Wie das Ein-Personen-Operations-Team von Beam AI mit Deel 480 Stunden pro Monat spart

Beam AI, ein KI-Startup, das Back-Office-Aufgaben automatisiert, wurde von Anfang an als globales Unternehmen gegründet. Mit einem Hauptsitz in New York, einem operativen Zentrum in Berlin und Büros in Abu Dhabi und Karachi ist ihr 40-köpfiges Team rund um den Globus verteilt. Der gesamte globale Betrieb — von HR und Finanzen bis Recht und Betrieb — wird von einer Person verwaltet: Chief of Staff, Fredrik Falk.

Als Mitarbeitender Nr. 2 musste Fredrik den effizientesten Weg finden, das Unternehmen zu skalieren. "Als Ein-Personen-Ops-Team für ein 40-köpfiges globales Unternehmen kümmere ich mich um den Großteil der globalen HR-, Finanz- und Betriebsaufgaben", erklärt Fredrik. "Ich muss die konsolidierteste Art finden, meine Probleme zu managen."

Das Team stand vor mehreren kritischen Herausforderungen:

• Mangel an Spezialisten: Sie hatten kein internes Rechtsteam, keine IT-Abteilung und keine Lohnbuchhaltungsteams oder lokale arbeitsrechtliche Expertise. Diese einzustellen wäre teuer und würde ihrem "lean" Betriebsmodell widersprechen.
• SOC 2-Compliance: Die Erreichung der SOC 2-Compliance ist für jedes Startup mit viel Dokumentation verbunden, aber für ein verteiltes Team ohne Rechtsabteilung war sie eine enorme Hürde.
• Komplexe Gehaltsabrechnung: Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung im eigenen Haus, insbesondere in notorisch komplexen Märkten wie Deutschland, wurde zu einer sehr manuellen und unübersichtlichen Belastung.
• Globale IT-Logistik: Ohne IT-Team — wie verschicken Sie rechtssicher einen neuen Laptop in die Türkei, verwalten ein Budget für einen neuen Mitarbeitenden in New York und — am wichtigsten — holen ein Gerät bei einem Austritt in Großbritannien zurück?

Beam AI nutzt Deel seit der Gründung, zunächst für Auftragnehmer. Als das Unternehmen jedoch wuchs, wuchs auch die Deel-Plattform mit und entwickelte sich von einem einzelnen Tool zu ihrem zentralen Operations-Hub. Jedes Mal, wenn eine neue operative Herausforderung auftauchte, hatte Deel eine Lösung.

• Globale Gehaltsabrechnung für Deutschland: Deel automatisierte die "umständliche und manuelle" Gehaltsabrechnung der deutschen Rechtseinheit von Beam AI und regelte die komplexen Vorschriften des Landes, ohne dass ein Spezialist nötig war.
• Deel IT (ohne IT-Abteilung): Beam AI hat kein IT-Team. Deel IT ermöglicht es ihnen, ein Budget festzulegen, neuen Mitarbeitenden die Auswahl ihrer Ausrüstung zu erlauben und Deel die globale Logistik, Lieferung und Übergaben verwalten zu lassen, wodurch sie Zeit und Geld sparen.
• Nahtloses Mitarbeitendenmanagement: Die Deel-Plattform verwaltete nahtlos sowohl EOR-Anstellungen in komplexen Märkten wie den USA als auch ihr globales Netzwerk von Auftragnehmern.
• Ein vollständiger, konsolidierter HR-Stack: Beam AI konsolidierte seine gesamte HR-Funktion auf Deel — nutzte HRIS für Urlaubsrichtlinien, Spesen für Erstattungen und die Carta-Integration zur Vereinfachung der Beteiligungsverwaltung.

Eine kritische Prüfung kam, als sich ein neuer Mitarbeitender im Vereinigten Königreich als ungeeignet erwies. Fredrik war besorgt, den Firmenlaptop zurückzuholen, aber Deel übernahm den gesamten Abhol- und Rückgabeprozess, stellte die Compliance sicher und nahm ihm die Last ab.

“Jedes Mal, wenn ich denke 'Das klingt wirklich schmerzhaft', schaue ich bei Deel nach, und die Lösung ist bereits da. Es hat genau das getan, was ich mir gewünscht habe, jedes Mal. Die Nutzung macht Freude.” —Fredrik Falk, Chief of Staff bei Beam AI

Durch die Konsolidierung ihrer gesamten globalen Abläufe auf Deel spart Beam AI schätzungsweise über 480 Stunden Verwaltungsarbeit pro Monat — die Arbeit von mindestens drei Vollzeit-Spezialisten.

„Als Ein-Mann-Operations-Team habe ich keine eigene IT-Abteilung, kein Rechtsteam und keinen Payroll-Spezialisten. Ich habe Deel. Es ist der ‚Einfache-Knopf‘, der mir die Hebelwirkung eines vollständigen Backoffices gibt und mir Hunderte von Stunden pro Monat spart, sodass ich mich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann und nicht auf administrative Tätigkeiten.“ —Fredrik Falk, Chief of Staff bei Beam AI

Dieser enorme Effizienzgewinn ermöglicht es Beam AI, schlank zu bleiben, und befähigt Fredrik, sich auf wirkungsvolle strategische Initiativen statt auf manuelle Verwaltung zu konzentrieren. Die Einsparungen sind sowohl finanzieller als auch operativer Natur. Das Zurückholen eines Laptops aus dem Vereinigten Königreich hätte Stunden an Administration und über 100 USD an versichertem Versand gekostet. Mit Deel IT sind die Kosten konsolidiert und der Prozess schmerzfrei.

Für Fredrik ist die größte Stärke von Deel die Fähigkeit, mit ihnen zu wachsen, ohne überwältigend zu sein.