Hoe Beam AI's eenmans-ops-team 480 uur per maand bespaart met Deel

Beam AI, een AI-startup die backofficetaken automatiseert, is van meet af aan global. Toen het bedrijf groeide, groeide ook Deels platform met hen mee en ontwikkelde het zich van een enkel hulpmiddel tot hun centrale operationele hub. Telkens wanneer zich een nieuwe operationele uitdaging voordeed, had Deel een oplossing.

• Wereldwijde loonadministratie voor Duitsland: Deel automatiseerde de 'rommelige en handmatige' salarisadministratie van Beam AI voor de Duitse entiteit en navigeerde de complexe regelgeving van het land zonder dat een specialist nodig was.

• Deel IT (zonder IT‑afdeling): Beam AI heeft geen IT-team. Deel IT stelt hen in staat een budget vast te stellen, nieuwe medewerkers hun apparatuur te laten kiezen en Deel wereldwijd de logistiek, levering en overdracht te laten regelen, wat tijd en geld bespaart.

• Naadloos werknemersbeheer: Deels platform beheerde moeiteloos zowel Employer of Record (EOR)-aanstellingen in complexe markten zoals de VS, als hun wereldwijde netwerk van contractanten.

• Een volledige, geconsolideerde HR-stack: Beam AI bracht de hele HR-functie samen op Deel — met HRIS voor verlofbeleid, Expenses voor onkostendeclaraties en de integratie met Carta om het aandelenbeheer te vereenvoudigen.

Een kritieke test deed zich voor toen een nieuwe medewerker in het Verenigd Koninkrijk niet bleek te passen. Fredrik maakte zich zorgen over het terughalen van de bedrijfs-laptop, maar Deel regelde het volledige ophaal- en terughaalproces, zorgde voor naleving en nam hem de last uit handen.

'Elke keer dat ik denk "dit klinkt echt pijnlijk", kijk ik in Deel, en de oplossing staat er al. Het doet precies wat ik wilde, elke keer weer. Het is een genoegen om te gebruiken.' —Fredrik Falk, Chief of Staff bij Beam AI

Beam AI, een AI-startup die backofficetaken automatiseert, is vanaf het begin internationaal opgezet. Met een hoofdkantoor in New York, een operationeel knooppunt in Berlijn en kantoren in Abu Dhabi en Karachi is hun team van 40 personen verspreid over de hele wereld. Deze hele wereldwijde operatie — van HR en financiën tot juridisch en ops — wordt door één persoon beheerd: Chief of Staff, Fredrik Falk.

Als medewerker nummer 2 moest Fredrik de efficiëntste manier vinden om het bedrijf op te schalen. 'Als eenmans-ops-team voor een wereldwijd bedrijf van 40 personen regel ik het grootste deel van de wereldwijde HR, financiën en operations,' legt Fredrik uit. 'Ik moet de meest geconsolideerde manier vinden om mijn problemen te beheren.'

Het team stond voor verschillende kritieke uitdagingen:

• Gebrek aan specialisten: ze hadden geen interne juridische afdeling, geen IT-afdeling en geen payrollspecialisten. Het inhuren daarvan zou kostbaar zijn en ingaan tegen hun 'slanke' operationele model.

• SOC 2-compliance: het behalen van SOC 2-compliance vereist een berg documentatie voor elke startup, maar voor een gedistribueerd team zonder juridische afdeling was het een enorme hindernis.

• Complexe loonadministratie: het zelf beheren van de salarisadministratie, vooral in berucht complexe markten zoals Duitsland, werd een zeer handmatige en rommelige last.

• Wereldwijde IT-logistiek: zonder IT-team, hoe verzendt u op conforme wijze een nieuwe laptop naar Turkije, beheert u een budget voor een nieuwe medewerker in New York en — belangrijker nog — haalt u een apparaat terug bij het uitdiensttreden van een werknemer in het Verenigd Koninkrijk?

Door alle wereldwijde activiteiten te consolideren op Deel, bespaart Beam AI naar schatting meer dan 480 uur aan administratief werk per maand — het werk van ten minste drie fulltime specialisten.

'Als eenmans-ops-team heb ik geen toegewijde IT-afdeling, geen juridisch team en geen payrollspecialist. Ik heb Deel. Het is de 'makkelijke knop' die me de hefboom geeft van een volledige backoffice, waardoor ik honderden uren per maand bespaar en me kan richten op strategisch werk in plaats van administratie.' —Fredrik Falk, Chief of Staff bij Beam AI

Deze enorme efficiëntiewinst stelt Beam AI in staat slank te blijven en geeft Fredrik de ruimte zich te concentreren op strategische initiatieven met grote impact in plaats van op handmatige administratie. De besparingen zijn zowel financieel als operationeel. Het terughalen van één laptop uit het Verenigd Koninkrijk zou uren administratief werk en meer dan $100 aan verzekerde verzending hebben gekost. Met Deel IT zijn de kosten geconsolideerd en verloopt het proces moeiteloos.

Voor Fredrik is Deels grootste kracht dat het met hen kan meegroeien zonder overweldigend te zijn.