Freelancer betalen: jouw complete gids voor internationale betalingen aan externe medewerkers

Steeds meer organisaties maken gebruik van de wereldwijde talentenpool om de meest getalenteerde medewerkers en freelancers aan te trekken. Dat wordt gestaafd door het State of Global Hiring Report van Deel Lab, waaruit blijkt dat 89% van de in 2022 gecreëerde contracten op ons platform betrekking hadden op externe medewerkers.

Hoe betaal je een freelancer?

Hoewel het proces van het betalen van buitenlandse freelancers meer rechttoe rechtaan is dan het betalen van buitenlandse werknemers in vaste dienst, blijft het één van de meer uitdagende aspecten van een buitenlandse freelancer inhuren. Je moet bijvoorbeeld kiezen voor een internationale betaalmethode, rekening houden met de kosten die daarbij horen, en voldoen aan buitenlandse belastingverplichtingen. Gelukkig maakt Deel dit allemaal een stuk eenvoudiger.

Via Deel betaal jij je internationale freelancers met één klik, en kun je ook nog eens kiezen uit tientallen valuta-opties en flexibele betalingsvoorwaarden. Daarnaast kun je de facturatie en uitbetalingen volledig automatiseren, zodat de kans op menselijke fouten minimaal is. Dat scheelt jouw eigen teams weerl tijd en energie.

Wil je meer te weten komen over Deel, hoe het zit met het wereldwijd betalen van freelancers, en de fiscale aspecten die je tegen kunt komen bij het werken met internationale freelancers? Neem dan snel deze praktische gids door!

Let op: hoewel de inhoud in dit stuk verwijst naar Amerikaanse belastingvereisten en bijbehorende formulieren, vereenvoudigt Deel het proces van het inhuren en betalen van freelancers voor bedrijven overal ter wereld.

Wanneer betaal je jouw buitenlandse freelancers?

Wanneer je met freelancers in het buitenland werkt, is het belangrijk om een duidelijk betalingsschema te kiezen.

Dat kan je op verschillende manieren regelen. Meestal stuurt de freelancer je een factuur wanneer het werk is afgerond. Als opdrachtgever betaal jij vervolgens het bedrag dat je met elkaar hebt afgesproken. Dat doe je uiterlijk op de vervaldatum die op de factuur staat vermeld. Wat precies de betalingstermijn is, kan verschillen per freelancer en hangt af van de afspraken die je met elkaar hebt gemaakt.

Dit zijn de verschillende opties:

Vooruitbetalingen

Sommige freelancers willen graag voor aanvang van een project betaald worden. De kans dat een freelancer niet betaald wordt is daardoor minimaal, maar het verhoogt wel het risico voor jou als opdrachtgever. Als het geleverde werk onvolledig of ondermaats is, kan een terugbetaling een lastig verhaal worden. Soms zijn er zelfs juridische stappen nodig om het geschil op te lossen.

Echter, als je al een lange relatie met een freelancer hebt, kan een voorafbetaling een teken van vertrouwen zijn waarmee de relatie met de freelancer alleen maar zal versterken.

Betalingen bij mijlpalen of projectvoltooiing

Een betaling na het bereiken van een mijlpaal of na de voltooiing van een project is voor de opdrachtgever de veiligste optie. Het risico voor de freelancer is in dit geval wel weer hoger. Die kan dit risico verminderen door heldere communicatie over de projectvoorwaarden en het ondertekenen van een overeenkomst met de opdrachtgever.

Aanbetalingen

In tegenstelling tot vooruitbetalingen, betekent een aanbetaling dat je een deel van de totale kosten van de diensten betaalt voor de start van een project. Dit is een prima tussenweg als je voor het eerst met een freelancer werkt. Het gedeeltelijk vooraf betalen van het project biedt zekerheid voor de freelancer en motiveert hen om op tijd goed werk af te leveren.

Betalingen per uur

Je kunt je freelancers ook per uur betalen volgens een van tevoren afgesproken betalingsschema. Als het gaat om een lange termijn project, stel dan het betalingsschema vast in het contract. Zo weet de freelancer precies wanneer zij hun betaling kunnen verwachten: wekelijks, maandelijks of tweemaandelijks.

Flexibele betalingen met Deel

Met Deel kun je je eigen betalingsschema selecteren (conform de lokale wetgeving) en bijvoorbeeld kiezen voor mijlpaal-, vast tarief- of pay-as-you-go contracten. Zo bied je jouw freelancers maximale flexibiliteit. Eenmalige betalingen buiten de cyclus zijn beschikbaar voor freelancers met wie je een vast tarief of pay-as-you-go optie hebt afgesproken.

Met Deel's Mass Pay functie kun je bovendien al je freelancers in één keer betalen via automatische incasso. Dat doe je op het moment dat de betalingen verschuldigd zijn, maar je kunt de mensen die betaald moeten worden ook handmatig selecteren.

Wat is de beste methode om buitenlandse freelancers te betalen?

Na het vastleggen van je betalingsschema is de volgende stap het selecteren van de optimale methode om internationale betalingen te doen. Het is belangrijk om de betalingsopties grondig te vergelijken, rekening houdend met factoren zoals:

• Implementatiesnelheid
• Kosten
• Veiligheid
• Beschikbaarheid en voorkeuren van de freelancer.

Internationale Bankoverschrijvingen (SWIFT)

SWIFT is het internationale netwerk voor het overboeken van geld, en verbindt financiële instellingen overal ter wereld. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun internationale bankoverschrijvingen naar freelancers te doen via deze methode, helemaal omdat het SWIFT-netwerk ongeveer 11.000 banken omvat in zo'n 200 landen.

Een belangrijke troef van het gebruik van SWIFT is de veiligheid die het netwerk biedt. Door de relatief hoge bankkosten (meestal tussen 3 - 5%) en minder gunstige wisselkoersen kan het wel zo zijn dat sommige freelancers deze betalingsmethode minder prettig vinden.

Digitale portefeuilles

Digitale portefeuilles worden steeds populairder als het gaat om het betalen van buitenlandse freelancers. Deze online platformen of betalingsapps bieden je de mogelijkheid om geld op te slaan, betalingen uit te voeren en geld over te maken naar je eigen bankrekening.

Met hun indrukwekkende efficiëntie en veelzijdigheid, maken digitale portefeuilles geldtransfers naar freelancers mogelijk in slechts een paar kliks – of zelfs met één klik als je aangesloten bent bij Deel. Ze zijn bovendien te koppelen aan diverse opnamemethodes, zoals SWIFT, PayPal of Payoneer.

Cryptocurrency

Het betalen van freelancers in cryptocurrency kan je helpen hoge wisselkoersen en bankkosten te vermijden. Digitale valuta wint nog steeds aan populariteit, en wanneer je deze optie aanbiedt zul je meer freelancers aantrekken – zeker omdat het een razendsnelle en kostenefficiënte betaalmethode is die tal van opnamemogelijkheden biedt.

Deel is al mee met de trend en ondersteunt betalingen in bekende cryptocurrencies zoals:

• USD Coin
• Bitcoin
• Ethereum

Geldovermakingsdiensten

Geldovermakingsdiensten bieden eveneens een betrouwbare oplossing voor het compenseren van je freelancers. Met de meeste diensten kun je direct geld versturen, zonder de kosten die SWIFT-betalingen met zich meebrengen. Bekende opties zijn:

PayPal

Paypal is in meer dan 200 landen beschikbaar en ondersteunt 25 valuta's. De transactiekosten zijn relatief laag: 2,9% + $0,30 in de VS en 3,9% + wisselkoers voor internationale overboekingen. Het platform maakt internationale betalingen mogelijk via een bedrijfscreditcard of overmaking naar een lokale bankrekening.

Revolut

Naast een overboekingsysteem is Revolut tevens een platform dat ook goud- en cryptobetalingen aanbiedt, zonder verborgen kosten. De service biedt ook een betaalkaart die momenteel ondersteuning biedt voor ongeveer 130 lokale valuta's. Afhankelijk van je bedrijfsbehoeften, het aantal freelancers en hun locatie, kun je kiezen uit verschillende abonnementsopties.

Wise

Wise is een andere internationale betaalmethode die zich onderscheidt door de eerlijkste wisselkoers te bieden. Het is mogelijk om je lokale bankuitbetalingen in meerdere valuta's te doen, maar het is alleen beschikbaar in ongeveer 59 landen. Het platform is ideaal voor bedrijven die geen grote bedragen overmaken en werken met freelancers in de landen waar Wise actief is.

Payoneer

Payoneer heeft wereldwijd een aanwezigheid, net als PayPal. Ze bieden meerdere opties voor geldopname, inclusief hun eigen Mastercard.

Payoneer verzendt de kaart wereldwijd, dus het kan een uitstekend alternatief zijn voor je freelancers, aangezien ze het geld direct kunnen gebruiken zodra het op hun account aankomt. De kosten van Payoneer zijn echter aanzienlijk hoger: ze rekenen kosten voor het laden van de debetkaart, voor de wisselkoersen en voor het overmaken van geld naar je bankrekening.

Deel

Deel zorgt ervoor dat je freelancers snel en correct betaald worden, waar ze zich ook bevinden. Je kunt zowel je vaste werknemers als freelancers betalen met één maandelijkse verzamelfactuur, en freelancers kunnen hun salaris zelfs tot 30 dagen eerder ontvangen.

Van het verzamelen van juridische documenten tot het uitvoeren van betalingen in overeenstemming met lokaal conforme contracten, Deel neemt het allemaal voor je uit handen. Je kunt Deel ook integreren met je favoriete boekhoudtools (zoals Quickbooks, Xero en Netsuite) om het allemaal nóg makkelijker te maken. Ontdek hoe Deel het inhuren en betalen van buitenlandse freelancers vereenvoudigt en leuker maakt!

Juridische valkuilen bij het betalen van buitenlandse freelancers

Als jouw bedrijf internationale freelancers inzet, moet je op je hoede zijn voor de juridische risico's en boetes die verbonden zijn aan onjuiste wervingsmethoden. Het draait hierbij allemaal om compliance, oftewel naleving. Dat wil zeggen dat je je moet houden aan lokale arbeidswetten, de misclassificatie van medewerkers moet voorkomen, en moet zorgen voor correcte belastingaangiften. Hieronder gaan we daar wat dieper op in.

Classificatie van medewerkers: hoe lokale arbeidswetten daar invloed op hebben

Wanneer je freelancers inhuurt uit diverse landen zoals Denemarken, Canada, Argentinië of Sri Lanka, dien je te voldoen aan de specifieke arbeidswetten van elk land.

Het wordt vaak ingewikkeld wanneer de definitie van een freelancer in het land van een bedrijf niet overeenkomt met die in het land van de freelancer waarmee gewerkt wordt.

Laten we de Verenigde Staten als voorbeeld nemen. Daar wordt een freelancer wettelijk gezien als een individu of entiteit die diensten aanbiedt aan het grote publiek, vaak werkt aan meerdere projecten en lokale belastingen betaalt. Als bedrijf heb je alleen zeggenschap over het eindresultaat van het werk, waardoor freelancers de vrijheid hebben het werk uit te voeren op het moment én de manier die hen het beste uitkomt.

Als jij je als opdrachtgever daar toch mee bemoeit (bijvoorbeeld door het werk te controleren), dan kan de wet de freelancer zien als vaste medewerker. In dat geval ben je verplicht om het volgende te betalen:

• Sociale zekerheidsbelastingen
• Ziektekostenverzekeringen
• Pensioenregelingen
• Werkloosheidsverzekeringen

Wat je dus wil voorkomen is de misclassificatie van freelancers, want schijnzelfstandigheid kan je hoge boetes opleveren.

In andere landen kunnen de regels weer enigszins anders zijn. Je moet dus eigenlijk altijd juridisch advies inwinnen van lokale experts om te zorgen dat je volledig voldoet aan de regels zodat je boetes kunt vermijden. Sommige landen vereisen bovendien een vergunning voor het werken met freelancers, om het risico op misclassificatie te verminderen.

In je overeenkomst met een onafhankelijke opdrachtnemer moet duidelijk staan hoe deze relatie wordt geclassificeerd (bijvoorbeeld als freelancer of ZZP’er). Als dit niet overeenkomt met de definitie van een onafhankelijke opdrachtnemer volgens de wetten van het betreffende land, dan is het een optie om die persoon als buitenlandse werknemer in dienst te nemen in hun eigen land. Daar komt een ander inhuurproces bij kijken, bijvoorbeeld via een Employer of Record (EOR).

Om elk risico van verkeerde classificatie en aansprakelijkheid bij het inhuren van freelancers te elimineren, biedt Deel Shield de oplossing:

1. Deel evalueert de correcte classificatie van je personeelsbestand en adviseert over hun classificatiestatus (werknemer versus freelancer)
2. Deel neemt de aanwerving en HR-administratie op zich, stelt gelokaliseerde contracten op en verzamelt de noodzakelijke nalevingsdocumentatie voor jou
3. Jij en je werknemer krijgen toegang tot één centraal platform om documentatie, verlof, betalingsgoedkeuringen en meer te beheren

Belastingverplichtingen

Hoewel je als bedrijf niet verplicht bent om belastingen voor je buitenlandse freelancers in te houden, moet je mogelijk wel aangifte doen.

Neem bijvoorbeeld Amerikaanse bedrijven; zij moeten de inkomsten van buitenlandse freelancers rapporteren aan de IRS via formulieren 1042 en 1042-S. Dit is tenzij er een belastingverdrag bestaat tussen het thuisland van de freelancer en de VS. In dat geval moet een vrijstellingsformulier 8233 worden ingediend.

Op de hoogte blijven van continu veranderende belastingvoorschriften kan een complexe en tijdrovende taak zijn. Deze verantwoordelijkheid kun je met een gerust hart aan Deel overdragen.

Bij Deel hebben we een team van lokale experts in meer dan 100 landen. Deze specialisten houden de vinger aan de pols bij veranderingen in lokale wetten en voorschriften, zodat alle medewerkers conform de regelgeving worden betaald. Daarnaast zorgt Deel voor de verplichte documentatie bij de belastingaangifte aan het einde van het jaar, zoals de W2-formulieren in de VS, T4-formulieren in Canada en P45's in het Verenigd Koninkrijk.

Lees ook: hoe freelancer ontslaan.

Deel maakt het betalen van buitenlandse freelancers gemakkelijk en snel

Het betalen van buitenlandse freelancers mag geen belemmering zijn voor jouw wereldwijde werving. Met Deel kun je freelancers financieren met slechts één klik en zonder enige moeite belastingformulieren verzamelen. Onze verschillende valutaopties en diverse opnamemethoden maken het nog gemakkelijker voor je team om altijd op tijd betaald te worden.

Ontdek hoe Deel je kan helpen bij het stroomlijnen van de betalingen aan jouw freelancers. Boek een 30 minuten durende demo met een expert om zo snel mogelijk te starten. Wij zijn jouw partner als het aankomt op de loonadministatiediensten voor freelancers, dus waar wacht je nog op?

FAQ over loonadministratie voor freelancers

Welke belastingdocumenten heb ik nodig bij het inhuren van buitenlandse freelancers?

De benodigde belastingdocumenten en verplichtingen hangen af van het land van verblijf van de freelancer en eventuele belastingwetten die van toepassing zijn op buitenlandse werknemers waar het bedrijf is gevestigd.

Voorbeeld: Amerikaanse bedrijven moeten het IRS-formulier W-8BEN verzamelen van hun freelancers (of W-8BEN-E voor werknemers die opereren onder een bedrijfsentiteit) om te bevestigen dat de persoon geen Amerikaans staatsburger is en dat het bedrijf niet verplicht is belastingen in te houden.

Moeten Amerikaanse bedrijven Formulier 1099 uitgeven aan buitenlandse freelancers?

Nee. Formulier 1099-NEC (en in sommige gevallen Formulier 1099-MISC) wordt uitgegeven aan freelancers die in de VS zijn gevestigd en meer dan $600 hebben ontvangen in een belastingjaar.

Zolang jouw freelancer geen Amerikaans staatsburger is en geen inkomen uit de VS genereert, hoef je geen Formulier 1099 van hen te verzamelen, aangezien ze geen Amerikaanse belastingbetaler zijn.

Moet ik een overeenkomst met een buitenlandse freelancer ondertekenen?

Het maakt eigenlijk niet uit waar de freelancer is gevestigd: het is voor elk bedrijf raadzaam een overeenkomst met een freelancer te ondertekenen.

Een goed opgestelde freelancerovereenkomst definieert de aard van de werkrelatie, de reikwijdte van het werk, de betalingsvoorwaarden en het eigendom van het werk van de freelancer – denk daarbij bijvoorbeeld aan intellectueel eigendom. Het kan ook dienen als referentiepunt bij het oplossen van geschillen.

Beschermingsclausules die je moet opnemen in je overeenkomst met een buitenlandse freelancer kunnen afhangen van de lokale wetten en voorschriften, dus vraag hulp van een lokale juridische expert om ervoor te zorgen dat je contract waterdicht is.

Hoe lang duurt de implementatie van een wereldwijde payroll service voor freelancers?

Met Deel kan de implementatie van wereldwijde payroll één tot twee maanden duren, afhankelijk van het aantal werknemers en betrokken landen. Ons proces verloopt veel sneller dan dat van concurrenten, omdat we geen gebruik maken van externe dienstverleners in de meer dan 150 landen waar we actief zijn.

Hoe gaat Deel om met wisselkoersen?

Via Deel kun je je wereldwijde team financieren in de valuta die jouw voorkeur heeft. Wij betalen de freelancers vervolgens in hun lokale valuta. Dat werkt zo: zodra de freelancers hun geld op hun Deel-saldo hebben, kunnen ze het opnemen in hun gekozen lokale valuta. Daarbij kunnen ze gebruikmaken van welke betaalmethode ze maar willen.

We houden rekening met frequente schommelingen in wisselkoersen door dit op te nemen in je factuur. Dat betekent dat we rekening houden met de wisselkoers op de 25e en de 30e van de maand (Forward Rate). Zo zorgen we ervoor dat er geen verrassingen zijn aan jouw kant.

Waar valt een freelancer onder?

Een freelancer is een zelfstandig professional die diensten levert aan klanten of opdrachtgevers. Freelancers vallen over het algemeen onder de categorie zelfstandigen zonder personeel (ZZP'ers).

Kun je als ZZP'er in het buitenland werken?

Jazeker, je kunt als ZZP'er in het buitenland werken. De fiscale implicaties kunnen echter variëren, dus het is aan te raden om belastingadvies in te winnen in zowel het thuisland als het werkland.

Hoeveel mag ik verdienen als freelancer zonder KvK?

Als jouw omzet per kalenderjaar maximaal € 1.800 is, ben je niet verplicht je onderneming aan te melden bij de Kamer van Koophandel. Je hoeft je bij de Belastingdienst ook niet aan te melden als BTW-ondernemer. Twijfel je? Kijk dan even op de website van de Belastingdienst, daar staat het duidelijk uitgelegd.

Waar betaal je belasting als je in het buitenland werkt?

Dit hangt van diverse factoren af, zoals het land waar je werkt en je residentiestatus. Het kan ook zijn dat je belasting moet betalen in zowel je thuisland als het land waar je werkt. Het is belangrijk om altijd belastingadvies in te winnen om te zorgen dat je voldoet aan alle relevante belastingwetten.

Is ZZP hetzelfde als freelance?

Over het algemeen worden de termen ZZP'er en freelancer door elkaar gebruikt. Ze verwijzen beide naar een zelfstandig ondernemer zonder personeel, die werkt voor verschillende klanten of opdrachtgevers. De termen kunnen echter verschillende connotaties hebben afhankelijk van de sector of het land.

Disclaimer: deze inhoud is alleen voor informatieve doeleinden gepubliceerd en is niet bedoeld als bindend juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding.