Wie Amilon 480 Stunden monatlicher HR‑Arbeit mit Deel einsparte

Als Amilon 2018 global expandierte, eröffnete das Unternehmen für Geschenkkartentechnologie schnell Niederlassungen in Spanien und Polen. Doch die HR-Systeme waren nicht für internationale Skalierung ausgelegt – und Fragmentierung setzte schnell ein.

Bei allen Prozessen – von der Einstellung über die Gehaltsabrechnung bis zu Spesen – die manuell abgewickelt wurden, sah sich das Team ständig mit Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung von Genauigkeit und Effizienz konfrontiert:

• Lokale Arbeitsgesetze variierten zwischen den Ländern und führten zu Compliance‑Risiken
• Verträge und Dokumente kamen in für sie unbekannten Sprachen wie Polnisch an, was das Risiko von Fehlinterpretationen rechtlicher Begriffe erhöhte
• Selbst einfache Änderungen, wie das Aktualisieren eines Nachnamens, erforderten HR‑Eingriffe und manuelle Koordination
• Berichte wurden in umfangreichen Excel‑Dateien geführt, wodurch Genauigkeit und Sichtbarkeit schwer sicherzustellen waren
• Selbst einfache juristische Fragen waren mit hohen Kosten und langen Wartezeiten verbunden

"Bevor wir Deel nutzten, ertranken wir in Komplexität – getrennte Anbieter für jedes Land, endlose E‑Mails, verschiedene Sprachen und wir zahlten 1.000 €, nur um grundlegende Rechtsberatung zu erhalten. Jetzt suche ich im Compliance Hub von Deel und erhalte sofort Antworten. Das hat unsere Arbeitsweise komplett verändert." — Izacco Scattolin Neto, Senior HR Recruiter, Amilon

Amilons Einsatz von Deel begann klein – mit der Verlegung eines einzelnen Mitarbeitenden von Italien nach Frankreich über die Plattform. Die Erfahrung war so nahtlos, dass, als ihre fragmentierten HR‑Systeme an einen Punkt kamen, an dem sie nicht mehr funktionierten, die Erweiterung von Deel nach Spanien und Polen die naheliegende Entscheidung war.

„Deel gab uns alles in einer Plattform — Gehaltsabrechnung, Compliance, HR‑Aufgaben, Dokumente, kein Wechseln mehr zwischen Systemen oder manuelles Übereinsetzen von Verträgen. Deel hat alles vereinfacht.“ — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

Der Wechsel beseitigte das teure Flickwerk aus lokalen Anbietern. Anstatt mehrere Systeme über drei Länder hinweg zu jonglieren, verwaltet Amilon jetzt alles über Deels einheitliche Plattform.

• EOR ersetzte die Notwendigkeit, in jedem Land Rechtseinheiten zu gründen. „Deel half uns, Mitarbeitende einzustellen, ohne Rechtseinheiten aufzubauen – das war ein Wendepunkt für unser internationales Recruiting.“ — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

• Deel Payroll zentralisierte, was zuvor über mehrere lokale Anbieter fragmentiert war. „Mit Deel ist die Gehaltsabrechnung präzise, pünktlich und zentralisiert – kein Hin und Her mehr mit lokalen Anbietern.“ — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

• Deel HR automatisierte Workflows, die früher Stunden in Anspruch nahmen. Zeiterfassung, Spesenmanagement und Aktualisierungen von Mitarbeitendendaten erfolgen jetzt über Self‑Service‑Portale statt per E‑Mail. "Vor Deel mussten unsere Mitarbeitenden ihre Spesen in einer Excel‑Datei einreichen, sie an uns senden und wir mussten die Belege manuell verarbeiten. Jetzt haben sie Zugriff auf Deel und der gesamte Prozess ist automatisiert." — Izacco Scattolin Neto, Senior Recruitment & HR Administrator, Amilon

• Die Wissensdatenbank verwandelte die 1.000 € Rechtsfragen in sofortige, durchsuchbare Antworten. Amilon erhält jetzt proaktive rechtliche Orientierung in allen Rechtsräumen — ohne Beratungsgebühren.

• Berichterstattung und Analysen ersetzten die weitläufigen Excel‑Dateien durch Echtzeit‑Dashboards, die tatsächlich eine Geschichte erzählen, der ihre zahlenverliebten Gründer folgen können.

Die Veränderung war sofort spürbar. Diese €1.000 teuren Rechtsberatungen? Jetzt sind es Sofortsuchen. Mehrtägige E‑Mail‑Ketten für einfache Updates? Durch Self‑Service für Mitarbeitende eliminiert. Umfangreiche Excel‑Reports? Ersetzt durch Live‑Dashboards, die tatsächlich eine Geschichte erzählen.

„Deel spart mir allein bei Spesen 3–4 Tage pro Monat, das ist ein ganzer Tag zurück. Aber der eigentliche Test ist: Wenn wir morgen aufhören würden, Deel zu nutzen, müssten wir mindestens drei Personen einstellen, nur um das zu erledigen, was es heute übernimmt.“ — Izacco Scattolin Neto, Senior Administrator für Rekrutierung & HR, Amilon

Die Auswirkungen reichen über die vollständig auf Deel migrierten Länder hinaus. Sogar Italien, das sich noch in der Übergangsphase befindet, profitiert von zentralisierten Berichten, die der Geschäftsführung Echtzeit‑Einblick in alle Abläufe geben.

„Anstatt unübersichtlicher Excel‑Tabellen haben wir jetzt schöne Live‑Dashboards mit klaren Grafiken. Unsere Gründer/innen lieben Zahlen, und Deel hilft uns, sie so darzustellen, dass sie eine klare Geschichte erzählen.“ — Izacco Scattolin Neto, Senior Administrator für Rekrutierung & HR, Amilon

Aber das wahre Maß des Erfolgs? Amilon nutzt Deel bereits, um die nächste Wachstumsphase voranzutreiben und komplexe internationale Schritte zu meistern, etwa jemanden in Dubai einzustellen, der in Spanien arbeitet — inklusive Visumsponsoring.