Hoe Proper zijn HR-cyclus in vijf landen bundelde met Deel

Proper biedt deskundige, AI-gestuurde boekhouding voor vastgoedbeheer aan vastgoed- en vermogensbeheerders in de hele VS. Achter deze dienstverlening staat een team van ruim 430 medewerkers, verspreid over Argentinië, Colombia, Mexico, Spanje en de Verenigde Staten. Het is een mix van rechtstreeks in dienst genomen werknemers, freelancers en medewerkers via een PEO, die het team personeelszaken in losstaande systemen beheerde.

Vóór Deel gebruikte Proper Rippling als centraal HR-systeem, maar contracten werden apart afgehandeld, functioneringsgesprekken werden in een andere tool beheerd en de medewerkerhistorie werd op verschillende plekken opgeslagen. Om de promotiegeschiedenis of een salariswijziging van één medewerker te vinden, moesten meerdere platforms worden doorzocht.

'Vóór Deel stond informatie over medewerkers overal verspreid. Het was niet gebruiksvriendelijk en het was lastig om te vinden wat je nodig had.' — Merari Ocampo Caro, analist HR-operations, Proper

Proper stapte in mei 2025 over op Deel. Merari Ocampo Caro, analist HR-operations, kwam midden in de overgang in dienst en werd ingewerkt met uitgebreide Deel-trainingen. Die behandelden alles, van rapporten opvragen tot enquêtes helemaal zelf opzetten.

HRIS was binnen de eerste weken operationeel. Talentmanagement met Engage werd in de daaropvolgende maand uitgerold naar managers. Het werd stapsgewijs geïntroduceerd tijdens de maandelijkse managersbijeenkomsten van Proper, zodat het team het platform samen kon leren kennen. Inmiddels ondersteunt het de volledige talentcyclus: functioneringsgesprekken op alle afdelingen, geautomatiseerde onboarding- en pulse-enquêtes, cursussen en bedrijfsbrede doelen — allemaal gekoppeld aan hetzelfde medewerkersdossier.

De volledige medewerkerslevenscyclus verloopt via Deel. Met de automatiseringstools van het platform heeft het People Operations-team van Proper workflows gebouwd en ingesteld om elke fase van het medewerkerstraject te beheren. Wanneer iemand in dienst komt, zorgen geautomatiseerde workflows voor een e-mail over de IT-inrichting, een Slack-bericht aan de manager en de toewijzing van onboardingsenquêtes na 30 en 60 dagen, zonder dat iemand dit handmatig hoeft te bewaken. Wanneer iemand vertrekt, worden op dezelfde manier meldingen over de uitdiensttreding verstuurd. Contracten van freelancers worden rechtstreeks in Deel opgeslagen. Werkjubilea, verjaardagen, salariswijzigingen en promotiegeschiedenis staan allemaal op één plek.

'We hebben werknemers, freelancers en medewerkers via een PEO in vijf landen, en ze staan allemaal in Deel. Vroeger betekende dat verschillende systemen, verschillende processen en verschillende plekken om informatie op te zoeken. Nu gebruiken we voor iedereen één platform. Dezelfde plek, hetzelfde inzicht — ongeacht hoe iemand is aangenomen of waar diegene werkt.' — Merari Ocampo Caro, analist HR-operations, Proper

Proper voert nu organisatiebrede beoordelingscycli uit via Engage, waaronder een proeftijdbeoordeling voor nieuwe medewerkers die automatisch 31 dagen na de startdatum wordt gestart. De jaarlijkse 360-gradenbeoordeling van het dienstverleningsteam behaalde een voltooiingspercentage van 90%. De onboardingsenquêtes na 30 en 60 dagen werden door respectievelijk 95% en 88% ingevuld. Er zijn meer dan 10.400 cursusopdrachten aangemaakt, waarvan er ruim 8.700 zijn afgerond.

Automatisering heeft bij dit alles het dagelijkse werkritme veranderd. Het toewijzen van enquêtes, meldingen over werkjubilea, IT-aanvragen en meldingen aan managers: alles verloopt automatisch, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

'Met Deel besparen we alleen al door de automatiseringen één tot twee uur per dag. Alles handmatig bijhouden kostte echt veel tijd. Nu werken we niet alleen efficiënter, maar voelen we ons ook echt ondersteund.' — Merari Ocampo Caro, analist HR-operations, Proper