Hoe Dive Studios IT en HR bundelt voor groei met Deel

Dive Studios is een mediabureau dat gespecialiseerd is in K-pop en content over de Koreaanse cultuur. Toen het bedrijf vanuit de oorspronkelijke thuisbasis in de VS uitbreidde naar Korea en Zuidoost-Azië, werd één probleem steeds nijpender: er was geen eigen IT-afdeling.

Jessica Chan, stafchef, werd in de praktijk de IT-verantwoordelijke. Ze beheerde de inkoop van apparaten, de naleving van beveiligingsvereisten en de onboarding volledig handmatig, via spreadsheets en rechtstreekse bestellingen bij Apple.

'Vóór Deel IT was er geen degelijk beveiligingssysteem en ook geen kennis van beveiliging. Toen ik hier begon, ontdekte ik dat we laptops kochten zonder centrale registratie, zonder officiële inventaris, zonder iets. Ik ben standaard degene die de IT regelt, maar dat is niet mijn eigenlijke functie — het kwam gewoon bij mij terecht.' — Jessica Chan, stafchef, Dive Studios

Het bedrijf werkte met topklanten die strenge beveiligingsnormen hanteerden. Door het ontbreken van formeel apparaatbeheer liep het daardoor risico's op het gebied van naleving. Chan moest beheer van mobiele apparaten (MDM) invoeren en de apparatuurinventaris goed op orde brengen.

Dive Studios koos specifiek voor Deel IT omdat het HR- en IT-processen samenbracht op één platform. In plaats van losse tools aan elkaar te knopen, kon Chan beide vanuit één plek beheren en de toewijzing van apparaten aan bestaande teamleden delegeren.

'Alles staat op één plek, zodat ik het overzicht heb. Dat is wat ik nodig heb. Ik kan de toewijzing van apparaten aan mijn team delegeren en hoef dat niet meer zelf handmatig te doen. Zo kan ik me op de strategie richten.' — Jessica Chan, stafchef, Dive Studios

Het systeem sloot aan op de bestaande MDM-configuratie en automatiseerde het bestellen en vooraf configureren van apparaten. Apparaten voldoen nu bij levering aan alle vereisten en zijn vanaf de eerste werkdag klaar voor gebruik.

• Onboarding: Apparaten worden nu gebruiksklaar geleverd, met vooraf ingestelde accounts. Zo hoeven werknemers niet meer op apparatuur te wachten of persoonlijke accounts in te stellen op werkapparaten.

• Uitdiensttreding en beveiliging: Het proces voor het retourneren en wissen van apparaten is gestroomlijnd en wordt gevolgd. Zoals Chan het verwoordde: 'Deel regelt het voor me.' Het systeem zorgt automatisch voor het wissen van apparaten en de naleving van wet- en regelgeving. Zo hoeft ze zich geen zorgen te maken wanneer werknemers vertrekken.

• Naleving en voorraadbeheer: In plaats van verspreide spreadsheets in Google Drive staat de volledige apparatuurinventaris nu centraal in Deel IT. Dat maakt controles op naleving en audits eenvoudig. Dankzij de centrale registratie en de MDM-configuratie voldoen apparaten aan strenge beveiligingsnormen.

• Vrijgekomen capaciteit: Door de toewijzing van apparaten aan teamleden te delegeren en de inkoop te automatiseren, kreeg Chan weer tijd voor strategisch werk in plaats van logistieke taken.