Para qualquer equipe que esteja se expandindo pelos EUA, garantir que todos os processos e sistemas estejam em conformidade é uma prioridade máxima, mas também é um grande desafio.
Quando a Strada, uma startup de iPaaS (plataforma de integração como serviço) fundada nos EUA, começou a crescer, ela não tinha experiência em contratar e pagar funcionários americanos. Gerenciar as leis tributárias em camadas, os registros de entidades e a administração de benefícios era uma tarefa maior do que sua pequena equipe poderia assumir sozinha.
“Era importante para nós encontrar um parceiro que tivesse experiência nesses processos de RH e que oferecesse uma experiência perfeita não apenas para nós, mas também para nossos funcionários”, disse Amir Prodensky, cofundador e CEO da Strada.
Ao otimizar o RH e a folha de pagamento dos EUA com a Deel, eles economizaram tempo e dinheiro e puderam se concentrar no crescimento de seus negócios.
“Encontramos tudo o que precisávamos na Deel”, disse Prodensky. “Estamos contratando prestadores de serviços, administrando a folha de pagamento dos EUA, gerenciando benefícios e impostos, estabelecendo novas entidades e muito mais, tudo em um só lugar.”
Seja você uma equipe nacional ou uma organização internacional que pretende crescer em todos os 50 estados, você precisa de um parceiro de longo prazo que possa escalar com você. Veja a seguir como você pode usar a Deel para apoiar sua expansão nos EUA em todas as etapas.
Pequenas empresas: 1 a 9 funcionários
Nos estágios iniciais de uma empresa, os fundadores geralmente administram a folha de pagamento e o RH por conta própria. Com uma equipe menor em apenas um ou dois estados, é possível administrar o registro estadual, os pagamentos, o Worker's Compensation (seguro contra acidentes de trabalho) e a administração de benefícios.
Durante esse estágio, as empresas costumam usar o Deel US Payroll para dar suporte ao processamento da folha de pagamento, o Deel Contractor Management para contratar e pagar prestadores de serviços ou o Deel EOR para contratar funcionários sem criar entidades (especialmente se for uma empresa internacional).
Deel US Payroll
Você pode usar o Deel US Payroll para pagar os funcionários com rapidez e precisão e garantir a conformidade com impostos específicos do estado, requisitos de preenchimento e registros.
Processamento simplificado da folha de pagamento
O Deel US Payroll simplifica o processamento da folha de pagamento com três etapas simples:
- Revise: receba notificações por e-mail quando a folha de pagamento estiver pronta para revisão, com base em sua programação predeterminada.
- Aprove: revise os detalhes da folha de pagamento em um nível geral ou por funcionário, faça os ajustes necessários e veja instantaneamente o impacto nos cálculos.
- Envie e custeie: após a aprovação, receba um pacote completo da folha de pagamento, incluindo um relatório G2N. Enquanto isso, a Deel gerencia a declaração de impostos junto aos órgãos governamentais e distribui os holerites aos funcionários por meio do portal do funcionário.
Conformidade específica do estado
A Deel fornece assistência de registro quando necessário, simplificando o processo de expansão da sua equipe em diferentes estados. Quando se trata de declaração de impostos, a Deel lida com todos os requisitos federais, estaduais e locais, garantindo a conformidade com as normas relevantes, tais como:
- Documentos de conformidade fiscal
- Cálculos de salários
- Deduções
- Pagamentos de impostos de funcionários e empregadores
- E muito mais
A Deel também pode ajudá-lo a identificar a política de seguro contra acidentes de trabalho adequada, trabalhando com parceiros de seguros para facilitar a conformidade.
Folha de pagamento, documentação e relatórios automatizados
Com a Deel, você pode calcular instantaneamente os salários e fornecer pagamentos de salários líquidos para funcionários em tempo integral. Você também pode gerenciar e sincronizar depósitos diretos e recibos de pagamento com seu software de contabilidade. A Deel se integra ao Expensify, NetSuite, Workday, Quickbooks e outros.
Ao calcular e declarar automaticamente os impostos federais e estaduais sobre a folha de pagamento em nome da sua empresa, a Deel ajuda os empreendedores dos EUA a economizar tempo e reduz o risco de erros associados a cálculos manuais.
A Deel também automatiza documentos essenciais, como os formulários W-2, W-4, 1099 e I-9, simplificando o processo de verificação e garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares.
Suporte 24/7 e orientação especializada
Beneficie-se do suporte 24 horas por dia da equipe dedicada da Deel, incluindo representantes de atendimento ao cliente e gerentes de sucesso do cliente. A Deel também tem mais de 350 especialistas jurídicos e de folha de pagamento internos para fornecer mais conhecimento sobre registro estadual, administração de benefícios, impostos e leis trabalhistas.
Esses recursos ajudarão você a entender como funciona o recrutamento internacional
Deel EOR
O Deel EOR é um Employer of Record, que permite que as empresas contratem funcionários sem criar uma entidade jurídica. O uso de um EOR pode acelerar o crescimento de empresas em expansão, pois ajuda a comprovar sua estabilidade para os investidores, reduz os riscos de conformidade, aumenta a agilidade e muito mais.
Processos eficientes de onboarding
A plataforma de EOR da Deel facilita os processos de onboarding simplificados com contratos localizados e automação de documentos, ajudando as empresas a contratar e integrar funcionários em tempo recorde.
Benefícios e suporte aprimorados para os funcionários
As startups podem usar um EOR para aproveitar benefícios de alto nível, reter talentos por meio de atividades de fusões e aquisições, possibilitar realocações de funcionários e fornecer equity e remuneração variável, aumentando sua atratividade para funcionários em potencial.
Conformidade regulatória proativa
A Deel vai além da conformidade básica, monitorando e sinalizando proativamente as mudanças regulatórias por meio de seu Compliance Hub, garantindo que as startups permaneçam em conformidade com as normas em evolução.
Experiência jurídica dedicada
Com mais de 200 especialistas em leis trabalhistas, benefícios obrigatórios e leis tributárias em todo o mundo, a Deel fornece suporte jurídico dedicado para manter a conformidade e apoiar as equipes jurídicas das startups.
Gestão de prestadores de serviços
Para empresas que desejam contratar prestadores de serviços, o Deel Contractor Management automatiza a administração de RH, reduz o risco de classificação incorreta e garante pagamentos pontuais, mantendo a conformidade e a flexibilidade de pagamento.
Classificação simplificada de profissionais
Com a nossa ferramenta Worker Classification com tecnologia de IA, você pode classificar os profissionais com precisão de até 90%. Basta responder a algumas perguntas e nossa ferramenta usa a jurisprudência local relevante para fornecer uma indicação de sua classificação, ajudando você a evitar riscos de conformidade associados à classificação incorreta.
Opções flexíveis de pagamento e emissão de invoices
A Deel oferece 15 opções flexíveis de pagamento para prestadores de serviços, incluindo criptomoedas, Wise, Revolut e muito mais. Ele também suporta transações em 150 moedas e permite que os prestadores de serviços sejam pagos fora da plataforma. O sistema automatizado de gerenciamento de invoices gera notas fiscais digitais instantâneas após cada pagamento e sincroniza-se facilmente com suas ferramentas de contabilidade favoritas para simplificar o gerenciamento financeiro.
Deel Card
O Deel Card oferece aos prestadores de serviços acesso rápido ao dinheiro, recursos para transações seguras e a opção de manter saldos em dólares americanos para maior estabilidade. Com isso, ele ajuda os prestadores de serviços a gerenciar seus ganhos de forma eficiente e segura.
Crie, envie e assine documentos localizados
Diferentemente de outros sistemas, coletamos documentos específicos de cada país e garantimos que os contratos estejam sempre atualizados em 150 países, proporcionando tranquilidade e conformidade legal, não importa onde você contrate prestadores de serviços.
Startups em expansão: 10 a 99 funcionários
À medida que sua empresa se expande e contrata mais funcionários, o gerenciamento da conformidade entre os estados se torna mais desafiador. Adquirir benefícios para pequenos grupos não é tão eficaz como costumava ser, nem ajuda a atrair os melhores talentos. Como resultado, você provavelmente precisará de mais suporte de folha de pagamento e RH.
Deel PEO
O Deel PEO é uma ótima solução para empresas nesse estágio de crescimento. Uma Professional Employer Organization (PEO) é uma empresa que fornece soluções completas de RH para empresas. Quando uma empresa faz parceria com uma PEO, ela entra em um relacionamento de coemprego em que a PEO se torna a empregadora para fins de impostos e seguros, assumindo responsabilidades como processamento da folha de pagamento, administração de benefícios, gerenciamento de conformidade e outras funções de RH.
Administração simplificada da folha de pagamento
Com o Deel PEO, você pode pagar seus funcionários nos EUA com facilidade, garantindo a conformidade com as normas locais de salários e horas de trabalho e a conformidade fiscal em vários estados. Você conta com um especialista em folha de pagamento dedicado que emitirá cheques de folha de pagamento e depósitos diretos, além de dar suporte ao registro, à preparação e à declaração de impostos sobre a folha de pagamento.
Você também tem acesso a relatórios padrão e personalizados ilimitados, acompanhamento de PTO, licença médica e férias, e pode ver dados históricos de seguro, 401k e muito mais.
Suporte completo de RH
Os especialistas em RH da Deel fornecem uma experiência inestimável no gerenciamento de funcionários dos EUA, abordando regras de licença, administração de benefícios e garantindo a conformidade com as leis trabalhistas:
- Cartazes anuais de legislação trabalhista
- Acesso online aos recursos de conformidade da OSHA e de RH
- Treinamento sobre assédio sexual e discriminação
- Administração, audiências e defesa de pedidos de auxílio-desemprego
- Conformidade e administração de licenças
- Política de local de trabalho livre de drogas
- Obrigações de Equal Employment Opportunity (EEO), ou Oportunidades Iguais de Emprego, e registros correspondentes
Benefícios personalizados
Com os serviços de PEO da Deel, as empresas podem oferecer com confiança benefícios que dão autonomia aos funcionários e as destacam como empregadores preferidos. Os benefícios são adaptados a cada empresa, oferecendo flexibilidade e personalização para incluir:
- Benefícios de saúde: assistência médica, odontológica e oftalmológica, doença grave, indenização hospitalar, serviços de telessaúde, atendimento direto
- Seguros: 401(k), incluindo contribuições equiparadas do empregador, invalidez de curto e longo prazo, seguro de vida, seguro contra acidentes e GAP
- Health Savings Accounts (HSAs), as contas de poupança de saúde, e Flexible Spending Accounts (FSAs), as contas de gastos flexíveis
- Conformidade com leis de benefícios federais, estaduais e locais, incluindo conformidade e administração de COBRA e conformidade com ACA
- E mais
Suporte personalizado e cadastro simplificado
A equipe de benefícios para funcionários da Deel oferece suporte personalizado para simplificar a seleção de planos, renovações anuais e outras tarefas relacionadas. O cadastro simplificado de benefícios online permite que os funcionários analisem os resumos dos planos, acessem materiais de conformidade e enviem formulários de cadastro de forma conveniente em um único local.
Uma empresa estabelecida com ambições globais: 100+ funcionários
Quando sua empresa atinge esse estágio de crescimento, você provavelmente tem a capacidade de trazer algumas funções de RH e folha de pagamento para dentro da empresa e pode negociar planos de saúde em grupo com as operadoras por conta própria para obter taxas que antes só podiam ser acessadas com uma PEO.
Mas, como muitas empresas, você também pode acabar com vários sistemas desarticulados de RH e folha de pagamento, resultando em relatórios fragmentados, custos mais altos e maior risco de erro.
Combinando o Deel US Payroll e o Deel Global Payroll
A Deel oferece uma solução completa para gerenciar a folha de pagamento dos EUA e a folha de pagamento global em uma única plataforma, simplificando as operações em sua organização e regiões.
Automação, integração e processos padronizados:
A automação e a integração desempenham um papel fundamental na simplificação dos fluxos de trabalho e na garantia da precisão no processamento da folha de pagamento. A plataforma da Deel se integra a mais de 80 sistemas, automatizando tarefas e minimizando erros manuais. Os processos padronizados melhoram ainda mais a experiência do usuário e minimizam o risco de erros humanos, proporcionando um sistema de gerenciamento de folha de pagamento coeso e eficiente.
Além disso, o recurso Payroll Connect da Deel permite consolidar todos os dados da folha de pagamento em um relatório Gross to Net, combinando os relatórios da Deel com os de fornecedores terceirizados para unificar os relatórios em todas as entidades.
Suporte global e gerenciamento de conformidade
A equipe interna de gerentes de folha de pagamento e especialistas jurídicos da Deel garante a conformidade com as regulamentações locais, quer você permaneça nos EUA ou queira abrir uma entidade internacional. As auditorias trimestrais reforçam ainda mais as medidas de conformidade, proporcionando tranquilidade, enquanto o acesso ao suporte ao cliente 24/7 garante que você receba ajuda rápida e eficaz, independentemente do seu fuso horário.
Relatórios detalhados
Os recursos de relatórios globais da Deel fornecem insights completos sobre seus gastos com folha de pagamento, pagamentos e outras métricas importantes para a tomada de decisões informadas. Com pacotes detalhados de folha de pagamento para cada ciclo, relatórios de folha de pagamento em uma moeda unificada e um poderoso dashboard de análise, você obtém uma visão abrangente das suas operações internacionais de folha de pagamento.
Veja também: Custos ocultos da folha de pagamento reduzem orçamento
Onboarding eficiente
Procurando uma implementação rápida e a integração dos funcionários? Com o Deel Global Payroll, você pode começar a trabalhar em um período de um a três meses, dependendo do número de funcionários e das complexidades específicas do país. Enquanto isso, os fornecedores tradicionais de folha de pagamento podem levar até oito meses.
Processamento simplificado da folha de pagamento e opções flexíveis de pagamento
Diga adeus a atrasos desnecessários com o processo direto de folha de pagamento da Deel Global Payroll. Não há intermediários ou terceiros envolvidos. Basta enviar seu relatório de folha de pagamento e a Deel o processará com nossos gerentes de folha de pagamento internos, lidando com todos os impostos e deduções locais para preparar um pacote de folha de pagamento. Depois que você aprovar o pacote e financiar sua folha de pagamento, seus funcionários serão pagos.
Além disso, você pode optar por financiar a folha de pagamento diretamente ou utilizar os serviços de tesouraria da Deel, dando-lhe a flexibilidade necessária para gerenciar suas finanças como quiser.
Conheça mais sobre nossas soluções, fale com um de nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas
Veja como você pode expandir seus negócios com a Deel
Embora este artigo descreva as maneiras mais comuns pelas quais as empresas usam a Deel durante a expansão, você pode adaptar o conjunto de produtos da Deel às suas necessidades exclusivas.
Expandir sua pequena empresa nos EUA nunca foi tão fácil como com a Deel. Quer você seja uma empresa nacional ou internacional, a Deel oferece uma gama de serviços projetados para dar suporte a equipes em crescimento e garantir total conformidade em 100 países.
Com a Deel, você se beneficia de:
- Um modelo de precificação transparente que lhe dá controle e compreensão em cada etapa
- Flexibilidade para escolher seus fornecedores de benefícios, permitindo que você continue trabalhando com os parceiros existentes sem problemas
- Processos de implementação com atendimento exclusivo, apoiados por uma equipe de gerentes e especialistas dedicados
- Suporte por chat no aplicativo 24/7 e tempo de resposta de 1,25 minuto
- Conhecimento interno especializado em registro estadual dos EUA, folha de pagamento, impostos, leis trabalhistas e outras normas
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