Hoe Cryptio met Deel een wereldwijd HR-systeem bouwde

Cryptio is een platform voor datatransformatie en ERP voor digitale activa. Het bedrijf is actief in negen rechtsgebieden en zag zijn personeelsbestand in minder dan een jaar bijna verdubbelen tot 140 mensen. Toen Fem Markslag als zeventiende medewerker in dienst kwam, bouwde zij de HR-afdeling vanaf de grond op.

Een tijdlang werkte zij met zes HR-tools: een HRIS, twee afzonderlijke salarissystemen voor de VS en Frankrijk, een EOR-aanbieder voor het VK, een beloningstool en een ATS. Geen van die systemen werkte samen. Elke salarisronde moesten spreadsheets uit verschillende platforms op elkaar worden afgestemd. Loopbaanontwikkeling werd bijgehouden in Google Docs en presentaties. Er was geen centrale, betrouwbare bron voor HR-gegevens en geen duidelijk beeld van groeimogelijkheden of verwachtingen van werknemers.

'De systemen communiceerden eigenlijk helemaal niet met elkaar. Werknemersgegevens stonden overal, verspreid over verschillende platforms. Elke maand moesten we verschillende spreadsheets handmatig samenvoegen en op elkaar afstemmen, alleen al om cijfers te krijgen waarop we echt konden voortbouwen.' — Fem Markslag, vicepresident HR, Cryptio

Cryptio pakte de migratie doordacht en gefaseerd aan. Eerst kwamen HRIS, EOR en Deel Payroll, zodat de basis voor compliance en betalingen op orde was voordat er iets anders werd toegevoegd. Daarna volgde talentmanagement met Engage.

Voordat het team van Markslag met Engage aan de slag ging, zette zij het loopbaankader op: elke werknemer kreeg een loopbaanpad, een niveau en een reeks competenties toegewezen. Dat kader vormde de rode draad voor alles wat volgde. Beoordelingen verwijzen ernaar. Doelen sluiten erop aan. Salarisgesprekken nemen het als uitgangspunt.

Ook leren kreeg er een plek. Cryptio bouwde zijn interne opleidingsomgeving rechtstreeks in Deel, met eigen cursussen en programma's en content via de OpenSesame-integratie. Wanneer iemand een nieuwe functie krijgt, wordt de relevante cursus automatisch toegewezen en via Slack aangeboden. Hetzelfde geldt voor onboarding, jaarlijkse verplichte compliancetrainingen en cursussen over productkennis. Eén keer instellen, daarna blijft het doorlopen.

'De implementatie van Engage duurde zes weken. We namen er de tijd voor en volgden trainingen met het Deel-team voordat we live gingen — we wilden dat alles goed stond voordat we het aan onze medewerkers beschikbaar stelden.' — Fem Markslag, vicepresident HR, Cryptio

Zes platforms maakten plaats voor één samenhangende ervaring. Elke werknemer van Cryptio heeft nu een loopbaanpad, een functieniveau en een duidelijk omschreven set competenties. De bedrijfsstrategie wordt doorvertaald naar individuele doelstellingen. Beoordelingscycli verlopen automatisch. Managers kunnen zien waar hun medewerkers staan zonder daarvoor informatie bij HR te hoeven opvragen.

Er was weinig overtuigingskracht nodig om iedereen mee te krijgen. De meerwaarde was direct zichtbaar: werknemers konden hun loonstroken en loopbaanpaden bekijken, begrijpen welke groeimogelijkheden er waren en zien hoe hun werk bijdroeg aan de koers van het bedrijf. Deel voelde als een natuurlijk onderdeel van de bestaande werkwijze bij Cryptio, niet als nóg een tool om op in te loggen.