Gestion du personnel : guide complet pour assurer la planification stratégique des effectifs

Adopter une approche proactive en gestion des ressources humaines est essentiel. Trop souvent, les organisations tombent dans un cycle réactif, se contentant de répondre à des changements sans réelle planification. Qu’il s’agisse d’une nouvelle réglementation RH, de fluctuations des attentes des salariés (comme récemment la démocratisation du télétravail), des solutions précipitées comme des recrutements urgents ou des licenciements abrupts deviennent fréquents. Ces décisions, bien qu’elles règlent des problèmes dans l'immédiat, mettent à mal la stabilité, la performance et la motivation au travail de vos collaborateurs sur le long terme.

Chez Deel, nous avons développé une solide expertise en gestion administrative du personnel à l’international. Nous avons constaté qu’une stratégie RH proactive, alignée sur les objectifs de l’entreprise, favorise l’agilité, réduit les coûts et renforce la solidité organisationnelle face aux changements rapides. Envie d'en savoir plus ? Lisez la suite de ce guide !

Qu’est-ce que la planification stratégique des effectifs ?

La planification stratégique des effectifs consiste à aligner les compétences et le potentiel des équipes aux ambitions à long terme d’une organisation. Contrairement à une gestion du personnel uniquement réactive, qui satisfait des besoins immédiats, cette approche anticipe les défis futurs afin de garantir une organisation dynamique et prête à s’adapter.

Les 5 éléments clés du processus de planification stratégique des effectifs

Un cadre de planification stratégique des effectifs repose sur plusieurs éléments fondamentaux pour gérer efficacement les talents. À noter : ces éléments ne produiront pas les résultats escomptés s’ils sont utilisés de manière isolée. Ils doivent s’articuler pour former un cadre dynamique favorisant une croissance durable et le succès de l’entreprise.

Alignement stratégique

Pour être véritablement stratégique, la planification des effectifs doit être alignée sur les objectifs globaux de l’entreprise. Chaque décision liée à la gestion du personnel doit soutenir la vision, la mission et les objectifs à long terme de l’organisation. Par exemple, en alignant votre stratégie RH sur des priorités telles que l’expansion vers de nouveaux marchés ou l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, votre entreprise sera mieux préparée à relever les défis futurs.

Implication des dirigeants

L’alignement stratégique est plus facile à atteindre lorsque les dirigeants sont impliqués dès le départ. Leur soutien actif aux initiatives relatives à la gestion des effectifs envoie un message fort : la gestion RH est une priorité essentielle au sein de l’entreprise, et non une simple fonction opérationnelle. Cela souligne l’importance du rôle stratégique de la gestion des ressources humaines.

Collaboration inter-fonctionnelle

Une planification efficace des effectifs nécessite une collaboration entre plusieurs services, tels que les ressources humaines, la finance, les opérations et l’informatique. Cette synergie permet d’assurer que chaque équipe agit en faveur des mêmes objectifs. En rassemblant les données et les perspectives de différents départements, l’organisation peut établir une stratégie RH cohérente et adaptée aux besoins globaux de l’entreprise.

Prise de décision basée sur les données

Alors que les approches traditionnelles de gestion du personnel reposent souvent sur des intuitions, la version moderne et stratégique s’appuie sur des données concrètes et bien protégées. Les analyses, les données du marché du travail et les indicateurs pour évaluer la performance, comme les échelles d'évaluation BARS, sont autant d’outils précieux pour guider les entreprises dans des décisions éclairées. Ces informations permettent également de prévoir les besoins en effectifs avec une grande précision, contribuant ainsi à une gestion RH plus efficace et proactive.

Intégration dans le cycle de vie des talents

Le cycle de vie des talents couvre toutes les étapes du parcours d’un collaborateur, de son recrutement et intégration à sa formation, sa fidélisation et son évolution de carrière. En intégrant la planification stratégique des effectifs à chaque étape de ce cycle, les organisations peuvent garantir que leurs actions à court terme s’alignent avec leurs objectifs à long terme. Cette approche favorise une gestion durable et harmonieuse des ressources humaines dans l’entreprise et vous évite une pénurie de talents au pire moment.

En adoptant conjointement ces cinq composantes essentielles, les entreprises peuvent assurer une gestion du personnel performante, soutenant à la fois leur agilité organisationnelle et leur croissance durable.

Pourquoi la planification stratégique des effectifs est-elle cruciale pour les entreprises ?

Se concentrer uniquement sur les besoins immédiats peut sembler indispensable pour beaucoup d'entreprises. Si les problématiques d'aujourd'hui ne sont pas résolues, il peut paraître inutile de penser déjà à demain. Pourtant, investir dans le futur et dans les collaborateurs qui y contribueront est crucial. Cela permet de :

Anticiper les besoins en compétences

Le type et le volume des compétences professionnelles requises par les entreprises ont déjà augmenté de 25 % depuis 2015. D'ici 2030, cette hausse pourrait atteindre 65 %. Actuellement, près de la moitié des emplois occupés par les membres de LinkedIn pourraient être influencés ou transformés par l’intelligence artificielle. La leçon à retenir est simple : les talents sur lesquels nous comptons aujourd'hui ne suffiront pas demain.

La planification stratégique des effectifs aide les entreprises à se préparer à ces nouvelles exigences en identifiant et en comblant les écarts de compétences avant qu'ils ne deviennent problématiques. Cela peut inclure des programmes de formation des salariés, un renforcement du plan de succession ou encore la constitution de viviers de talents prêts à intervenir rapidement (notamment via un ATS).

Renforcer l'agilité organisationnelle

De même, anticiper les changements permet de s'adapter rapidement lorsque cela est nécessaire. Si la pandémie nous a appris quelque chose, c'est qu’anticiper l'imprévisible devrait être une règle clé pour toute organisation. La planification par scénarios offre aux entreprises la possibilité d'ajuster leurs stratégies en fonction de la croissance, des bouleversements technologiques ou des bouleversements radicaux du marché.

Réduire les coûts liés aux talents

Le recrutement est un processus coûteux et chronophage qui ne garantit pas toujours les meilleurs résultats. Selon le rapport Talent Trends de la SHRM (disponible en anglais), plus de trois entreprises sur quatre ont rencontré des difficultés pour recruter des postes en Contrat à Durée Indéterminée, et près de la moitié ont eu des problèmes à retenir leurs talents.

La planification stratégique des effectifs permet de réduire ces coûts salariaux en optimisant le recrutement, la formation et la fidélisation des collaborateurs. Cette approche évite de combler les besoins en effectif dans l’urgence ou de faire face à une perte de productivité coûteuse. Au contraire, elle mise sur les compétences internes existantes ou sur des candidats déjà identifiés et prêts à intervenir, issus de viviers de talents prédéfinis.

Mettre en place un processus stratégique de gestion des effectifs : 5 étapes essentielles

Stratégie et structure sont indissociables pour une gestion efficace des ressources humaines dans une entreprise. Afin d’aligner vos objectifs professionnels sur vos besoins en gestion du personnel, suivez ces cinq étapes structurées pour préparer vos équipes aux défis futurs.

Étape 1 : Analysez les objectifs de votre entreprise et anticipez vos besoins en ressources humaines

Il est essentiel de comprendre en profondeur les objectifs de votre organisation pour aligner vos stratégies RH sur ceux-ci. Organisez des séances avec les responsables et les collaborateurs afin de clarifier les priorités à long terme. Identifiez les missions, les fonctions et les compétences nécessaires à chaque étape stratégique.

Décomposez vos ambitions en étapes mesurables. Par exemple, si votre structure envisage de s’étendre à l’international, prenez en compte l’impact sur les équipes des salariés dans l'entreprise, la diversité culturelle et la politique d'inclusion, ou encore les besoins en formation linguistique.

Étape 2 : Réalisez une analyse des écarts en compétences et effectifs

La seconde étape consiste à identifier les forces et faiblesses de vos employés actuels. Quels sont les postes, les compétences ou encore les contrats manquants ? Selon des études RH, une entreprise sur quatre a récemment embauché pour répondre à l’évolution des besoins liés aux changements technologiques ou à la croissance de l’organisation.

Une analyse bien réalisée des écarts des effectifs constitue le socle indispensable pour agir efficacement. Voici des outils adaptés :

• Matrice à 9 cases pour évaluer la performance et le potentiel de croissance des employés et d’identifier les talents à fort potentiel.
• Tableaux de bord RH pour suivre les données RH en temps réel, comme les niveaux de compétence, rotations et performance.
• Modèles de compétences pour cartographier les savoirs et qualités professionnelles nécessaires à chaque emploi.
• Feedback employés recueilli via des auto-évaluations ou entretiens individuels réguliers, utiles aussi aux petites structures.
• Revues de talents pour analyser la gestion des carrières et l’évolution des collaborateurs au sein de l’organisation. Celles-ci peuvent être planifiées, par exemple, de manière semestrielle ou annuelle.

Il est également important d'identifier comment la gestion administrative du personnel peut évoluer pour répondre aux enjeux stratégiques comme l'embauche dans de nouvelles régions ou le perfectionnement des fonctions internes.

Étape 3 : Planifiez des scénarios et anticipez des évolutions structurelles

La planification de scénarios incite les organisations à envisager une série de possibilités pouvant fortement influencer leurs besoins en gestion du personnel et en ressources humaines.

En se préparant à plusieurs scénarios plutôt qu'à une seule projection, l’entreprise peut rester agile face à l’incertitude. Plutôt que d’être prise de court par des conditions économiques fluctuantes, des évolutions géopolitiques ou des avancées technologiques révolutionnaires, votre structure sera capable de s’adapter rapidement et efficacement.

Cette étape permet d'anticiper différents cas de figure selon les enjeux spécifiques de votre organisation, industrie et marché :

Scénario optimiste : une forte croissance de l’entreprise

• Enjeu : Développer rapidement des équipes internationales pour répondre à une demande croissante.
• Solution : Construire en amont un vivier de talents en identifiant des collaborateurs à fort potentiel et en entretenant des relations avec des bassins de talents externes. Parallèlement, exploiter des programmes internes de formation continue et de montée en compétences pour accélérer la capacité des employés à assumer des rôles stratégiques et techniques.

Scénario pessimiste : une contraction du marché

• Enjeu : Des ralentissements économiques ou une baisse de la demande entraînant des besoins de réduction ou de restructuration des effectifs.
• Solution : Miser sur le reskilling des salariés pour les rediriger vers des fonctions prioritaires et ainsi préserver les meilleurs talents tout en réduisant les effectifs dans les domaines non essentiels. Planifier une transition progressive pour minimiser les perturbations.

Scénario le plus probable : une croissance progressive

• Enjeu : Une croissance par paliers nécessitant des recrutements ciblés et des initiatives de développement RH.
• Solution : Utiliser des outils de prévision des ressources humaines pour identifier les compétences futures nécessaires à une progression durable. Adopter une approche équilibrée en combinant le recrutement externe et la montée en compétences interne des équipes.

Étape 4 : Élaborez des stratégies de gestion des talents (recrutement, montée en compétences, reconversion professionnelle)

Une fois les écarts identifiés et les prévisions établies, il est temps de développer des stratégies de gestion des talents afin d’aligner les besoins en effectifs de votre entreprise. En fonction des exemples précédents, cela peut inclure le recrutement externe pour combler certains rôles, la montée en compétences des collaborateurs existants ou encore la reconversion des salariés impactés par des changements organisationnels.

Dans certains cas, il peut s'agir d’un arbitrage entre le développement interne des talents et leur acquisition par des moyens externes, une question stratégique récurrente. Selon une étude de Josh Bersin menée auprès de trois entreprises, développer les compétences en interne est six fois moins coûteux que de recruter en externe. Cependant, bien que la reconversion pro des salariés soit une initiative à long terme, le recrutement peut fournir une solution plus rapide aux besoins immédiats.

Une astuce à bien prendre en compte : utilisez des outils RH pour identifier les collaborateurs à fort potentiel pouvant bénéficier d'une montée en compétences. Élaborez des plans de développement personnalisés alignés sur la stratégie de croissance de l'organisation.

Étape 5 : Mettez en œuvre et assurez le suivi du plan stratégique des effectifs

La dernière étape se concentre sur l’exécution de votre plan stratégique de gestion RH et son suivi continu pour en garantir le succès. Pour y parvenir :

1. Intégrez la planification des effectifs dans vos opérations quotidiennes telles que les cycles de gestion de la performance, la formation au recrutement et la gestion des carrières dans l’entreprise.
2. Exploitez des tableaux de bord RH pour analyser les indicateurs clés des effectifs et obtenir des informations exploitables.
3. Collaborez avec différentes équipes et différents départements afin que tous les acteurs impliqués soient informés en permanence de vos plans liés aux talents.
4. Intégrez des boucles de rétroaction pour affiner et ajuster vos stratégies si nécessaire.
5. Adaptez régulièrement les descriptions de poste et les modèles référentiels de compétences afin qu’ils soient en cohérence avec votre plan.
6. Définissez des KPI clairs pour mesurer les progrès, tels que les taux de rétention, la productivité des effectifs ou encore le délai de recrutement. Revoyez ces indicateurs régulièrement et ajustez votre plan RH sur la base de données actualisées en temps réel.
7. Communiquez fréquemment les progrès et mises à jour aux dirigeants de l’organisation.

Quels sont les défis courants de la planification stratégique des effectifs et comment les surmonter ?

Le problème avec la planification des effectifs, même avec une stratégie de gestion du personnel bien en place, réside dans sa nature tournée vers l’avenir. Ce qui signifie qu’elle est soumise à des variables imprévisibles. Ces éléments inconnus peuvent poser des défis au moment de développer votre feuille de route. Voyons ensemble lesquels.

Défi 1 : S’adapter aux changements brusques

Lorsque les besoins en personnel changent rapidement, il peut être difficile pour l’entreprise de s’adapter à temps. La solution consiste à intégrer de la flexibilité dans vos plans grâce à des stratégies de planification RH de contingence. Cela implique de modéliser différents scénarios et de préparer des réponses adaptées à chaque cas.

Par exemple, imaginez une entreprise technologique confrontée à un changement réglementaire inattendu qui engendrerait des pénalités si les mesures appropriées ne sont pas prises immédiatement. Elle s’appuie alors sur son plan RH, qui propose les actions suivantes :

• Évaluer les ressources internes pour identifier les collaborateurs capables de gérer les efforts à court terme en matière de conformité réglementaire.
• Faire appel à des experts temporaires pour traiter des mises à jour complexes liées à la confidentialité des données.
• Accélérer les programmes de montée en compétences pour former les employés aux outils avancés de conformité.

Défi 2 : S’aligner avec les parties prenantes transversales

La planification stratégique des effectifs implique plusieurs départements. Une collaboration efficace entre ces unités clés permet à chacun de contribuer de manière significative au plan global. Ceci dit, la participation de multiples parties prenantes peut également augmenter les risques de désalignement. Des priorités contradictoires, des décisions retardées ou une mise en œuvre inefficace des stratégies RH peuvent entraver la préparation.

Pour surmonter ce défi :

• Mettez en place des comités transversaux dédiés à la planification RH, afin de garantir que toutes les parties prenantes pertinentes soient impliquées dans la prise de décision.
• Utilisez des outils partagés, tels que des tableaux de bord RH collaboratifs ou des plateformes de gestion de projets, pour offrir une visibilité sur les initiatives du personnel.
• Organisez des points réguliers avec les responsables des départements pour aligner les priorités RH sur les besoins opérationnels.

Défi 3 : Gérer les données et la précision des prévisions

Des prévisions fiables reposent sur les données ; il ne s’agit pas de collecter une quantité excessive d’informations, mais de leur donner du sens et d’en garantir l’exactitude. Malheureusement, de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés liées à des données incomplètes, des systèmes obsolètes ou un accès limité aux outils d’analyse RH.

Pour surmonter ce défi :

• Investissez dans des sources de données fiables et des outils d’analyse RH pour améliorer vos prévisions.
• Adoptez des plateformes RH avancées qui intègrent en temps réel les données sur la performance des salariés, les taux de turnover et les tendances du marché du travail.
• Améliorez la qualité des données en standardisant les processus de collecte et de mise à jour des informations des collaborateurs.

En anticipant et en relevant ces défis, votre organisation pourra s’appuyer sur des stratégies de gestion RH robustes pour relever les enjeux, s’adapter aux évolutions et optimiser la performance de vos équipes. Avec des outils adaptés et une coordination efficace, la mise en place de solutions durables deviendra un levier essentiel pour les performances de l’entreprise et le bien-être des salariés.

Zoom sur les tendances futures de la gestion du personnel

Tout comme les besoins en personnel vont évoluer, les stratégies de planification RH vont, elles aussi, s’adapter. Voici quelques tendances qui devraient transformer votre approche de la gestion des ressources humaines :

Prévisions des effectifs alimentées par l’IA

L’intelligence artificielle est déjà intégrée dans de nombreuses étapes du cycle de vie des talents, comme le recrutement ou la gestion des performances. En planification stratégique des effectifs, l’IA analyse les données historiques et les tendances du marché du travail pour générer des projections éclairant les prises de décision. Cette technologie offre aux entreprises la possibilité de prévoir avec précision leurs besoins de main-d’œuvre et d’y répondre de manière proactive.

Cependant, selon les dernières recherches de Korn Ferry, la technologie n'est pas encore tout à fait capable de répondre aux besoins stratégiques complexes, comme l’identification des lacunes en matière de compétences. Néanmoins, 67 % des répondants à leur enquête prévoient une augmentation de l’usage de l’IA en tant que tendance majeure en acquisition de talents en 2025.

Planification des effectifs hybrides et à distance

Avec 76 % des participants à l’enquête de Korn Ferry confirmant que leurs employeurs proposent un modèle de travail hybride, les organisations doivent redéfinir leur stratégie RH pour inclure les préférences de travail flexibles des salariés pour améliorer leur équilibre vie professionnelle / vie privée.

Alors que les premières vagues de télétravail commencent à se stabiliser, les leaders RH possèdent désormais des insights précieux sur son impact sur la productivité et l’engagement des collaborateurs. Cela guidera les futures évolutions dans la gestion des effectifs hybrides et à distance, notamment :

• La mise en place de lignes directrices pour une collaboration virtuelle efficace ;
• La priorité accordée au bien-être au travail ;
• La gestion des équipes à distance ;
• La conception de politiques de travail flexible ;
• L’accès équitable aux ressources pour tous les salariés.

Pour réussir, la gestion RH des équipes hybrides et à distance nécessite plus qu’un simple ajustement opérationnel. Il s’agit d’intégrer ces nouvelles pratiques dans une stratégie globale de développement des talents de l’entreprise.

Efficience des coûts liés aux talents

Dans une année où Meta a annoncé une réduction de 22 % de ses effectifs tout en augmentant son chiffre d’affaires de 25 %, il est clair que les entreprises peuvent se développer rapidement sans nécessairement augmenter leurs recrutements. La pandémie a également montré que les excès de recrutement peuvent conduire à des licenciements massifs : environ 150 000 emplois ont été supprimés dans le secteur technologique cette année.

Josh Bersin, expert RH, explique pourquoi une approche excessive du recrutement peut nuire à la productivité : « Plus vous recrutez, plus la productivité par personne diminue. Il est difficile d’intégrer rapidement de nouvelles recrues à grande échelle sans affecter les performances globales de l’entreprise. »

Il recommande une approche stratégique en matière d’efficacité des talents :

1. Mettre fin à l’idée que le recrutement est une stratégie de croissance.
2. Redéfinir le rôle du service RH dans les décisions de recrutement.
3. Développer une culture et des outils favorisant une mobilité interne efficace.
4. Encourager les managers à investir dans un leadership productif plutôt que dans une gestion opérationnelle excessive.
5. Concentrer les efforts sur les projets et objectifs fondamentaux pour éviter une croissance excessive des effectifs.

Ces tendances montrent que la gestion stratégique des ressources humaines continuera d’évoluer pour répondre aux enjeux de performance, de bien-être et d’adaptabilité des entreprises.

Assurez l’avenir de votre entreprise grâce à une planification stratégique des effectifs avec Deel

Deel propose une plateforme complète pour accompagner votre entreprise face aux défis du futur du travail. Que ce soit avec des solutions d'employeur de référence (EOR), la gestion des sous-traitants, ou encore la planification et le développement des talents, Deel vous aide à recruter et développer les meilleurs collaborateurs, localement comme à l'échelle internationale.

Notre plateforme RH tout-en-un simplifie également les processus complexes de gestion du personnel. Elle offre des outils conçus pour optimiser le recrutement, l’onboarding des salariés et le soutien aux équipes.

Réservez une démo pour découvrir comment Deel peut transformer votre gestion RH, renforcer votre stratégie de développement RH et aider votre organisation à atteindre ses objectifs.