Como contratar um funcionário nos Estados Unidos

Nos últimos anos, o interesse de empresas brasileiras de médio porte em expandir para os Estados Unidos cresceu de forma significativa. E faz sentido: estamos falando de um dos maiores mercados consumidores do mundo, com acesso facilitado a capital e uma vitrine global para quem quer crescer.

Mas junto com as oportunidades vem também o desafio: como contratar um funcionário nos Estados Unidos? Isso envolve regras trabalhistas, fiscais e de folha de pagamento complexas – e que podem surpreender gestores menos preparados.

Neste artigo, você vai encontrar um passo a passo simples para entender esse processo e conhecer uma alternativa mais prática e segura: Deel Employer of Record (EOR).

Como contratar um funcionário nos EUA ajuda sua empresa?

As vantagens de contratar nos EUA são numerosas – e estratégicas para empresas brasileiras. Afinal, a América Latina tem posição privilegiada para colaborar com negócios sediados nos Estados Unidos e no Canadá.

Ter funcionários nos EUA permite entrada direta no mercado americano. Isso aumenta a credibilidade da marca e facilita a aproximação com clientes locais. Estar física ou juridicamente presente no país ajuda também no acesso a investidores, em parcerias e em redes de negócios que valorizam empresas com presença local.

Alguns setores brasileiros ganham destaque nessa busca por expansão, como tecnologia digital – SaaS, fintech, health tech – e e-commerce. Manufaturas avançadas (automação e robótica, por exemplo) e serviços profissionais (como consultoria) também. Eles se beneficiam de inovação, acesso a talentos altamente especializados e capacidade de escalar rapidamente – elementos que se alinham com ambientes regulatórios e de mercado americanos.

Mas atenção: quando feita no improviso, essa expansão traz riscos. Abrir uma entidade local pode custar caro, e a legislação trabalhista americana varia bastante entre estados. Impostos, seguro de saúde, obrigações fiscais federais/estaduais e compliance também podem pesar.

É preciso preparo para reduzir riscos – ou soluções práticas como um Employer of Record (EOR) ou Professional Employer Organization (PEO), ideais para saber como contratar um funcionário nos EUA.

Como contratar um funcionário nos EUA? Veja os requisitos

Entender as regras de contratação para estrangeiros nos EUA é crucial para evitar dores de cabeça. Confira:

Legislação trabalhista americana

O regime “at-will” é uma das diferenças de contratação entre Brasil e EUA. Geralmente, tanto o empregador quanto o empregado podem encerrar o contrato a qualquer momento, respeitando regras de aviso prévio/rescisão. Outro exemplo são as normas de antidiscriminação, que obrigam empregadores a garantir igualdade de oportunidades e tratamento justo a todos os colaboradores.

Documentos necessários para contratação nos EUA

Formalizar a contratação implica preencher e arquivar documentos obrigatórios, como contratos de trabalho e formulários fiscais W-4 e I-9 – além dos requisitos de conformidade federal e estadual. Eles asseguram que o empregado está legalmente autorizado a trabalhar e que impostos/obrigações trabalhistas serão corretamente recolhidos.

Folha de pagamento e benefícios obrigatórios

As empresas precisam gerenciar folha de pagamento e benefícios de acordo com a lei local. Isso inclui contribuições à Segurança Social (Social Security) e impostos federais/estaduais. Outro ponto importante é o fornecimento de benefícios obrigatórios ou esperados, que incluem seguro de saúde, planos de aposentadoria, férias remuneradas e licença médica – embora variem conforme o estado e o setor.

Entenda os custos de contratar uma equipe nos EUA

Os custos da contratação nos EUA vão além do salário base – cujo valor oscila conforme setor e região. Veja exemplos:

• O salário médio/ano de desenvolvedores de software era de aproximados US$ 133.080 em 2024; para analistas de garantia de qualidade/testadores de software, aproximadamente US$ 102.610/ano.
• Desenvolvedores em software publishers têm salários mais elevados (aproximadamente US$ 149.990) comparados com outras indústrias, como health IT (aproximados US$ 117.578).
• Há variação regional forte — salários em áreas metropolitanas (como Bay Area, Nova York) tendem a ser significativamente maiores do que em regiões menos populosas.

Para entender como contratar um funcionário, informe-se também sobre as contribuições obrigatórias. Empregadores devem arcar com FICA (Federal Insurance Contributions Act) – cobre Previdência Social e Medicare – e seguro-desemprego, que pode variar entre estados. Esses encargos costumam onerar significativamente a folha de pagamento.

Outro ponto central: benefícios de saúde. Diferentemente do Brasil, onde o sistema público tem papel relevante, nos EUA espera-se que o empregador ofereça planos privados – que podem custar caro por funcionário ao ano. Benefícios adicionais, como planos de aposentadoria e licença remunerada, também são comuns.

E há ainda os custos ocultos: abrir/manter entidades legais nos EUA envolve taxas, auditorias e obrigações fiscais complexas. Sem planejamento, essas despesas podem tornar a expansão mais cara e burocrática do que o previsto.

Como contratar um funcionário nos EUA? Riscos e desafios

O processo de contratação internacional nos EUA tem suas particularidades – é preciso entendê-las para evitar surpresas desagradáveis.

Custo/tempo necessários para abrir entidade legal no país

Esse processo exige registro em órgãos locais, contratação de serviços jurídicos e contábeis, além de gastos contínuos com auditorias e relatórios. Isso pode consumir tempo e recursos valiosos antes mesmo de a operação começar a gerar receita.

Conformidade regulatória variável entre estados

Nos EUA, cada estado possui suas próprias regras trabalhistas, fiscais e de benefícios, que podem divergir bastante entre si. Isso significa que uma empresa precisa se adaptar a múltiplos cenários ao mesmo tempo ao pesquisar como contratar um funcionário – aumentando a complexidade de gestão e o risco de não conformidade.

Complexidade tributária e da folha de pagamento para empresas estrangeiras

Não sabe como contratar um funcionário nos EUA? Informe-se bem sobre a tributação americana, já que há impostos federais, estaduais e locais a pagar, conforme a área escolhida das operações. A busca por profissionais qualificados no exterior também torna a gestão da folha de pagamento mais complexa.

Risco de atrasos

Atrasos são um risco real. Desde obter licenças até se adequar a normas específicas – qualquer contratempo pode dificultar a entrada no mercado e comprometer a estratégia de expansão.

Guia rápido: 4 passos para contratar nos Estados Unidos

Para entender como contratar um funcionário nos EUA, alguns passos são necessários:

1. Definir cargo/localização estadual

Antes de iniciar a contratação, defina claramente cargo e localização do colaborador, pois leis trabalhistas/fiscais variam entre estados. Portanto, escolher o local ideal é crucial para garantir conformidade. Saber como contratar um funcionário corretamente evita problemas futuros.

2. Elaborar contratos/requisitos de integração

Contratos devem ser elaborados com atenção às leis locais, definindo claramente responsabilidades, benefícios e termos de rescisão. Nos EUA, é comum contratos especificarem a carga horária semanal (geralmente de 40 horas). O onboarding deve incluir apresentação da empresa, treinamento inicial e esclarecimento de expectativas.

3. Gerenciar configuração da folha de pagamento e declarações fiscais

Configurar a folha envolve cálculo de salários, deduções fiscais e benefícios. É necessário registrar os colaboradores junto na IRS (Internal Revenue Service) e cumprir as obrigações fiscais federais/estaduais. Soluções como Deel EOR simplificam esse processo.

4. Garantir vistos/permissões de trabalho

Para contratar estrangeiros nos EUA, obtenha os vistos apropriados. O H-1B é comum para profissionais especializados, mas requer processo de seleção e aprovação. Outros vistos, como o EB-2 NIW, podem ser opções viáveis para profissionais com habilidades excepcionais. Informe-se sobre como contratar um funcionário para não comprometer operações.

Deel Employer of Record: mais agilidade, mais segurança

Quer saber como contratar um funcionário nos EUA com mais agilidade e sem abrir entidade local?

A solução é Deel EOR. A Deel cuida de contratos, folha de pagamento, benefícios e compliance.

Essa ferramenta economiza tempo, reduz custos e diminui riscos trabalhistas, facilitando a expansão global de empresas de médio porte.

As parcerias da Deel são casos de sucesso no mundo todo. A FEMSA conseguiu contratar mais de 40 profissionais em 9+ países e obter autorizações de trabalho nos EUA usando Deel EOR e Deel Immigration – sem precisar abrir entidades locais.

Já a Letterboxd dobrou sua equipe ao contratar seis funcionários nos EUA com Deel EOR – mesmo enfrentando complexidades legais entre diferentes estados americanos.

Contratar equipe local nos EUA é mais fácil com a Deel

Expandir para os EUA é uma grande oportunidade, mas envolve complexidade significativa. Líderes de empresas brasileiras precisam avaliar se vale a pena abrir uma entidade própria ou utilizar um EOR. Entender como contratar um funcionário corretamente é essencial para evitar riscos e custos desnecessários. Soluções como o Deel EOR permitem crescer de forma mais rápida, segura e econômica, garantindo conformidade e simplificando a gestão internacional.

Quer contratar funcionários nos Estados Unidos sem abrir uma entidade? Explore o Deel EOR e agende uma demonstração hoje.