Mit einem Employer of Record in Polen einstellen

Polen liegt strategisch zwischen West- und Osteuropa und punktet mit einem großen Pool an MINT-Fachkräften, wettbewerbsfähigen Gehaltsstrukturen und einer für den EU-Markt optimalen Zeitzone. Daher bauen sowohl Fortune-500-Unternehmen als auch schnell wachsende Scale-ups ihre Entwicklungs-, Finanz- oder Customer-Success-Teams in Städten wie Krakau, Warschau oder Breslau aus, um Budgets effizient zu nutzen, ohne auf Qualität zu verzichten.

Doch der Einstieg ist komplex: Arbeitgeber müssen Sozialabgaben (ZUS) von fast einem Viertel des Bruttolohns abführen, schriftliche Arbeitsverträge auf Polnisch erstellen und monatliche Meldungen über das „Płatnik“-Portal einreichen – Fehler können hier schnell teuer werden. Eine lokale Niederlassung zu gründen, bedeutet zudem erhebliche Kosten und laufende Compliance-Aufgaben.

Genau hier spielt ein Employer of Record (EOR) in Polen seine Stärken aus. Als rechtlicher Arbeitgeber übernimmt er sämtliche Registrierungen, Meldungen und Prüfungen. So kann sich das Unternehmen auf Wachstum und Produktentwicklung konzentrieren, während der EOR die rechtlichen und administrativen Hürden übernimmt. Dieser Leitfaden erklärt, wie das Modell funktioniert, wie es vor rechtlichen Risiken schützt und welche Kosten 2025 für die Mitarbeitereinstellung in Polen zu erwarten sind.

Was ist ein Employer of Record (EOR) in Polen?

Ein Employer of Record in Polen ist eine lizenzierte lokale Einheit, die Mitarbeiter:innen im Namen eines Unternehmens beschäftigt und damit rechtlich als „pracodawca“ (Arbeitgeber) nach dem polnischen Arbeitsgesetzbuch auftritt. Während das Unternehmen weiterhin den Arbeitsalltag – Projekte, Leistung und Unternehmenskultur – steuert, übernimmt der EOR alle rechtlichen und administrativen Aufgaben:

• Erstellung und Unterzeichnung des polnischsprachigen Arbeitsvertrags (inklusive befristeter oder unbefristeter Verträge)
• Registrierung der Mitarbeiter:innen bei der ZUS, dem Arbeitsfonds und den PPK-Rentenprogrammen
• Abwicklung der Gehaltsabrechnung, Abführung der Einkommensteuer (PIT) und Sozialversicherungsbeiträge sowie Übermittlung der monatlichen Meldungen im „Płatnik“-Portal
• Verwaltung gesetzlicher Urlaubsansprüche, Absicherung bei Arbeitsunfällen und Abwicklung gesetzlicher Abfindungen

Der EOR fungiert dabei als rechtliche Schutzschicht. Sollte die Staatliche Arbeitsinspektion (Państwowa Inspekcja Pracy) eine Prüfung durchführen oder Fragen zum Beschäftigungsverhältnis stellen, ist der EOR – nicht das Hauptunternehmen – der Ansprechpartner und trägt die Verantwortung für eventuelle Strafen. Deel betreibt hierfür eine eigene, vollständig im Besitz befindliche polnische Einheit und verbindet diese rechtliche Sicherheit mit einem globalen Dashboard, Echtzeit-Compliance-Benachrichtigungen und Integrationen in bestehende HR-Systeme.

Top-Gründe für einen EOR in Polen

Polen bietet Chancen für Investitionen, geht jedoch streng gegen Verstöße vor. Ein Employer of Record minimiert Risiken und vereinfacht den Markteintritt:

• Kosten für die Unternehmensgründung sparen: Keine lokalen Registrierungen, Notargebühren oder Einzahlungen von Stammkapital nötig
• Komplexität der ZUS-Beiträge meistern: Der EOR berechnet monatlich korrekt Sozialabgaben, Arbeitsfonds und FGŚP
• Rechtssichere Arbeitsverträge: Innerhalb von 48 Stunden erstellt – inklusive aller Pflichtklauseln, auf Wunsch zweisprachig
• Fehlerfreie Lohnabrechnung in Echtzeit: Monatliche „Płatnik“-Meldungen und Abführung der PIT-Steuern durch zertifizierte Payroll-Expert:innen
• Geringeres Risiko der Scheinselbstständigkeit: Schutz vor Nachzahlungen und Bußgeldern bei falscher Einstufung von Auftragnehmer:innen
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung: IP Guard und EU-Server gewährleisten gesetzeskonforme, sichere Datenverarbeitung auch bei grenzüberschreitenden Transfers
• Zusatzleistungen auf Knopfdruck: Private Krankenversicherung, Essensgutscheine oder Geräteverwaltung bequem über den EOR abwickeln – ohne zusätzliche Anbieter

Schritt-für-Schritt mit einem EOR in Polen einstellen

Mit dieser 8-Schritte-Checkliste gelingt der Weg von der ersten Idee bis zur ersten rechtssicheren Gehaltsabrechnung – ohne tief in den juristischen Fachjargon des polnischen Arbeitsrechts einzutauchen.

1. EOR mit eigener polnischer Niederlassung wählen

Zu Beginn sollte geprüft werden, ob der Anbieter seine polnische Einheit selbst kontrolliert und nicht auslagert. Direkter Besitz sorgt für klare Verantwortlichkeiten, schnelle Problemlösungen und ermöglicht das sofortige Erstellen von Arbeitsverträgen mit eigener REGON- und NIP-Nummer.

2. Demo buchen und Referenzen prüfen

Buchen Sie eine Live-Demo, um zu sehen, wie Gehaltsabrechnungen, Vertragsvorlagen und Compliance-Dashboards in der Praxis funktionieren. Erfolgsberichte und Erfahrungswerte bestehender Kund:innen geben Aufschluss über die Qualität des Service. Bewertungen auf G2 oder Trustpilot – wo EOR-Services regelmäßig hohe Zufriedenheitswerte erzielen –, sind ebenfalls hilfreich.

Tipp: Branchennahe Referenzen anfordern, um Payroll-Genauigkeit und rechtliche Konformität zu bestätigen.

3. Transparentes EOR-Angebot anfordern

Ein seriöses Angebot listet Bruttogehalt, gesetzliche Arbeitgeberbeiträge und die feste Servicegebühr separat auf. So lässt sich von Anfang an ein realistisches Budget planen.

Tipp: Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile eines Employer of Record (EOR)

4. 12–24-Monats-Hiring-Plan einreichen

Ein vorausschauender Einstellungsplan mit Standorten und Gehaltsbändern hilft dem EOR, Sozialabgaben, Lohnsteuer und Abgabefristen optimal zu steuern. So können gesetzliche Urlaubsansprüche, Krankengeld oder Elternzeiten frühzeitig einkalkuliert werden.

Tipp: Den Plan vierteljährlich anpassen, um Änderungen bei Personalbedarf oder Vorschriften zu berücksichtigen.

5. Arbeitsvertrag über die Plattform erstellen

Mit dem Vertragstool des EOR lassen sich polnische Arbeitsverträge rechtskonform aufsetzen – inklusive Probezeit und Kündigungsfristen. Vorlagen füllen automatisch Gehalt, Zusatzleistungen und Datenschutzklauseln aus.

Tipp: Probezeiten im gesetzlichen Rahmen individuell anpassen, um Flexibilität zu bewahren.

6. Arbeitsberechtigung prüfen

Vor Vertragsunterzeichnung sollten Aufenthaltsstatus oder Arbeitserlaubnis der Kandidat:innen überprüft werden. Deel Immigration beschleunigt den Prozess mit Visa- und Work-Permit-Support erheblich.

Tipp: Digitale Kopien der Genehmigungen in der Plattform ablegen, um bei Prüfungen vorbereitet zu sein.

7. Onboarding-Workflow starten

Das Onboarding erfolgt vollständig im Einklang mit polnischem Arbeitsrecht, begleitet von einer dedizierten Onboarding-Managerin oder Manager. Neue Mitarbeiter:innen können ihre Identität und Arbeitsgenehmigung verifizieren, erforderliche Dokumente einreichen und Verträge digital signieren.

Tipp: Erinnerungen für Fristen zur Anmeldung bei Zusatzleistungen automatisieren, um die Zufriedenheit zu erhöhen.

8. Laufende Compliance sicherstellen

Echtzeit-Benachrichtigungen halten über Änderungen bei Arbeitsgesetzen, Steuerregelungen oder Sozialversicherungsbeiträgen auf dem Laufenden. Der Deel Compliance Hub überwacht Einreichungen und meldet Abweichungen frühzeitig.

Tipp: Monatliche Reviews mit der EOR-Account-Managerin oder Manager einplanen, um regulatorische Risiken proaktiv zu minimieren.

Compliance-Aufgaben eines EOR in Polen

Ein Employer of Record übernimmt in Polen sämtliche Kernpflichten des Arbeitgebers und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen für 2025 erfüllt werden:

Kosten für die Beschäftigung über einen Employer of Record in Polen

Ein Employer of Record deckt in der Regel das Bruttogehalt der Mitarbeiter:innen, alle gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberkosten (z. B. Renten-, Krankenversicherung, bezahlte Urlaube) sowie die Verwaltungsgebühr des EOR ab. Die transparente Pauschalgebühr von Deel enthält unter anderem die Compliance-Überwachung, die Lohnabrechnung und den Zugriff auf die globale Plattform – ohne versteckte Aufschläge.

Welchen Employer of Record in Polen wählen?

Vier entscheidende Kriterien unterscheiden führende Anbieter von einfachen Resellern:

1. Eigentum an der lokalen Einheit
   Der Anbieter sollte selbst im polnischen KRS-Register eingetragen sein – nicht über einen Partner. So sind Zuständigkeiten klar geregelt und Reaktionszeiten kürzer. Deel besitzt seine Einheit in Kraków vollständig.
2. Expertise in Compliance
   Ein starkes EOR-Team umfasst eigene Arbeitsrechtsexpert:innen und Payroll-Spezialist:innen, die mit dem polnischen Arbeitsrecht, den Sozialversicherungsbeiträgen und allen weiteren gesetzlichen Vorgaben vertraut sind. Deel’s Compliance Hub überwacht über 2.000 globale Rechtsquellen und informiert sofort über relevante Änderungen.
3. Plattformvielfalt
   Über die reine Einstellung hinaus sollte die Plattform auch Bereiche wie Gerätemanagement, Aktienoptionen und Performance-Zyklen abdecken. Deel bietet zusätzlich IT-Logistik, Equity-Administration und mit Deel Engage Lösungen für Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung.
4. Globale Reichweite
   Für wachsende Teams ist ein einheitlicher Prozess in allen Ländern entscheidend. Deel ermöglicht Einstellungen in über 150 Ländern – mit einem einzigen, einheitlichen Vertrags-Framework.

Ist Deel EOR die richtige Wahl für Einstellungen in Polen?

Deel gehört zu den führenden Employer-of-Record-Anbietern (EOR) in Polen und wird von internationalen Unternehmen geschätzt, um lokale Compliance, Payroll und HR-Aufgaben zuverlässig abzuwickeln. Dank der vollständig eigenen Einheit in Kraków entfällt der aufwändige Aufbau einer eigenen Niederlassung – und gleichzeitig wird volle Rechtssicherheit nach dem polnischen Arbeitsrecht gewährleistet.

• G2-Marktführer: Höchste Bewertungen für Kundenzufriedenheit und Marktpräsenz
• Über 150 Länder: Mitarbeitende in Polen und weltweit einstellen und bezahlen – zentral über eine Plattform
• Eigene lokale Einheit: Direktes Eigentum in Polen für schnelle Prozesse und klare Verantwortlichkeiten
• Transparente Preise: Einheitliche Flat Fees decken Verträge, Payroll, Compliance und Meldungen ab – ohne versteckte Kosten
• Schnelles Onboarding: Erste Mitarbeitende innerhalb von 5–10 Tagen statt monatelanger Wartezeit
• Automatisierte Compliance: Echtzeit-Monitoring für ZUS, Payroll-Steuern und PPK-Fristen mit sofortigen Alerts
• GDPR- & IP-Schutz: Datenschutz und geistiges Eigentum nach polnischen und EU-Standards gesichert
• Nahtlose Payroll: Experten übernehmen gesetzliche Abgaben und monatliche Płatnik-Meldungen
• Umfassende Benefits: Gesundheits- und Krankenversicherungen, Essensgutscheine und mehr – alles direkt in der Plattform verwaltet
• Mobility-Support: Unterstützung bei Visa, Arbeitserlaubnissen und Right-to-Work-Prüfungen für alle Mitarbeitenden

Mit Deel EOR bleibt das Unternehmen in Polen jederzeit rechtssicher und spart gleichzeitig Ressourcen für den eigentlichen Geschäftsausbau.

Der Aufbau eines Teams in Polen muss nicht kompliziert sein. Mit einem Employer of Record wie Deel lassen sich Mitarbeitende innerhalb weniger Tage einstellen, onboarden und bezahlen – ganz ohne den Aufwand einer lokalen Registrierung oder komplexer rechtlicher Verfahren.

Dank transparenter, pauschaler Gebühren ohne versteckte Kosten sind die Gesamtausgaben jederzeit klar kalkulierbar.

Jetzt eine Demo buchen und erfahren, wie schnell sich das Potenzial des polnischen Talentpools nutzen lässt – mit voller Rechtssicherheit in Payroll, Compliance und Vertragsgestaltung. Mit Deel EOR gelingt ein reibungsloser und risikoarmer Start in Polen – und der Weg für internationales Wachstum wird frei.