Internationale werknemers aannemen in 7 stappen

Nederlandse en Belgische bedrijven kijken steeds vaker over de grens bij het aannemen van nieuwe werknemers. Toch is iemand in het buitenland aannemen net iets anders dan een contract opsturen, want je krijgt te maken met belastingregels, werkvergunningen, lokaal arbeidsrecht en sociale zekerheid.

Deze gids legt uit hoe je dat aanpakt, welke route het best bij jouw situatie past en wat je per stap moet regelen om compliant te blijven. Of je nu vanuit Amsterdam, Utrecht, Brussel of Antwerpen opereert, de principes blijven gelijk, de regels per land verschillen wel.

Wat betekent internationale werknemers aannemen?

Je neemt iemand aan die woont en werkt in een land waar jouw bedrijf niet gevestigd is. In de praktijk zijn er drie opties.

1. Als werknemer komt iemand op je loonlijst met een arbeidscontract en inhouding van loonbelasting. Jij bent dan als werkgever verantwoordelijk voor alles wat in dat werkland wettelijk verplicht is.
2. Als contractor, zoals een freelancer of zelfstandige, is er formeel geen arbeidsrelatie. Dat lijkt eenvoudiger, maar brengt risico’s mee waar veel bedrijven te laat bij stilstaan. Meer daarover verderop.
3. Een gedetacheerde werknemer is iemand die al bij je in dienst is en tijdelijk in een ander land werkt. Dat valt buiten het bestek van deze gids.

Drie manieren om internationaal personeel aan te nemen

Er is niet één juiste aanpak. Welke route werkt, hangt af van je tijdlijn, het aantal mensen dat je wil aannemen en hoeveel risico je bereid bent te dragen.

Een eigen entiteit oprichten in het buitenland

Je registreert een lokale rechtspersoon in het doelland. Dit is de meest verregaande route en ook de meest tijdrovende. Reken op drie tot negen maanden voordat alles staat, plus doorlopende kosten voor lokale boekhouding, jaarlijkse aangiften, een payrollprovider ter plaatse en juridisch advies.

Dit is zinvol als je echt een langetermijninvestering doet in een markt, of als je van plan bent tien of meer mensen lokaal aan te nemen. Voor de meeste scale-ups die snel willen bewegen, is dit niet de eerste keuze.

Een Employer of Record (EOR) inschakelen

Een EOR wordt de juridische werkgever in het land van je nieuwe medewerker. Jij stuurt het werk aan, de EOR regelt het contract, de loonbelasting, sociale zekerheid en lokale compliance. Je hebt geen eigen entiteit nodig en kunt binnen enkele dagen tot weken iemand aannemen.

Dit is de route die het best werkt voor snelle aanwervingen, marktverkenning of kleine teams in een nieuw land. Met een EOR kun je zonder eigen entiteit snel internationaal opschalen, zoals uitgelegd in deze gids over internationaal werknemers aannemen.

Werken met internationale contractors

Voor projectmatig werk of kortlopende opdrachten met gespecialiseerde freelancers. Het grootste risico is hier misclassificatie, zie de waarschuwing hierboven. Deel Contractor helpt met lokaal conforme contracten, facturatie en betalingen in meer dan 150 landen.

7 stappen om internationale werknemers compliant aan te nemen

1. Bepaal het juiste werkmodel

Werknemer of contractor, eigen entiteit of EOR. Dit is de beslissing die je als eerste neemt, want die bepaalt alles wat daarna komt. Denk na over hoe lang de samenwerking duurt, hoeveel mensen je wil aannemen en hoeveel directe aansturing je geeft. Die drie vragen brengen je snel bij de juiste route.

2. Onderzoek het lokale arbeidsrecht

Elk land heeft zijn eigen regels voor minimumloon, verlofdagen, opzegtermijnen, ouderschapsverlof en soms een dertiende maand. Nederland heeft de Wet minimumloon en de Arbeidstijdenwet. België kent sectorale cao’s die via het paritair comité van kracht zijn en in veel sectoren verder gaan dan de wettelijke minima. Ga er niet van uit dat je dit al weet, want de details verrassen ook ervaren HR-teams.

De Deel Global Hiring Guide geeft per land een overzicht van wat er wettelijk verplicht is.

3. Regel werkvergunning of visum als dat nodig is

Voor EU- en EER-werknemers is geen werkvergunning nodig. Bij detachering binnen de EU is wel een A1-verklaring vereist, die sociale zekerheidsbijdragen toewijst aan één land en dubbele heffing voorkomt.
Voor niet-EU-werknemers in Nederland is doorgaans een tewerkstellingsvergunning via het UWV nodig, of kan je gebruikmaken van de kennismigrantenregeling als je bedrijf erkend referent is bij de IND. In sommige gevallen geldt ook de 30%-regeling, die de nettolast voor expats verlaagt.

In België verloopt de aanvraag via de gecombineerde vergunning (single permit) via het bevoegde gewest en de Dienst Vreemdelingenzaken. Voor hooggekwalificeerde profielen geldt een versneld traject. Daarnaast bestaat een specifiek regime voor buitenlandse kaderleden en gespecialiseerde werknemers met een belastingvrije kostenvergoeding tot 30% van het brutoloon (max. 90.000 euro/jaar).
Deel Mobility begeleidt het volledige visum- en immigratietraject in 25+ landen.

4. Stel een lokaal-conform arbeidscontract op

Het contract moet voldoen aan het recht van het land waar de werknemer werkt, niet aan het Nederlandse of Belgische recht. In theorie kan een rechtskeuze worden gemaakt, maar bij werknemers die in het buitenland werken is die juridisch zelden houdbaar.

Let op verplichte contractclausules, de taal van het contract en eventuele cao’s. In België geldt bovendien taalwetgeving per gewest voor arbeidsovereenkomsten. Een standaardtemplate werkt hier dus niet.

5. Richt loonadministratie en sociale zekerheid in

In Nederland loopt dit via de Belastingdienst en het UWV. In België via de RSZ en de Dimona-registratie, die verplicht is vóór de eerste werkdag van de medewerker. Mis je die registratie, dan heb je meteen een probleem.

Twee dingen worden hier vaak onderschat. Ten eerste dubbele belasting, want belastingverdragen voorkomen dit in de meeste gevallen, maar alleen met de juiste documentatie. Ten tweede het risico op vaste inrichting. Als een medewerker in het buitenland namens jouw bedrijf beslissingen neemt of contracten ondertekent, kan de lokale belastingdienst stellen dat er sprake is van een belastbare aanwezigheid.

6. Onboard de nieuwe medewerker

Praktische zaken eerst, zoals het BSN in Nederland, het rijksregisternummer in België of de lokale equivalenten elders. Daarna bankgegevens, werkmiddelen en systeemtoegang. Deel IT levert en beheert apparatuur in meer dan 130 landen, indien nodig. Zorg ook voor een goed onboardingprogramma, ook op afstand. De eerste week bepaalt vaak hoe iemand landt.

7. Houd compliance bij

Na dag één stopt het werk niet. Cao-updates, jaarlijkse belastingaangiften, contractwijzigingen en wettelijke loonstijgingen moeten worden opgevolgd. In België is vooral de automatische indexatie via het spilindexmechanisme iets wat internationale HR-teams vaak verrast. Een platform met ingebouwde compliance monitoring neemt hier veel werk uit handen.

Praktijkvoorbeeld: Data Talks haalt wervingstijd terug van 14 dagen naar 1 dag

Compliance-aandachtspunten voor Nederlandse en Belgische werkgevers

Een aantal onderwerpen is specifiek voor deze regio belangrijk.

• WagwEU bepaalt wat geldt wanneer werknemers tijdelijk naar een ander EU-land worden gestuurd. In dat geval zijn de arbeidsvoorwaarden van het gastland van toepassing.
• De A1-verklaring bepaalt in welk land sociale bijdragen worden betaald bij grensoverschrijdend werk. Zonder dit document kan dubbele premieheffing ontstaan.
• De kennismigrantenregeling in Nederland en de gecombineerde vergunning in België versnellen het traject voor hooggekwalificeerde niet-EU-medewerkers.
• De 30%-regeling in Nederland en de Belgische expatregimes bieden fiscale voordelen bij relocatie, maar de regels verschillen per land en moeten tijdig worden aangevraagd.
• Vaste inrichting blijft een onderschat risico. Een senior medewerker met commerciële bevoegdheden in een ander land kan al voldoende zijn om een belastbare aanwezigheid te creëren.
• AVG/GDPR is van toepassing zodra personeelsdata grensoverschrijdend wordt verwerkt. Dat vereist een geldige grondslag, verwerkersovereenkomsten en veilige doorgifte.
• DBA, VBAR en de Arbeidsrelatiewet maken misclassificatie van contractors steeds risicovoller, zowel in Nederland als België.

Meer over hoe Deel juridische teams ondersteunt bij internationale compliance.

Veelgemaakte fouten bij internationale aanwerving

De meest voorkomende fouten zijn tegelijk de makkelijkst te vermijden.

• Een Nederlands of Belgisch arbeidscontract gebruiken voor iemand die in het buitenland werkt. Dat klopt juridisch niet.
• Iemand als contractor inzetten terwijl er feitelijk sprake is van een arbeidsrelatie. Dit wordt ook internationaal streng gecontroleerd.
• Het risico op vaste inrichting onderschatten bij medewerkers met klantverantwoordelijkheid of tekenbevoegdheid.
• Sectorale cao’s in België onderschatten, terwijl die juridisch bindend zijn en vaak boven de wettelijke minima liggen.
• Denken dat een eigen entiteit snel geregeld is. In de praktijk duurt dit meestal drie tot negen maanden.

Hoe Deel dit aanpakt

Deel is het global HR-platform dat alle stappen hierboven samenvoegt in één omgeving. Geen losse tools, geen aparte leveranciers per land.

• Met Deel EOR neem je werknemers aan in 150+ landen zonder lokale entiteit. De contracten zijn lokaal-conform en inhouse compliancespecialisten kennen het lokale recht.
• Deel Mobility regelt visa, werkvergunningen en internationale relocaties op één platform, inclusief de gecombineerde vergunning in België en de kennismigrantenregeling in Nederland.
• Deel HR centraliseert alle internationale medewerkers in één HRIS, van onboarding tot offboarding.
• Deel Payroll verzorgt de salarisadministratie in 100+ landen, geconsolideerd en compliant.

Meer informatie via de Deel resource hub voor internationaal werven.

Klaar om internationaal te groeien?

Internationaal aannemen hoeft niet complex te zijn als je de juiste structuur kiest en de regels correct volgt. Met Deel EOR kun je het volledige proces beheren op één platform, van contract tot payroll en onboarding in meer dan 150 landen.

Boek een demo van Deel EOR