Hoe 3Commas wereldwijd personeel uitrustte met Deel

3Commas is een handelsplatform voor cryptovaluta dat volledig op afstand werkt, met werknemers in 30 landen. Naarmate het bedrijf groeide, werd het steeds ingewikkelder om apparatuur vanuit het hoofdkantoor in Estland te beheren. Adrian Torres, senior manager HR-operations, stond voor een belangrijk probleem: bij het internationaal verzenden van laptops kreeg zijn team te maken met uiteenlopende douaneregels, dure vervoerslogistiek en handmatige inpak- en configuratietaken die gecoördineerd moesten worden.

Onverwachte vertragingen zorgden zelfs binnen Europa voor operationele problemen. Het bedrijf verstuurde een laptop vanuit Estland naar een nieuwe werknemer in de buurt van Lissabon, met twee weken speling tot de startdatum. Toch hield de douane het pakket vast en ontving de werknemer de laptop pas vier dagen na de eerste werkdag. Om de vertraging op te lossen, moest het team contact opnemen met vervoerders, overleggen met de douane en planningen aanpassen. Hierdoor kwam het team van Torres minder toe aan andere prioriteiten.

Bij het aannemen van personeel buiten Europa werden deze uitdagingen nog groter, omdat douaneregels en verzendtijden daar nog onvoorspelbaarder waren. Voor een cryptovalutabedrijf met strikte beveiligingsprotocollen was dit een serieus probleem. De nieuwe werknemer had geen toegang tot essentiële beveiligde tools en moest op de eerste werkdag een eigen computer gebruiken.

'We dachten dat we zonder problemen vanuit Estland konden verzenden, omdat we apparatuur op voorraad hadden', herinnert Torres zich. 'Maar de douane hield het pakket tegen, waardoor de werknemer uiteindelijk zonder laptop begon. Dat bevestigde voor ons dat we Deel IT structureler moesten inzetten.'

Ook het handmatige karakter van de oude aanpak vertraagde de bedrijfsvoering. Voor elke zending moest iemand de laptop fysiek inpakken, wissen en configureren, en de verzending met koeriers afstemmen. Voor een bedrijf waar werken op afstand de norm is, paste dit werk op locatie niet bij het bedrijfsmodel.

Om deze uitdagingen op te lossen, bracht 3Commas zijn volledige apparatuurbeheer onder bij Deel IT. Het platform regelt de hele levenscyclus: van het aanmaken van bestellingen, waarbij kandidaatgegevens rechtstreeks uit Deel EOR en het freelancerbeheer worden opgehaald, tot wereldwijde verzending van vooraf geconfigureerde apparaten en installatie op afstand.

Dankzij het netwerk van regionale opslaghubs van Deel IT wordt apparatuur verzonden vanuit locaties dicht bij de nieuwe werknemer. Dat vermindert douanevertragingen en verzendkosten aanzienlijk. Voor 3Commas betekent dit dat een werknemer in Brazilië een laptop ontvangt vanuit een nabijgelegen regionale hub in plaats van uit Estland. Zo komt de laptop vóór de startdatum aan, in plaats van dagen te laat.

Het platform neemt ook het handmatige werk uit handen. Het team van Torres besteedt niet langer uren aan het inpakken en wissen van computers. Bestellingen zijn binnen enkele minuten aangemaakt, de prijzen zijn transparant en het volgen van de bezorgstatus is ingebouwd. Doordat Deel IT alles uit handen neemt, heeft het volledig op afstand werkende bedrijf geen IT-ondersteuning op locatie meer nodig. Zo verloopt alles soepel, zonder dat er iemand ter plaatse hoeft te zijn.

'Het platform is heel gebruiksvriendelijk', legt Torres uit. 'We hebben 15 tot 20 bestellingen afgehandeld in 8 of 9 landen, zonder problemen. Alles sluit naadloos op elkaar aan, van EOR tot IT-logistiek. Voortdurend de voortgang controleren is niet nodig. We weten dat alles loopt en dat de apparatuur op tijd aankomt.'

De overstap naar Deel IT heeft de manier waarop 3Commas wereldwijd personeel aanneemt fundamenteel veranderd. Apparatuur staat kansen niet langer in de weg. Toen het bedrijf een geschikte kandidaat in Brazilië vond, kon het direct verder met de aanstelling, in de wetenschap dat de apparatuur op tijd en gebruiksklaar zou aankomen.

Die betrouwbaarheid is des te opvallender gezien de eerdere ervaringen van Torres met een andere leverancier: trage verzending, onjuiste adresverwerking, factureringsfouten en gebrekkige communicatie. 'Bij de vorige leverancier ging er van alles mis', zegt Torres. 'Met Deel IT gebeurt dat allemaal niet. Bestellingen worden op tijd geleverd en we betalen alleen voor wat we gebruiken.'

Voor een bedrijf dat veel belang hecht aan beveiliging, maakte Deel IT het ook eenvoudiger om aan de geldende eisen te voldoen. Het platform biedt centrale rapportages en inzicht in apparaatconfiguraties en beveiligingsinstellingen. Dat is essentieel om strikte protocollen te handhaven bij een wereldwijd personeelsbestand.

Doordat handmatig apparatuurbeheer niet meer nodig is, heeft 3Commas personele en operationele capaciteit vrijgemaakt. Daardoor kan het bedrijf overal ter wereld het beste talent aannemen, zonder beperkingen door de logistiek rond apparatuur.