Cómo Google integra a sus nuevos empleados (y cómo replicarlo)

Después de enfrentar una serie de rechazos durante diez años, Advin Roy Netto, diseñador UX, finalmente consiguió el trabajo de sus sueños en Google en 2022. Entrar a Google era su sueño.

Como Advin, Google es la empresa soñada para muchas personas. Y Google se asegura de integrar a esos candidatos de forma positiva cuando finalmente lo logran. El 76% de los nuevos empleados en Google reportan una experiencia positiva de onboarding, muy por encima del promedio de la industria.

Este caso de éxito analizará el proceso de integración (onboarding) en Google y cómo puedes replicarlo.

¿Cómo gestiona Google su proceso de onboarding?

¿Recuerdas a Advin, quien pasó diez años intentando hasta que consiguió su trabajo soñado en Google? Hay miles de Advins en todo el mundo.

Esto significa que todas las horas que Google invierte en filtrar perfiles, hacer entrevistas y generar ofertas podrían desperdiciarse si los nuevos empleados no tienen éxito. El onboarding es una de las mejores maneras de asegurar que eso no pase.

La estrategia de onboarding de Google es simple pero extensa. Existen nueve elementos clave en la experiencia de un nuevo empleado.

1. Preboarding

Google se toma muy en serio el preboarding para evitar malas experiencias.

Los candidatos acceden a un portal interno con una lista de tareas, que incluye revisar contratos, configurar cuentas, entender las políticas de cumplimiento, beneficios y otros aspectos de la cultura Google. Las verificaciones de antecedentes se completan antes del ingreso y se entrega el equipo tecnológico necesario en este periodo.

Así como los nuevos empleados, los gerentes también reciben una checklist de onboarding justo a tiempo, con cinco acciones clave:

1. Tener una conversación sobre el rol y responsabilidades
2. Asignar un compañero o "buddy" al nuevo empleado
3. Ayudar al nuevo empleado a crear una red interna
4. Programar reuniones mensuales de seguimiento durante los primeros seis meses
5. Fomentar el diálogo abierto

Esta checklist se envía un día antes del ingreso para que tenga atención inmediata.

Reseñas del onboarding en Google | Fuente: Comparably

2. Compañero de onboarding

Google también tiene un nombre genial para sus nuevos empleados: Noogler. Los gerentes asignan un buddy o compañero de integración a cada Noogler. Así, tienen un amigo incluso antes de empezar.

El compañero los conoce el primer día, les da un tour y los ayuda a adaptarse al nuevo entorno y cultura.

3. Orientación

La orientación para los Nooglers dura entre una y dos semanas, donde:

• Completan la configuración técnica
• Asisten a sesiones sobre cultura, estructura organizativa, políticas, etc.
• Reciben el famoso gorro Noogler y un kit de bienvenida

Noogler Cap | Fuente: Instagram

Noogler kit | Fuente: LinkedIn

Además, como broche de oro, hay una ceremonia del sombrero al final, donde los Nooglers se lo ponen para una sesión de fotos.

La ceremonia del sombrero, un ritual de onboarding en Google | Fuente: Facebook

4. Tour por la oficina

¿Cuántas empresas piensan en dar un tour por la oficina? Es un detalle especial incluido en el onboarding de Google. Un empleado actual guía al Noogler en un recorrido, a menudo gamificado como una búsqueda del tesoro.

¿La mejor parte? Además de ascensores y escaleras, muchas oficinas de Google tienen toboganes para cambiar de piso. Deslizarse recuerda la infancia y deja claro que esto no es una oficina cualquiera. Es Google.

Slide en la oficina de Google en Suiza | Fuente: Insider

5. Formación específica por rol

Google mantiene un equilibrio entre la inducción general (políticas, cultura, estructura) y la formación específica por rol.

Los Nooglers acceden a cursos presenciales y auto-dirigidos relacionados con su puesto.

Formación específica por rol en Google | Fuente: LinkedIn

Por ejemplo, Cherie Lim, asociada de comunicaciones en Google, completó una capacitación técnica de cinco horas en su primera semana.

Experiencia de onboarding en Google | Fuente: LinkedIn

6. Reuniones uno a uno

Google asegura que los nuevos empleados entiendan bien sus tareas y expectativas. El gerente se reúne con el Noogler durante la primera semana para explicar su rol.

También abordan:

• Objetivos y resultados clave (OKR) previstos para el primer trimestre. El objetivo es la meta que debe alcanzarse, y los resultados clave son los resultados medibles: por ejemplo, el objetivo de un ingeniero de software recién incorporado podría ser llegar a ser plenamente productivo en 3 meses. Para este objetivo, un resultado clave medible puede ser que complete al menos un proyecto de forma independiente.
• Metas del negocio y cómo contribuye el rol
• Metas del equipo
• Cuándo será la primera evaluación de desempeño

Y no termina ahí: hay seguimientos mensuales hasta que el Noogler se adapte completamente.

7. Proyecto inicial

A los Nooglers se les asigna un proyecto inicial simple, de unas dos semanas. Este proyecto no representa riesgos ni impacto directo en el negocio.

Es su oportunidad para aplicar lo aprendido en la orientación y entrenamientos, y comenzar a tomar ritmo. Por lo tanto, es un excelente comienzo para ponerse en marcha.

8. Creación de vínculos

La comunicación abierta es parte central de la cultura Google.

Omid Scheybani, ex empleado de Google, dice que en Google todos están a un café de distancia. Los gerentes y buddies ayudan a romper el hielo. Además, se anima a los empleados a mostrar su casa durante las primeras videollamadas.

Ver la casa de alguien revela mucho: pasatiempos, gustos, intereses. Así se entiende mejor a los compañeros.

9. Empujoncitos significativos (nudges)

Para que la comunicación y los comentarios sigan fluyendo, Noogler recibe un empujoncito a las dos semanas:

1. Hacer muchas preguntas
2. Programar 1:1 con su gerente
3. Conocer mejor al equipo
4. Pedir feedback activamente
5. Aceptar desafíos (arriesgarse sin miedo al fracaso; los Googlers los respaldan)

Con esto se completan los nueve elementos básicos.

Google no toma ningún atajo en la incorporación de nuevos empleados. En su lugar, existe un ciclo continuo de aprendizaje, retroalimentación y comunicación para ayudar a un Noogler. No hay un plazo fijo para que un Noogler se gradúe. Sin embargo, suele llevar más de 6 meses.

Graduación de un Noogler | Fuente: LinkedIn

Claves del éxito del onboarding en Google

1. El experimento con nudges

Laszlo Bock, ex Vicepresidente Senior de Operaciones de Personal de Google, habla en su libro Work Rules sobre cómo Google ideó la lista de control de incorporación «justo a tiempo».

Al principio hicieron una prueba piloto enviando a los jefes de los Nooglers una checklist una noche antes de la incorporación. Los resultados fueron sorprendentes: los Nooglers cuyos jefes siguieron la lista se hicieron plenamente efectivos un 25% más rápido que sus compañeros. Desde entonces, se volvió práctica habitual en Google.

2. Energía creativa y casual

Google no es una empresa convencional, y nunca ha intentado serlo. A continuación, algunas líneas impactantes de la filosofía de Google:‍

Google mantiene el lugar de trabajo informal e incluso la incorporación divertida para crear una atmósfera de creatividad y desafío.

3. Cultura de puertas abiertas y equipo como familia

En Google, es fácil acercarse a los mayores. Y los directivos ven la empresa como una familia. Así que se dan pequeños pasos desde la fase de incorporación para conseguir este ambiente.

Onboarding review | Fuente: LinkedIn

Se anima a los principiantes a establecer contactos y a mantener frecuentes reuniones personales. Además, durante la orientación se organizan actividades divertidas para estrechar lazos.

Un Noogler asistiendo a un taller de pizza con su equipo | Fuente: Google Blog

¿Por qué funciona tan bien el onboarding de Google?

Una incorporación adecuada tiene muchas ventajas. Estas son las cinco razones principales por las que el proceso de incorporación de Google funciona tan bien.

1. Nudges simples y oportunos

Los nudges, cuando se ejecutan con cuidado, son muy eficaces. Dos cosas que Google hace bien con los nudges son:

• Son sencillos y fáciles de poner en práctica
• Se envían a tiempo para que se les preste atención inmediata

El breve espacio de tiempo que transcurre entre el aviso y la fecha de incorporación del nuevo empleado mantiene las tareas frescas en la mente del directivo.

2. Gamificación

La incorporación a Google no es sólo trabajo y diversión. Los juegos animan la semana de orientación. La ceremonia del sombrero con una gran sesión de fotos añade diversión. Todo ello contribuye a crear una experiencia atractiva para el empleado.

La gamificación de la incorporación de empleados aumenta el compromiso de los nuevos empleados y reduce el tiempo de productividad.

3. Construcción de relaciones

Google considera a sus empleados como una familia, y su incorporación así lo refleja. Hay muchas actividades para que los equipos se pongan al día y hablen informalmente. Además, las reuniones individuales son un proceso fijo para iniciar conversaciones.

Entonces, ¿en qué beneficia todo esto? El 77,63% de los empleados considera que tener conexiones en el lugar de trabajo es importante o muy importante para conseguir una gran cultura de empresa. Tener amigos en el trabajo ayuda a los nuevos empleados (y a la empresa).

Cultura colaborativa y comunidad en Google | Fuente: LinkedIn

4. Feedback constante

Los directivos establecen expectativas claras con los Nooglers desde el principio a través de los OKR. Aparte de eso, las comprobaciones frecuentes y el feedback en el momento adecuado garantizan que los Nooglers avancen correctamente. Y no hace falta ir muy lejos para demostrarlo. Google hizo un estudio interno que demuestra que los Nooglers que pedían feedback eran más productivos que los Nooglers que no lo hacían.

5. Proceso bien estructurado

El proceso de incorporación de Google puede parecer muy divertido.

Pero al final, hay una estructura básica que lo une todo y garantiza que los empleados reciban toda la información que necesitan. Los nuevos empleados reciben formación sobre la cultura y las funciones de forma escalonada.

Google onboarding review | Fuente: LinkedIn

¿Cómo puedes hacer onboarding al estilo Google?

La incorporación de Google es una experiencia integral, similar a nuestra filosofía de incorporación.

En Deel, también creemos que una experiencia de onboarding debe ser una mezcla de cultura, aprendizaje, diversión y conexiones en lugar de un proceso seco. Esta sección te mostrará cómo crear un onboarding al estilo Google usando Deel Engage.

Asignar un compañero de onboarding

Con Deel Engage, puedes integrar fácilmente programas de compañeros en el proceso de incorporación. Puedes enviar encuestas para identificar a los compañeros voluntarios o hacer que los gerentes nombren al compañero mientras se prepara para incorporar al nuevo empleado.

Hacer preboarding

Con Deel Engage, puedes configurar un flujo de trabajo de preboarding con tareas detalladas para los directivos:

1. Informarles sobre la fecha de inicio de la nueva contratación
2. Informarles sobre los procedimientos de onboarding de TI
3. Compartir una visión general de sus responsabilidades de onboarding, como asignar el compañero de onboarding y llevar a cabo la discusión de roles y responsabilidades

Planificar actividades y sesiones de onboarding

Usa el plugin de onboarding de Slack para ejecutar la incorporación donde tus empleados ya están activos.

En cuanto a la formación, nuestros consultores de L&D te ayudarán a diseñar toda la formación de onboarding con nuestro módulo LMS. Puedes crear cursos grabados y escalar el aprendizaje adaptado a funciones específicas.

Al tener estas sesiones de formación como cursos grabados, puedes escalar el onboarding eficazmente a través de ubicaciones y gestionar un gran número de contrataciones.

Programar llamadas 1 a 1

Deel Engage tiene un plugin de Slack para configurar llamadas 1 a 1. Cuenta con recordatorios integrados y una función para tomar notas que fomenta la colaboración entre los gestores y los nuevos empleados.

Lanzar un portal de aprendizaje

Puedes crear un portal de aprendizaje centralizado para todos los empleados consolidando los cursos de L&D existentes en la plataforma. Permite a los empleados descubrir y registrarse fácilmente según sus necesidades al ser un mercado único y accesible.

Todo el esfuerzo para traer a los empleados a la plataforma no se desperdicia una vez que el onboarding ha terminado. En su lugar, Deel Engage se convierte en tu socio para capacitar a los empleados con retroalimentación continua y oportunidades de aprendizaje.

Fomentar conexiones humanas

Google se enfoca en la creación de equipos y en iniciar conversaciones. Tú también puedes hacerlo (de forma automática).

Los programas de conexión de Deel automatiza encuentros casuales (como cafés virtuales) para romper el hielo y hacer amigos.

Recolectar feedback constante

Por último, pero no por ello menos importante, Google hace hincapié en el feedback. Este desempeña un papel crucial en la productividad de los nuevos empleados porque puede obtener información completa de sus compañeros, del compañero de incorporación y del director usando nuestro software de feedback 360.

Al concluir el onboarding, el nuevo empleado no abandona la plataforma. Lo espera una nueva etapa:

• Ciclos regulares de retroalimentación y evaluación usando la automatización de feedback
• Rutas claras de progresión profesional para una mayor claridad y transparencia
• Entrenamientos continuos y una sólida cultura de aprendizaje
• Planes de desarrollo personalizados para ayudar al personal a ampliar sus habilidades y roles en la organización

Crea una experiencia de onboarding significativa y completa con Deel Engage. Programa tu demo para ver cómo nuestras soluciones pueden ayudarte a fomentar una cultura de aprendizaje continuo.