Kündigungsschreiben

Eine Kündigung ist für alle Beteiligten häufig ein unangenehmer Prozess und für viele Angestellte ein einschneidendes Erlebnis. Es ist sowohl für Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende wichtig, die Definition und rechtliche Grundlagen eines Kündigungsschreibens zu kennen, die formellen Anforderungen einzuhalten und die Unterschiede zwischen ordentlicher und außerordentlicher Kündigung zu verstehen.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben dient der rechtswirksamen Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Rechtlich gesehen wird durch ein gültiges Kündigungsschreiben der Arbeitsvertrag einseitig beendet. Beide Seiten können kündigen, müssen dabei aber gesetzliche und vertragliche Kündigungsfristen beachten.

Formale Vorgaben für ein Kündigungsschreiben

In Deutschland schreibt das Gesetz nach § 623 BGB vor, dass eine wirksame Kündigung immer in schriftlicher Form erfolgen muss. Mündliche Kündigungen oder Mitteilungen per E-Mail, WhatsApp oder Fax sind unwirksam. Der wichtigste Inhalt des Kündigungsschreibens ist die Kündigungserklärung, also die unmissverständliche Aussage, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Die schriftliche Kündigung muss sowohl für Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende immer mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen sein.

Ein Kündigungsschreiben ist erst wirksam, sobald es dem Empfänger zugegangen ist. Zugang bedeutet in diesem Fall, dass das Schreiben in den „Machtbereich des Adressaten“ gelangt ist, etwa durch den Einwurf in den Briefkasten oder persönliche Übergabe. Deshalb sollten Arbeitgebende den Zugang dokumentieren (z. B. durch persönliche Übergabe vor Zeugen oder per Einschreiben), um im Streitfall den Zustellzeitpunkt nachweisen zu können. Der Zeitpunkt des Erhalts der Kündigung ist von Bedeutung, um die Kündigungsfristen korrekt einzuhalten.

Für Arbeitnehmende ist es zudem vorteilhaft, sich eine schriftliche Bestätigung der Arbeitgebenden über den Erhalt der Kündigung geben zu lassen. Die Bitte um eine Kündigungsbestätigung mit Beendigungsdatum im Kündigungsschreiben kann sinnvoll sein. Zudem ist es ratsam, dass Arbeitnehmende in ihrem Schreiben ein vorläufiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis vom Arbeitgebenden verlangen.

Die Kündigung muss sich an eine zuständige Person richten und sollte nicht mit einer generellen Ansprache wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ gerichtet sein. Die Arbeitnehmenden adressieren die Kündigung entweder an ihren Geschäftsführer oder die Personalabteilung. In dem Anschreiben muss außerdem das Datum des letzten Arbeitstages erwähnt werden, welches man sich in der Empfangsbestätigung des Arbeitgebenden bescheinigen lassen sollte.

Kündigungsfrist

Sollte es zu einer der Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommen, ist eine Einhaltung der Kündigungsfrist verpflichtend. Neben der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist bestehen gesetzliche Regelungen, von denen diese Fristen bestimmt werden.

Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses unterliegt grundsätzlich einer gesetzlichen Kündigungsfrist von vier Wochen zum 15. des Monats oder zum Monatsende. Üblicherweise wird jedoch im Arbeitsvertrag eine längere Frist festgehalten, beispielsweise 3 Monate. Die Kündigungsfrist während der Probezeit beträgt in der Regel zwei Wochen. Dabei ist es unerheblich, ob die Kündigung zum Anfang oder Ende des Monats oder zum 15. des Monats erfolgt. In der Probezeit gilt sie ab dem Erhalt der Kündigung.

Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch Arbeitgebende unterliegt gestaffelten Fristen, die mit der Betriebszugehörigkeit der Mitarbeitenden länger werden und den Angestellten so einen zeitlich größeren Raum geben, um sich an die neue Situation anzupassen.

So ist im § 622 des Bürgerlichen Gesetzbuchs die Dauer der Kündigungsfristen auf Basis der Betriebszugehörigkeit wie folgt festgelegt:

• 2 Jahre Arbeitsverhältnis: 1 Monat zum Ende eines Kalendermonats
• 5 Jahre Arbeitsverhältnis: 2 Monate zum Ende eines Kalendermonats
• 8 Jahre Arbeitsverhältnis: 3 Monate zum Ende eines Kalendermonats
• 10 Jahre Arbeitsverhältnis: 4 Monate zum Ende eines Kalendermonats
• 12 Jahre Arbeitsverhältnis: 5 Monate zum Ende eines Kalendermonats
• 15 Jahre Arbeitsverhältnis: 6 Monate zum Ende eines Kalendermonats
• 20 Jahre Arbeitsverhältnis: 7 Monate zum Ende eines Kalendermonats

Kündigungsschutz

Nach einer Probezeit, welche in der Regel 6 Monate beträgt, tritt ein Kündigungsschutz im Rahmen des Kündigungsschutzgesetzes in Kraft. Entlassungen müssen dann mit einem verhaltens-, personen- oder betriebsbedingten Kündigungsgrund ausgesprochen werden.

Im Falle von betriebsbedingten Kündigungen verbessern eine längere Beschäftigungsdauer und Betriebszugehörigkeit den Kündigungsschutz der betroffenen Arbeitnehmenden. Kommt es durch wirtschaftliche Probleme oder aufgrund von Umstrukturierungen zu betriebsbedingten Kündigungen, kann es zu einer Sozialauswahl kommen.

Bei solch einer Sozialauswahl zur Bestimmung der zu kündigenden Angestellten werden neben Faktoren wie Alter und Behinderungen auch die Länge der Betriebszugehörigkeit berücksichtigt. Dies bietet Mitarbeiter:innen mit einem längeren Beschäftigungsverhältnis Vorzüge gegenüber denen mit einer kürzeren Beschäftigungsdauer.

Ordentliche vs. außerordentliche Kündigung

Man unterscheidet ordentliche (fristgerechte) und außerordentliche (fristlose) Kündigungen. Ordentliche Kündigungen sind der Regelfall, hier wird das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der geltenden Kündigungsfrist beendet. Außerordentliche Kündigungen kommen seltener vor und sind meist nur bei schweren Verstößen oder durch triftige Gründe möglich.

Ordentliche Kündigung

Eine ordentliche Kündigung kann von beiden Seiten ausgesprochen werden. Die kündigende Seite hält die Frist ein und das Arbeitsverhältnis endet nach Ablauf dieser Frist zu einem bestimmten Datum. Arbeitnehmende brauchen eine solche Kündigung nicht zu begründen, können dies aber freiwillig tun. Arbeitgebende müssen wie bereits erwähnt bei einer Kündigung einen der folgenden Gründe aussprechen:

• Betriebsbedingte Gründe: z. B. Auftragsmangel, Umstrukturierungen oder Insolvenzen, die zum Stellenabbau zwingen.
• Personenbedingte Gründe: Der Mitarbeiter kann seine vertragliche Leistung nicht mehr erbringen (etwa aus gesundheitlichen oder qualifikatorischen Gründen).
• Verhaltensbedingte Gründe: Schwerwiegendes Fehlverhalten des Mitarbeiters (z. B. wiederholtes Zuspätkommen, Arbeitsverweigerung, Fehlzeiten ohne Attest). In der Regel muss hier zuvor eine Abmahnung erfolgt sein, bevor gekündigt wird.

Im Kündigungsschreiben selbst muss der Grund nicht zwangsläufig angegeben werden. Oft wird aus Formalitätsgründen auf detaillierte Begründungen verzichtet. Dennoch sollten Geschäftsführer und Personalverwalter die Dokumentation der Gründe und ggf. Abmahnungen bereithalten, falls der gekündigte Mitarbeitende eine Kündigungsschutzklage erhebt.

Außerordentliche Kündigung

Eine außerordentliche Kündigung beendet das bestehende Arbeitsverhältnis sofort und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Dafür sind allerdings gravierende Gründe erforderlich, die eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar machen. Solche Gründe sind meist schwere Pflichtverletzungen.

Beispiele auf der Arbeitgeberseite sind etwa:

• Diebstahl oder Unterschlagung
• Tätliche Angriffe
• Grobe Beleidigungen
• Beharrliche Arbeitsverweigerung
• Verrat von Geschäftsgeheimnissen
• Schwere Verstöße gegen die Betriebsregeln

In solchen Fällen können Arbeitgebende fristlos kündigen. Dies geschieht üblicherweise jedoch erst, nachdem Maßregelungen wie die Erteilung einer Abmahnung ausgeschöpft sind. Ist der Vertrauensverlust so gravierend, dass eine Abmahnung nicht zumutbar wäre, kann eine direkte, fristlose Kündigung angemessen sein.

Die fristlose Kündigung durch Arbeitnehmende ist nach § 626 BGB ebenso nur aus einem „wichtigen Grund“ möglich. Zu diesen wichtigen Gründen zählt unter anderem Folgendes:

• Wenn das Gehalt über einen längeren Zeitraum verspätet oder überhaupt nicht ausgezahlt wird.
• Wenn Arbeitgebende gegenüber den Beschäftigten Drohungen aussprechen, sie beleidigen oder gar körperlich angreifen.
• Falls der Arbeitnehmende sexueller Belästigung oder fortwährender Schikane, beispielsweise in Form von Mobbing, ausgesetzt ist.
• Wenn der Arbeitgebende gegen Vorschriften des Arbeitsschutzes verstößt und dadurch die Gesundheit der Beschäftigten aufs Spiel setzt.
• Falls Arbeitgebende ihre Angestellten zu rechtswidrigen Handlungen wie etwa Bilanzmanipulation, Bestechung oder Betrug auffordern.

Resturlaub bei Kündigung

Unabhängig davon, ob es um eine ordentliche oder eine außerordentliche Kündigung handelt: Arbeitnehmenden verbleibt ihr Anspruch auf Resturlaub bei einer Kündigung. Sollte es Ihnen zeitlich nicht mehr möglich sein, die verbleibenden freien Tage in absehbarer Zeit zu nehmen, ist eine Auszahlung der Urlaubstage möglich.

Alternative zur Kündigung: Der Aufhebungsvertrag

In vielen Fällen kann ein Aufhebungsvertrag eine sinnvolle Alternative zur Kündigung darstellen, insbesondere wenn sich beide Seiten einvernehmlich trennen möchten. Anders als bei der einseitigen Kündigung wird das Arbeitsverhältnis hier durch beiderseitige Vereinbarung beendet. Dies bietet vor allem für Arbeitgebende den Vorteil, rechtliche Risiken zu minimieren, wie etwa die Gefahr einer Kündigungsschutzklage. Für Arbeitnehmende wiederum kann ein Aufhebungsvertrag attraktiv sein, um die Bedingungen des Austritts aus dem Unternehmen günstiger zu gestalten. Dies kann etwa eine Abfindung, ein gutes Arbeitszeugnis oder ein früheres Verlassen des Unternehmens als vereinbart sein. Es ist zu beachten, dass der Aufhebungsvertrag ebenfalls der Schriftform (§ 623 BGB) bedarf und von beiden Parteien handschriftlich unterzeichnet werden muss.