Hoe TXOne Networks apparaatbeheer stroomlijnde met Deel

TXOne Networks is een snelgroeiend cyberbeveiligingsbedrijf met het hoofdkantoor in Taipei en activiteiten in Europa, Noord- en Zuid-Amerika, APAC, Taiwan, Japan en MEA. Naarmate het bedrijf uitbreidde naar meerdere Europese landen, werden de inkoop en logistiek van hardware steeds complexer en tijdrovender.

Joke Baens, manager HR-operations, was verantwoordelijk voor het coördineren van apparaatbestellingen bij meerdere leveranciers, het beheren van zendingen, het volgen van leveringen en het afhandelen van vervangingen en retourzendingen. Het proces draaide op spreadsheets, handmatige afstemming via zakelijke accounts bij Apple en Dell, bezoeken aan het postkantoor en voortdurende opvolging om ervoor te zorgen dat apparaten op tijd en op de juiste locatie aankwamen.

'Het was eigenlijk een fulltime functie', legt Baens uit. 'Ik moest voortdurend zendingen volgen via lokale vervoerders, afstemmen met leveranciers en leveringsproblemen oplossen. Toen we in zes maanden van 50 naar 70 mensen groeiden, liet Deel IT dat soepel verlopen. Dat handmatig beheren was onmogelijk geweest.'

TXOne implementeerde Deel IT om het apparaatbeheer in heel Europa te centraliseren. Met deze oplossing kon het bedrijf afdelingsspecifieke apparaatcatalogi samenstellen. Daarin konden werknemers kiezen uit goedgekeurde configuraties die aansloten op hun functie, met verschillende specificaties voor sales engineers en ondersteunend personeel en uniforme apparaatstandaarden.

'Werknemers kunnen hun apparaten kiezen uit een afdelingsspecifieke catalogus', legt Baens uit. 'We hoeven geen leveranciers meer te benaderen, bestellingen te beheren of zendingen van verschillende partijen te volgen. Ik hoef ook niet meer naar het postkantoor. Deel IT regelt alles. Alles is gecentraliseerd.'

Het platform automatiseert de volledige levenscyclus: bestellen, rechtstreeks naar werknemers verzenden, zendingen volgen, reparaties, vervangingen en retourzendingen bij uitdiensttreding. Bij problemen komt het supportteam van Deel IT in actie. Eén voorbeeld springt eruit: bij de levering van een mobiel apparaat bleek de doos leeg te zijn. Binnen 2 dagen had Deel IT een vervangend apparaat verstuurd.

'De service is fantastisch', zegt Baens. 'Ik stuur één e-mail naar een nieuwe werknemer en Deel regelt alles automatisch. Ik hoef niets te controleren of op te volgen. Het werkt gewoon.'

Door de administratieve last van handmatige apparaatcoördinatie weg te nemen, maakte Deel 25% van Baens' tijd vrij voor strategische HR-projecten. Nog belangrijker: het bedrijf kon in slechts zes maanden groeien van 50 naar 70 werknemers, zonder extra ondersteunend personeel aan te nemen of de operationele complexiteit te vergroten.

Ook werknemers profiteren van het gestroomlijnde proces. Dankzij afdelingsspecifieke catalogi en rechtstreekse verzending ontvangen nieuwe werknemers hun apparaten sneller en zonder fouten. Als reparaties nodig zijn, arriveren vervangende apparaten binnen 2 dagen. De gecentraliseerde aanpak maakt een einde aan de vertragingen en frustraties die handmatige coördinatie met zich meebracht.