Hoe Family Care in drie maanden een compliant salarissysteem invoerde met Deel

Family Care is een non-profitorganisatie die gezinnen, mantelzorgers en mensen met een beperking ondersteunt. De organisatie is een geregistreerde dienstverlener binnen het National Disability Insurance Scheme (NDIS). Family Care is gevestigd in Shepparton, in de Australische staat Victoria, en bedient de omliggende districten.

In maart 2023 kreeg Family Care te horen dat de toenmalige salarisdienstverlening al over drie maanden zou stoppen — een grote uitdaging voor elke organisatie.

'Het was cruciaal dat we snel een nieuw salarissysteem bij een betrouwbare aanbieder vonden', zegt Heather Hall, directeur bedrijfsvoering bij Family Care.

Tegelijkertijd moest de organisatie overstappen op een nieuw HR-platform. Family Care zocht geïntegreerde salaris- en HR-systemen, in plaats van twee losstaande systemen die geen gegevens uitwisselden.

Gezien de omvang en ernst van de uitdaging besloot Family Care PayGroup by Deel in te schakelen. De organisaties spraken elkaar op 1 april 2023. Binnen 30 dagen had PayGroup by Deel een proefversie klaarstaan.

'Het makkelijkste antwoord voor hen was geweest: ‘Dit is te lastig; de termijn is te kort.’ Maar PayGroup heeft alles op alles gezet om de overstap mogelijk te maken en onze onboarding binnen twee maanden af te ronden', zegt Hall.

Niet alleen de snelheid van PayGroup maakte indruk op Family Care, maar ook de planning, dienstverlening en betrouwbaarheid. PayGroup stelde een implementatieplan op en voerde het uit, waarbij het alle deadlines haalde. Het stelde een vaste projectmanager aan, die samenwerkte met de projectmanager van Family Care. Samen gingen zij door tot alles klopte en klaar was voor gebruik.

'Ook sinds de ingebruikname reageert PayGroup snel om eventuele problemen op te lossen en het systeem goed voor ons te laten werken.'

Binnen drie maanden had PayGroup by Deel de salarisadministratie van Family Care volledig operationeel, met naleving van wet- en regelgeving als prioriteit.

'De integriteit en nauwkeurigheid van de gegevens en rapportages staan buiten kijf', zegt Hall. 'We twijfelen er niet aan dat we voldoen aan onze verplichtingen rond pensioenregelingen, rapportage, PAYG enzovoort.'

Het nieuwe salarissysteem is eenvoudig in gebruik, waardoor de overstap voor medewerkers soepel verliep. 'Medewerkers kunnen eenvoudig urenstaten en verlofaanvragen indienen, en leidinggevenden kunnen die gemakkelijk goedkeuren.'

Nu de onboarding is afgerond, werkt PayGroup by Deel samen met Family Care om de salarisadministratie af te stemmen op de specifieke behoeften van de organisatie.