EOR und A1-Bescheinigung: Sicher international einstellen

Internationale Zusammenarbeit ist längst Alltag: Remote Work, Fachkräftemangel und neue Marktchancen führen dazu, dass deutsche Unternehmen zunehmend über Ländergrenzen hinweg einstellen oder Mitarbeitende vorübergehend im Ausland arbeiten lassen. Damit wachsen jedoch auch die Anforderungen an Compliance und Personalprozesse.

Zwei Themen bestimmen die Rechtssicherheit in Europa besonders stark:
Erstens die legale Anstellung im Ausland – ermöglicht durch das Modell „Employer of Record in Deutschland“, wenn keine eigene Niederlassung existiert. Zweitens die sozialversicherungsrechtliche Absicherung bei Kurzaufenthalten im Ausland, dokumentiert durch die A1-Bescheinigung, die in der EU, im EWR und in der Schweiz verpflichtend ist.

Wer hier Fehler macht, riskiert bei Prüfungen erhebliche Kosten, Verzögerungen oder sogar Projektstopps. Dieser Leitfaden zeigt, wie HR- und Payroll-Teams in Deutschland beides richtig einsetzen – damit grenzüberschreitende Arbeit 2026 und darüber hinaus effizient, legal und planbar bleibt.

Was grenzüberschreitende Einstellungen wirklich bedeuten

Internationale Beschäftigung ist nicht auf klassische Entsendungen beschränkt. Viel häufiger entstehen neue Arbeitsmodelle durch flexible Teams und verteilte Arbeitsorte. Deutsche Unternehmen kennen insbesondere vier Szenarien:

1. Mitarbeitende werden in einem anderen Land fest eingestellt, weil dort gesucht wird – aber ohne lokale Firmengründung.
2. Kolleg:innen werden temporär für Projekte oder Kundentermine in andere EU-Länder geschickt.
3. Remote Work führt dazu, dass Mitarbeitende zeitweise aus anderen Ländern arbeiten, etwa von Spanien aus während der Wintermonate.
4. Internationale Teams wechseln mehrfach pro Jahr den Einsatzort innerhalb Europas für Projekte oder Workshops.

Mit jedem Szenario ändern sich rechtliche Rahmenbedingungen: Welches Land erhebt Sozialversicherungsbeiträge? Wo gilt das Arbeitsrecht? Welche Steuerregeln greifen? Muss registriert werden? Welche Nachweise sind vorzulegen?

Genau hier setzen die beiden Kerninstrumente an: ein Employer of Record in Deutschland für ein korrektes Beschäftigungsmodell und eine A1-Bescheinigung für die richtige Sozialversicherung bei befristeter Tätigkeit im Ausland.

Warum grenzüberschreitende Compliance so komplex ist

Bei grenzüberschreitender Beschäftigung können Fehler schnell passieren, und sie fallen spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung auf. Hier sind die größten Risiken:

• Unternehmen zahlen versehentlich Sozialversicherung in zwei Ländern, weil Zuständigkeiten falsch beurteilt wurden.
• In der Praxis gelten lokale Gesetze ab dem ersten Arbeitstag im Ausland – werden sie ignoriert, drohen rechtliche Konsequenzen.
• Fehlt die A1-Bescheinigung, kann Mitarbeitenden in einigen Ländern der Zutritt zu Baustellen oder Firmengeländen verweigert werden.

Durch falsche Beschäftigungsmodelle entsteht das Risiko einer verdeckten Betriebsstätte, was zu Steuernachzahlungen führen kann. Wer Freelancer:innen im Ausland ohne klare Abgrenzung einsetzt, läuft Gefahr der Fehlklassifizierung. Payroll-Regeln unterscheiden sich zwischen Ländern, und kleine Fehler führen schnell zu falschen Abzügen und Beiträgen.

Der einfachste Grundsatz lautet daher: Je klarer Beschäftigung und Sozialversicherung geregelt sind, desto geringer ist das Risiko.

Teil 1 – Employer of Record (EOR) verständlich erklärt

Bevor internationale Projekte starten, muss geklärt werden, ob ein deutsches Unternehmen im Ausland überhaupt rechtlich beschäftigen darf. Ohne lokale Firma ist das in den meisten Ländern nicht möglich. Ein Employer of Record in Deutschland schließt diese Lücke.

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record wird in einem anderen Land zum rechtlichen Arbeitgeber für Mitarbeitende – im Auftrag des deutschen Unternehmens. Dieses behält die fachliche Führung, während der EOR alle gesetzlichen Arbeitgeberpflichten übernimmt: Verträge, Sozialversicherung, Meldungen, Benefits, Payroll, Trennung, Dokumentation.

Damit können Unternehmen weltweit einstellen, ohne internationale Rechtsexpertise aufbauen zu müssen.

Wie funktioniert EOR für deutsche Unternehmen?

Der Ablauf ist standardisiert und schnell nachvollziehbar:

• Das Unternehmen findet die gewünschte Person im Ausland.
• Deel EOR wird dort rechtlicher Arbeitgeber.
• Die Mitarbeitenden arbeiten operativ mit dem deutschen Team.
• Deel übernimmt die gesamte lokale HR-Administration – von Vertrag bis Beendigung.

So entsteht ab dem ersten Tag ein hundertprozentig konformes Beschäftigungsverhältnis.

Wann ist EOR die richtige Lösung?

Der Einsatz eines Employer of Record in Deutschland empfiehlt sich besonders, wenn Märkte getestet werden, Talent schnell benötigt wird oder Expansionsentscheidungen noch nicht final sind. Auch bei langfristiger Remote-Arbeit aus dem Ausland vereinfachen sich Prozesse erheblich: keine Entität, keine De-Registrierungen, keine zusätzlichen Steuer- und Anmelderisiken.

Welche Vorteile bringt EOR?

Internationale Anstellung wird rechtssicher und planbar. Statt Firmengründungen, die Monate dauern, erhalten HR-Teams sofort Zugang zum gewünschten Arbeitsmarkt. Alle Anforderungen lokaler Behörden sind abgedeckt – und das über nur eine Plattform für Dokumentation, Vertrag, Payroll und Sozialversicherung.

Kurz gesagt: Deel EOR regelt die rechtlichen Anforderungen bei internationaler Beschäftigung.

Teil 2 – Die A1-Bescheinigung verständlich erklärt

Im grenzüberschreitenden Alltag reicht ein korrektes Arbeitsverhältnis allein nicht aus. Sobald Mitarbeitende vorübergehend in einem anderen europäischen Land arbeiten, muss klar sein, welches Land die Sozialversicherung erhebt. Dafür ist die A1-Bescheinigung Pflicht.

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein EU-weit gültiger Nachweis, dass Sozialversicherungsbeiträge weiterhin in einem bestimmten Land gezahlt werden. Dadurch lässt sich Doppelversicherung vermeiden, und Behörden können den Aufenthalt einfacher prüfen.

Wann wird eine A1-Bescheinigung benötigt?

Die Anforderung greift bereits bei kurzen Einsätzen. Beispiele aus der Praxis:

• Eine Mitarbeiterin reist zu einem zweitägigen Workshop nach Frankreich.
• Eine Projektmanagerin leitet für eine Woche ein Teammeeting in Schweden.
• Ein technischer Einsatz in Belgien dauert drei Tage.
• Ein Data Analyst arbeitet remote zwei Wochen in Spanien.

Auch wenn kein Vertrag im Ausland besteht – die A1 ist gesetzlich vorgeschrieben.

Was passiert ohne A1?

Kontrollen sind in vielen Ländern üblich. Ohne A1 können:

• Arbeitseinsätze untersagt werden,
• Versicherungsschutz im Ernstfall fehlen oder
• Bußgelder verhängt werden.

Darüber hinaus müssen Unternehmen bei späteren Prüfungen nachweisen, dass Sozialbeiträge korrekt abgeführt wurden. Fehlt die Dokumentation, wird es teuer.

Wie beantragt man die A1?

Die Beantragung erfolgt ausschließlich über den Arbeitgeber über digitale Systeme wie sv.net oder GKV-Portale. Benötigt werden Informationen zu Einsatzland, Dauer und Beschäftigungsverhältnis. In der Regel erfolgt die Ausstellung binnen weniger Tage – sofern HR rechtzeitig informiert wurde.

Wie hängen EOR und A1 zusammen?

Die Verbindung ist simpel: A1 gilt nur bei kurzfristiger Tätigkeit außerhalb des Landes, in dem jemand angestellt ist.

Wer über Deel EOR beispielsweise in Spanien angestellt ist, hat dort automatisch Sozialversicherung. Für die tägliche Arbeit in Spanien wird keine A1 benötigt. Erst wenn diese Person vorübergehend in ein drittes Land reist, ist die A1 wieder relevant.

Compliance-Szenarien im Vergleich – Übersicht für HR

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Fälle, mit denen deutsche Unternehmen konfrontiert sind, und was konkret getan werden muss:

Diese Klassifizierung verhindert Missverständnisse: EOR betrifft das richtige Beschäftigungsmodell, A1 die Sozialversicherung bei Reisen.

Die häufigsten Fehler – und wie man sie vermeidet

Viele Compliance-Probleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern durch fehlende Prozesse. Typische Stolpersteine sind:

• Unternehmen gehen davon aus, dass eine A1 erst bei längeren Aufenthalten nötig ist – tatsächlich ist sie oft ab dem ersten Tag erforderlich.
• Reisen werden ohne HR-Beteiligung geplant, wodurch der Antrag zu spät kommt. Remote-Arbeit im Ausland wird toleriert, ohne Sozialversicherung oder Steuerresidenz neu zu prüfen.
• Freelancer:innen werden wie Mitarbeitende eingesetzt – langfristig entsteht Pflicht zur lokalen Anstellung.
• „Employer of Record in Deutschland“ und A1-Bescheinigung werden verwechselt, obwohl sie ganz unterschiedliche Risiken adressieren.

Die Lösung liegt in klaren Informationswegen: Mitarbeitende müssen vor Auslandsarbeit melden, HR prüft Sozialversicherung und Bedarf einer lokalen Beschäftigung. Mit durchdachten Prozessen lassen sich alle Risiken vollständig vermeiden.

Wie Deel EOR Compliance und Expansion erleichtert

Deel EOR vereinfacht internationale Personalarbeit deutlich. Unternehmen gewinnen Rechtssicherheit in über 100 Ländern, ohne Know-how oder Infrastruktur selbst aufbauen zu müssen.

Deel übernimmt die Anmeldung zur Sozialversicherung, die rechtlich konforme Vertragsgestaltung, die Versicherung lokaler Benefits sowie die Kommunikation mit Behörden. Über eine Plattform verwalten HR-Teams alle Daten, Gehaltsläufe und Dokumentationen – europäische Prüfungen sind damit jederzeit vorbereitet.

Auch bei der A1-Bescheinigung unterstützt Deel mit folgenden Aufgaben:

• Einschätzung, ob A1 nötig ist
• Vorbereitung des korrekten Beschäftigungsmodells
• Bereitstellung aller relevanten Nachweise
• Reduzierung des administrativen Aufwands für Payroll- und Reiseteams

Unternehmen berichten von deutlichen Effizienzgewinnen:

Erfahren Sie mehr darüber, wie LionsBot die Expansion in Europa beschleunigte.

Mit Deel gewinnen Unternehmen internationale Möglichkeiten – ohne rechtliche Unsicherheit.

Best Practices für 2026: Checkliste für HR und Payroll

Damit europaweite Arbeit reibungslos bleibt, hilft ein klarer Maßnahmenplan.

Zunächst sollte erfasst werden, wo Mitarbeitende wohnen und arbeiten – denn der physische Arbeitsort bestimmt viele rechtliche Vorgaben. Anschließend müssen potenzielle Mobilitätsfälle frühzeitig gemeldet werden: Reisetage, Projektaufenthalte oder verlängerte Remote-Aufenthalte.

Darüber hinaus sind standardisierte Schritte wichtig, wenn Mitarbeitende das Land wechseln. Dazu gehören die frühzeitige Entscheidung zwischen „Employer of Record in Deutschland“ und lokaler Entsendung mit A1-Bescheinigung, definierte Workflows für die Beantragung einer A1 sowie klare internen Regeln, wann HR informiert werden muss.

Auch die Dokumentation spielt eine zentrale Rolle: Verträge, A1-Nachweise, Sozialversicherungsbestätigungen und Einsatzzeiten sollten zentral abgelegt sein, damit Prüfungen jederzeit bestanden werden. Außerdem empfiehlt sich mindestens einmal pro Jahr eine Compliance-Überprüfung, um Veränderungen in Teams und Arbeitsmodellen aktuell zu halten.

So entsteht ein tragfähiges System, das internationale Arbeit über Jahre hinweg absichert.

Rechtssicher international wachsen

Grenzüberschreitende Beschäftigung ist Chance und Herausforderung zugleich.
Deel EOR ermöglicht die sofortige, rechtssichere Anstellung im Ausland. Die A1-Bescheinigung schützt Sozialversicherung und Einsatzfähigkeit bei Kurzreisen.

Wer beides intelligent verknüpft, arbeitet schneller, flexibler und mit vollem Vertrauen in die Compliance. Unternehmen können Märkte erschließen, Talente gewinnen und europäischen Kund:innen erfolgreich begegnen – ohne die Risiken falsch eingesetzter Beschäftigungsmodelle.

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