Hoe Siena talentmanagement structureerde met Deel

Siena ontwikkelt AI-agenten die de klantenservice voor handelsmerken verzorgen. Met ongeveer 50 mensen verspreid over 17 landen en verschillende soorten dienstverbanden kon het team niet langer vertrouwen op informele processen om prestaties en betrokkenheid te beheren.

Betrokkenheidsenquêtes werden uitgevoerd via SurveyMonkey en Google Forms. Na elke enquête exporteerde Inga Aksamit, de manager personeelszaken van het team, de ruwe gegevens naar een spreadsheet en maakte ze handmatig grafieken, alleen al om de bevindingen aan de directie te kunnen presenteren. Voor functioneringsgesprekken bestond helemaal geen gestructureerd proces. Zolang het team klein was, werkte dat. Maar zodra Aksamit trends wilde volgen, groepen wilde vergelijken of een herhaalbare cyclus wilde opzetten, liep die aanpak vast.

'Een informele aanpak werkt als iedereen in dezelfde ruimte zit en je echt kunt aanvoelen hoe het met het team gaat. Zodra dat niet meer kan, werkt die aanpak niet meer. Als de eerste week van een nieuwe medewerker chaotisch verloopt omdat niemand verantwoordelijk is voor dat proces, en je pas na iemands ontslag hoort dat diegene ontevreden was, dan is dat het signaal dat je een tool nodig hebt om je processen te formaliseren.' — Inga Aksamit, manager personeelszaken, Siena

Inga Aksamit begon met de twee meest urgente tekortkomingen: betrokkenheidsenquêtes en functioneringsgesprekken. Voor beide was de meerwaarde duidelijk te onderbouwen richting de directie. Door ze goed in te richten via de Engage-module van Deel HR, boven op HRIS, groeide het vertrouwen in het platform voordat er andere onderdelen werden toegevoegd. Met HRIS als basis werden personeelsgegevens uit 17 landen op één plek inzichtelijk: personeelsaantallen, verlof, personeelsverloop en uitstromende medewerkers — via dashboards in plaats van handmatige exports.

Daarna volgden onboarding en uitdiensttreding, niet ingericht als verzamelingen documenten, maar als geautomatiseerde workflows. Siena gebruikt nu 20+ workflows voor de volledige medewerkerslevenscyclus: van de eerste werkdag tot werkjubilea, verlofgoedkeuringen, herinneringen voor betrokkenheidsenquêtes en uitdiensttreding. Het probleem was nooit een gebrek aan documentatie, maar onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk was. Automatisering loste dat op zonder extra administratieve lasten.

Ook wervingsbeslissingen werden beter onderbouwd. Nu EOR, freelancerbeheer en PEO op hetzelfde platform draaien, kan Aksamit de personeelskosten voor elke markt modelleren en de operationele werkwijze consistent houden terwijl het team groeit.

'Nu EOR, freelancerbeheer en PEO naast Engage in Deel draaien, blijven de operationele lasten beheersbaar terwijl Siena groeit — zonder dat het bij elke uitbreiding van het team ingewikkelder wordt.' — Inga Aksamit, manager personeelszaken, Siena

De implementatie van Engage duurde vier tot vijf weken. De grootste verandering zat niet in de functioneringsgesprekken of enquêtes, maar in wat daarna gebeurde. Waar Aksamit voorheen uren bezig was met het maken van grafieken in een spreadsheet, opent ze nu het analysegedeelte en zijn de gegevens al gesegmenteerd, gevisualiseerd en klaar voor actie. AI-gegenereerde enquête-inzichten laten direct zien wat medewerkers drijft en motiveert. De resultaten van terugkerende enquêtes worden gebundeld om ontwikkelingen in de tijd te vergelijken. Sjablonen voor functioneringsgesprekken worden overgenomen uit de vorige cyclus en verder verfijnd, in plaats van steeds opnieuw opgebouwd.

Die snelheid verandert wat personeelszaken op directieniveau kan bijdragen. Zoals Aksamit het verwoordt: 'Je verdient je plek aan tafel wanneer je de directie niet meer vraagt op je intuïtie te vertrouwen, maar patronen laat zien.'

Het gebruik volgde vanzelf. Het team van Siena omarmde Deel omdat de meerwaarde al zichtbaar was voordat iemand werd gevraagd anders te gaan werken.