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7 min

Qu'est-ce qu'une indemnité de télétravail ?

Légal et conformité

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

12 août, 2024

Dernière mise à jour

20 janvier, 2025

Sommaire

Exemples d'indemnités de télétravail

Différence entre une indemnité et un salaire

Avantages des indemnités de télétravail

Les indemnités de télétravail sont généralement des revenus imposables

Les frais de télétravail ne sont généralement pas déductibles pour les travailleurs

Que doit couvrir une indemnité télétravail ?

Entreprises offrant des indemnités télétravail

Offrir une indemnité télétravail et faire avancer votre entreprise

Une indemnité de télétravail est une prime fournie aux employés en plus de leur salaire régulier, conçu pour améliorer leur installation de bureau à domicile afin de rendre le travail à distance plus efficace et confortable.

Le forfait télétravail est devenu un avantage attractif - et parfois légalement obligatoire - pour les employés en télétravail.

Les indemnités télétravail peuvent sembler lourdes sur le budget, surtout en plus des frais de locaux de l’entreprise et des titres-restaurant, mais offrir un tel avantage est un excellent moyen de faire ressortir votre environnement de travail par rapport aux autres entreprises.

Exemples d'indemnités de télétravail

Les indemnités télétravail peuvent exister sous différentes formes. Certaines entreprises offrent des indemnités ponctuelles, tandis que d'autres proposent des indemnités mensuelles. Certaines entreprises fournissent aux employés une allocation forfaitaire qu'ils peuvent dépenser à leur discrétion, tandis que d'autres couvrent des frais professionnels spécifiques de l'installation de bureau à domicile, comme les services internet et de téléphonie mobile, l'équipement de bureau ou le matériel informatique en lien avec leur activité professionnelle. Le remboursement des frais se fait parfois sur justificatifs.

Quelle que soit la spécificité de l'indemnité, la direction doit créer une politique de dépenses qui précise le montant de l'indemnité mise en place, le nombre de jours de télétravail accordés par semaine, les types de dépenses qu'elle couvre et la somme que chaque employé peut dépenser pour chacune d'elles. Par exemple, il est possible d’offrir un montant ponctuel aux employés pour acheter des fournitures diverses, comme un bureau assis-debout et une chaise, cartouches d’encre, frais supplémentaires, ainsi qu'une allocation mensuelle pour les factures d'internet et de téléphone. Pour la fonction publique, il convient de modifier la convention collective.

Différence entre une indemnité et un salaire

Le salaire est une compensation monétaire versée à l'employé en échange de son travail. Une indemnité est une somme d'argent supplémentaire, plus petite, qui vient en complément, pour pallier des dépenses permettant d’effectuer le travail.

  • Les salaires sont beaucoup plus élevés que les indemnités et doivent être supérieurs au salaire minimum, où que ce soit.
  • Les salaires varient au sein de l'entreprise. Les indemnités télétravail sont généralement fixées dans toute l'entreprise et déterminées par le coût de l'équipement et des dépenses. Les salaires sont définis en fonction du poste et des performances de l'employé.
  • Les salaires et les indemnités ont des objectifs différents. Le salaire est la rémunération qu'un employé reçoit pour le travail qu'il effectue pour un employeur, et il peut le dépenser comme il le souhaite. Les indemnités ne dépendent pas du travail fourni à l'employeur. Elles aident les employés à accomplir leur travail de manière plus efficace et confortable.
  • Les entreprises versent les salaires et les indemnités de manière différente. Les salaires sont généralement versés mensuellement ou bimensuellement, tandis que les indemnités peuvent être des avantages ponctuels, mensuels ou annuels.

Avantages des indemnités de télétravail

Bien que cela ne soit pas obligatoire, donner une prime de télétravail est un investissement à long terme pour l'entreprise et ses employés. Aider les employés à obtenir un espace de bureau à domicile confortable et fonctionnel peut augmenter la satisfaction, la performance et la rétention des employés.

Les indemnités de bureau à domicile rendent les entreprises plus attractives pour les candidats

Avec le télétravail et le travail flexible qui deviennent la norme, les entreprises qui offrent des avantages uniques pour rendre l'expérience collaborateur plus confortable se démarquent. Selon une enquête de Glassdoor, quatre employés sur cinq préfèrent les avantages et les bénéfices tels qu'une indemnité de télétravail à une augmentation de salaire comparable.

Les indemnités de bureau à domicile augmentent l'engagement et la rétention des talents

Offrir des avantages n'attire pas seulement de nouveaux employés. Cela les rend plus heureux une fois qu'ils ont rejoint l'entreprise. Les employés qui se sentent valorisés sont plus motivés à se dépasser au travail. Et une expérience employé confortable est essentielle pour la rétention à long terme.

Les indemnités de bureau à domicile augmentent la productivité

Si un employé est sous-équipé ou inconfortable en travaillant de chez lui, il ne donnera pas le meilleur de lui-même. Les entreprises qui gèrent une main-d'œuvre à distance devraient considérer les indemnités de bureau à domicile comme un investissement dans leurs employés. Leur permettre de créer un environnement de bureau à domicile confortable débloque leur potentiel et leur travail.

Les indemnités de télétravail sont généralement des revenus imposables

Une indemnité de télétravail est considérée comme un revenu imposable dans de nombreuses régions du monde, mais les montants varient selon les pays. Les entreprises, en particulier celles qui embauchent à l'international, doivent se tenir au courant des réglementations et des lois locales pour éviter les pénalités.

Aux États-Unis, toute compensation monétaire est imposée, qu'il s'agisse d'un salaire ou d'une indemnité. Cela signifie que les allocations de télétravail sont imposées de la même manière que les revenus. Cependant, si les employés sont autorisés à acheter eux-mêmes une certaine quantité d'équipement et à se faire rembourser dans le cadre d'un programme d'indemnités, le montant n'est pas imposable (à condition que toutes les dépenses puissent être raisonnablement justifiées comme étant liées à l'activité professionnelle).

Si une entreprise ne met pas en place de programme de remboursement ou si les employés ne le suivent pas, l'indemnité peut être reclassée comme un revenu imposable.

Il existe quelques exceptions notables dans le monde. En Belgique, par exemple, les entreprises peuvent offrir 130 € à chaque employé en franchise d'impôt. Cela incite les entreprises à offrir des indemnités, car elles ne doivent alors pas payer l'impôt sur le revenu si cet argent fait partie des salaires des employés.

En France, l'indemnité télétravail versée par l'employeur est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite de 580 € par an. Sous ce plafond, les télétravailleurs n’ont donc pas besoin de la déclarer. Cependant, il existe une autre classification de ces frais. Les salariés peuvent déclarer leurs frais réels ou choisir de bénéficier de l’abattement de 10 %, automatiquement calculé par l’administration sur les montants déclarés en traitements et salaires. Les entreprises, elles, voient leurs indemnités forfaitaires exonérées de cotisations sociales. Cette exonération de charges sociales représente parfois un atout indéniable.

Les frais de télétravail ne sont généralement pas déductibles pour les travailleurs

Aux États-Unis, la déduction des frais pour un bureau à domicile n'est pas disponible pour les travailleurs à temps plein ou à temps partiel. La loi sur les réductions d'impôt et les emplois de 2017 empêche les employés (ceux qui reçoivent un bulletin de paie ou un formulaire W-2) de réclamer des dépenses liées à l'aménagement et à l'entretien d'un bureau à domicile.

Les travailleurs indépendants et les contractuels peuvent inclure ces dépenses en tant que déduction fiscale.

Cependant, au Royaume-Uni, la situation est légèrement différente. Les employés travaillant à domicile peuvent demander une déduction fiscale de 6 £ par semaine pour les coûts ménagers, le mobilier de bureau et l'équipement qu'ils achètent pour le travail. Cette prime aide également à couvrir les factures de téléphone, d'internet et autres factures.

Que doit couvrir une indemnité télétravail ?

Il appartient à l'entreprise de déterminer ce que doit couvrir une indemnité télétravail en fonction des équipements dont leurs employés ont besoin, de leur budget et des lois locales. Les frais fixes les plus courants inclus dans les indemnités télétravail sont :

  • Le matériel de bureau (ordinateurs portables, écrans, accessoires informatiques) ;
  • Le mobilier de bureau (chaises ergonomiques, bureaux assis-debout) ;
  • Les dépenses d’Internet et de téléphone ;
  • Les accès à des espaces de coworking ;
  • Les frais de poste.

Dans certaines organisations, tout ce qui est acheté avec une indemnité est considéré comme la propriété de l'entreprise, donc les employés doivent retourner tout l'équipement lorsqu'ils quittent l'entreprise. Les entreprises peuvent offrir des avantages supplémentaires, comme des indemnités de bien-être et de formation, ou encore la prise en charge des frais de repas, mais ceux-ci ne sont pas restreints aux employés en télétravail.

Quel est le montant typique d'une indemnité télétravail ?

Lorsqu'elles envisagent pour la première fois de donner une compensation télétravail, les entreprises s'inquiètent de devoir faire face à des frais trop élevés et difficiles à gérer. Mais les indemnités sont des programmes flexibles et toute entreprise peut trouver un modèle qui répond à ses besoins.

Les entreprises proposant des indemnités tendent à offrir une fourchette allant d’une vingtaine d’euros par mois à un paiement unique de 1000 €.

La bonne nouvelle, c’est qu'une entreprise peut ajuster son budget de dépenses professionnelles et trouver un équilibre qui n'impacte pas le bilan et offre suffisamment d’aides à l'équipe à distance.

Aux États-Unis, selon la loi fédérale sur les normes de travail équitables, les employeurs doivent rembourser les dépenses de bureau à domicile si le coût fait passer les revenus nets d'un employé en dessous du salaire minimum de l'État. Certains États, comme l'Illinois, la Californie, le Montana et l'Iowa, ont des exigences supplémentaires pour les remboursements à distance.

En France, il est admis que cette allocation, si elle est forfaitaire, est au minimum à hauteur de 2,50 € par jour de télétravail . Elle est exonérée d’impôts dans la limite mensuelle de 55 € et dans la limite annuelle de 580 €. Mais certaines entreprises peuvent aller au-delà.

Entreprises offrant des indemnités télétravail

Les grands noms de la tech, tels que Buffer, Basecamp et LinkedIn, ont adopté les indemnités de télétravail pour leurs employés comme faisant partie de leur package d'avantages dans leur contrat de travail. Ceci ne nécessite pas une organisation du travail trop différente.

  • Google a offert 1000 $ à ses employés pour l'achat d'équipement de télétravail pendant la pandémie ;
  • Shopify a offert 1000 $ à ses employés pour acheter tout ce dont ils avaient besoin pour améliorer leur confort en télétravail ;
  • Webflow, dont 70% de ses employés travaillent à distance, offre un ensemble d’indemnités généreux, avec notamment :
    • 200 $ par mois pour la santé et le bien-être ;
    • 250 $ par mois pour les travailleurs à distance (connexion internet, etc.) ;
    • 1000 $ par an pour la formation continue.

Offrir une indemnité télétravail et faire avancer votre entreprise

Le télétravail a ouvert une porte aux employés pour travailler dans des entreprises du monde entier. C'est un grand changement de pouvoir en faveur des employés. Les employeurs doivent maintenant redoubler d'efforts pour continuer à attirer et retenir de grands talents.

Les entreprises qui offrent une expérience collaborateur compétitive l'emporteront dans cette nouvelle normalité. Lorsque les employés savent qu'ils peuvent compter sur leur entreprise, ils sont motivés et plus productifs.

Deel simplifie les indemnités télétravail et les modèles d’accord collectif pour les équipes internationales avec des ajustements de dépenses et des intégrations facilitées avec des solutions comme Expensify. Nous avons également établi des partenariats avec des organisations à travers le monde pour que tous nos clients puissent offrir à leurs employés des avantages qui font toute la différence.

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