Kennismigrant aannemen in Nederland: zo werkt het

De kennismigrantregeling biedt bedrijven een gestroomlijnde manier om toptalent naar Nederland te halen, zonder dat er extra werkvergunningen of een arbeidsmarkttoets nodig zijn. Wel moet je voldoen aan verschillende compliancecontroles en de vereisten van de IND.

Bij Deel zetten we onze uitgebreide ervaring met immigratie in om bedrijven te helpen deze complexiteit te navigeren. In deze gids laten we stap voor stap zien hoe je een werkvisum sponsort voor een kennismigrant via de kennismigrantregeling, of je dit nu intern regelt of gebruikmaakt van de expertise van Deel.

Met onze bewezen aanpak kun je goedkeuringen versnellen, compliant blijven en je richten op het opbouwen van een internationaal team, terwijl wij het papierwerk beheren.

Waarom kiezen voor de kennismigrantregeling?

Veel bedrijven halen buitenlandse werknemers naar Nederland via de kennismigrantregeling, omdat je geen TWV werkvergunning hoeft aan te vragen en geen arbeidsmarkttoets hoeft te doorlopen. Daardoor is het aanvraagproces vaak voordeliger en efficiënter dan bij andere visumtypes.

Een kennismigrant komt in aanmerking, mits het jobaanbod voldoet aan de salarisvereisten die gelden voor de betreffende leeftijdsgroep.

De werkgever is verantwoordelijk voor het regelen van het werkvisum en het aanvragen van een Nederlandse verblijfsvergunning via de kennismigrantregeling.

Je hebt twee opties: zelf een sponsorschap aanvragen en het werkvisum voor de kennismigrant regelen, of samenwerken met een partij zoals Deel om de aanvraag namens jou te beheren. Dit is vaak een betere keuze als je niet bekend bent met het Nederlandse immigratiesysteem of liever een hands-off aanpak hebt.

Wil je de visumaanvraag zelf doen, dan vind je in deze gids de belangrijkste stappen die je moet volgen.

1. Bepaal of je het visum voor de kennismigrant moet sponsoren

Afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer en het type werk dat de kennismigrant gaat doen, kan het zijn dat deze al het recht heeft om in Nederland te werken. Vrijstellingen gelden onder andere voor:

• Burgers van de Europese Unie (EU), Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland
• Kort verblijf (tot 90 dagen)
• Vluchtelingen en asielzoekers
• Zelfstandigen
• Familieleden van vrijgestelde visumhouders
• Houders van een Europese blauwe kaart

Valt de kennismigrant niet onder een van deze categorieën, dan moet je als werkgever meestal een gecombineerde vergunning (GVVA) aanvragen. Dit document combineert een verblijfsvergunning en een werkvergunning voor Nederland.

In sommige gevallen hoef je alleen een verblijfsvergunning aan te vragen voor een kennismigrant, bijvoorbeeld bij hoogopgeleide werknemers, intra-company transfers of trainees.

2. Word een erkend referent voor kennismigranten

Alleen werkgevers met een erkend sponsorschap bij de Nederlandse immigratiedienst kunnen een visum voor een kennismigrant aanvragen. Hoewel dit een extra stap is, zorgt het er wel voor dat aanvragen sneller worden verwerkt.

Hier zijn de stappen om je als werkgever te registreren bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND):

Stap 1. Controleer of je organisatie in aanmerking komt

Je organisatie moet voldoen aan specifieke eisen om aan te tonen dat deze betrouwbaar en financieel gezond is en verplichtingen richting een kennismigrant kan nakomen. Er zijn drie belangrijke criteria:

• Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK)
• Financiële draagkracht: je moet kunnen aantonen dat je de kennismigrant kunt betalen en mogelijk een beoordeling door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) doorstaan
• Betrouwbaarheid van de organisatie: bestuurders en medewerkers moeten geen strafbare feiten op hun naam hebben

Stap 2. Verzamel de benodigde documenten

Je moet je aanvraag ondersteunen met documentatie. Welke documenten nodig zijn, hangt af van je type organisatie en de kennismigrant die je wilt aannemen, maar vaak gaat het om:

• Een ondertekend exemplaar van het aanvraagformulier
• Gegevens van je bedrijf en contactinformatie
• Notariële aktes
• Verklaringen omtrent gedrag
• Salarisadministratie of organigrammen
• Jaarrekeningen en balansen
• Een verklaring van betalingsgedrag

Stap 3. Dien de aanvraag in

Zodra je alle benodigde documenten hebt verzameld, stuur je de aanvraag naar de IND. Als je aanvraag succesvol is, ontvang je binnen ongeveer drie maanden een reactie en een bevestiging.

Je moet ook de aanvraagkosten betalen. Voor het aanvragen van erkenning als referent bedragen die kosten in 2026 € 5.080. Voor kleine bedrijven met maximaal 50 personen geldt een verlaagd tarief van € 2.539. Vraag je daarna een verblijfsvergunning voor een kennismigrant aan, dan bedragen de kosten daarvoor in 2026 € 423.

Stap 4. Blijf voldoen aan de voorwaarden van de IND

Om je status als erkend referent te behouden, moet je je aan een aantal regels houden:

• Het melden van wijzigingen aan de IND die van invloed kunnen zijn op de visumstatus van de kennismigrant of op jouw mogelijkheid om deze in dienst te houden
• Het bijhouden van administratie over de kennismigranten die je in dienst hebt
• Zorgen dat de kennismigrant Nederland verlaat zodra het visum verloopt

Als je niet aan deze verplichtingen voldoet, kun je een boete krijgen en je status als erkend referent verliezen.

3. Controleer of het aanbod voldoet aan de IND-eisen

De IND keurt aanvragen voor een kennismigrant alleen goed als aan specifieke voorwaarden wordt voldaan. Het is daarom belangrijk om dit vooraf te controleren en waar nodig aanpassingen te doen voordat je de aanvraag indient.

De minimale maandelijkse salarisvereisten voor een kennismigrant in 2026, exclusief vakantiegeld, zijn:

• € 3.122 voor afgestudeerden of kennismigranten met een zoekjaar
• € 4.357 voor kennismigranten jonger dan 30 jaar
• € 5.942 voor kennismigranten van 30 jaar en ouder

Daarnaast moet in het contract staan dat je de kennismigrant rechtstreeks uitbetaalt op een bankrekening, in vaste maandelijkse termijnen.

4. Dien de aanvraag voor de kennismigrant in

Afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer kan extra documentatie nodig zijn. Volg deze stappen, tenzij de kennismigrant afkomstig is uit een van de volgende landen:

• Australië
• Canada
• Japan
• Monaco
• Nieuw-Zeeland
• Vaticaanstad
• Verenigd Koninkrijk
• Verenigde Staten
• Zuid-Korea

Ongeacht de situatie moet je de volgende documenten aanleveren. Deze moeten zijn vertaald naar het Engels, Frans, Duits of Nederlands en indien nodig gelegaliseerd:

• Een geldig reisdocument
• Twee pasfoto’s
• Een ondertekende verklaring van de werkgever
• Een arbeidsovereenkomst of jobaanbod voor de kennismigrant
• Het cv van de kennismigrant
• Diploma’s en certificaten
• Een verklaring omtrent gedrag

Komt de kennismigrant niet uit een van de landen uit deze lijst, dan moet deze binnen de eerste drie maanden na aankomst een tuberculose-onderzoek ondergaan. Hiervoor moet het tbc-formulier worden meegenomen naar de afspraak.

Scenario A: Dien de aanvraag in voor de kennismigrant en MVV

Je moet een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) tegelijk met de aanvraag voor de kennismigrant indienen.

De MVV geeft de werknemer recht op een sticker in het paspoort waarmee diegene langer dan de eerste periode van 90 dagen in Nederland mag verblijven.

De werknemer moet de vereiste onderdelen van het MVV-formulier invullen en een afspraak maken bij de Nederlandse ambassade in het land van herkomst of, als dat niet mogelijk is, in het dichtstbijzijnde land. Een medewerker van de ambassade controleert de documenten, neemt biometrische gegevens af en rondt het formulier af. (IND)

Daarna moet je als sponsor de volgende stappen nemen:

• Verzamel het MVV-formulier en de ondersteunende documenten
• Vul de vereiste onderdelen voor de sponsor in
• Stuur de ingevulde formulieren online of per post binnen drie weken op
• Betaal de aanvraagkosten van € 423 via automatische incasso (IND)

Scenario B: Dien alleen de aanvraag voor de kennismigrant in

Als de werknemer is vrijgesteld van de MVV, kan diegene Nederland binnenkomen terwijl je de aanvraag voor de kennismigrant indient.

Je kunt de aanvraag online of per post indienen. Als je schriftelijk wil aanvragen, kun je het HSM-formulier downloaden en de ingevulde versie samen met alle ondersteunende documenten naar de IND sturen. Anders kun je de aanvraag indienen via het Portaal Zakelijk van de IND en daar de vereiste formulieren uploaden.

Net als in scenario A betaal je voor de aanvraag van de kennismigrant in 2026 € 423 via automatische incasso.

5. Wacht op de beslissing van de IND en haal de vergunning op

De verwerking van de aanvraag duurt meestal tot 90 dagen, maar kan langer zijn als de aanvraag nog niet compleet is. Je ontvangt een bericht als er aanvullende informatie nodig is.

Werknemers die al in Nederland zijn, kunnen een verblijfsaantekening aanvragen om alvast te mogen werken. Hiervoor moeten ze een afspraak maken bij de IND en hun paspoort meenemen.

Als de aanvraag wordt afgewezen, kun je bezwaar maken en de aanvraag mogelijk opnieuw laten beoordelen.

Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan kan de werknemer een afspraak maken om de verblijfsvergunning op te halen. Werknemers die nog niet in Nederland zijn, ontvangen de benodigde documenten via de Nederlandse ambassade in hun land van herkomst.

Zodra de vergunning is afgegeven, is deze geldig voor de duur van het arbeidscontract met een maximum van vijf jaar. Daarna kan de vergunning worden verlengd.

Zeg vaarwel tegen onzekerheid in het visumproces met Deel Mobility

Het wegnemen van onzekerheid uit visumprocessen is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Deel heb je alles wat je nodig hebt om je recruitmentteam en buitenlandse kandidaten te ondersteunen.

Gebruik de HR en immigratieoplossing van Deel om:

• De visumgeschiktheid van elke kandidaat te controleren voordat je arbeidsovereenkomsten opstelt
• Het visum van een werknemer via je eigen entiteit te sponsoren terwijl Deel het aanvraagproces van begin tot eind ondersteunt
• Deel het visum van je kandidaat te laten sponsoren als je niet aan de sponsoreisen voldoet
• Vervaldatums van immigratiedocumenten te monitoren en meldingen te ontvangen over mogelijke complianceproblemen
• Arbeidsovereenkomsten op te stellen die voldoen aan lokale en internationale wetgeving
• Screening en background checks uit te voeren
• Benefits te beheren, inclusief eventuele zorgverzekering die nodig is voor visumaanvragen
• Payroll te beheren

Zorg voor een zo soepel mogelijk visumproces voor jou en je kandidaten. Bekijk Deel Mobility of vraag direct een demo aan.