteringsteam hantera allt från jobbannonsering och kandidatspårning till intervjubokningar och erbjudanden i ett och samma flöde. Genom inbyggd rapportering får ni insyn i var tid och resurser läggs samt var kandidater tappar intresset eller faller bort i processen.

Tack vare automatisering och analysfunktioner hjälper ATS-system företag att möta dagens rekryteringsutmaningar, från ökade ansökningsvolymer till längre rekryteringstider, högre kostnader och mer krävande kandidatupplevelser.

Hur fungerar ett rekryteringssystem?

Ett rekryteringssystem fungerar genom att automatisera varje steg i rekryteringsprocessen:

• Skapa jobbunderlag: Säkerställa interna godkännanden för nya tjänster innan de publiceras.
• Publicera jobbannonser: Publicera kravprofilen på flera jobbplattformar samtidigt med ett enda klick.
• Samla in och tolka ansökningar: Samla och lagra alla kandidatansökningar på ett och samma ställe.
• Screena och ranka kandidater: Filtrera och rangordna kandidater baserat på hur väl de matchar kravprofilen.
• Hantera intervjuer: Boka intervjuer och skicka automatiska påminnelser till både kandidater och rekryteringssystem.
• Skicka erbjudanden: Skapa och skicka erbjudandebrev till utvalda kandidater för att slutföra rekryteringen.

Vem använder ett ATS-system?

ATS-system används främst av HR- och rekryteringsteam som hanterar anställningar i organisationer. Det omfattar allt från interna rekryterare och chefer till externa rekryteringsbyråer och bemanningsföretag.

Varför ATS-system är avgörande för dagens rekryteringsteam

I takt med att rekrytering blir mer komplext behövs verktyg som kan strukturera och optimera processen. Ett rekryteringssystem är utvecklat för att hantera dessa utmaningar och förbättra hela rekryteringsflödet. Nedan är några centrala områden där ATS-system gör skillnad:

Ökade ansökningsvolymer

The New York Times gjorde en djupanalys av jobbplattformen LinkedIn och fann att antalet ansökningar ökade med över 45% under 2025. I dag hanterar plattformen nära 11 000 ansökningar per minut, en utveckling som till stor dels drivs av att AI används för att generera ansökningar.

Katie Tanner, HR-konsult, beskriver hur rekrytering har blivit betydligt mer intensiv i AI-eran och att ansökningarna bara strömmar in.

Många HR-team befinner sig därför i ett hav av irrelevanta ansökningar. Att manuellt granska varje kandidat är inte längre hållbart. Här gör ett ATS-system verklig skillnad genom att automatiskt screena CV:n utifrån kravprofilen, filtrera bort okvalificerade kandidater och sortera bort AI-genererade ansökningar.

Ökad tid-till-anställning

93% av alla rekryterande chefer uppger att det tar längre tid att anställa i dag i jämfört med för två år sedan. De mest tidskrävande momenten är att utvärdera ansökningar, genomföra bakgrundskontroller och boka intervjuer. De mest tidskrävande momenten är att utvärdera ansökningar, genomföra bakgrundskontroller och boka intervjuer.

Ett ATS-system hanterar alla dessa delar i ett sammanhängande flöde: det tolkar och rangordnar ansökningar automatiskt, integrerar bakgrundskontroller direkt i processen och schemalägger intervjuer när en kandidat går vidare. Resultatet blir en snabbare rekrytering och en betydande tidsbesparing för teamet.

Försämrad kandidatupplevelse

90% av jobbsökare uppger att de har blivit ghostade efter en intervju. Den här typen av tystnad från arbetsgivare skapar ett dåligt intryck och försämrar kandidatupplevelsen. Samtidigt är det svårt för rekryterare att återkoppla till varje kandidat, särskilt när antalet ansökningar per roll fortsätter att öka.

Ett rekryteringssystem hjälper till att överbrygga gapet genom att automatisera kommunikationen, från intervjupåminnelser till feedback och statusuppdateringar. Det gör att kandidater hålls informerade och engagerade genom hela processen samtidigt som det manuella administrativa arbetet för rekryteringsteamet minimeras.

Ökad kostnad-per-anställd

Kostnad-per-anställd fortsätter att öka, vilket gör hela rekryteringsprocessen mer kostsam för organisationer. För att hålla kostnaderna under kontroll behöver företag justera sina rekryteringsstrategier. Utan tillräcklig dataspårning blir processen dock en svart låda och det är svårt att veta vad som faktiskt bör optimeras.

Ett rekryteringssystem ger en tydlig bild av nuläget genom att tillhandahålla insikter och nyckeltal, som till exempel genomflödesgrad per kandidatkälla, tid i varje intervjusteg och de vanligaste orsakerna till att kandidater tackar nej till erbjudanden. Denna data skapar en stabil grund för att förbättra och effektivisera framtida rekryteringsarbete.

Hur ett ATS-system förbättrar rekryterares dagliga arbete

Ett ATS-system effektiviserar rekryterares vardag genom att samla all kandidatdata på ett ställe, automatisera repetitiva uppgifter och ge en tydlig överblick över hela rekryteringsprocessen.

Här är en tydlig jämförelse mellan att rekrytera med och utan ett ATS-system:

Olika typer av ATS-system

Alla rekryteringssystem är inte byggda på samma sätt. Fel val kan bli dyrt och bromsa rekryteringsarbetet. Här är tre huvudtyper att ha koll på innan ni väljer system:

Fristående ATS-system

Ett fristående ATS-system är en specialiserad HR-lösning som är utformad för att hantera rekryteringsprocessen. Du får funktioner som är direkt anpassade för rekrytering, som avancerad CV-tolkning, automatiserad intervjubokning och stöd för samarbete i rekryteringsteamet. Fristående rekryteringssystem är ofta mer kostnadseffektiva än andra typer av ATS-system, men det är viktigt att ta hänsyn till administrativa kostnader. Eftersom systemet endast täcker en del av HR-arbetet kan det leda till en fragmenterad systemmiljö där flera verktyg behöver integreras för att fungera tillsammans.

ATS-system integrerat i HR-plattformar

Ett integrerat rekryteringssystem är en del av en större, heltäckande HR-lösning som hanterar alla centrala HR-funktioner inklusive rekrytering. Fördelen är att all data samlas på ett ställe och att ni får möjlighet till centraliserad rapportering och bättre överblick. Samtidigt innebär det ofta en omfattande plattform som ska täcka många behov vilket kan göra det svårt att hitta en lösning som verkligen är stark inom alla områden. Till exempel saknar vissa heltäckande lösningar avancerade AI-funktioner.

AI-stödda ATS-system

AI-stödda rekryteringssystem använder naturlig språkbehandling och maskininlärning för att förbättra rekryteringsprocessen. I stället för traditionell och ofta felbenägen nyckelordsmatchning kan ett AI-stött system förstå sammanhanget i CV:n och identifiera bättre matchningar mellan kandidat och roll. En viktig aspekt att tänka på vid val av AI-stödda rekryteringssystem är dataskydd. Säkerställ att lösningen uppfyller krav enligt GDPR och CCPA för att hantera kandidatdata på ett säkert sätt.

Funktioner som avgör vilket ATS-system ni ska välja

Utöver att förstå vilken typ av rekryteringssystem som passar bäst är det viktigt att även utvärdera vilka funktioner systemet erbjuder. För att säkerställa att systemet verkligen stödjer er rekryteringsprocess bör ni utvärdera följande nyckelfunktioner:

Skapa och hantera jobbannonser

ATS-systemet förenklar skapandet och hanteringen av jobbannonser genom följande funktioner:

• AI-genererade jobbannonser: Skapa skräddarsydda och kompletta jobbannonser baserat på rekryterarens input.
• Publicering i flera kanaler: Publicera jobbannonser på flera jobbplattformar och företagets karriärsida med ett enda klick.
• Hantera karriärsidan: Administrera företagets karriärsida direkt i rekryteringssystemet samt visa, kategorisera och följ upp lediga tjänster.

Verktyg för kandidatsökning

Ett ATS-system med stark räckvidd för kandidatsökning minskar behovet av manuellt arbete med att marknadsföra jobbannonser och hitta rätt kandidater. Det kan hjälpa rekryterare genom följande funktioner:

• Sökning i talangpool: Sök i en intern databas med kandidater som tidigare har visat intresse för att arbeta på företaget.
• Integrationer för extern sökning: Sök på externa jobbplattformar och CV-databaser via tredjepartsintegrationer för att hitta relevanta kandidater.
• LinkedIn-integration: Få rekommendationer på relevanta profiler från LinkedIn eller spara profiler direkt i ATS-systemet för vidare kontakt.

AI-stödd CV-granskning

Avancerade rekryteringssystem går bortom exakt nyckelordsmatchning och tolkar i stället innehållet i CV:n med hjälp av AI-stödd granskning. Med denna djupare förståelse kan systemet:

• Skapa urvalsfrågor: Föreslå så kallade knockout-frågor tidigt i processen för att filtrera bort okvalificerade kandidater redan i ansökningssteget.
• **Automatisk CV-**filtrering: Skanna och sortera bort irrelevanta CV:n baserat på kravprofilen.
• Kandidatpoängsättning: Rangordna kandidater utifrån hur väl deras profil matchar tjänstens krav.

Automatiserad intervjubokning

Rekryteringssystemet förenklar schemaläggningen av intervjuer med kandidater som gått vidare i processen genom följande funktioner:

• Kalenderintegrationer: Visar tillgängliga tider för både intervjuare och kandidater så att intervjuer kan bokas direkt i systemet.
• Automatiska intervjunotiser: Skicka automatiska inbjudningar och påminnelser för att minska behovet av manuell uppföljning.

Samarbete och strukturerad feedback

Efter intervjuer gör rekryteringssystemet det enkelt att samla in feedback och fatta beslut om kandidater. Detta möjliggörs genom funktioner som:

• Bedömningsmallar: Ger en strukturerad mall där intervjuare kan utvärdera kandidater utifrån fördefinierade kriterier och frågor.
• Anteckningar och kommentarer: Gör det möjligt för intervjuare och rekryterare att lämna feedback direkt på kandidatens profil i systemet.
• Godkännanden: Startar automatiska godkännandeprocesser med exempelvis chefer, HR eller ekonomi när en kandidat går vidare.
• Skapa erbjudanden: Genererar och skickar erbjudanden för signering när en kandidat har blivit godkänd för rollen.

Rekryteringsanalys och rapportering

Ett ATS-system hjälper er att följa upp viktiga nyckeltal genom att optimera er rekryteringsstrategi baserat på data:

• Tid-till-anställning: Antalet dagar det tar att tillsätta en roll, från publicerad annons till accepterat erbjudande.
• Kostnad-per-anställning: Kostnaden för att anställa en medarbetare
• Kandidat-per-erbjudande: Hur många kandidater som behöver utvärderas innan ett erbjudande ges.
• Källornas effektivitet: Vilka kandidatkanaler som genererar flest relevanta och anställda kandidater.
• Bortfall i rekryteringsprocessen: I vilket steg kandidater oftast faller bort eller väljs bort.

Regelefterlevnad och datasäkerhet

Rekryteringssystem måste följa dataskyddsregler i de regioner där de används. Som företag behöver ni säkerställa att följande skydd finns på plats för att uppfylla kraven:

• Efterlevnad av GDPR och CCPA: Skydda kandidaters personuppgifter och möjliggör automatisk radering av data enligt fastställda lagringspolicys.
• Kontroller för datalagring: Sätt tydliga regler för hur länge kandidatdata sparas och säkerställ att kandidater informeras om detta.
• Strukturerade rekryteringsflöden: Skapa enhetliga processer som minskar risken för individuell partiskhet och säkerställer att alla kandidater går igenom samma steg.
• Åtgärder för lika möjligheter: Anonymisera kandidatdata vid relevanta steg för att motverka partiskhet i bedömningen.

Därför väljer allt fler rekryterare AI-stödda rekryteringssystem

Nästan 43% av rekryterare använder AI-verktyg för rekryteringsuppgifter. Här är de främsta skälen:

Snabbare urval av kandidater

98% av rekryterande chefer som har tagit hjälp av AI i sin rekryteringsprocess uppger att de sett tydliga förbättringar i effektivitet, särskilt i moment som intervjubokning, CV-granskning och kompetensbedömning. När administrativa uppgifter automatiseras frigörs tid vilket gör att relevanta kandidatlistor kan tas fram snabbare.

Bättre rekryteringsbeslut

74% av rekryterande chefer uppger att AI kan stötta intervjuare i rekryteringsprocessen genom att analysera hur väl kandidatens kompetenser matchar rollen de sökt. Den här kontexten ger rekryterare bättre beslutsunderlag vilket leder till mer träffsäkra och välgrundade anställningsbeslut. stötta intervjuare i rekryteringsprocessen genom att analysera hur väl kandidatens kompetenser matchar rollen de sökt. Den här kontexten ger rekryterare bättre beslutsunderlag vilket leder till mer träffsäkra och välgrundade anställningsbeslut.

Starkare kandidatupplevelse

37% av specialister inom talanganskaffning uppger att AI förbättrar kandidatupplevelsen. Ett AI-stött rekryteringssystem bidrar till detta genom att möjliggöra mer personlig, snabbare och konsekvent kommunikation vilket gör att kandidater alltid vet vad nästa steg i processen är. Kandidater kan få statusuppdateringar i realtid och snabba svar på sina frågor vilket skapar en mer transparent och engagerande upplevelse. uppger att AI förbättrar kandidatupplevelsen. Ett AI-stött rekryteringssystem bidrar till detta genom att möjliggöra mer personlig, snabbare och konsekvent kommunikation vilket gör att kandidater alltid vet vad nästa steg i processen är. Kandidater kan få statusuppdateringar i realtid och snabba svar på sina frågor vilket skapar en mer transparent och engagerande upplevelse.

Ökad insyn i rekryteringen

Traditionella rekryteringssystem begränsar ofta uppföljningen till urvalsfasen. Ett AI-stött ATS-system ger däremot realtidsbaserade översikter med en helhetsbild av hela rekryteringsprocessen och vidare. Till exempel kan systemet visa hur kandidater presterar efter att de har anställts. Med tiden kan det även ge prediktiva insikter som att identifiera vilka kandidater som har störst sannolikhet att lyckas i en viss roll. Därför uppger 61% av specialister inom talangrekrytering att AI hjälper dem att bättre bedöma kvaliteten på rekryteringar. att AI hjälper dem att bättre bedöma kvaliteten på rekryteringar.

Vanliga myter om ATS-system

Det finns flera vanliga missuppfattningar om ATS-system som hindrar företag från att dra nytta av systemen. Här reder vi ut några av de vanligaste myterna:

Myt 1: ATS-system sorterar bort bra kandidater

Verklighet: Traditionella ATS-system bygger ofta på rigid nyckelordsmatchning vilket kan leda till att relevanta kandidater filtreras bort. Moderna AI-stödda ATS-system fungerar annorlunda då de tolkar sammanhanget i CV:n och bedömer kandidater utifrån hur väl de matchar kravprofilen. I stället för att sortera bort kandidater lyfter AI-stödda system de mest relevanta profilerna vilket gör urvalet både mer träffsäkert och rättvist.

Myt 2: ATS-system är bara för stora företag

Verklighet: Rekrytering blir allt mer överväldigande, oavsett företagsstorlek, i takt med att ansökningsvolymerna ökar kraftigt. Det gäller både stora bolag, medelstora företag och små verksamheter. Faktum är att mindre organisationer ofta har mindre HR-team vilket gör att ATS-system kan skapa stort värde genom att automatisera tidskrävande uppgifter.

När Beatgrid Media expanderade till fem nya marknader ökade till exempel HR-arbetsbördan kraftigt. Trots detta hanterades expansionen av en enda HR-ansvarig. Företaget valde att använda Deel för att hantera global rekrytering och den dagliga driften.

Läs om hur Beatgrid Media skalade upp global HR med hjälp av Deel.

Myt 3: Ett ATS-system gör rekryteringen opersonlig

Verklighet: I stället för att göra rekryteringen opersonlig automatiserar rekryteringssystem kommunikationen och säkerställer att kandidater hålls informerade genom hela processen. Moderna AI-stödda rekryteringssystem gör det dessutom möjligt att anpassa kommunikation, uppgifter och onboarding efter varje kandidat. Som Anand Kabra (Chef för HR och transformation, Apexon) förklarar:

”AI-stödda utvärderingsplattformar erbjuder i dag adaptiva bedömningar som ger objektiv och rättvis kartläggning av kompetenser. AI möjliggör också kontinuerlig kontakt, delar uppdateringar i realtid och besvarar kandidaternas frågor direkt.

Även onboarding blir mer personligt med AI-stödda mentorprogram och uppföljning. Nyanställda matchas med mentorer och lärandeinnehåll anpassas efter deras kompetenser och intressen vilket ger en engagerande och trygg start.”

5 populära ATS-system att överväga

Vi har sammanställt fem ATS-alternativ med olika styrkor:

1. Deel: Deels AI-stödda rekryteringssystem ingår i en komplett HR-plattform som inte bara erbjuder rekryteringsfunktioner utan även onboarding, medarbetarhantering, utbildning, prestationshantering och verktyg för hela medarbetarupplevelsen.
2. Ashby: Ashby är ett fristående och specialiserat rekryteringssystem känt för sina starka funktioner inom rapportering och prognoser.
3. Workable: Workable är en ATS-lösning som även erbjuder HR-funktioner som medarbetardata, tidsrapportering och lönerapportering.
4. Zoho Recruit: Zoho Recruit positionerar sig mer som ett rekryterings-CRM med fokus på kandidatrelationshantering än ett traditionellt rekryteringssystem.
5. Recruitee: Recruitee är ett rekryteringssystem som är särskilt känt för sina samarbetsfunktioner, vilket gör det enkelt för flera rekryterare att arbeta tillsammans.

Frågor att ställa innan ni implementerar ett rekryteringssystem

Innan ni väljer ett ATS-system bör ni har tydliga svar på följande frågor:

• Vilka är våra nuvarande rekryteringsbehov och hur förväntas de utvecklas de kommande åren?
• Vilka jobbplattformar använder vi idag och vilka planerar vi att använda framöver?
• Vilka manuella processer bromsar vår rekrytering?
• I vilket steg i processen tappar vi flest kandidater?
• Vilka nyckeltal för rekrytering vill vi följa upp?
• Vilka repetitiva uppgifter tar mest tid för rekryteringsteamet och bör automatiseras?
• Vid vilka tillfällen i processen känner sig kandidater oinformerade eller tappar engagemanget?
• Vad är vår budget och hur stort är teamet som ska använda systemet?

Så väljer ni rätt ATS-system för ert rekryteringsteam

Använd denna checklista för att utvärdera om ett rekryteringssystem uppfyller teamets viktigaste behov:

• Stödjer systemet alla steg i rekryteringsprocessen?
• Erbjuder det avancerade AI-funktioner för att skapa jobbannonser, hitta kandidater och granska ansökningar?
• Kan det integreras med de jobbplattformar ni använder?
• Kan det kopplas till företagets karriärsida?
• Kan det integreras med ert HRIS och verktyg för bakgrundskontroller?
• Ger det tillgång till rekryteringsanalys med tydlig översikt och rapportering?
• Är det intuitivt och enkelt att använda för både rekryterare och kandidater?
• Passar prissättningen er budget?
• Uppfyller det krav på regelefterlevnad och dataskydd?
• Kan systemet skalas i takt med att era rekryteringsbehov växer?
• Erbjuder leverantören tillräcklig kundsupport?

Framtiden för ATS-system

Är ert val av ATS-system framtidssäkert eller riskerar ni att behöva byta system inom kort? Genom att förstå kommande trender kan ni fatta ett mer hållbart beslut.

AI kommer att spela en avgörande roll för nästa generation av ATS-system. Vi ser redan hur avancerade AI-funktioner gör den globala rekryteringsprocessen mer effektiv och träffsäker:

Prediktiv rekryteringsanalys

Ett AI-stött ATS-system erbjuder realtidsbaserade översikter med en helhetsbild över hela rekryteringsprocessen kombinerat med prediktiva insikter, till exempel vilka kandidater som har störst sannolikhet att lyckas i rollen.

Till exempel uppger 61% av talangrekryterings specialister att AI hjälper dem att bättre bedöma kvaliteten på deras rekryteringar.

Dessa insikter gör det möjligt att arbeta mer proaktivt med rekryteringsstrategin i stället för att bara reagera på vad som redan har hänt.

Automatiska intervjusammanfattningar

AI tar rekrytering till nästa nivå genom att omvandla intervjunoteringar till värdefulla insikter. Systemet kan automatiskt sammanfatta intervjuer så att rekryteraren kan fokusera på samtalet i stället för att anteckna. Detta gör det också snabbare att ge feedback och följa upp efter varje intervju samtidigt som dessa sammanfattningar utgör en grund för analys. Genom att samla och analysera intervjudata över tid kan ni identifiera trender kopplade till kompetenser, geografi eller löneförväntningar.

Minskad partiskhet genom strukturerad utvärdering

66% av rekryterande chefer uppger att AI kan minska eller motverka kulturell partiskhet i intervjuprocessen. AI-stödda rekryteringssystem bidrar till detta genom två centrala funktioner:uppger att AI kan minska eller motverka kulturell partiskhet i intervjuprocessen. AI-stödda rekryteringssystem bidrar till detta genom två centrala funktioner:

• Systemet utvärderar kandidater baserat på kompetens och kravprofil vilket minskar påverkan av individuella bedömningar.
• Ger ett enhetligt sätt att bedöma kandidater utifrån fördefinierade kriterier i stället för att låta subjektiva uppfattningar styra.

Letar ni efter ett framtidssäkert rekryteringssystem? Möt Deels ATS

Deels AI-stödda ATS-system är utvecklat med framtidens krav i åtanke. Det hjälper er att rekrytera global talang snabbare med avancerade funktioner som:

• AI-genererade jobbannonser som attraherar rätt kandidater utan partiskhet
• AI-stödd matchning som lyfter fram relevanta profiler i stället för att filtrera bort kvalificerade kandidater
• Integrerad kalender där kandidater kan boka intervjuer själva och minska behovet av uppföljning
• AI-verifiering av kandidater för att identifiera bedrägerier
• Helhetsrapportering av rekryteringsprocessen för att optimera rekryteringsstrategin.

Deels ATS är en del av en komplett HR-plattform som inkluderar HRIS, lönehantering, lärande/utbildning, prestationshantering, global rörlighet och IT-support. Ni för stöd både för rekrytering och hela medarbetarlivscykeln i ett och samma system.

Boka en demo och se hur Deels ATS kan hjälpa er att möta dagens rekryteringsbehov och morgondagens krav.kan hjälpa er att möta dagens rekryteringsbehov och morgondagens krav.