Hoe Intercare Group de salarisverwerking opschaalt met Deel

Meer dan een miljoen patiënten in heel Zuid-Afrika vertrouwen op Intercare Group voor hun eerstelijnszorg. Dat aantal groeit snel, doordat het bedrijf steeds meer zorgverleners en zorglocaties toevoegt aan zijn portfolio van ziekenhuizen, klinieken en onlinezorgdiensten.

Een soepele bedrijfsvoering is daarbij cruciaal, maar het lokaal gehoste, papieren salarissysteem van Intercare kon het groeitempo niet bijhouden. Systeemupdates verstoorden het werk en kwamen ongelegen. Het team werkte vaak tot diep in de nacht om de salarisverwerking af te ronden. Daarnaast waren er kasten vol papieren dossiers, waarvan het beheer kostbaar was en die audits tijdrovender en bewerkelijker maakten.

Elke overname bracht nieuwe salarisstructuren, verzekeringsgegevens en PAYE-nummers met zich mee — waardoor het probleem alleen maar groter werd.

'Door de snelle groei van Intercare werd het ontzettend ingewikkeld om het overzicht over al onze bedrijven te houden. Met ons vorige salarissysteem was dat gewoon niet mogelijk.' — Mariska Dacey, salarisadministrateur bij Intercare

Om die vicieuze cirkel te doorbreken, koos Intercare voor Deel Local Payroll: een cloudoplossing die precies op zulke complexe situaties is afgestemd. Door alle gegevens naar de cloud te verplaatsen, werkte het team meteen volledig papierloos en ontstond er ruimte om sneller uit te breiden. Wanneer een overgenomen bedrijf zich bij de groep aansluit, staan de gegevens binnen enkele minuten in Deel — ongeacht het aantal afwijkende loonperiodes of registratienummers voor wettelijke verplichtingen. Alle bestanden worden opgeslagen in beveiligde elektronische profielen, waardoor kasten en dozen eindelijk overbodig zijn.

Minstens zo belangrijk was dat de cultuur van Deel aansloot bij die van Intercare. Het innovatietempo van het platform en het streven naar uitmuntendheid weerspiegelden de waarden die Intercare dagelijks drijven. Daarmee was de keuze voor de samenwerking gemaakt.

'We zijn trots op onze kernwaarden, en het is fijn om dienstverleners te hebben die er hetzelfde over denken. Deel Local Payroll is innovatief en het team is uitstekend in wat het doet.' — Mariska Dacey, salarisadministrateur bij Intercare

Met de overstap naar Deel Local Payroll verruilde Intercare de archiefkasten en eindeloze e-mailwisselingen voor één cloudgebaseerde workflow. Elke salarisrun doorloopt nu controles op maat, die fouten helpen voorkomen. Systeemupdates worden ondertussen op de achtergrond uitgevoerd — zo onopvallend dat het team er nauwelijks iets van merkt. Bij een audit staan de benodigde documenten netjes in het elektronische profiel van elke werknemer, klaar om direct te downloaden.

'Met Deel kunnen we eenvoudig een ander bedrijf in onze salarisadministratie opnemen, inclusief alle verschillende betalingsstructuren en PAYE-nummers. En dat kunnen we helemaal zelf doen.' — Mariska Dacey, salarisadministrateur bij Intercare

De overstap naar Deel Local Payroll bleek doorslaggevend toen de lockdowns tijdens de pandemie begonnen. Terwijl ziekenhuizen onder druk stonden, schakelde het salaristeam van Intercare van de ene op de andere dag over op werken op afstand. Toch ontvingen alle artsen, verpleegkundigen en ondersteunende medewerkers hun salaris op tijd — zonder kunst- en vliegwerk of onderbrekingen. Het systeem is altijd en vanaf elk apparaat toegankelijk, met realtime updates. Tegenwoordig werkt het team hybride en verwerkt het de salarissen vanuit klinieken, vanuit huis of waar dan ook met een wifiverbinding.

Intercare blijft groeien en Deel Local Payroll groeit moeiteloos mee. Of de volgende uitdaging nu een overname, nieuwe regelgeving of een onvoorziene crisis is: de salarisadministratie is toekomstbestendig en flexibel.