Wie das Ein-Mann-Ops-Team von Beam AI 480+ Stunden pro Monat mit Deel einspart

Beam AI, ein KI-Startup, das Backoffice-Aufgaben automatisiert, wurde global gegründet. Mit Hauptsitz in New York, einem operativen Hub in Berlin und Büros in Abu Dhabi und Karachi ist ihr 40-köpfiges Team weltweit verteilt. Dieser gesamte globale Betrieb -- von HR und Finanzen bis Recht und Operations -- wird von einer Person verwaltet: Stabschef Fredrik Falk.

Als Mitarbeiter Nr. 2 musste Fredrik den effizientesten Weg finden, das Unternehmen zu skalieren. ,,Als Ein-Mann-Ops-Team für ein globales Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden erledige ich den Großteil von HR, Finanzen und Operations," erklärt Fredrik. ,,Ich muss den konsolidiertesten Weg finden, um meine Probleme zu managen."

Das Team stand vor mehreren zentralen Herausforderungen:

• Keine Spezialisten: Es gab kein internes Rechtsteam, keine IT-Abteilung und keine Gehaltsabrechnungsspezialisten. Diese einzustellen wäre teuer gewesen und hätte ihrem schlanken Betriebsmodell widersprochen.

• SOC 2-Compliance: Die Erreichung der SOC 2-Compliance ist mit viel Dokumentationsaufwand verbunden und stellte für ein verteiltes Team ohne Rechtsabteilung eine große Hürde dar.

• Komplexe Gehaltsabrechnung: Die interne Verwaltung der Gehaltsabrechnung, besonders in komplexen Märkten wie Deutschland, wurde zunehmend manuell und unübersichtlich.

• Globale IT-Logistik: Ohne IT-Team stellt sich die Frage, wie man rechtskonform einen neuen Laptop in die Türkei verschickt, ein Budget für einen neuen Mitarbeitenden in New York verwaltet und -- am wichtigsten -- ein Gerät bei einem Offboarding im Vereinigten Königreich zurückholt.

Beam AI, ein KI-Startup, das Backoffice-Aufgaben automatisiert, wurde als globales Unternehmen gegründet. Mit Hauptsitz in New York, einem operativen Hub in Berlin und Büros in Abu Dhabi und Karachi ist ihr 40-köpfiges Team über die ganze Welt verteilt. Dieser gesamte globale Betrieb -- von HR und Finanzen bis Recht und Operations -- wird von einer Person verwaltet: Stabschef Fredrik Falk.

Als Mitarbeiter Nr. 2 musste Fredrik den effizientesten Weg finden, das Unternehmen zu skalieren. ,,Als Ein-Mann-Ops-Team für ein globales Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden erledige ich den Großteil von HR, Finanzen und Operations," erklärt Fredrik. ,,Ich muss den konsolidiertesten Weg finden, um meine Probleme zu managen."

Das Team sah sich mehreren kritischen Herausforderungen gegenüber:

• Mangel an Spezialisten: Sie hatten kein internes Rechtsteam, keine IT-Abteilung und keine Gehaltsabrechnungsspezialisten. Diese einzustellen wäre kostspielig gewesen und ihrem schlanken Betriebsmodell widersprochen.

• SOC 2-Compliance: Die Erreichung der SOC 2-Compliance bedeutet für jedes Startup einen erheblichen Dokumentationsaufwand, aber für ein verteiltes Team ohne Rechtsabteilung war es eine massive Hürde.

• Komplexe Gehaltsabrechnung: Die interne Verwaltung der Gehaltsabrechnung, insbesondere in notorisch komplexen Märkten wie Deutschland, wurde zu einer sehr manuellen und unübersichtlichen Belastung.

• Globale IT-Logistik: Ohne IT-Team -- wie verschicken Sie rechtskonform einen neuen Laptop in die Türkei, verwalten ein Budget für einen neuen Mitarbeitenden in New York und -- am wichtigsten -- holen ein Gerät bei einem Offboarding im Vereinigten Königreich zurück?

Durch die Konsolidierung des gesamten globalen Betriebs auf Deel spart Beam AI schätzungsweise 480+ Stunden an Verwaltungsarbeit pro Monat ein — die Arbeit von mindestens drei Vollzeitkräften.

,,Als Ein-Mann-Ops-Team habe ich weder eine eigene IT-Abteilung, noch ein Rechtsteam, noch eine/n Gehaltsabrechnungsspezialisten. Ich habe Deel. Es ist der ‚Easy Button‘, der mir die Hebelwirkung eines vollständigen Backoffice verschafft und mir Hunderte von Stunden im Monat spart, damit ich mich auf strategische Aufgaben statt auf Administration konzentrieren kann." -- Fredrik Falk, Stabschef bei Beam AI

Diese enorme Effizienzsteigerung ermöglicht Beam AI, schlank zu bleiben, und befähigt Fredrik, sich auf strategische, wirkungsvolle Initiativen statt auf manuelle Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren. Die Einsparungen sind sowohl finanzieller als auch operativer Natur. Das Zurückholen eines Laptops aus dem Vereinigten Königreich hätte Stunden an Verwaltungsaufwand und über $100 an versichertem Versand gekostet. Mit Deel IT sind die Kosten konsolidiert und der Prozess schmerzfrei.

Für Fredrik liegt die größte Stärke von Deel in der Fähigkeit, mit dem Unternehmen mitzuwachsen, ohne überwältigend zu sein.