Wie Beaumont Property sein System mit Deel optimierte

Die Beaumont Property Group besteht aus sieben Unternehmen, die Gewerbeimmobilien in der Nordwestregion Sydneys verkaufen, vermieten und verwalten. Gegründet im Jahr 1987 ist es ein Familienunternehmen und das größte sowie am längsten bestehende seiner Art in der Region.

Als Beaumont Property Group 1987 gegründet wurde, umfasste sie zwei Unternehmen: ein Immobilienbüro und eine Strata-Management-Firma. Bis März 2023 hatte die Gruppe fünf weitere Unternehmen aufgenommen und zählte damit insgesamt sieben.

Für die Buchhalter des Unternehmens, die seit 36 Jahren die Lohn- und Gehaltsabrechnung betreuten, ergaben sich dadurch zwei Probleme. Erstens war es zeitaufwändig. “Die Aufgabe der Buchhalter war nicht speziell die Lohn- und Gehaltsabrechnung, daher versuchten sie, zwischendurch Zeit dafür einzuplanen,” sagt Robert Odenthal, Group Financial Controller.

Zweitens traten Fehler auf. “Kleine Dinge wurden regelmäßig übersehen. Es war nichts Schlimmes und hinderte unsere Geschäfte nicht, aber für den Mitarbeitende/r, der einen Fehler sieht oder seine Gehaltsabrechnung nicht erhält, ist das wichtig. Unser Ruf bei den Mitarbeitenden litt darunter. Wenn kleine Dinge übersehen werden, fragen sich die Leute, was sonst noch übersehen wird.”

Anstatt das Ansehen bei den Mitarbeitenden zu riskieren, entschied sich die Beaumont Group zum Handeln. Da den Buchhaltern die speziellen Kompetenzen für die Betreuung einer so umfangreichen Gehaltsabrechnung fehlten, entschied sich das Unternehmen für Outsourcing. “Ursprünglich, da wir ein Familienunternehmen sind, wollten wir mit einem kleinen, lokalen Anbieter zusammenarbeiten,” sagt Robert, “aber die, mit denen wir gesprochen haben, waren wegen der Herausforderungen, unser altes System auf ein neues zu übertragen, eher zurückhaltend.”

Als Robert jedoch mit PayGroup by Deel sprach, war es eine völlig andere Geschichte. “Es war wie: ‚Wir haben das schon gemacht, wir machen das wieder,’“ sagt er. “Ein hohes Maß an Zuversicht wurde vermittelt.”

Diese Zuversicht rührt von PayGroup by Deels organisiertem, systematischem Vorgehen sowie von der Expertise und Erfahrung seiner Mitarbeitenden. „Ihr Ansatz zur Umstellung unseres Systems wirkte sehr strukturiert,” sagt Robert. “Sie stellten uns eine Reihe von Fragen, sehr genaue Zeitrahmen und einen Plan, wie der Ablauf sein würde.” Bis zum 1. Juli – innerhalb von drei Monaten – hatte PayGroup, wie versprochen, alle relevanten Informationen in eine neue Datenbank übertragen. Bis zum 14. Juli war das System einsatzbereit.

“Alles, was sie gesagt hatten, trat auch ein,” sagt Robert. Neben der hohen Effizienz kommunizierte PayGroup by Deel klar und regelmäßig und bot während des gesamten Prozesses umfassende Unterstützung. Das bedeutete, dass Robert und sein Team nie im Zweifel waren.

“Bei den ersten drei Gehaltsabrechnungen hat das Implementierungsteam uns an die Hand genommen und war sehr reaktionsschnell,” sagt er. “Immer wenn wir Fragen oder Schwierigkeiten hatten, wusste ich, dass ich eine E‑Mail schicken und sehr schnell eine Antwort bekommen oder zum Telefon greifen und die Probleme besprechen konnte.”

Der Wechsel von Beaumont zu PayGroup by Deel hat dem Unternehmen geholfen, genaue und rechtskonforme Zahlungen, Daten und Berichte für eine komplexe Vielfalt an Arbeitsverhältnissen bereitzustellen – von Gelegenheitsjobs bis hin zu tariflich geregelten Rollen. Das System wertet Tarifregelungen automatisch aus, wodurch menschliche Fehler praktisch ausgeschlossen werden.

Mitarbeitende haben dem System (und ihrem Arbeitgeber) außerdem wieder Vertrauen geschenkt. Tatsächlich verwenden sie es gerne, insbesondere die mobile App von PayGroup by Deel. “Das Feedback der Mitarbeitenden ist, dass sie so einfach zu bedienen ist und ihnen alle relevanten Gehaltsinformationen bietet,” sagt Robert.