Como abrir uma empresa nos Estados Unidos e escalar sua startup

Para qualquer empresa que planeja abrir uma empresa nos Estados Unidos e expandir pelo país, garantir conformidade em cada processo e sistema é prioridade — e também um dos maiores desafios.

Quando a Strada — uma startup de iPaaS fundada nos EUA — começou a crescer, ainda não tinha experiência na contratação e pagamento de profissionais no país. Administrar leis fiscais complexas, registro de entidade jurídica e gestão de benefícios era mais do que sua pequena equipe conseguia assumir sozinha.

“Era importante para nós encontrar um parceiro com experiência nesses processos de RH e que oferecesse uma experiência fluida não só para nós, mas também para nossos funcionários”, afirmou Amir Prodensky, cofundador e CEO da Strada.

Ao otimizar o RH e a folha de pagamento nos EUA com a Deel, a empresa economizou tempo e recursos e conseguiu focar no crescimento do negócio.

“Encontramos tudo o que precisávamos na Deel”, disse Prodensky. “Estamos contratando prestadores de serviços, pagando profissionais nos EUA, gerenciando benefícios e impostos, abrindo novas entidades e muito mais, tudo em um só lugar.”

Seja você uma equipe nacional ou uma organização internacional em expansão pelos 50 estados, é essencial ter um parceiro de longo prazo capaz de escalar junto com você. A seguir, mostramos como usar a Deel para apoiar sua expansão nos EUA em cada etapa.

Pequenas empresas: de 1 a 9 funcionários

Nos estágios iniciais, é comum que os próprios fundadores assumam a folha e as funções de RH. Com uma equipe enxuta atuando em um ou dois estados, gerenciar registro estadual, pagamentos, workers’ compensation e administração de benefícios ainda é relativamente viável.

Nessa fase, empresas normalmente utilizam o Deel Payroll - US para processar a folha de pagamento, o Deel Contractor para contratar e pagar prestadores de serviços e o Deel EOR para contratar trabalhadores sem precisar abrir entidades jurídicas (principalmente no caso de empresas internacionais que desejam abrir uma empresa nos Estados Unidos ou iniciar operações no país).

Deel Payroll - US

Com o Deel Payroll - US, você paga funcionários com rapidez e precisão, garantindo conformidade com impostos estaduais, obrigações de declaração e registros específicos de cada estado.

Processamento de folha simplificado

O Deel Payroll - US torna o processamento da folha de pagamento simples em três etapas:

• Revisão: você recebe notificações por e-mail quando a folha estiver pronta, de acordo com o cronograma configurado.
• Aprovação: revise os dados da folha no nível geral ou por funcionário, faça ajustes quando necessário e visualize imediatamente o impacto nos cálculos.
• Envio e repasse: após a aprovação, você recebe o pacote completo da folha, incluindo o relatório G2N. Enquanto isso, a Deel cuida do envio das obrigações fiscais para as autoridades e disponibiliza os holerites no portal dos funcionários.

Conformidade específica por estado

A Deel oferece suporte no processo de registro quando necessário, simplificando a expansão da sua força de trabalho para outros estados. Na parte fiscal, a plataforma gerencia todas as obrigações federais, estaduais e locais, garantindo conformidade com regulamentos que incluem:

• Documentos fiscais obrigatórios
• Cálculo de salários
• Deduções
• Pagamento de impostos do empregador e do empregado entre outros

A Deel também pode ajudar a identificar a apólice adequada de workers’ compensation, junto a seguradoras parceiras, garantindo conformidade com as exigências locais.

Folha, documentação e relatórios automatizados

Com a Deel, você calcula salários instantaneamente e realiza pagamentos líquidos para funcionários em tempo integral. Também é possível gerenciar e sincronizar depósitos diretos e holerites com seu software contábil — a Deel integra-se ao Expensify, NetSuite, Workday, QuickBooks e outros.

Veja também: Transparência salarial no Brasil: guia para empregadores

Ao automatizar o cálculo e a entrega das obrigações fiscais federais e estaduais, a Deel ajuda fundadores e empresas que desejam abrir uma empresa nos Estados Unidos e operar no país a economizar tempo e reduzir o risco de erros comuns em cálculos manuais.

A Deel também automatiza documentos essenciais, como os formulários W-2, W-4, 1099 e I-9, simplificando processos de verificação e garantindo conformidade com exigências regulatórias.

Suporte 24/7 e orientação especializada

Conte com suporte 24 horas por dia da equipe dedicada da Deel, incluindo representantes de atendimento e gerentes de sucesso do cliente. A Deel também dispõe de 350+ especialistas internos em folha e legislação trabalhista para apoiar em registro de entidade, administração de benefícios, impostos e regulamentações trabalhistas estaduais.

Deel EOR

O Deel EOR atua como Employer of Record, permitindo que empresas contratem funcionários sem precisar abrir uma entidade jurídica. Utilizar um EOR pode acelerar o crescimento de negócios em expansão, ajudando a demonstrar estabilidade para investidores, reduzir riscos de compliance, aumentar a agilidade e muito mais.

Processos de onboarding eficientes

A plataforma de EOR da Deel agiliza todo o onboarding com contratos localizados e automação de documentos, permitindo que empresas contratem e integrem colaboradores em tempo recorde.

Benefícios aprimorados e suporte ao funcionário

Startups podem usar o EOR para oferecer planos de benefícios competitivos, reter talentos durante processos de fusões e aquisições, apoiar realocação de funcionários e oferecer ações e remuneração variável — aumentando significativamente o poder de atração de talentos.

Compliance regulatório proativo

A Deel vai além da conformidade básica ao monitorar e sinalizar mudanças regulatórias pelo Compliance Hub, garantindo que startups se mantenham em conformidade com exigências que evoluem constantemente.

Especialistas jurídicos dedicados

Com mais de 200 especialistas jurídicos em legislação trabalhista, benefícios obrigatórios e legislação tributária ao redor do mundo, a Deel fornece suporte especializado para garantir conformidade e reforçar as equipes jurídicas das startups.

Deel Contractor

Para empresas que desejam contratar prestadores de serviços, o Deel Contractor automatiza a administração de RH, reduz o risco de classificação incorreta e garante pagamentos pontuais — mantendo conformidade e flexibilidade nos pagamentos.

Classificação de profissionais simplificada

Com nossa ferramenta de Worker Classification baseada em IA, você consegue classificar profissionais com até 90% de precisão. Basta responder a algumas perguntas e o sistema utiliza jurisprudência local relevante para indicar a classificação correta, ajudando a evitar riscos de compliance relacionados à má classificação contratual.

Opções de pagamento e faturamento flexíveis

A Deel oferece 15 opções de pagamento para prestadores de serviços, incluindo criptomoedas, Wise, Revolut e outras. A plataforma suporta transações em 150 moedas e permite pagamentos fora do sistema, quando necessário. O gerenciamento automatizado de faturas gera notas digitais instantaneamente após cada pagamento e sincroniza com seus softwares contábeis preferidos, simplificando toda a gestão financeira.

Deel Card

O Deel Card permite que prestadores de serviços acessem seus valores recebidos rapidamente, realizem pagamentos com segurança e mantenham saldos em dólares, oferecendo mais estabilidade e praticidade para gerenciar seus ganhos.

Criação, envio e assinatura de documentos localizados

Diferente de outras plataformas, a Deel coleta documentos específicos de cada país e garante que os contratos estejam sempre atualizados em 150 países, oferecendo segurança jurídica e tranquilidade — independentemente de onde você contrate prestadores de serviços.

Startups em crescimento: de 10 a 99 funcionários

À medida que sua empresa cresce e contrata mais profissionais, gerenciar a conformidade em diferentes estados se torna mais complexo. Buscar benefícios já não é tão eficiente quanto antes — e tampouco ajuda a atrair os melhores talentos. Como resultado, é comum que empresas nesse estágio precisem de mais suporte em folha de pagamento e RH.

PEO interna da Deel

O Deel PEO é uma excelente solução para negócios nesse estágio de crescimento.

Uma PEO (Professional Employer Organization) é uma empresa que oferece soluções completas de RH. Ao firmar parceria com uma PEO, o negócio entra em um modelo de coemprego, no qual a PEO atua como empregadora para fins fiscais e de seguro, assumindo responsabilidades como processamento da folha, administração de benefícios, gestão de compliance trabalhista e outras funções essenciais de RH.

Administração de folha simplificada

Com a PEO da Deel, você paga seus profissionais nos EUA com facilidade, garantindo conformidade com leis salariais e de jornada, além de regras fiscais multijurisdicionais. Você também conta com um especialista dedicado em folha para emissão de cheques e depósitos diretos, além de suporte para registro, preparação e envio de impostos relacionados à folha.

A plataforma oferece acesso a relatórios padrão e personalizados ilimitados, controle de férias, licenças médicas e outros afastamentos, além de dados históricos sobre seguro, 401(k) e muito mais.

Suporte completo de RH

A PEO da Deel é totalmente operada por especialistas internos, incluindo profissionais certificados, consultores licenciados e BPs de RH dedicados. Os clientes têm acesso direto a suporte especializado em folha, benefícios e compliance — sem repasses para terceiros ou atrasos.

Os especialistas de RH da Deel fornecem suporte essencial na gestão de funcionários nos EUA, cobrindo regras de afastamento, administração de benefícios e conformidade trabalhista, incluindo:

• Cartazes obrigatórios de leis trabalhistas
• Acesso online a recursos de compliance de RH e OSHA
• Treinamentos sobre assédio sexual e discriminação
• Gestão de processos de seguro-desemprego, audiências e defesa
• Conformidade e administração de licenças e afastamentos
• Política de “Ambiente Livre de Drogas”
• Obrigações de Igualdade de Oportunidades (EEO) e as respectivas declarações

Pacotes de benefícios personalizados

Administradores podem selecionar, inscrever e gerenciar planos de saúde para funcionários nos EUA diretamente na plataforma da Deel. É possível visualizar custos, acompanhar coberturas e gerenciar renovações — tudo em um só lugar, sem depender de corretores ou processos manuais.

Com os serviços de PEO da Deel, empresas podem oferecer benefícios competitivos e adequados a cada organização, incluindo:

• Benefícios de saúde: planos médicos, odontológicos e oftalmológicos, doenças graves, indenização hospitalar, telemedicina e atendimento direto
• Seguros: 401(k) com contribuição da empresa, invalidez curta e longa duração, seguro de vida, acidentes e planos complementares
• Contas de poupança de saúde (HSA) e contas de gastos flexíveis (FSA)
• Conformidade com leis federais, estaduais e locais de benefícios — incluindo COBRA e ACA
• E mais

Acesso exclusivo a planos internacionais Aetna

Para equipes com colaboradores móveis globalmente, a Deel é a única PEO que oferece planos internacionais da Aetna, garantindo cobertura contínua em diferentes países sem necessidade de múltiplos fornecedores.

Suporte personalizado e adesão simplificada

A equipe dedicada de benefícios da Deel oferece suporte personalizado para facilitar a escolha de planos, renovações anuais e todas as etapas relacionadas. O processo digital simplificado permite que funcionários consultem resumos dos planos, acessem materiais de compliance e enviem formulários de inscrição em um único lugar.

Uma empresa consolidada com ambições globais: 100+ funcionários

Quando sua empresa chega a esse estágio de crescimento, é provável que você já tenha capacidade para trazer algumas funções de RH e folha de pagamento para dentro de casa e negociar planos de saúde corporativos diretamente com operadoras — acessando condições que antes só seriam possíveis por meio de uma PEO.

Por outro lado, como acontece em muitas organizações em expansão, você pode acabar com diversos sistemas de RH e folha desconectados, resultando em relatórios fragmentados, custos maiores e aumento do risco de erros.

Combinando Deel Payroll - US e Deel Payroll

A Deel oferece uma solução completa para gerenciar a folha de pagamento nos EUA e a folha internacional em uma única plataforma, simplificando operações em todas as unidades e regiões da empresa.

Automação, integração e processos padronizados

A automação e a integração são fundamentais para agilizar fluxos de trabalho e garantir precisão na execução da folha. A plataforma da Deel se integra a mais de 80 sistemas, automatizando tarefas e reduzindo ao mínimo erros manuais. Processos padronizados elevam a experiência do usuário e reduzem riscos, criando uma operação de folha de pagamento mais eficiente e consistente.

Além disso, o recurso Payroll Connect permite consolidar todos os dados de folha em um único relatório Gross to Net, unificando informações da Deel e de fornecedores externos para uma visão integrada de todas as entidades.

Suporte global e gestão de compliance

A equipe de especialistas internos da Deel em folha e legislação garante conformidade com regulamentações locais — seja para continuar operando nos EUA ou para abrir entidades em outros países e expandir globalmente. Auditorias trimestrais reforçam a segurança regulatória, enquanto o acesso a suporte 24/7 garante atendimento rápido e eficiente, independentemente do fuso horário.

Relatórios abrangentes

Os recursos globais de relatórios da Deel oferecem uma visão completa dos gastos com folha, pagamentos e outras métricas essenciais para decisões estratégicas. Com pacotes detalhados a cada ciclo, relatórios unificados em uma única moeda e um painel analítico robusto, você tem uma visão clara da operação global de folha de pagamento.

Veja também: Mercado internacional? Evite erros na folha de pagamento

Onboarding eficiente

Precisa implementar rapidamente e fazer onboarding dos funcionários? Com o Deel Payroll, sua empresa pode começar a operar entre um e três meses, dependendo do número de funcionários e da complexidade regulatória de cada país. Em comparação, fornecedores tradicionais podem levar até oito meses.

Processamento de folha simplificado e opções financeiras flexíveis

Diga adeus aos atrasos desnecessários com o processo direto de folha do Deel Payroll. Sem intermediários — basta enviar o relatório de folha e a Deel processa tudo com sua equipe interna, cuidando dos impostos e deduções para gerar o pacote de folha. Depois de aprovado e com os recursos liberados, os funcionários são pagos.

Além disso, você pode optar por custear a folha diretamente ou utilizar os serviços de tesouraria da Deel, garantindo flexibilidade total para gerenciar o fluxo financeiro conforme a necessidade da sua empresa.

Veja como você pode escalar sua empresa com a Deel

Embora este artigo apresente as formas mais comuns de usar a Deel durante a expansão, você pode personalizar o conjunto de soluções da plataforma de acordo com as necessidades da sua empresa.

Expandir sua operação nos EUA — ou abrir uma empresa nos Estados Unidos e iniciar suas atividades com segurança e eficiência — nunca foi tão simples quanto com a Deel. Seja uma organização local ou internacional, a Deel oferece uma gama completa de serviços para apoiar equipes em crescimento e garantir conformidade em mais de 100 países.

Com a Deel, você conta com:

• Modelo de preços transparente, proporcionando controle e clareza em cada etapa
• Flexibilidade para escolher seus próprios provedores de benefícios, mantendo parcerias existentes sem fricção
• Implementação com acompanhamento premium, com suporte de especialistas e gerentes dedicados
• Suporte via chat 24/7 no app e tempo de resposta de apenas 42 segundos
• Expertise interna em registro estadual nos EUA, folha de pagamento, impostos, legislação trabalhista e demais regulamentações

Agende uma demonstração de 30 minutos com um especialista e descubra como a Deel pode apoiar sua expansão em cada etapa do crescimento.