Qué es ATS, sistema de seguimiento de candidatos

Un sistema de seguimiento de candidatos, también conocido como ATS, es un tipo de software de reclutamiento que te ayuda a atraer y contratar talento. Automatiza el proceso de contratación publicando oportunidades laborales en varios sitios de empleo y almacenando datos de candidatos.

Un ATS te ayuda a organizar los datos de los candidatos según su experiencia laboral y habilidades. Estos datos refinados te ayudan a hacer una preselección de candidatos calificados.

Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) hace que la adquisición de talento sea fácil y optimizada, ahorrando tiempo y dinero en el proceso. Le da al equipo de RRHH más tiempo para enfocarse en onboarding, nómina y otras responsabilidades mientras el software filtra candidatos para puestos disponibles.

¿Cuál es el propósito principal de un sistema de seguimiento de candidatos?

El propósito principal de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es optimizar el proceso de reclutamiento centralizando toda la información de candidatos y automatizando diferentes etapas del proceso.

Un ATS apoya todo el ciclo de contratación:

• Compartir y promocionar ofertas de empleo.
• Recopilar currículums e información de candidatos.
• Filtrar currículums para identificar candidatos elegibles.
• Programar entrevistas y otras comunicaciones con candidatos.
• Enviar confirmación de onboarding a candidatos seleccionados.
• Cerrar el proceso para candidatos no seleccionados.

¿Cuáles son los beneficios clave de usar un ATS?

Los beneficios clave de usar un sistema de seguimiento de candidatos ATS son mayor eficiencia, mejor experiencia del candidato, mejor colaboración, reportes precisos y mayor cumplimiento legal. Veamos cómo se logra cada uno:

• Mayor eficiencia: un ATS ahorra tiempo y esfuerzo a los reclutadores en tareas manuales repetitivas como publicar ofertas en múltiples portales, programar entrevistas, filtrar currículums y más.
• Mejor experiencia del candidato: el sistema de seguimiento de candidatos estandariza el proceso de contratación con comunicación consistente y actualizaciones para mantener a los candidatos comprometidos.
• Mejor colaboración: el sistema de seguimiento de candidatos ATS facilita que los equipos de contratación se coordinen entre sí. Tienen un solo portal para almacenar todos los detalles y feedback.
• Reportes precisos: el sistema de seguimiento de candidatos ATS incluye un módulo de analítica integrado para hacer seguimiento de métricas clave como tiempo de contratación, costo por contratación, etc.
• Mayor cumplimiento legal: el sistema de seguimiento de candidatos ATS solicita consentimiento a los candidatos para almacenar sus datos y sigue estándares de privacidad de datos como GDPR y CCPA para el cumplimiento legal. También hace filtrado de currículums anonimizados basado en habilidades y experiencia, evitando sesgos en el proceso de contratación.

¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de candidatos ATS?

Un sistema de seguimiento de candidatos ATS funciona automatizando y organizando el proceso de contratación, desde la publicación de la oferta hasta la selección del candidato. Aquí tienes un desglose de cómo funciona un ATS, centrado en sus funciones principales:

1. Publicación y distribución de ofertas (multicanal): los reclutadores crean ofertas de empleo en el sistema de seguimiento de candidatos ATS y las publican en páginas de empleo, bolsas de trabajo externas como LinkedIn o plataformas de redes sociales (todo con un solo clic).
2. Recepción y gestión de postulaciones: una vez que la oferta está activa, el sistema de seguimiento de candidatos ATS consolida las postulaciones de distintos sitios en un solo portal centralizado.
3. Análisis y filtrado de currículums: hoy en día, el ATS usa IA para extraer información importante de los currículums, como habilidades, experiencia, educación, información de contacto y ubicación. El sistema de seguimiento de candidatos ATS también ayuda a hacer filtrado rápido clasificando candidatos cuyos currículums coinciden más con la descripción del puesto. Puedes filtrar currículums según habilidades, nivel de experiencia u otros criterios.
4. Programación de entrevistas y recopilación de feedback: un ATS optimiza el proceso de entrevistas automatizando la comunicación, como el envío de invitaciones de calendario o recordatorios. También mejora la recopilación de feedback solicitando a los entrevistadores que den su opinión sobre los candidatos después de la entrevista. El sistema de seguimiento de candidatos ATS también almacena el feedback para mejorar el registro y la toma de decisiones informadas.
5. Gestión de ofertas y analítica de contratación: si un candidato supera las entrevistas, el ATS también gestiona la oferta, desde enviar cartas hasta recopilar documentos del candidato. También puedes mejorar los procesos de contratación usando analítica integrada, con métricas como tiempo de contratación, costo por contratación, fuente de contratación y tasas de abandono de candidatos.

¿Quiénes usan un sistema de seguimiento de candidatos ATS?

Aquí tienes un desglose de los usuarios clave de un sistema de seguimiento de candidatos y para qué lo usa cada grupo:

Reclutadores / especialistas en adquisición de talento

Los reclutadores y especialistas en adquisición de talento son los principales usuarios de un ATS. Ellos:

• Publican y gestionan vacantes en múltiples plataformas.
• Filtran y evalúan postulaciones de candidatos.
• Se comunican con candidatos.
• Programan entrevistas y gestionan el pipeline de contratación.
• Siguen métricas de tiempo de contratación y otros KPI de reclutamiento.

Managers de contratación

Los managers de contratación suelen ser líderes o supervisores del departamento que contrata nuevos roles y tienen un rol clave en todo el proceso. Trabajan de cerca con el equipo de reclutamiento para asegurar que el proceso esté alineado con los objetivos de la empresa, políticas de empleo y necesidades de la fuerza laboral.

• Revisan candidatos preseleccionados.
• Colaboran con reclutadores en evaluaciones y feedback.
• Solicitan nuevas vacantes y definen requisitos del rol.
• Dan notas de entrevistas y toman decisiones finales de contratación.

RRHH / People Operations

• Aseguran que las prácticas de contratación cumplan con políticas internas y regulaciones laborales.
• Analizan datos y tendencias de reclutamiento.
• Ayudan a estandarizar descripciones de puesto, procesos de entrevista y sistemas de evaluación.
• Coordinan el onboarding después de la contratación.

Ejecutivos / líderes de área

• Monitorean el progreso de contratación frente a planes de headcount.
• Acceden a dashboards y reportes para planificación estratégica del equipo.
• Aprueban presupuestos y solicitudes para nuevas contrataciones.

Candidatos (usuarios externos)

• Usan la interfaz del ATS (sitio de empleo o formulario de aplicación).
• Envían currículums, hacen seguimiento del estado de su postulación y se comunican con la empresa.

¿En qué se diferencia un ATS de un CRM?

Un sistema de seguimiento de candidatos te ayuda en el proceso de reclutamiento gestionando candidatos activos que han postulado a un puesto. Por otro lado, la gestión de relaciones con candidatos (CRM) se enfoca en construir un pool de talento para las empresas, independientemente de si hay vacantes abiertas. Cuando surge una necesidad, los reclutadores pueden contactar candidatos de este pool y cerrar la vacante rápidamente.

¿Un sistema de seguimiento de candidatos ATS cómo afecta la experiencia del candidato?

Un sistema de seguimiento de candidatos ATS mejora la experiencia del candidato al estandarizar el proceso de contratación con comunicación más fluida y feedback más rápido. Reduce experiencias negativas comunes como:

• Evitar el ghosting: 61% de los candidatos no recibe respuesta después de una entrevista. Esto genera una mala percepción de las empresas y puede afectar su marca empleadora y desmotivar futuras postulaciones. El sistema de seguimiento de candidatos ATS optimiza el proceso de feedback con recordatorios para entrevistadores y correos automáticos para candidatos.
• Mejorar la comunicación: los candidatos suelen sentirse confundidos sobre los siguientes pasos del proceso, especialmente por falta de comunicación. De hecho, 42% quiere una comunicación más sólida por parte de los reclutadores. Un sistema de seguimiento de candidatos ATS establece puntos de contacto y automatiza recordatorios (correos) para asegurar que el candidato siempre sepa qué sigue.

¿Un ATS cómo facilita la contratación internacional?

Un sistema de seguimiento de candidatos ATS ayuda en la contratación internacional coordinando con candidatos de distintos países y gestionando requisitos de cumplimiento legal del país de contratación. Veamos cómo:

• Coordinación internacional: el sistema de seguimiento de candidatos ATS permite publicar ofertas en múltiples bolsas de trabajo internacionales, ayudando a recibir postulaciones de los países donde deseas contratar. Además de gestionar postulaciones, el ATS gestiona zonas horarias para entrevistas y asegura que los horarios funcionen tanto para entrevistadores como para candidatos.
• Monitoreo de cumplimiento legal: el sistema de seguimiento de candidatos ATS solicita consentimiento para almacenar datos según leyes locales, evitando problemas de cumplimiento legal. La revisión anonimizada de currículums también evita sesgos en el proceso.

¿Quién necesita un sistema de seguimiento de candidatos ATS y cuándo?

La mayoría de las empresas, sin importar su tamaño o industria, necesita un sistema de seguimiento de candidatos para gestionar su proceso de reclutamiento.

Un sistema de seguimiento de candidatos ATS te ayuda:

• A pequeñas empresas o startups a escalar su contratación.
• A empresas medianas a contratar en distintos departamentos y países.
• A grandes empresas a mejorar la experiencia del candidato, optimizar el proceso de contratación y reclutar talento con analítica integrada.

¿Las pequeñas empresas necesitan un ATS?

Sí, las pequeñas empresas necesitan un sistema de seguimiento de candidatos ATS para gestionar el reclutamiento con recursos limitados de RRHH. Cada oferta recibe en promedio 73 postulaciones. Es mucho trabajo manual y administrativo para un equipo pequeño revisar todas esas postulaciones y gestionar programación y comunicación. Un sistema de seguimiento de candidatos ATS facilita mejorar la eficiencia y la calidad de las contrataciones.

¿Qué funcionalidades debe tener un ATS?

Las funcionalidades clave de un sistema de seguimiento de candidatos ATS son publicación de ofertas, base de datos de candidatos, análisis de currículums, herramientas de colaboración, programación de entrevistas, reportes e integraciones. Veamos por qué cada una es importante:

• Publicación de ofertas: un sistema de seguimiento de candidatos ATS debe poder publicar ofertas en múltiples portales. Facilita llegar a candidatos desde una sola solicitud en lugar de iniciar sesión en cada plataforma por separado.
• Base de datos de candidatos: el sistema de seguimiento de candidatos ATS incluye una base de datos para almacenar toda la información y currículums. Como todas las ofertas se publican desde el mismo portal, todas las postulaciones llegan ahí. Con una base centralizada, no necesitas revisar múltiples portales.
• Análisis de currículums: el sistema de seguimiento de candidatos ATS extrae automáticamente información relevante de perfiles, como contacto, habilidades y experiencia. También puede clasificar candidatos según su coincidencia con la descripción del puesto. Esto permite evaluar candidatos sin revisar manualmente cada currículum.
• Herramientas de colaboración: el sistema de seguimiento de candidatos ATS permite a reclutadores, managers de contratación y entrevistadores hacer seguimiento de perfiles en un solo lugar. Pueden revisar perfiles, compartir feedback y tomar decisiones.
• Programación de entrevistas: el sistema de seguimiento de candidatos ATS ayuda a programar entrevistas, gestionando incluso zonas horarias. Esto reduce la coordinación manual necesaria.
• Reportes: el sistema de seguimiento de candidatos ATS incluye un dashboard de analítica con métricas como tiempo de contratación, fuente de contratación y tasa de conversión. Hacer seguimiento de estas métricas ayuda a optimizar estrategias y ahorrar recursos.
• Integraciones: un sistema de seguimiento de candidatos ATS debe integrarse con tus herramientas de RRHH para pruebas de habilidades, verificaciones de antecedentes y más. Esto asegura que puedas gestionar todo desde un mismo portal.

¿Qué significa que un ATS se integre con herramientas existentes?

Cuando un sistema de seguimiento de candidatos ATS se integra con tus herramientas, significa que puede conectarse o compartir datos con ellas, especialmente las usadas en el proceso de contratación. Esto evita ejecutar herramientas adicionales manualmente o ingresar datos repetidos.

Un sistema de seguimiento de candidatos ATS debe integrarse con:

• Bolsas de trabajo: permite publicar ofertas directamente sin intervención manual.
• Email y apps de comunicación: facilita enviar mensajes y recordatorios.
• Apps de programación: permite organizar entrevistas según disponibilidad y zonas horarias.
• Herramientas de entrevistas en video: añade enlaces de videollamada directamente a las invitaciones.
• Herramientas de evaluación de candidatos: permite validar habilidades durante entrevistas.
• Plataformas de verificación de antecedentes e identidad: inicia verificaciones directamente desde el ATS.
• Sistemas de firma electrónica y gestión documental: recopila firmas y almacena documentos.
• SIRH y software de nómina: copia automáticamente datos de nuevas contrataciones del ATS al sistema de información de recursos humanos y nómina para onboarding.

¿Cómo elegir el ATS correcto?

Elegir el sistema de seguimiento de candidatos ATS adecuado depende del tamaño de tu empresa, volumen de contratación, necesidades de integración, requisitos de cumplimiento legal y experiencia de usuario esperada.

Un sistema de seguimiento de candidatos ATS debe adaptarse a:

• Tamaño de empresa: cuántos usuarios necesitas, cuál es modelo de precios del AT y si cobra por cada usuario.
• Volumen de contratación: cuántas vacantes y postulaciones puede gestionar el ATS y cuál es el volumen de contratación de tu empresa.
• Integraciones: si se integra con tus herramientas actuales y encaja fluidamente con tu proceso de contratación.
• Requisitos de cumplimiento legal: si cumple estándares de datos y seguridad locales y de la industria.
• Experiencia de usuario: si es intuitivo y fácil de usar

¿Qué KPI debes medir para evaluar el ROI de un ATS?

Las empresas miden tiempo de cobertura, tiempo de contratación, tasa de aceptación de ofertas, costo por contratación, tasa de abandono y calidad de contratación para evaluar el éxito del sistema de seguimiento de candidatos ATS.

Estas métricas son clave porque:

• Tiempo de cobertura: muestra qué tan rápido se cubre una vacante.
• Tiempo de contratación: indica cuánto tarda desde la postulación hasta la oferta,
• Costo por contratación: mide el gasto total por contratación.
• Tasa de abandono: mide cuántos candidatos abandonan el ATS.
• Calidad de contratación: evalúa la calidad de nuevas contrataciones integrando ATS con herramientas de evaluación o SIRH

¿Cuáles son los errores comunes de un ATS y cómo evitarlos?

Los fallos más comunes en implementación de un sistema de seguimiento de candidatos ATS se deben a brechas en funcionalidades que aumentan el trabajo manual o dificultan la postulación. Las brechas comunes (y cómo evitarlas) son:

• Mala experiencia del reclutador: validal a facilidad de uso y elige una herramienta con poca o ninguna necesidad de capacitación.
• Análisis inexacto de currículums: prueba el sistema antes de comprometerte para asegurar precisión y tener garantía de que no descarta candidaturas válidas.
• Mala experiencia del candidato: revisa formularios para asegurarte que no sean poco intuituivos y así evitar fricción.
• Falta de integración con otras herramientas de RRHH: valida que tu ATS tenga conexión con herramientas de RRHH y puedas transferir datos.
• Almacenamiento de datos sin cumplimiento legal: asegúrate de que cumpla estándares locales y del sector, incluyendo las normas de conservación de datos.
• Reportes inefectivos: revisa que incluya dashboards integrados con métricas necesarias.

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