Hoe Cohabs de salarisadministratie over 7 landen met Deel centraliseerde

Cohabs is redefining urban living through co-living spaces that foster vibrant communities. From day one, their vision was global, and they achieved it quickly, expanding across six European countries and the US.

But behind the scenes, managing HR and payroll across seven countries was anything but seamless. When Akésia Doubrere stepped in as Cohabs’ first-and-only HR lead, she inherited a patchwork system. Each city manager had their own way of running payroll.

In core markets like Belgium and France, Cohabs relied on local providers. In others, payroll was managed by accountants or shared spreadsheets. There was no centralized system, no oversight, and no confidence in compliance.

With 130 employees across nine cities, staying compliant with local labor laws was critical, but increasingly complex. Akésia knew she needed three things:

• Local HR and payroll expertise in every country

• Centralized control over payroll

• Global visibility into HR operations

She was confident in navigating Belgian, French, and UK regulations, but lacked deep knowledge of the laws in Spain, Italy, and the US. Hiring a local expert in every country wasn’t feasible, and even if it were, it wouldn’t solve the need for global oversight and standardization.

“The goal was to find not only tools to help me with HR and payroll, but a partner we can trust to handle compliance and keep us on track. Deel was the right choice.” — Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

After evaluating four platforms, Deel stood out. With its in-house payroll infrastructure, global compliance coverage, and intuitive HRIS, Deel offered exactly what Cohabs needed: one platform to replace seven fragmented systems.

Within four months, Cohabs successfully implemented Deel Payroll across five countries, with France and the US following shortly after.

“Everyone told me I was crazy to switch seven payrolls in under six months, given that I am a solo HR team—but Deel made it happen.” — Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

Door HR-mogelijkheden uit te breiden zonder het aantal medewerkers te vergroten, bespaart Deel Cohabs naar schatting 960 uur administratief werk per maand. Volgens Akésia wordt de tijd die aan salarisadministratie wordt besteed tegen het einde van 2025 gehalveerd, waardoor zij zich op strategische projecten kan richten.

Deel bracht structuur en inzicht in een eerder gefragmenteerd systeem. Met real-time toezicht, automatisering en proactieve meldingen over naleving van wet- en regelgeving vertrouwt Akésia niet langer op spreadsheets of veronderstellingen.

“Met Deel heb ik eindelijk zicht over elk land. We voldoen aan de regels, de rapportage is gecentraliseerd en ik kan me op mensen richten in plaats van salarisadministratie achter zeven spreadsheets aan te jagen.” — Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

Stadsmanagers worden niet langer belast met salarisadministratie, de financiële afdeling heeft betere kostenbeheersing en werknemers krijgen nauwkeurige loonstroken en intuïtieve functies. Verlofregistratie is bijzonder waardevol geweest en heeft een onhandig gedeeld Excel-bestand vervangen.

“Dankzij Deel weten werknemers eindelijk hoeveel verlof ze hebben en kunnen ze met een paar klikken verlof aanvragen. Het verschil is enorm.” — Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

Deel houdt Cohabs ook voor op wijzigingen in wet- en regelgeving, zoals het automatisch signaleren en toepassen van een regelwijziging in Luxemburg.

“Ik ben geen expert in de wetten van elk land. Deel’s Knowledge Hub en menselijke adviseurs helpen ons compliant te blijven zonder giswerk.” — Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

Opschalen Naar De VS Met Deel PEO

Als Cohabs in de VS groeide, werd het steeds complexer om naleving per staat te beheren. Deel PEO gaf hen een gecentraliseerde structuur om compliant te blijven en classificatiefouten te vermijden, zonder dat ze een HR-team in de VS helemaal vanaf nul hoefden op te bouwen.

“Het grootste verschil tussen Europa en de VS zijn de arbeidsvoorwaarden. PEO helpt ons dat gat te overbruggen en ons team in de VS te geven wat ze verdienen.” — Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

Ze benadrukte ook het culturele belang van gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden. Veel van Cohabs’ medewerkers in de VS zijn Fransen, en de verwachtingen rond gezondheidszorg, betaald verlof en beschermingen lagen voor Deel PEO aanzienlijk uit elkaar.

“Ik wil dat onze Franse medewerkers die in de VS werken hetzelfde niveau aan arbeidsvoorwaarden hebben dat ze thuis zouden verwachten. PEO maakt dat mogelijk.” —Akésia Doubrere, HR Manager, Cohabs

Door over te schakelen op Deel PEO zorgde Cohabs ervoor dat elke nieuwe werknemer in lijn is met de eisen van zijn of haar staat, correct geclassificeerd is en in aanmerking komt voor concurrerende arbeidsvoorwaarden, allemaal zonder een aparte HR-functie in de VS uit te bouwen.