Cómo proponer un software de RRHH que no se pueda rechazar

Ya identificaste el problema, investigaste soluciones y encontraste la tecnología de RR. HH. perfecta para sumar a tu ecosistema digital. ¿El problema? No eres la persona que aprueba la inversión, así que necesitas la aprobación de tu equipo ejecutivo.

Lamentablemente, una investigación de SHRM revela que solo el 18% de los profesionales de recursos humanos consideran la tecnología de RR. HH. una prioridad este año, lo que hace aún más importante construir un caso sólido. Esta guía te enseña cómo crear una propuesta que tu equipo ejecutivo no podrá rechazar.

¿Qué debe incluir una propuesta para software de RR.HH?

Cuando armes tu propuesta, prioriza el contenido sobre la forma. Claro que tu presentación debe ser visualmente atractiva y con ayudas visuales que refuercen tu mensaje. Pero asegúrate de incluir estos componentes clave junto a cualquier gráfico llamativo:

• Declaración del problema: en lugar de desviarte hacia las funciones del software, aclara el problema empresarial que se debe resolver. Por ejemplo, si deseas adquirir un sistema de información de recursos humanos centralizado, podrías explicar el contexto así: “No podemos generar reportes precisos sobre la plantilla o las tendencias de rotación porque nuestros datos están dispersos en distintas hojas de cálculo.”
• Retorno de inversión (ROI): explica con cifras qué ganará la empresa con el nuevo producto. Incluye beneficios como ahorro de dinero, agilidad operativa, reducción de riesgos y tiempo hasta el impacto, y enmarcalos en términos empresariales para reforzar tu argumento.
• Alineación con los stakeholders: demuestra cómo tu propuesta se alinea con las prioridades de cada líder. Por ejemplo, Finanzas se enfoca en el ROI, IT quiere saber sobre integraciones y seguridad de datos, y el CEO se centra en el crecimiento y la escalabilidad.
• Plan de acción sugerido: presenta una recomendación clara sobre cómo avanzar. Este debe ser un plan estructurado que demuestre que has pensado más allá de la idea y hasta su ejecución. Tu propuesta debe incluir una solución propuesta, un cronograma tentativo, resultados esperados y próximos pasos.

Cómo construir tu propuesta para software de recursos humanos en 7 pasos

Los ejecutivos tienen más probabilidades de aprobar propuestas de inversión en software que estén bien investigadas y fundamentadas en lógica empresarial.

Para llegar a ese punto, trabaja a través de estos pasos.

1. Identifica los puntos débiles del sistema actual

Comienza evaluando tu ecosistema actual de tecnología de RRHH, analizando qué funciona y, más importante, qué te está frenando.

Puedes identificar los puntos débiles:

• Auditando procesos recientes de RR. HH. para detectar cuellos de botella o soluciones manuales
• Revisando comentarios internos de empleados o gerentes de contratación
• Observando objetivos incumplidos o retrasos, por ejemplo, largos tiempos de contratación, retrasos en cumplimiento legal, errores en nómina
• Detectando vacíos de datos. ¿Te cuesta generar reportes precisos o responder rápidamente a preguntas del liderazgo?

Una vez recopilada esta información, agrupa tus hallazgos bajo los problemas más comunes, como:

Retrasos e ineficiencias en la incorporación

Un proceso de onboarding fluido prepara a los nuevos talentos para generar valor rápidamente. Si la incorporación es inconsistente o tardía, pierdes esas ganancias de productividad y aumentas el riesgo de rotación temprana.

Alice Burks, Directora de Éxito del Talento en Deel, explica:

Falta de datos centralizados

Cuando los datos del personal están dispersos entre hojas de cálculo, correos y herramientas desconectadas, es difícil obtener una visión confiable de la plantilla, la rotación o el estado de la nómina. Sin una fuente única de verdad, la planificación estratégica y la confianza en los informes de recursos humanos se ven comprometidas.

Seguimiento manual y trabajo duplicado

Si tu equipo sigue ingresando datos manualmente en hojas de cálculo o salta entre herramientas para actualizar registros de empleados, estás perdiendo tiempo y aumentando el riesgo de errores humanos.

También surge la falta de claridad en responsabilidades, ya que no hay visibilidad sobre “quién” debe actualizar qué documento, ya sea tu ciclo de méritos, tu programa de incorporación o los registros de capacitaciones completadas.

Riesgos de incumplimiento legal

A medida que tu empresa se expande, especialmente a nuevas regiones o jurisdicciones, el cumplimiento de RR. HH. se vuelve cada vez más complejo. Sin procesos embebidos, es fácil perder de vista las obligaciones, especialmente si la documentación crítica está dispersa en carpetas, discos o correos.

Escalabilidad limitada

Escalar las operaciones de RR.HH. en múltiples geografías o unidades sin herramientas adecuadas lleva a procesos inconsistentes, soluciones locales improvisadas y cuellos de botella que no se detectan hasta que algo sale mal.

Experiencia del empleado inconsistente o frustrante

Cuando los sistemas de RR. HH. son torpes, lentos o poco claros, la experiencia del empleado se resiente. Los nuevos pueden esperar días por acceso a herramientas o no saber a quién acudir para resolver problemas de nómina o políticas. Con el tiempo, estas fricciones erosionan la confianza en RRHH y contribuyen al desinterés o la rotación.

2. Cuantifica el costo de no hacer nada

Algunos de los ejecutivos involucrados podrían inclinarse por adoptar un enfoque de “esperar y ver”, especialmente si las finanzas están ajustadas. En lugar de rechazar directamente tu propuesta, podrían sugerir postergarla hasta el próximo trimestre o año, cuando el panorama económico sea más estable, o después de resolver alguna otra prioridad más urgente.

Pero retrasar el apoyo a RR. HH. tiene sus propios costos, muchos de los cuales están ocultos hasta que empiezan a afectar los resultados de la empresa. Estos incluyen:

Pérdida de tiempo y capacidad operativa

Los procesos manuales consumen horas cada semana que podrían dedicarse a tareas estratégicas. Además, SHRM descubrió que los equipos de RR. HH. con poco personal tienen un 10% menos de probabilidades de considerarse eficaces, lo que indica una relación clara entre la falta de recursos y el desempeño.

Puntos ciegos en cumplimiento legal

Mientras que el 70 % de los profesionales de RR. HH. y el 74 % de los ejecutivos de RR. HH. creen que están gestionando bien el cumplimiento legal, solo el 48 % de los trabajadores en EE.UU. está de acuerdo, según SHRM.

La clasificación errónea de trabajadores es solo una de las áreas problemáticas que pueden causar esta discrepancia. Un estudio del Economic Policy Institute indica que hasta el 30% de las empresas están clasificando mal a sus trabajadores, lo cual es riesgoso ya que puede desencadenar multas de hasta 25 000 USD por infracción (por ejemplo, en California), además de impuestos retroactivos del IRS, intereses y posibles auditorías.

A eso se suma la nueva Directiva de Transparencia Salarial de la UE, que exige a las empresas generar comparaciones salariales detalladas y reportes a partir de 2026. Las sanciones por incumplimiento se establecen a nivel nacional. En Finlandia, por ejemplo, se proponen multas de entre 5 000 y 80 000 €.

Para los equipos de RRHH sin sistemas automatizados, lograr el cumplimiento legal implica meses de trabajo manual, con el riesgo de consecuencias legales y daños reputacionales si no cumplen con los plazos clave.

Retrasos en contrataciones y pérdida de productividad

Los equipos de RR.HH. sin los recursos adecuados suelen tener dificultades para actuar con rapidez, lo que genera tiempos de contratación prolongados y cuellos de botella en la incorporación. El tiempo medio mundial para cubrir una vacante es de 38 días, cifra que asciende a 55 días en países como Alemania. Cada uno de estos días representa una jornada de producción perdida. Incluso después de contratar, una experiencia de onboarding desorganizada puede retrasar el tiempo hasta alcanzar la plena productividad y sobrecargar al equipo.

3. Define los beneficios y el ROI esperado, y vincúlalos con los objetivos del negocio

Después de exponer el costo de no hacer nada, también es clave destacar los beneficios tangibles que una inversión en tecnología de recursos humanos aportará a tu organización.

En lugar de listar funciones o mejoras genéricas, enmarca cada beneficio en un lenguaje empresarial que le importe a tu equipo directivo: tiempo, dinero, riesgo o ventaja estratégica.

Usa enunciados simples del tipo “problema → impacto → solución” para estructurar tu caso, incluyendo citas relevantes y datos reales de éxito para reforzar el argumento.

Problema 1. “Perdemos meses por cada contratación en nuevas ubicaciones debido al procesamiento de documentos y la administración de beneficios.”

• Impacto. “Es tiempo en el que no estamos alcanzando nuestras metas ni entregando valor.”
• Solución. Podríamos seguir el ejemplo de Telin, que redujo el tiempo de incorporación en nuevas ubicaciones de meses a días con Deel, acelerando el tiempo hasta la productividad de cada nueva contratación.

Problema 2. “Nuestro equipo de RRHH dedica más de 20 horas semanales a ingreso manual de datos.”

• Impacto. “Eso equivale a medio FTE al mes, tiempo que podríamos usar en proyectos estratégicos.”
• Solución. Podríamos recuperar más de 278 horas al mes y reducir la carga de trabajo de RRHH en un 80% si seguimos el enfoque de DevBase y automatizamos 20 flujos de trabajo administrativos con Deel.

Problema 3. “Usamos múltiples sistemas en distintos países sin visibilidad ni procesos unificados.”

• Impacto. “Esto genera riesgos de incumplimiento legal, sobrecarga operativa y dificulta la elaboración de informes, especialmente para equipos pequeños que gestionan operaciones globales.”
• Solución. Cohabs reemplazó siete sistemas de nómina desconectados por una plataforma unificada usando Global Payroll, SIRH y PEO de Deel. Como resultado, ahorraron unas 960 horas administrativas al mes y esperan reducir a la mitad la carga de trabajo de nómina para finales de 2025.

Problema 4. “Gestionamos los datos de RR. HH. en Google Sheets.”

• Impacto. “Esto genera cuellos de botella, errores y pérdida de visibilidad.”
• Solución. Feedier redujo a la mitad su carga administrativa de RR. HH. al centralizar el 100% de sus datos de empleados con el SIRH de Deel.

4. Estima los costos y compara las opciones

Como en cualquier presentación ante la alta dirección, el foco está en el dinero. El equipo ejecutivo quiere entender claramente los costos involucrados en tu inversión en tecnología de RR. HH. y su impacto en los resultados de la empresa. También querrán la seguridad de que conoces los detalles detrás de estas cifras.

Comienza estimando el costo total de propiedad. Esto debe incluir:

• Licencias de software o tarifas de suscripción
• Costos de implementación o configuración, si los hay (Deel, por ejemplo, no cobra por la implementación y puede estar completamente operativo en cuestión de días)
• Necesidades de capacitación y gestión del cambio
• Tiempo hasta obtener valor: ¿cuánto tiempo pasará hasta que los beneficios superen los costos?

A partir de allí, compara el costo de tu solución propuesta con tu enfoque actual. Aquí es donde las hojas de cálculo y los sistemas manuales empiezan a mostrar sus costos ocultos. Estos son ejemplos ilustrativos:

• Onboarding manual = pérdida de productividad por retrasos de 2 a 5 días por nueva contratación (promedio: 500–1.000 USD por persona)
• Fuentes de datos desconectadas = tiempo dedicado a generar manualmente informes de headcount o rotación (aprox. 12 horas/mes x tarifa horaria de RR. HH. o analista)
• Riesgo de clasificación errónea de contratistas = exposición legal, impuestos atrasados y multas (especialmente en mercados internacionales)
• Trabajo administrativo repetitivo = horas administrativas en tareas como actualización de registros de empleados, cambios en nómina, seguimiento manual de PTO

5. Adapta tu mensaje a los diferentes interesados

Incluso la propuesta más sólida necesita ser presentada teniendo en cuenta a la audiencia. Un CFO, un CEO y un responsable de TI evaluarán tu propuesta desde ángulos completamente distintos, por lo que debes hablar su idioma.

Estructura tu propuesta con los siguientes elementos clave:

• Problema. ¿Qué está roto o es ineficiente hoy?
• Impacto. ¿Cuál es el costo de no hacer nada y continuar como hasta ahora?
• Solución. ¿Qué herramienta o sistema estás proponiendo?
• Beneficios. ¿Qué desbloqueará? Por ejemplo, ahorro de tiempo, ahorro de costos, reducción de riesgos o mejor planificación.
• Costo. ¿Qué inversión se requiere y cómo se compara con el retorno previsto?
• Cronograma. ¿Cuándo se verá reflejado el valor para el negocio?

6. Anticipa objeciones y respóndelas de frente

La alta dirección no estaría haciendo su trabajo si no te cuestiona los detalles. Como guardianes de las inversiones de la empresa, necesitan tomar decisiones bien fundamentadas. Muchas veces, eso significa que presentarán objeciones (legítimas o no) para poner a prueba la solidez de tu caso.

Aquí tienes cómo responder a los tipos más comunes de objeciones:

7. Presenta tu propuesta con confianza

Si has completado todos los pasos anteriores, la pieza final del rompecabezas es presentar tu propuesta con convicción. Los hechos importan, pero también lo hace tu manera de comunicar. La confianza le indica a la alta dirección que esta es una inversión estratégica lista para ponerse en marcha.

Aquí tienes cómo lograr que tu presentación tenga impacto:

• Usa datos y ayudas visuales, como resúmenes de ROI, gráficos de tiempo ahorrado o comparaciones de riesgo de incumplimiento legal, que hagan tu mensaje más fácil de asimilar y más difícil de ignorar.
• Enfócate en los resultados, no en las funciones. En lugar de enumerar capacidades del producto, enfatiza lo que ganará el negocio, como menos errores en nómina y mayor cumplimiento legal.
• Pinta un estado futuro. Ayuda a la dirección a visualizar cómo serían las operaciones diarias con el software de RR.HH. adecuado. ¿Los procesos están automatizados? ¿RR. HH. está liberado para enfocarse en el trabajo estratégico? ¿La organización está lista para escalar con confianza?

Aún mejor si puedes mostrar un historial de éxito. Es el caso de Lindsay Ross, CHRO de Bitpanda, quien ya había usado Deel en una empresa anterior y conocía el valor que ofrecía. Cuando se unió a Bitpanda, la decisión de cambiar de un proveedor tradicional a Deel fue fácil, respaldada por una recomendación sólida.

Si has probado una herramienta, la has usado en un rol anterior o tienes colegas que han tenido éxito con ella, haz que eso sea parte de tu propuesta. Una solución comprobada con un defensor firme detrás tiene muchas más probabilidades de convencer a la dirección.

El software de RR. HH. de Deel justifica por sí solo tu propuesta

Las propuestas más sólidas se basan en resultados claros, y Deel los entrega desde el primer momento. Desde la incorporación de personal y la nómina global hasta el cumplimiento legal, el desempeño y la experiencia de los empleados, la plataforma de Deel ayuda a los equipos de RR.HH. a demostrar su valor en cada etapa del crecimiento.

Así es como sus capacidades clave refuerzan tu propuesta:

• Una sola plataforma en 150 países: gestiona nómina, incorporación, cumplimiento legal, desempeño y beneficios para empleados directos, EOR y trabajadores independientes, todo en un solo lugar.
• Un cumplimiento legal integrado y nómina global: Deel se encarga de impuestos, documentos locales, clasificación y contratos, para que no tengas que coordinar con asesores legales cada vez que contratas en el extranjero.
• Onboarding rápido y sin costos de implementación: pon el sistema en marcha en minutos, sin tarifas de configuración, a diferencia de las herramientas tradicionales que pueden tardar meses.
• Datos centralizados e insights potentes: desde organigramas y tiempo libre hasta compensación, beneficios y equity, la analítica de personas de Deel respalda una toma de decisiones más inteligente.
• Grandes integraciones fluidas y seguridad de nivel empresarial: conéctate a tu stack tecnológico existente con más de 100 integraciones, cumpliendo con estándares como GDPR, SOC 2 e ISO 27001.
• Respaldo de un equipo global y expertos internos: Deel opera su propio equipo interno de nómina y cumplimiento legal, sin terceros, por lo que siempre cuentas con un solo socio confiable.
• Éxito en cifras reales de clientes: 35.000 empresas en todo el mundo —desde startups hasta grandes corporaciones— confían en Deel para gestionar su fuerza laboral a través de fronteras. Deel ha incorporado a más de 650.000 trabajadores y procesado más de 10.000 millones de dólares en pagos.

No dejes que las grandes ideas de RRHH mueran en el proceso presupuestario. Habla con Deel para estimar tu ROI y obtener la aprobación ejecutiva más rápido.